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Tivoli macht IT-Kosten transparent

15.12.2008
Wer seine IT-Ausgaben rechtfertigen muss, kommt um Tools zur Wirtschaftlich-keitsberechnung kaum herum. Der "IBM Tivoli Usage and Accounting Manager" (ITUAM) soll ermitteln, wie und wozu IT-Ressourcen genutzt wurden.

Der Bedarf nach einer vollständigen IT-Kostenkontrolle dürfte in den kommenden Monaten so hoch wie selten zuvor sein. Ähnlich wie die kundenbezogene und nutzungsabhängige Verrechnung von Strom und Wasser sind auch in der IT Mechanismen gefragt, mit denen sich der Gebrauch per Anwendung, Abteilung, Kostenstelle oder Projekt messen lässt und die Kosten dafür revisionssicher nachweisbar sind, erklärt Jörg Weikopf von der IBM Software Group. Besonderes Gewicht verleihen dieser Disziplin auch die inzwischen vermehrt virtualisierten Umgebungen, in denen die eindeutige Kostenzuordnung beziehungsweise Ressourcen-Allokation die Situation erschweren.

IBMs Antwort für diese Aufgabe lautet ITUAM, eine Cross-Plattformlösung, die Verbrauchsdaten über Betriebssysteme, Datenbanken, Netze, Speicher und Anwendungen auch in virtuellen Umgebungen sammelt, ebenso finanzrelevante Daten, und die verwendeten IT-Ressourcen den organisatorischen Einheiten eines Unternehmens zuordnet. Im Wesentlichen besteht das Produkt aus einem Applikations-Server, aus Kollektoren für die abzufragende Software wie VMware, Windows, SAP, Oracle und IBM-Systeme sowie einer Datenbank (DB2, SQL Server oder Oracle).

Zentrale Anwendung ist der ITUAM-Server, der alle Messdaten über die Kollektoren empfängt, analysiert, in der Datenbank speichert und für die Berichterstattung aufbereitet. Er besteht aus mehreren Komponenten. So erfolgen Konfiguration und Administration der Anwendung über die Web-basierende Integrated Solution Console (ISC). Auch die Processing-Engine gehört dazu, deren "Jobrunner" dafür sorgt, dass die Rohdaten der Kollektoren in das CSR-Format von ITUAM konvertiert werden. Die normalisierten Daten lassen sich dann auf vorhandene Verrechnungseinheiten (Resources) abbilden und sind mit einstellbaren Raten verknüpft (Kosten pro Einheit). Beispielsweise kann die Einheit CPU-Sekunde (Unix) zehn Cent entsprechen.

Vier Schritte zur ITUAM-Implementierung

  1. Festlegung der Geschäftsziele für die Leistungsverrechnung, Wahl des Geschäftsmodells (Profit- oder Cost-Center).

  2. Datensammlung, Festlegen der Datenquellen, Einrichten der Kollektoren.

  3. Umsetzung auf das Geschäftsmodell - basierend auf den gemäß Punkt 1 ermittelten Anforderungen werden im ITUAM die Modelle abgebildet, so etwa die Zuordnung der technischen Daten zu sinnvollen Organisationseinheiten.

  4. Betrieb der Lösung - Implementierung der automatisierten Leistungsverrechnung; nachgelagerter, iterativer Anpassungsprozess zur Systemoptimierung.

Der Weg zur Billing-Datei

Ferner werden die Messdaten mit geschäftsrelevanten und organisatorischen Daten verknüpft, um den Bezug von technischen Ressourcen zu Geschäftsinformationen zu erreichen. Man spricht dann von der Account-Code-Konvertierung. Anschließend werden die Daten prozessiert, in der ITUAM-Datenbank abgelegt und Billing-Dateien erzeugt, die sich an andere Geschäftsapplikationen wie ERP-Systeme weitergeben lassen.

Das Web-Reporting holt aus den Datenbanken die bearbeiteten Verbrauchswerte und stellt anhand gängiger Reporting-Techniken (Microsoft Reporting Services oder Birt) die gewünschten Berichte zusammen. Diese stellt das mandantenfähige Web-Reporting-Modul mit Hilfe eines Web-Servers (Microsoft IIS) unternehmensweit bereit. Über die bearbeiteten Daten ist es möglich, detaillierte Berichte und Rechnungen in Form druckfähiger Dokumente, interner Abrechnungen oder als Datei auszugeben.

Abgerundet wird die Anwendung vom Web-basierenden Financial Modeler, der finanzbezogene IT-Aufgaben unterstützt. Mit ihm lassen sich eine Preiskalkulation und die Bestimmung der benutzerabhängigen Kosten für Ressourcen (Rating) erstellen. Der Financial Modeler erlaubt die Kostenanalyse und Budgetplanung sowie einen Soll-Ist-Abgleich der erfassten Verbrauchswerte mit dem Modell, um eine Feinjustierung des Gebührenmodells vorzunehmen. Die Verwendung verschiedener Modelle ermöglicht zudem Planspiele.

Das Geschäftsmodell

Die Implementierung von ITUAM erfolgt typischerweise in vier Schritten (siehe Kasten). Ein besonderes Augenmerk gilt dabei laut IBM-Mann Weikopf dem ersten Schritt: der Festlegung der Geschäftsziele für die Leistungsverrechnung. Denn vor der technischen Implementierung ist es wichtig, dass über das gewünschte Geschäftsmodell und die Art der Leistungsverrechnung entschieden wurde. Es muss Klarheit über den Umfang der Leistungsverrechnung herrschen, die bereitgestellten Dienste und das einzusetzende Kostenmodell sollten gewählt sein. Soll mit dem Verrechnungsmodell ein Profit erwirtschaftet werden, wie es Dienstleister anstreben, oder sollen am Jahresende Budget und Profit ausgeglichen gestaltet sein (schwarze Null, Cost-Center)? Ist eine Verrechnung von individuellen Leistungen oder standardisierten Angeboten vorgesehen, und sollen Service-Levels, Leistungsscheine und Servicekatalog berücksichtigt werden? Abhängig von diesen Fragen ergeben sich Konsequenzen für das Verfahren zur Leistungsverrechnung. Ferner ist zu klären, wie die einzelnen IT-Ressourcen und weitere Kosten verrechnet werden sollen: verbrauchsabhängig, gleich verteilt oder benutzungsabhängig mit Grundpreis? Erst wenn diese Fragen geklärt sind, sollte man mit den eher technischen Projektschritten wie Festlegen der Datenquellen und Einrichten der Kollektoren fortfahren.