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04.06.1999 - 

IT im Transportwesen/Das Formular-Management wurde vereinfacht

Transport schneller abgewickelt und dabei Kosten gesenkt

Ohne Formulare bewegt sich im Transportwesen trotz umfassender IT-Unterstützung gar nichts. Entsprechend umfangreich ist auch das formulargebundene Schriftgut bei dem mittelständischen Spedi- tionsunternehmen Intertrans in Ludwigshafen. Michael Peters* berichtet, wie das Unternehmen sich vom Papierwust und den damit verbundenen Kosten weitgehend befreien konnte.

Bei der Ludwigshafener Intertrans werden von der Auftragsannahme über die Abwicklung bis hin zur Warenübergabe pro Jahr rund 813000 Formulare benötigt und gedruckt. Das Gros des Druckaufkommens wurde bisher über Nadeldrucker auf Vordrucke ausgegeben. Um den mit dem herkömmlichen Druckverfahren verbundenen Aufwand zu minimieren und die interne Vorgangsbearbeitung wirtschaftlicher zu gestalten, entschied man sich bei Intertrans, auf eine plattformunabhängige elektronische Formularlösung umzusteigen.

"Ohne Formulare kein Transport", so ein Glaubenssatz bei Intertrans. Und das sind selbst im alltäglichen Speditionsgeschäft nicht gerade wenige. Schon die Auftragsannahme verlangt mehrere Formulare für Abhol- beziehungsweise Zustellaufträge. Zusätzlich sind Ladelisten, Borderos, internationale Frachtbriefe, Lieferscheine, Versandanweisungen, Verzollungspapiere sowie zahlreiche unterschiedliche Rechnungsformulare ein unumgängliches Muß. Ganz zu schweigen von Sendungen in bestimmte Länder, die darüber hinaus noch zusätzliche Spezialpapiere erfordern.

Bisher druckte Intertrans seine jährlich 813000 Formulare auf zwölf verschiedene, eigens in der Druckerei angefertigte Formularsätze mit bis zu vier Durchschlägen. Um den Mengenrabatt auszunutzen, bestellte das Unternehmen von jedem Formulartyp zwischen 80 000 und 350 000 Exemplare, für die entsprechend der Lagerplatz zur Verfügung stehen mußte.

Die umfangreichen Druckjobs übernahmen mehrere Nadeldrucker verschiedener Hersteller. Diese Impact-Drucker waren wegen ihrer enormen Geräuschentwicklung in einem abgelegenen Druckerraum, bei Intertrans im Untergeschoß, untergebracht. Die Mitarbeiter des Unternehmens mußten sich also für jedes Formular in den Keller begeben. Intertrans hat sich die Mühe gemacht, den sogenannten "Formulartourismus" im Unternehmen in Zahlen umzurechnen: Die Zeit, die das gesamte Personal innerhalb eines Jahres damit verbringt, Formulare vom Drucker abzuholen, entspricht nicht weniger als acht Monaten Arbeitszeit eines Sachbearbeiters, der mit nichts anderem beschäftigt wäre, als dem Unternehmen als hausinterner "Formularkurier" zu dienen. In Geld bedeutet das einen Personalkostenaufwand von 32 000 Mark (siehe Tabelle "Formulardruck").

Das herkömmliche Formular-Handling beeinträchtigte die Effizienz des Unternehmens jedoch nicht nur in den hausinternen Arbeitsabläufen, sondern auch bei der Transportabwicklung.

Durch die früher wegen zahlreicher Fehlerquellen notwendigen Papierkontrollen sowie Korrekturen oder Ergänzungen kam es oft zu einer verzögerten Abfertigung der Lkws. 20 Minuten Wartezeit waren hier keine Seltenheit. Bedenkt man, daß pro Jahr mehrere Tausend Lkws abgefertigt werden, bedeutet eine derart zögerliche Abwicklung einen weiteren enormen Kostenfaktor.

Ursprünglicher Anlaß für eine Neuorientierung in Sachen DV bei Intertrans war die Tatsache, daß sich die vorhandene Speditionssoftware weder auf das Jahr 2000 noch auf den Euro umstellen ließ. Daher fiel zunächst die Entscheidung für ein neues Speditionsprogramm von ASL-Softwareberatung, Elmenhorst, unter Windows. Im Rahmen dieser Umstellung ließ die DV-Abteilung auch eine komplette Vernetzung unter Fast Ethernet vornehmen, also vorhandene Terminals durch 54 PCs ersetzen und diese an einen NT-Server anschließen.

Ein anderes Problem war damit jedoch noch nicht gelöst: Wie ließen sich alle 813 000 Formulare wie Borderos, Speditionsaufträge, Ladelisten oder Übernahmebescheinigungen und weitere 150 000 Blatt nicht formulargebundenen Schriftguts wie Briefe oder An- gebote generell wirtschaftlicher drucken?

