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15.02.1980 - 

Wie "universell" ist Standard-Software?

Totale Anpassungsfähigkeit führt ins Abseits

Wie universell Standard-Software ist, kann nicht bestimmt werden, sondern lediglich in Abhängigkeit von folgenden Bestimmungsfaktoren beantwortet werden: Einsatzfeld, Zielsetzung, Qualität und Strukturierung des Standardprogramms, Kosten inklusive Folgekosten, Risikobereitschaft des Unternehmens und Terminstellung.

Das Einsatzfeld wird bestimmt durch die Personen, die mit dem Programm arbeiten sollen, die Ablauforganisation, in die das Anwendungsprogramm eingreift, die raumtechnischen Verhältnisse, in dem der Computer mit dem Anwendungsprogramm arbeitet, sowie den zeitlichen Rahmen, in dem das Anwendungsprogramm arbeiten muß (zum Beispiel Tagfertigkeit, Direktfakturierung).

Soll ein Anwendungsprogramm von Personen gehandhabt werden, die keine EDV-Kenntnisse haben, so ist auf einfache Einführung, Bedienungskomfort und Bedienungssicherheit im Zusammenspiel zwischen Computersystem/Anwendungsprogramm und Benutzer größter Wert zu legen. Um auf diesem Gebiet die notwendigen Ansprüche zu befriedigen, muß sehr viel Aufwand betrieben werden. Dies ist sicherlich innerhalb einer Individualprogrammierung wirtschaftlich kaum zu vertreten. Hinzu kommt daß Anfänger gar nicht in der Lage sind, detailliert ein Pflichtenheft für die Individualprogrammierung zu erstellen. Allenfalls sind sie in der Lage, gegebenenfalls unter Anleitung anhand von Checklisten zusammen mit den Eingabedaten sowie den Ergebnissen in Form von Listen oder Bildschirminhalten zu bestimmen, welche Module eines Standardprogramms sein Problem abdecken. Der Sprung in die Individualprogrammierung bedeutet dagegen ein unüberschaubares Risiko für eine vom Funktionsumfang richtige, kostengerechte und termingerechte Fertigstellung.

Eine Individualprogrammierung setzt deshalb in der Regel - wirtschaftliche Gesichtspunkte einmal außer acht gelassen - organisatorisch und EDV-technisch geschultes Personal im Unternehmen voraus.

Ganz erheblichen Einfluß auf die Entscheidung "Individual oder Standard" hat die Zielsetzung beim Einsatz eines Anwenderprogramms. Dient das Programm zur rationelleren Abwicklung eines im wesentlichen internen Vorgangs, ist eigentlich kein hinreichender Grund vorhanden, sich unbedingt vom Wettbewerb in der Lösung zu unterscheiden. Es bietet sich also Standard an. Beispiele sind Finanzbuchhaltung und Lohn und Gehalt. Wirkt das Programm nach draußen in den Kundenkreis, ist die Frage, ob und in welchen Punkten eine Wettbewerbsdifferenzierung erwünscht ist, entscheidend. Je mehr eine Wettbewerbsdifferezierung angestrebt wird, desto mehr ist die Wahrscheinlichkeit gegeben, daß ein Standardprogramm nicht alle Wünsche abdeckt. Dies ist vor alles Dingen der Fall, wenn eine Differenzierung in der Funktionen und im Funktionsumfang des Anwenderprogramms gesucht wird. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Auftragsbearbeitung, bei der oft nur sehr kleine Teile eines universellen Standardprogramms in ein Individualprogramm eingebunden werden können. Aber auch hier können Standardprogramme in einem wesentlich bereiteren Umfang universell eingesetzt werden, wenn durch vertikale Marktsegmentierung Anwendergruppen mit weitgehend homogenen Anwenderbedürfnissen definiert wurden und das Standardprogramm diesen Anwenderbedürfnissen folgt. In diesem Fall ist das Standardprogramm universell nur in der definierten Anwendergruppe einsetzbar.

Wird die Wettbewerbsdifferenzierung im Servicegrad (Antwortzeiten, Lieferbereitschaft), in der Flexibilität (zum Beispiel Price look up) oder in der Möglichkeit eines aktiven Marketings gesucht, ist der Einsatz von Standardprogrammen ohne wesentliche Anpassung oft möglich, da die Wettbewerbsdifferenzierung durch das Systemverhalten (zum Beispiel Antwortzeit) erreicht wird.

