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06.07.1979 - 

Controlling mit MAS:

Tuning an einem modularen Standardprogramm

Ein Hersteller für chemisch-technische Produkte will die Schwachstellen im Produktionsbereich analysieren. Er verwendet dazu eine leicht modifizierte Version des MAS-Programmsystems von IBM.

Modularprogramme für die: Fertigungssteuerung bieten normalerweise Rationalisierungshilfen auf zwei wichtigen Gebieten:

- Durch die maschinelle Buchung der Materialbewegungen und des Auftragsfortschrittes wird die manuelle Organisation rationalisiert. Der Mangel an geeigneten Sachbearbeitern wird dadurch entschärft (Abrechnungssystem).

- Eine integrierte, automatische Bedarfsretchnung für Materialien und Arbeitsplätze (Dispositionssystem) kann dazu beitragen, daß die Lagerbestände sinken, die Lieferbereitschaft steigt oder die Maschinenauslastung steigt.

Der folgende Bericht behandelt die Situation in einem mittelgroßen Unternehmen, das Dämmstoffe für die Automobilindustrie produziert.**

Die Automobilfirmen rufen kurzfristig Teillieferungen ab, oder verändern längerfristig eingeplante Aufträge. Die Lagerbestände sind gering, Kapazitätsengpässe treten selten auf. Die Fertigung ist zweistufig, in der ersten Phase können Abfälle und Ausschuß zum überwiegenden Teil wiederaufbereitet werden. Die gesamte Disposition und Auftragsabrechnung wird von acht Mitarbeitern manuell erledigt.

Klassische Modularprogramme können in diesem Fall wenig Rationalisierungshilfen bieten.

Konzeption des Controllingsystems

Das chemisch-technische Fertigungsverfahren, die häufigen Modifikationen und die schlechte Abgrenzbarkeit der Aufträge bewirken, daß die Termin-Risiken groß und die Analysemöglichkeiten für Schwachstellen gering sind. Diese Controlling-Aufgaben beinhalten aber: die größten Rationalisierungs-Reserven bei vielen mittleren Unternehmen. Für das gewünschte Controlling-System sollten nach Möglichkeit Standardprogramme eingesetzt werden. Gewählt wurde das MAS-System von IBM.

Das Controlling-System besteht aus vier Moduln (Abbildung 1):

a) Der Datenbankmodul speichert die Rezepturen und Kostenstrukturen.

b) Der Planungsmodul prüft Kundenauftragsänderungen im Dialog auf deren Realisierbarkeit.

c) Der Betriebsdatenerfassungsmodul überwacht den Auftragsfortschritt.

d) Der Analysemodul ermittelt Planabweichungen und. Schwachstellen.

Zwölf Programmbausteine

Abbildung 2 zeigt den Fluß der Informationen zwischen. den Programmbausteinen. Die Funktionen der zwölf Programmbausteine werden nachfolgend umrissen.

So wurde die MAS-Datenbank verallgemeinert

Im Datenbank-Modul (1) werden die Rezepturen und Kostenstrukturen gespeichert. In jeder Rezeptur stehen:

- die benötigten Materialien,

- die benötigten Maschinen,

- die erforderlichen Arbeitskräfte und

- die erforderlichen Werkzeuge.

Außerdem sind dem Material und den Werkzeugen sowie den Arbeitsgruppen und Maschinen Funktionskosten zugeordnet (Kostenarten und/oder Kostenstellen). Alle Strukturen Rezepturen und Funktionskosten) werden automatisch zweimal abgespeichert: als Soll-Struktur und als Ist-Struktur.

Für den Datenbank-Modul wurde das MAS-Programm zur Stücklistenspeicherung und Abfrage geringfügig abgewandelt.

Auftragseinplanung im Dialog

Der Planungsmodul prüft Kundenauftragsänderungen und Abrufe. Alle Änderungen werden im Dialog am Bildschirm eingegeben und sekundenschnell überprüft, ob ausreichend Material, Kapazität und Personal verfügbar ist, um diesen Auftrag auszuführen (2). Bei Engpässen wird automatisch ermittelt, welche bereits eingeplanten Kundenaufträge von der Engpaß-Situation berührt werden. Dieser Dialogteil mußte vollkommen neu programmiert werden. Einmal täglich wird der exakte Bedarf für sämtliche in den Rezepturen aufgeführten Positionen ermittelt (3). Hierfür wird die MAS-Bedarfsrechnung aufgerufen. Auch die Bestandsführung (5) und Bestellrechnung (4) erfolgt durch das unveränderte MAS-Programm, und zwar werden nicht nur die Fertigwaren- und Materialbestände, sondern auch die Kapazitäten (Personal und Maschinen) fortgeschrieben beziehungsweise zur Freigabe vorgeschlagen (6).