Nicht zuletzt der Zusammenhang zwischen effizientem Formular-Management und reibungsloser Transportabwicklung war für Intertrans ein Grund, sich nach einer zeit- und kostenoptimierenden Formular- und Output-Management-Lösung umzusehen. Man wollte weg von teuren Formularsätzen und der damit verbundenen kostspieligen und zeitaufwendigen Logistik wie Bestellung der Vordrucke, Lagerung, Bestandsaufnahme sowie Entsorgung veralteter Formulare. Dem lästigen Formularwechsel, dem manuellen Trennen und Sortieren der einzelnen Durchschläge sollte ebenfalls ein Ende gesetzt werden. Ziel war, alle Formulare sowie das nicht formulargebundene Schriftgut auf weißem Kopierpapier oder auf Blankopapier mit eingedrucktem, zweifarbigem Firmenlogo zu drucken sowie den Zugriff von jedem Arbeitsplatz auf jeden Drucker zu realisieren - unabhängig davon, welches Formular oder Dokument im Einzelfall zu erstellen war.

Bei seiner Suche fand das Unternehmen Unterstützung in der auf Drucklösungen spezialisierten R.O.M. GmbH. Das Systemhaus aus dem benachbarten Ort Limburgerhof sah in der Output-Management-Software Prout Inform der Prout AG, Darmstadt, die geeignete Lösung für die Druckbelange von Intertrans.

Zunächst wurden fünf Kyocera Laserdrucker (FS-3700) und ein größeres Kyocera-Modell, ein FS-7000, installiert. Durch zusätzliche Papierzuführungen konnte der Papiervorrat der FS-3700er von 250 auf 1250 Blatt erweitert werden. Der FS-7000 bietet nun mit zusätzlichen Papierzuführungen einen Papiervorrat von insgesamt 3000 Blatt. Er verfügt außerdem über eine bis zu 3000 Blatt verarbeitende Face-up/Face-down-Ablage mit Sortier- und Heftfunktion für bis zu 20 Blatt. Ferner verfügt jeder Drucker über eine 100-Mbit/s-Ethernet-Netzwerkkarte. Auf diese Weise ist der Zugriff von jedem PC-Arbeitsplatz auf jeden Drucker gewährleistet.

Jeder Laserdrucker wurde außerdem mit einer intelligenten IC-Karte ausgestattet, auf der die auf Basis der Inform-Software erstellten Automationsprozeduren sowie alle benötigten elektronischen Formulare abgelegt sind. Beim Hochfahren des Druckers werden diese Prozeduren resident in den Druckerspeicher geladen. Automatisch filtert Prout Inform die ursprünglich für die Nadler aufbereiteten Datenströme und erkennt, ob es sich dabei um ein Formular handelt und - wenn ja - um welches. Anschließend ruft Inform die entsprechende Formularmaske auf und positioniert die variablen Daten (etwa Rechnungs- oder Auftragsdaten, Tarife, Telefon-/Faxnummern oder Bankverbindungen) im Formular. Das Endresultat wird dann in Laserdrucker-Qualität ausgegeben. Erforderliche Belegkopien werden durch Mehrfachdruck anstelle von Mehrfachformularen automatisch erzeugt und sortiert abgelegt.

Durch die Aufbereitung der Formulare im Drucker selbst ließ sich die neue Lösung ohne jeden Eingriff in die Systemapplikation des Unternehmens implementieren, was zeit- und kostenaufwendige Programmierarbeiten sowie eine Störung des Betriebs verhinderte.

Heute werden statt der zwölf verschiedenen Formularsätze nur noch zwei Papiersorten gekauft, nämlich reinweißes Kopierpapier und Blankopapier mit zweifarbigem Firmenlogo, das dann der Kunde erhält.

Nun werden bei Intertrans Bestellungen in einer ganz anderen Größenordung getätigt: So legt sich das Unternehmen einen Vorrat von 1,2 Millionen Blatt Blankopapier sowie 800 000 Blatt mit eingedrucktem Firmenlogo an. Bei diesen Mengen ergeben sich natürlich viel bessere Einkaufskonditionen. Darüber hinaus ist das Papier um den Faktor 20 oder 30 billiger als Formularvordrucke. Und im Archiv von Intertrans stehen jetzt zwei statt zwölf Paletten, was die Übersichtlichkeit enorm erhöht hat. Müssen heute Änderungen in den Formularen vorgenommen werden, so müssen diese nicht mehr wie früher bis zum Eintreffen der aktualisierten Formularvordrucke mühsam und häufig unleserlich von Hand eingefügt werden, sondern lassen sich innerhalb kürzester Zeit via PC vornehmen.

