Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

24.09.1982 - 

Das Aufgabenspektrum des TV-Organisators erweitert sich:

Überblick eines Generalisten benötigt

KÖLN - Jetzt bereits gehört Textkommunikation zum Aufgabenbereich eines Organisators für Textverarbeitung. Während hier neue Strukturen für das gesamte Unternehmen geplant und realisiert werden müssen, kann sich der Organisator mit der elektronischen Ablage aufgrund der technischen Entwicklung noch etwas Zeit lassen. Immer mehr muß der spezialisierte TV-Organisator in die Rolle eines allgemeinen Organisators hineinwachsen. Dr. Klaus Kinder, Leiter des Referates Allgemeine Organisation bei der Deutschen Lufthansa AG in Köln, zeichnet das ändernde Berufsbild nach.

Organisator für Textverarbeitung zu sein, das bedeutet bis jetzt

- die programmierte Textverarbeitung einzuführen, die Vorteile der Bausteinkorrespondenz zu nutzen, Texthandbücher zu erarbeiten oder ihre Erstellung zu veranlassen,

- die Auswahl und den Einsatz von Maschinen, die diese programmierte Textverarbeitung wirtschaftlich erlauben,

- die ständige Rationalisierung der Erstellung von Schriftstücken durch den Einsatz von Diktiergeräten und von elektronischen Schreibmaschinen oder Bildschirmtextsystemen, die eine leichte Korrektur von Tippfehlern während des Schreibens oder die Korrektur ganzer Absätze aufgrund der Wünsche des Verfassers ermöglichen,

- die Umverteilung von Aufgaben durch die Einrichtung von Gemeinschaftssekretariaten, von flexiblen Sekretariatseinheiten oder auch von zentralen Schreibdiensten und

- Überzeugungsarbeit bei den Betroffenen, um die heute so wichtige Akzeptanz zu erreichen.

Künftig wird die Aufgabe des TV-Organisators nicht beendet sein, wenn der Brief, der interne Bericht oder die Aktennotiz die Schreibmaschine oder den Drucker verläßt. Die Erstellung von Schriftstücken wird aufgrund der technischen Möglichkeiten so eng mit der Übermittlung von Texten verknüpft sein, daß die Textkommunikation ein integraler Bestandteil seiner Aufgabe werden muß.

Wenn aber Texte elektronisch beim Empfänger eintreffen, dann erhebt sich zwangsläufig die Frage nach der Notwendigkeit eines Papierausdrucks und einer Papierablage. Electronic Mail und Electronic Filing gehören künftig unmittelbar zum Aufgabengebiet des TV-Organisators.

Über Ablage jetzt nachdenken

Dabei wird die Textkommunikation der erste Schritt sein, den der TV-Organisator zu gehen hat, während die elektronische Ablage etwas später folgen kann, aber bereits jetzt in die mittel- oder langfristigen Überlegungen einbezogen werden sollte.

Textsysteme lassen sich als Insellösung einsetzen, also auf einen Teilbereich des Unternehmens beschränken. Neue Textkommunikationsstrukturen müssen innerhalb des gesamten Unternehmens geplant und realisiert werden, wenn sie effizient

sein sollen.

Die Erstellung von Wirtschaftlichkeitsrechnungen für den Einsatz neuer Geräte ist für den TV-Organisator nichts Neues. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Investitionsvorhaben auf dem Kommunikationssektor muß jedoch auch die Vorteile der schnelleren Kommunikation und damit der schnelleren Entscheidungsfindung bewerten. Sie gibt sehr viel eher Anlaß zu Auseinandersetzungen mit den innerbetrieblichen Stellen, die die finanziellen Mittel genehmigen müssen, und erfordert daher beim Organisator noch mehr Argumentationsgeschick und Durchsetzungsvermögen.

Der Anfang der elektronischen Ablage ist gemacht, wenn beim Absender die Kopie eines auf einem Bildschirmgerät erstellten Briefes und beim Empfänger der auf dem Bildschirm gelesene Brief nicht mehr ausgedruckt, sondern auf dem jeweils angeschlossenen Speicher "abgelegt" werden.

Hatte sich der "allgemeine Organisator" bisher um Hänge- oder Stehablage, um die Aktenordnung (Aktenplan), um die Aufbewahrungsfristen und die Altablage (ruhende Ablage) zu kümmern, so wird die Ablage nun zum Schlußglied in der Kette von Texterstellung und Textkommunikation, das in den Verantwortungsbereich des TV-Organisators gehört.

Ganz praktisch wird sich TV-Organisator mit der Frage des geeigneten Speichermodus (hier unter anderem mit der optischen Speicherplatte), der Komfortabilität des Zugriffs, der Aktenordnung und (ganz wichtig!) mit der Zugriffsberechtigung auseinandersetzen müssen. Dazu wird ihm die technische Entwicklung noch ein klein wenig Zeit lassen, um sich in diesen Fragen einzuarbeiten; ohne Zweifel wird aber die elektronische Ablage ein wichtiger Teil der Büroautomation werden.

Der künftige TV-Organisator, für den man dann sicher einen anderen Namen finden wird, hat, insbesondere in einem Großunternehmen, ein umfassendes und interessantes Aufgabenspektrum vor sich.