Die Anpassungsfähigkeit von Standardprogrammen hängt in erster Linie von ihrer Strukturierung ab. Durch Modularisierungs-, Strukturierungs-, Parametrirungs- und Generierungstechniken ist es heute im überschaubaren Umfang möglich, individuelle Anpassungen durchzuführen oder nur die Teile eines Standardprogramms einzusetzen, die

passen. Trotzdem sei an dieser Stelle davor gewarnt, zu viel an Anpassungsfähigkeit in ein Standardprogramm hineinzulegen, da dann seine Handhabbarkeit außerordentlich erschwert wird.

Es gibt Standardprogramme im Markt, die so stark parametrisiert sind, daß kaum noch ein Bearbeiter übersehen kann, welchen Einfluß das Setzen der Parameter untereinander hat. Die Folge ist, daß die Programme wieder starr gemacht werden mußten, indem man für durch Marktsegmentierung definierte Anwendergruppen (Branchen) Parameter festsetzte.

Auch sei darauf hingewiesen, daß das Zeitverhalten, die Programmgröße und Dateigröße empfindlich beeinflußt werden durch die Flexibilität eines Standardprogramms. Universalität im Sinne einer totalen Anpassungsfähigkeit führt deshalb ebenfalls ins Abseits.

Die allgemeine Erfahrung lehrt, daß allzuoft Standardprogramme verworfen werden, weil einige weniger wichtige "Anwendungsschleifen" nicht abgedeckt sind. Es empfiehlt sich für das Management auf jeden Fall, sieh selbst einzuschalten und jede individuelle Ausprägung, die vom Standard abweicht, nach dem Prinzip abzuklopfen: Was passiert, wenn eine individuelle Ausprägung wegfällt?

Man wird feststellen, daß es in vielen Fällen gar nicht so schwierig ist, sich an das Standardprogramm anzupassen, wenn man die Entscheidung darüber von der Sachbearbeiterebene wegnimmt. Es ist kein Argument für Individualprogrammierung, wenn man etwas im Programm berücksichtigt haben will, weil es schon immer so war.

Ein Eckpunkt in der Entscheidung ist sicherlich die Terminstellung. Ist der Einsatz des Anwendungsprogramms zeitkritisch, wird der Einsatz von Standard - falls überhaupt möglich - fast obligatorisch. Geplante Termine für Individualprogramme werden eigentlich nie gehalten.

Entsteht ein Individualprogramm unter Zeitdruck, leidet die Qualität des Programms entscheidend. Bedienungskomfort und -sicherheit, Anpassungsfähigkeit, Dokumentation und Pflegbarkeit kommen entscheidend zu kurz. Die Folge ist, daß die Kosten in die Höhe schnellen und die Zufriedenheit mit dem Programm trotz individuellen Zuschnitts nicht hoch ist.

Ist das Management nicht bereit, Risiken einzugehen bezüglich Termin, Funktionsumfang und Kosten, wird das Pendel auf jeden Fall zugunsten eines Standardprogramms ausschlagen. Hinzu kommt, daß bei der Individualprogrammierung immer das Risiko da ist, daß bei I der Aufgabenstellung nicht alles bedacht wurde. In einem solchen Fall wird die Einführungszeit für das Individualprogramm über Gebühr in die Länge gezogen. Es ist häufig der Fall, daß während der Überlappungszeit weder das alte noch das neue Verfahren voll funktioniert. Die Folge ist, daß das Unternehmen gegenüber dem Markt an Attraktivität verliert oder daß erhebliche Mehrkosten entstehen.

Bewertet werden muß auch das Risiko der Abhängigkeit von Personen beziehungsweise Programmierbüros. Aus Kostengründen werden für die Individualprogrammierung oft kleine Programmierbüros oder Ein-Mann-Betriebe verpflichtet. Die Folge ist eine totale Abhängigkeit von Personen. Die Flexibilität eines Individualprogramms ist deshalb sicherlich zeitlich begrenzt.

