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Strukturierter Ansatz für "Durchblicker" der Organisationsabteilung und Berater:

Tool zur homogenen flächendeckenden Analyse

27.09.1985

"Organisieren bedeutet die bewußte Gestaltung der Beziehungen zwischen den Subjekten. Arbeitsmitteln und Objekten sowie den auszuführenden Verrichtungen". 1) Doch was bedeutet das schon in der Praxis, wie sieht das Zielsystem aus, welches sind die Methoden und Kriterien für eine effiziente Organisationsgestaltung? Selbst große Beratungsunternehmen ziehen sich immer noch auf individuelle "Methoden" für die Kommunikationsanalyse zurück, teils um ihre Manpower auszulasten, teils zur Mystifizierung.

Das Berufsbild des Organisators war bislang sehr schwammig, sein "Gestalten" im allgemeinen nicht quantifizierbar. Allein der DV-Organisator hatte bislang mit den Methoden der Systemanalyse Tools zur Beherrschung der Kommunikation Mensch-Daten zur Hand.

Doch heute weiß man, daß Büroorganisation mehr ist: ein anthropotechnisches Problem. Kommunikation im Büro wird vierdimensional betrachtet, neben der Datenkommunikation wird die Unterstützung der Sprach-, Text- und Bildkommunikation für die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit immer zwingender. Die Hersteller bieten ein reichliches Spektrum an kommunikationsfähiger Technik an; für die Zukunft steht besonders die Unterstützung der Mischkommunikation im Vordergrund respektive die Integration der unterschiedlichen Kommunikationsformen.

Wie kann nun der Organisator den Einklang aller Dimensionen in den Griff bekommen, wie lassen sich für ein effizientes Kommunikationskonzept besonders die interpersonellen Kommunikationsbeziehungen beherrschen? Gefragt ist ein strukturierter Ansatz mit festem Rahmen und Rastern, in dem sich Methoden der Informatik, der Betriebswirtschaft und der Verhaltensforschung vereinen. Der Unternehmer will Sicherheit für seine Investitionsentscheidung, er will ein Analyse-Verfahren, das ihm - bei möglichst geringem zeitlichen und finanziellen Aufwand - Schwachstellen und Rationalisierungspotentiale im Büro aufdeckt.

Das Verfahren "Plakom" (Planungsverfahren zur Erarbeitung von Kommunikationskonzepten) trägt vielen dieser Forderungen Rechnung. Es bietet die Möglichkeit, mit relativ geringem Aufwand für alle vier Dimensionen der Kommunikation

- nach einer aufgabenbezogenen Erhebung der Daten

- mit DV-Unterstützung

- qualitative und

- quantitative Kommunikationsstrukturen zu ermitteln und für die untersuchten Organisationseinheiten

- eine effiziente Organisationsgestaltung

- mit wirtschaftlicher Kommunikations-, Büro- und Datentechnik zu bestimmen.

Plakom besteht aus drei Grundbausteinen (Abbildung 1):

"Badakom" (Basisdatenermittlung für Kommunikationskonzepte) besorgt die Erhebung aller relevanten Grunddaten im Hinblick auf die Unterstützung mit kommunikationsfähiger Bürotechnik.

"Anakom" (Analyse von Kommunikationsdaten) bietet - entsprechend den Wünschen des Organisators - eine Verdichtung und Aufbereitung der Badakom-Daten hinsichtlich

- Kommunikationsvolumen

- Kommunikationspartnern

- Kommunikationskriterien

- eingesetzter Geräte

- benutzter Dienste

- Erstellungskriterien.

"Lrkom" (Lösungsraster für Kommunikationskonzepte) stellt ein System von Leistungsmerkmalen bestehender und zukünftiger Bürotechniken, Kostengrößen der Dienste und Techniken sowie entsprechender Rechenblätter für eine Wirtschaftlichkeitsanalyse im Verfahrensvergleich dar.

Wegen der Vielschichtigkeit von Bürovorgängen und Kommunikationsarten hat sich für die Datenerhebung im Büro die Erkenntnis durchgesetzt, daß allein ein Mix aus

unterschiedlichen Erhebungsmethoden (Interview, Fragebogen, Beobachtung, Selbstaufschreibung, Dokumentenanalyse) die notwendigen Basisdaten liefern kann).2)

Erhebung

Die Badakom-Erhebung besteht nun in der Hauptsache aus einem Interview anhand eines strukturierten Fragebogens (Badakom-Erfassungsbogen), bei dem ein "Durchblicker" einer Organisationsabteilung für die Aufgaben von zirka zehn Mitarbeitern befragt wird (Interviewdauer zirka eine Stunde). Vorbereitend erhält der Durchblicker einen Kurzbogen, durch den er sich per Selbstaufschreibung an die Fragestruktur gewöhnen kann und die Größenordnung seiner Kommunikationsdaten begreift. Darüber hinaus gehört, zum Vorbereitung die Erstellung von Listen für vorhandene Geräte, Archive und Dokumente sowie für die benutzten Dienste.

Wichtiger Bestandteil der Badakom-Analyse ist die Dokumentenanalyse. Dabei werden die Quellen für sämtliche Dokumenteninhalte, alle Stationen des Dokumentenflusses sowie das gesamte Datenvolumen protokolliert. Durch Abgleichen der Daten verschiedener Organisationseinheiten ergeben sich Aussagen für übergreifende Büroprozesse.