Die Betriebsdatenerfassung erstellt standardmäßig die Werkstattpapiere (Materialscheine, Lohnscheine, Auftragsscheine, Lagerzugangsscheine und Versandscheine) (7). Die im MAS-Programm vorgesehene Einzelrückmeldung wird ergänzt um Sammelrückmeldungen (8).

Der Materialverbrauch und der Personaleinsatz kann für mehrere Aufträge gemeinsam zurückgemeldet werden; ein Programm verteilt den Gesamtverbrauch anteilig auf die einzelnen Aufträge. Ebenso können Maschinenzeiten oder Ausschußangaben für mehrere Kostenträger, für gewisse Kostenarten oder für einzelne Kostenstellen gesammelt zurückgemeldet werden. Die Sammelrückmeldung reduziert den Rückmeldeaufwand gewaltig und entschärft die Auftragsabgrenzungsschwierigkeiten, die bei den chemischen Fließverfahren auftreten. Die rückgemeldeten Daten werden standardmäßig an die Lohnabrechnung, Materialabrechnung und Bestandsführung weitergegeben.

So werden Ausreißer und Planabweichungen ermittelt

Die Ist-Daten aus der Betriebsdatenerfassung werden im Analysemodul gemittelt und mit den in der Datenbank gespeicherten Soll-Daten verglichen (9). Als Verfahren kommen in Frage:

- das arithmetische Mittel

- die exponentielle Glättung

- die Regressionsanalyse

- die ABC-Analyse

Analysiert werden Materialverbräuche, Personaleinsatz, Maschinenlaufzeiten, Störungen, Ausschuß-Prozentsätze, Lieferzeiten, Durchlaufzeiten, Stillstandszeiten, Wartezeiten und Rüstzeiten.

Für diesen Modul existiert im MAS-Paket kein geeignetes Programm. Dagegen können die folgenden Auswertungen mit geringfügig modifizierten MAS-Programmen gewonnen werden:

Einmal monatlich werden die gemittelten Werte in die Datenbank übernommen (10). Eine Vergleichsrechnung errechnet je Kostenträger

- die Soll- und Istkosten sowie

- die Verbrauchs- und Preisabweichungen.

Ein Statistikprogramm (11) vergleicht die neuesten Kostenträgerwerte mit denen der letzten sechs Monate.

Für alle Funktionsstellen werden täglich

- die zu erwartenden Soll- und Istkosten für die kommenden zwölf Wochen sowie

- die aktuellen Verbrauchs- und Preisabweichungen ausgerechnet (12).

Die Unternehmensleitung erwartet von dem Controlling-System, daß tendenzielle oder außergewöhnliche Planabweichungen sofort erkannt werden. Die tagesgenaue Ausgabe der Soll- und Istkosten je Funktionsstelle (Kostenart und/oder Kostenstelle) zeigt vorausschauend, wie sich Störungen und Anpassungen kostensteigernd oder kostensenkend auswirken können.

Installationsplan

Im Herbst 1978 wurde eine IBM /34 mit 96 KB Hauptspeicher und fünf Bildschirmen installiert. Seit Frühjahr 1979 sind alle kaufmännischen Bereiche auf MAS umgestellt. Ebenfalls seit Frühjahr 1979 erfolgt die Erfassung der Rezepturen.

Ab Sommer werden die Kundenaufträge mit MAS eingeplant. Im Herbst 1979 soll die Betriebsdatenerfassung auf EDV umgestellt werden und ab Frühjahr 1980 werden die erste Analyseläufe erwartet. Der größte Engpaß dieser Installation ist der Mangel an EDV-gewohnten Sachbearbeitern.

Die Konzeption des Controlling-Systems und der MAS-Anpassungen erfolgten im Rahmen eines Technologietransferprojektes seitens der Fachhochschule in Furtwangen. Die MAS-Anpassungen wurden von der IBM Kassel mit Unterstützung durch einen Praktikanten der Fachhochschule Furtwangen durchgeführt.

Helmut Kernler ist Professor für Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Furtwangen