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06.07.2001 - 

Vier Schritte zur verursachergerechten IT-Leistungsverrechnung

Transparente Kosten - wirtschaftliche IT

E-Commerce und E-Business sorgen dafür, dass die Komplexität des Geschäftssystems und damit der IT dramatisch wächst. Den explodierenden Kosten lässt sich am besten mit einer verursacherbezogenen Abrechnung der IT-Services begegnen. Sie ist die Grundlage für Planungs-, Kosten- und Investitionssicherheit in den Unternehmen. Von Peter Woell und Kerstin Herhaus*

Die IT-Anbieter vermarkten ihre Produkte als Türöffner zu höherer Geschäftseffizienz. Einen schnellen Return on Investment der IT-Investitionen verheißen sie gleich mit. Die Realität sieht jedoch anders aus. Entrückt vom Status quo der Organisation und der IT sowie fernab der Unternehmensziele sind die Marketing-Versprechen der Anbieter kaum mehr als eine Milchmädchenrechnung. Und die Anwenderunternehmen tappen hinsichtlich der Rentabilität ihrer IT-Investitionen im Dunkeln, denn hier werden die mit dem IT-Projekt und dem Betrieb des Geschäftssystems einhergehenden Kosten oft weder hinreichend ermittelt und verrechnet noch gezielt den Verursachern zugewiesen.

IT-Leistungsverrechnung ab ProjektstartDie Anwenderunternehmen sind die Leidtragenden: Zum einen laden die wenig überschaubaren IT-Kosten die Anbieter förmlich zu überzogenen Wirtschaftlichkeitsaussagen ein. Zum anderen schlägt die fehlende Transparenz voll auf die Projektierung und den anschließenden IT-Betrieb durch. Vor dem Hintergrund einer mangelhaften Kosten-Wertbeitrags-Betrachtung werden Geschäfts- und Projektziele nicht hinreichend konkretisiert. Dadurch laufen viele IT-Investitionen am realen Bedarf vorbei. Ohne strategische Ausrichtung von Projekt und IT-Investitionen schießen die Vorhaben über den geplanten Zeit- und Budgethorizont hinaus und erfüllten die in sie gesteckten Erwartungen nicht. Das wiederum geht zu Lasten der Effizienz und des Betriebs sowie des anvisierten Return on Investment. Und dabei sind sich die Entscheider nicht einmal der eigentlichen Kostengrößen und -treiber bewusst.

Diesen Teufelskreis kann das Unternehmen nur durch eine professionelle IT-Leistungsverrechnung durchbrechen, die gleich vom Projektstart an greift. Sie versetzt die Entscheider in die Lage, alle für ein effizientes und wirtschaftliches System relevanten Faktoren einer genauen Kosten-Wertbeitrags-Betrachtung zu unterziehen. Um ihr den Weg zu bahnen, müssen sich die Verantwortlichen folgende Fragen stellen:

- Wer und was sind die Kostentreiber innerhalb der Informationstechnik?

- Wie müssen IT-Services ablaufen, damit sie effizienter und kostensparender als bisher abgewickelt werden können?

- Welche Leistungen erbringen die Informatikabteilungen mit welchem Aufwand, und inwieweit muss hier am Leistungsportfolio gefeilt werden?

- In welchem Verhältnis stehen bei den einzelnen IT-Produkten und -Leistungen die Kosten und der Wertbeitrag?

- Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung, um das Benutzerverhalten, das maßgeblich zur Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Geschäftssystems beiträgt, zu steuern oder zu beeinflussen?

Informatiker müssen sich als Dienstleister verstehenGrundvoraussetzung für eine professionelle IT-Leistungsverrechnung ist, dass sich die Informatiker als IT-Service-Provider verstehen, deren Leistungen von den Abteilungen und Mitarbeitern je nach Art und Umfang honoriert werden. Dadurch wächst im Unternehmen das Bewusstsein, dass jede IT-Leistung Kosten nach sich zieht und deshalb nicht in größerem Umfang als erforderlich in Anspruch genommen werden sollte.

In dieser Form vorbereitet, hat sich für die Etablierung einer professionellen IT-Leistungsverrechnung eine vierstufige Vorgehensweise bewährt. Die einzelnen Etappen sind:

- Leistungsanalyse vornehmen,

- Kosten analysieren,

- Verrechnungsmodell etablieren und

- Schnittstellen zur Übernahme der abrechnungsrelevanten Daten schaffen.

Im Rahmen der Leistungsanalyse ist es notwendig, alle IT-Services (Geschäftsprozesse) genauer unter die Lupe zu nehmen. Sie müssen nach Wichtigkeit für den Geschäftsablauf priorisiert werden. Zudem ist der konkrete Servicebedarf für alle Benutzer, Benutzergruppen und/oder Abteilungen zu ermitteln; entsprechend der Priorität und dem Umfang des jeweiligen Anwenderkreises müssen Service-Levels für die einzelnen IT-Dienstleistungen definiert werden. Unabdingbar sind ein Servicemodell, das für die Kostenzuweisung direkt verrechenbare und nicht direkt verrechenbare IT-Leistungen berücksichtigt, sowie ein Servicekatalog, der die IT-Leistungen und den jeweiligen Nutzerkreis beschreibt.

Für eine eingehende Kostenanalyse müssen entlang der IT-Services alle Kosten mitsamt ihrer Zusammensetzung analysiert werden. Die Kostenverursacher und -stellen sind zu bestimmen, die Gesamtkosten für jede IT-Dienstleistung zu ermitteln sowie die Modalitäten für die Umlage auf einzelne Verursacher und Kostenstellen festzulegen. In die Kostenzuordnung müssen auch die Investitions- und Abschreibungssummen für Hard- und Software einbezogen werden.