Analyse

Die Analyse Anakom verarbeitet und verdichtet auf Maschinenebene die rohen Daten der Badakom-Erhebung.

Neben den oben erwähnten Gesichtspunkten der Analyse sind durch einfache Programmänderungen zahlreiche weitere Untersuchungen möglich. Plakom ist angelegt als Tool zur homogenen fIächendeckenden Analyse bezüglich der vier Kommunikationsarten. Der anwendende Organisator kann bei Anakom jedoch zusätzlich Wünsche äußern, Akzente setzen.

Ein typischer Analysebogen aus Anakom für das Beispiel der Informationserstellung hat die in Abbildung 2 gezeigte Gestalt.

Empfehlungen

Lrkom liefert Empfehlungen für die Arbeit des Organisators und bewertet jeweils die Wirtschaftlichkeit der erarbeiteten Lösungen.

Im einzelnen unterstützt Lrkom

- die Auswahl der Technologien und Dienste aufgrund der erarbeiteten Leistungsmerkmale (Anlage 3)

- die Verknüpfung zu einem "integrierten System"

- die Berücksichtigung der organisatorischen Randbedingungen

- die Wirtschaftlichkeitsberechnung der erarbeiteten Lösungen.

Werkzeuge für den Organisator sind im Rahmen von Lrkom:

- Empfehlungslisten, die eine Zuordnung von Leistungsmerkmalen vorgeschlagener Technologien und Bürotätigkeiten innerhalb der relevanten Organisationseinheiten

- Prio-Listen, die Organisationseinheiten mit erheblichen Schwachstellen und damit hoher Dringlichkeit für Feinanalysen aufzeigen.

- System zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit und damit die Bewertung der Lösungsvorschläge.

Benutzerfreundlich ist Lrkom durch die Transparenz seiner Komponenten und die Nachvollziehbarkeit der Verfahren. Lrkom ist also keine Black Box.

Weiterentwicklung

Zur Zeit sind Vorbereitungen im Gange, Plakom als Expertensystem fortzuentwickeln. "Expertensystem" wird hier verstanden als Untermenge "wissensbasierter" Systeme. Diese entstanden als Anwendungen der Ergebnisse in der "Künstlichen Intelligenz"-Forschung, die unter anderem menschliches Problemlösungsverhalten untersucht. Im Gegensatz zu Ansätzen in der Künstlichen Intelligenz stellen jedoch Expertensysteme (ES) nicht unbedingt den Anspruch, dieses Verhalten zu simulieren. Ihnen genügt die Regel, für ein gegebenes Problem zu gleichen oder ähnlichen Ergebnissen zu kommen wie der menschliche Experte.

Organisatorisches Know-how wird in Wissensbasen und Regeln abgelegt; aufbauend auf der Datenbasis in Badakom und betriebswirtschaftlichen Facts aus Lrkom soll ein Problemlösungsmechanismus entstehen, der Fragen des Organisators im Hinblick auf Organisationsoptimierung in seinem Planungsfeld unter Einsatz modernster Bürotechnik beantwortet. Nur das letzte Planungsmodul aus Plakom ist produktbezogen auf die Siemens-Palette ausgelegt. Die ersten Plakom-Schritte können "herstellerneutral" abgehandelt werden: mit Zieleinrichtung "vierdimensionale" Kommunikation.

Anwendererfahrungen

Nun erhebt Plakom in einer Phase wo jedermann auf der Suche nach der Theorie im Büro ist, nicht den Anspruch, eierlegende Wollmilchsau zu sein. Es wird kontinuierlich aus den Anwendererfahrungen gelernt und insbesondere die semantischen Betrachtungen werden noch verstärkt; die Dokumentenanalyse ist hierzu ein guter Ansatzpunkt.

1) vgl. Küpper, H.-U.; Ablauforganisation; Fischer Verlag, Stuttgart 1982; S.2

2) Haneke, Wilhelm, Büroanalysemethoden; Angewandte Informatik 10/84; S. 399ff;

*Dipl. Inform. Eberhard E. Wedekind und Dipl.-Ing., Eckhard von der Wense, Siemens AG, Zentralbereich Betriebswirtschaft und Organisation, München.

Konfigurieren von Kommunikationssystemen

Das im folgenden kurz beschriebene Planungsinstrument "Plakom" erhebt nach den Worten der Autoren nicht den Anspruch, "eierlegende Wollmilchsau" zu sein, versteht sich jedoch als strategisches Produkt zur Einführung "vierdimensionaler" Kommunikation im Büro. Das Tool stammt aus dem Siemens Zentralbereich Betriebswirtschaft und Organisation, wird nicht verkauft, ist aber Beispiel der Schulung für das Marketing des angekündigten Systems Hicom. Auch "unterhalb" dieses in seiner Gesamtheit noch nicht verfügbaren Bürokommunikationssystems der Münchner soll Plakom beim Konfigurieren von Kommunikationssystemen aller Art helfen, angefangen von Systemen bestehend aus Telefonen und Schreibmaschinen. Kurse in Plakom werden im Ausbildungszentrum AG in Neuperlach angeboten.