Für die Exekutive im Speditionsgeschäft, die Lkw-Fahrer, bedeutet das neue Druckkonzept eine wesentlich beschleunigte Abfertigung, da die langwierige Kontrolle der Papiere entfällt. Was früher mit der Speditionssoftware nicht ganz abzudecken war und demnach manuell ausgeführt werden mußte, erledigt die Formularlösung heute komplett und gewährleistet damit ein jeweils vollständiges Paket an Abfertigungspapieren.

Der finanzielle Aufwand für die neue Lösung - sechs Kyocera-Laserdrucker (fünf FS-3700-Modelle, ein FS-7000er inklusive Optionen wie Hefter, Sorter und zusätzlichen Papierzuführungen) sowie die Software belief sich bei Intertrans auf 33 500 Mark. Die Kostenersparnis, die der Spediteur innerhalb eines Jahres mit der neuen Lösung erzielte, betrug knapp 57 400 Mark (siehe Tabelle "Kostenersparnis").

Formulare werden im Drucker aufbereitet

Neben der deutlichen Druckkostensenkung besteht für Intertrans der Hauptvorteil der Lösung darin, daß sich jedes Formular von jedem Arbeitsplatz auf einem der sechs neuen Drucker ausgeben läßt. Die diskreten Laserdrucker stehen heute in der Nähe der Arbeitsplätze, die häufig rasch benötigten Formulare sind nur noch einige Meter entfernt. Schlecht lesbare Durchschläge sowie manuelles Trennen und Sortieren gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Da das Formular selbst im Drucker automatisch erzeugt wird, kann durchgängig Blankopapier oder Papier mit eingedrucktem Logo verwendet werden. Alle Änderungen an den Rohdaten der Systemprogramme wie Ausfiltern unnötiger Steuersequenzen, Formatierungen, Positionierung, Kennzeichnung von Kopien mit Wasserzeichen und Hinzufügen kundenabhängiger Details wie gesonderte Bankverbindung oder Zahlungsbedingungen werden im Drucker vorgenommen.

Mit dem neuen Formular-Management kann man bei Rechnungen jetzt sogar auf Kundenwünsche eingehen. So lassen sich beispielsweise Lieferzeiten oder Angaben zum Empfänger der Ware in das Rechnungsformular miteinbeziehen. Zudem werden Arbeitsplatz-PCs, Server und Netzwerk erheblich entlastet.

Doch ist das Verfahren noch ausbaufähig. Beispielsweise wäre es zweckmäßig, wenn bestimmte Kopien eines Formulars nur über die entsprechenden Drucker gedruckt würden. Idealerweise würde somit etwa die Buchhaltungskopie nur über den Buchhaltungsdrucker ausgegeben und so ausschließlich in der Buchhaltungsabteilung landen, was einem Verlust oder unnötigen Mehrfachausfertigungen des Belegs vorbauen würde.

Output-Management

Das Funktionsprinzip

Mit der Lösung werden Steuerdateien erstellt, die die Software konfigurieren. Diese filtert eingehende Datenströme nach bestimmten Bedingungen. Sind sie erfüllt, wird eine vordefinierte Prozedur ausgelöst. Eine Besonderheit: Erstellen und Implementieren der Automationsprozeduren erfordern keine Eingriffe in die Applikation oder Systemumgebung. Die Lösung läuft auf Laserdruckern von Kyocera. Die neue Version unterstützt alle PCL-Drucker, die komplette PCL-Funktionalität bieten. Für die beiden Laser-Jet-Modelle 4050 und 8100 von HP soll es ab Juni ebenfalls eine druckerbasierende Version von Prout Inform geben.

Das Unternehmen

Die Intertrans GmbH wurde im Jahr 1962 als konzernunabhängiges Privatunternehmen gegründet. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Ludwigshafen hat zwei Tochterfirmen in Griechenland (Athen und Thessaloniki) und ist auf internationale Sammelgut- und Komplettverladungsverkehre spezialisiert, die europaweit etwa 90 Prozent des Kerngeschäfts ausmachen. Weitere Aktivitäten des 70 Mitarbeiter starken Speditionsunternehmens sind Luft- und Seefrachtverkehre, ein weltweiter 24-Stunden-Kurierdienst sowie Kommissionsläger und Distribution im Raum Nordbaden, in der Pfalz sowie im Saarland.

ANGEKLICKT

Ein Speditionsfahrer, der etwa Sammelgut über Landesgrenzen hinweg transportiert, führt für jede einzelne der durchschnittlich zehn bis 25 Sendungen auf der Lkw-Ladefläche zwischen 20 und 30 Papiere mit sich. Eine Flut von Formularen also, deren reibungsloses und ökonomisches Management den Geschäftserfolg einer Spedition nicht unwesentlich beeinflußt.

*Michael Peters ist DV-Leiter und Qualitäts-Management-Beauftragter bei der intertrans GmbH in Ludwigshafen.