Ist ein praxisbezogenes Verrechnungsmodell erst einmal etabliert, lassen sich alle entstehenden IT-Kosten je nach Inanspruchnahme einzelner Services anteilig den Verursachern zuweisen - abhängig von der Anzahl der PCs, der Datenbezugsmenge sowie der Intensität des IT-Services und/ oder des Systemressourcenbedarfs. Einzurechnen sind dabei auch die laufenden Betriebsaufwendungen. Außerdem müssen die von einzelnen Abteilungen bestellten Hard- und Softwareprodukte sowie die dort vorgenommenen Projektierungen als kostenmindernd in die IT-Leistungsverrechnung aufgenommen werden. Notwendig ist zudem ein faires Umlageschema für die nicht direkt verrechenbaren IT-Services.

Messverfahren für den Leistungsbezug auswählenDarüber hinaus sollten die Verrechnungseinheiten und -preise für die IT-Dienstleistung allgemein verbindlich und leicht nachvollziehbar sein. Last, but not least gilt es, geeignete Messver-fahren auszuwählen und zu implementieren, mit denen sich der Leistungsbezug permanent verfolgen und etwaige Veränderungen des Bezugsverhaltens angemessen nachvollziehen lassen.

Die direkte Übernahme von abrechnungsrelevanten Daten markiert den letzten Schritt zu einer professionellen IT-Leistungsverrechnung. Dazu müssen unter anderem Übergabeschnittstellen zur Betriebs- und Finanzbuchhaltung, Kosten- und Zeiterfassung, Leistungsbezugsmessung, Fakturierungsprogramme sowie zu Management und Service-Level-Management-Werkzeugen eingerichtet werden. Zusätzlich ist es notwendig, die beteiligten Anwendungen und Tools für die nahtlose Übernahme der Daten in die IT-Leistungsverrechnung anzupassen.

Verursacherbezogene Abrechnung der IT-ServicesDiese Leistungsverrechnung avanciert mehr und mehr zur strategischen Säule einer erfolgreichen Projektabwicklung und eines wirtschaftlichen sowie effizienten Geschäftssystems. Nur über eine hinreichende Kostentransparenz und eine verursacherbezogenen Abrechnung der IT-Services behalten die Unternehmen ihre IT im Griff. Andernfalls droht das immer komplexere Gebilde "IT" aus den Fugen zu geraten - zumal mit E-Business-Verbünden und E-Commerce-Geschäft die Komplexität des Geschäftssystems dramatisch wächst.

Daneben spricht ein weiterer wichtiger Grund für den Einsatz der IT-Leistungsverrechnung: Sie erschließt dem Unternehmen eine solide Basis, auf der sich ein künftiger IT-Bedarf einschließlich der damit verbundenen Kosten verlässlich hochrechnen lässt. Das ist für das Unternehmen gleichbedeutend mit Planungs-, Kosten- und Investitionssicherheit.

*Peter Woell leitet den Bereich IT Value Management innerhalb des Technology Risk Consulting in der Züricher Niederlassung des Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens Arthur Andersen. Kerstin Herhaus arbeitet als Senior Consultant im Technology Risk Consulting der Niederlassung Eschborn.

Activity Based CostingDie Kosten sollen sich bedarfsgerecht den Verursachern zuordnen lassen - aber wie? Die ABC-Analyse hilft dabei. Hinter dieser Abkürzung verbirgt sich das englische Wort für Prozesskostenrechnung: "Activity Based Costing". Ziel der ABC-Analyse ist es, die Kosten der einzelnen Prozesse zu ermitteln. Sie untersucht, welche Aktivitäten für welche Services oder Kunden ablaufen und welche Kosten dabei entstehen. Auf die IT bezogen heißt das: Die ABC-Analyse erlaubt es, einzelnen Kostenarten inklusive der Prozesskosten ins Verhältnis zu Bezugskenngrößen wie PC-Anzahl, Datenbezugsmenge, IT-Service-Intensität und/oder System-Ressourcenbedarf zu setzen. Auf dieser Verrechnungsbasis lassen sich dann per ABC-Analyse Bezugspreise für einzelne IT-Services festlegen, wobei auch die Service Level Agreements (SLAs) berücksichtigt werden. Ein zusätzlicher Vorteil der ABC-Analyse: Sie ermöglicht es, auch nicht direkt zuweisbare IT-Kosten verursachergerecht den einzelnen Kostenstellen zuzuordnen. Der komplexe IT-Kostenkuchen setzt sich aus den Personal- und Nebenkosten, Infrastruktur- und ihre Nebenkosten (Produktetraining, Reisekosten, andere Spesen), Kapital- und Overhead-Kosten (Royalities, Lizenzkosten und Ähnliches) sowie den Gemeinkosten zusammen. Die Personal- und Nebenkosten machen dabei ungfähr die Hälfte der gesamten IT-Ausgaben aus.

Abb.1: Realisierungsphase "IT-Leistungsverrechnung"

Leistungs- und Kostenanalyse, Verrechnungsmodell sowie Integration mit den Softwaresystemen heißen die vier Stufen, die bei der Realisierung durchlaufen werden. Quelle: Arthur Andersen

Abb.2: Typische Kostenzusammensetzung des IT-Betriebs

Knapp 50 Prozent der Aufwendungen für IT-Services setzen sich aus Personal- und Nebenkosten zusammen. Quelle: Arthur Andersen