Die Frage der Abhängigkeit von Personen führt uns direkt zu den Folgekosten. Ist es noch üblich, einen Vergleich zwischen Gestehungskosten eines Individualprogramms und Kosten für Kauf und Anpassung eines Standardprogramms vorzunehmen, werden meist die viel gewichtigeren Einführungs-, Bedienungs- und Folgekosten außer acht gelassen. Hier haben Standardprogramme nun entscheidende Vorteile gegenüber Individualprogrammen. Da Standardprogramme fertig sind (oder fertig sein sollten), kann man feststellen oder - falls man das Know-how im eigenen Hause nicht - hat - feststellen lassen, welcher Einführungsaufwand und welcher Einführungszeitraum anzusetzen ist, welcher Bedienungskomfort und welche Bedienungssicherheit ein Programm hat

und welche Pflege- und Wartungskosten anfallen .

Diese Faktoren müssen für ein Individualprogramm realistisch bewertet werden. Die Kosten sind in der Regel bei Individualprogrammen um ein Mehrfaches höher als bei Standardprogrammen. Es muß allerdings darauf hingewiesen werden, daß Standardprogramme nur dann diese Vorteile bieten, wenn sie von potenten Firmen angeboten werden. Standardprogramme von Ein-Mann-Betrieben sind gleichermaßen problematisch wie Individualprogramme. Standardprogramme, für die keine Wartungs- oder Pflegeabkommen angeboten werden, sollten von vornherein ausgeschieden werden.

Bei der Entscheidung "Standard oder Individual" sollten die behandelten Punkte in Form einer Checkliste abgehandelt werden. Die Vorentscheidung ob individuelle Erstellung überhaupt in Frage kommt, kann anhand von einfachen Regeln getroffen werden, die im folgenden aufgeführt sind:

Regel 1:

Je mehr eine Anwendung innerhalb des Unternehmens wirkt, desto weniger differiert der Funktionsumfang von Unternehmen zu Unternehmen und desto eher lassen sich Standardprogramme zum Einsatz bringen. Als Beispiel seien Querschnittsprogramme genannt, wie Finanzbuchhaltung und Lohn und Gehalt. Je mehr eine Anwendung nach außen in den Kundenkreis wirkt, desto größer ist die Differenzierung von Branche zu Branche, und noch weitergehend, von Anwendergruppe zu Anwendergruppe innerhalb der Branche. Klassisches Beispiel hierfür ist die sogenannte Auftragsbearbeitung mit Fakturierung. Solange es um die Ausbildung technisch oder gesetzlich vorgegebener Regelungen geht, ist der Einsatz von Standardprogrammen aus wirtschaftlichen Gründen zwingend. Hier muß nur darauf geachtet werden, daß der Anschluß der Standardroutinen an Indlvidualprogramme mit minimalem Aufwand möglich ist. Beispiele hierzu sind: Statikprogramme, Nettolohnroutinen etc.

Regel 2:

Durch vertikale Marktsegmentierung ist es möglich, Anwendergruppen mit weitgehend homogenen Anwenderbedürfnissen zu definieren. Folgt ein Anwendungsprogramm diesen branchenspezifischen Gegebenheiten, ist es als Standardprogramm in dieser Branche universell - mit einigen individuellen Ausprägungen - einsetzbar.

Regel 3:

Das Anwendungsspektrum in einem Unternehmen teilt sich in jeweils mehrere Kategorien auf:

universelle Anwendungen

Querschnittsanwendungen

branchenspezifische Anwendungen

anwendergruppenspezifische Anwendungen

anwenderspezifische Anwendungen.

Die universelle Einsetzbarkeit von Standardprogrammen folgt diesem Anwendungsspektrum.

Die anwenderspezifischen Teile sind stets kleiner als die Anwendungsteile, die innerhalb von Anwendungsgruppen nicht oder weitestgehend differieren. Der grundsätzliche Verzicht auf Standardprogramme ist deshalb aus wirtschaftlichen Gründen nicht vertretbar.

Regel 4:

Die Einführung von Standardprogrammen bringt für den Anwender genügend Probleme mit sich. Hier seien als Beispiele genannt: Einrichtung der Organisation auf Dialogtechnik, richtige Handhabung der Standardprogramme.

Die Erstellung von Individualprogrammen ist für kleinere und mittlere Unternehmen mit unüberschaubaren Risiken verbunden, da sie in der Regel nicht in der Lage sind, die Aufgabenstellung für ein Individualprogramm zu erarbeiten. Die kostengerechte, termingerechte und vom Funktionsumfang richtige Erstellung des Individualprogramms ist deshalb mit unüberschaubaren Risiken verhaftet.

Regel 5:

Der Erwartungshorizont sollte von der Anwenderseite nicht zu hoch geschraubt werden beim Einsatz eines Anwendungsprogramms. Es darf nicht übersehen werden, daß dem Anwender kein Jumbo-Rechner, sondern ein Kleincomputer zur Verfügung steht. Und: lieber 80 Prozent mit einem Standardprogramm mit 20 Prozent Aufwand lösen als eine hundertprozentige Individuallösung mit 100 Prozent des Aufwands und einem sehr unsicheren Fertigstellungstermin.

Regel 6:

Die Entwicklung von individuellen Anwenderprogrammen schafft stets eine größere Abhängigkeit als die Benutzung von Standardprogrammen.

Abhängigkeiten entstehen vom eigenen Personal, vom Personal in Softwarehäusern und vom Personal beim Hersteller.

Standardprogramme werden in der Regel von einem größeren Kreis an Personal getragen. Aus diesem Grunde folgt: je kleiner das Unternehmen, desto weniger ratsam ist die Individualprogrammierung. Erst wenn ein Unternehmen eine große EDV-Abteilung hat kann diese Abhängigkeit mindestens zum Teil vermieden werden.

Regel 7:

Der Einsatz von Standardprogrammen bedeutet beim heutigen Stand der Technik nicht, daß lediglich die Organisation an die Programme angepaßt wird. Durch Modularisierung, Strukturierung, Parametrierung und Generierung in einem überschaubaren Umfang ist es heute möglich,

individuell Ausprägungen zu generieren, ohne den Standard zu verlassen

die Einführungsreihenfolge der Programme nach den eigenen Bedürfnissen zu bestimmen

nur Teile von Standardprogrammlösungen einzuführen und sie in einen Individualrahmen einzupassen.

Regel 8:

Trotz aller modernen Marktsegmentierungstechniken und Software-Erstellungstechniken wird es beim Einsatz von Standardprogrammen notwendig werden, die eigene Organisation in einigen Punkten anzupassen. Ein Überdenken von eingefahrenen Ablauforganisationen hat aber noch niemandem geschadet.

Regel 9:

Die Einführungskosten, die Bedienungskosten und die Folgekosten sind bei Individualprogrammen in der Regel wesentlich höher als bei Stardardprogrammen. Die Flexibilität ist nur scheinbar oder nur über begrenzte Zeit wegen der Personalabhängigkeit gegeben.

Regel 10:

Die Entscheidung, Standardprogramme, Individualprogramme oder "standard/individual" sollte nie

- von der Hardware-Minimierung ausgehen

- von der Befriedigung spezifischer Bedürfnisse einiger spezieller Personen ausgehen

- die Risikobetrachtung auslassen

- die Minimierung der notwendigen Überlappungsphase außer acht lassen

- von nicht greifbaren Rationalisierungs- oder Wettbewerbsvorteilen ausgehen

- von einer augenblicklichen Situation getragen werden.

Abschließend sollte zu diesem Thema folgendes gesagt werden: Die Erstellung, Einführung, Handhabung und Pflege von Anwendungs-Software ist heute unbefriedigend gelöst und daher als notwendiges Übel zu betrachten. Standard-Software ist das kleinere Übel als Individual-Software, wenn Standard-Software so konzipiert ist, daß sie im begrenzten Umfang an spezifische Anwenderbedürfnisse angepaßt werden kann. Als Regel sollte gelten: Standard soweit wie möglich, individuell soviel wie unbedingt notwendig.

Der Verfasser, Geschäftsführer der Kienzle Apparate GmbH für die Bereiche Marketing, Vertrieb und Unternehmensplanung, hielt den hier zum Abdruck gebrachten Vortrag anläßlich der Fachausstellung SYSTEMS '79 am 18. 9. 1979 in München.