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24.02.1995

Ueberblick ueber eine Branche Bei der Dokumentenarchivierung mangelt es an offenen Standards

Der Umgang mit Dokumenten ist alles andere als eine Aufgabe fuer verstaubte Archivare, sondern ein Milliardengeschaeft. Vor allem computerbasierte Systeme erleben zur Zeit einen Boom, obwohl eingefuehrte Mikrofiche-Techniken nach wie vor Vorteile haben. Ausserdem leiden die Anwender unter fehlenden Standards. Jack Lacy* gibt einen Ueberblick ueber die Chancen und Probleme der Branche.

Trotz DV-Technik sind Papierdokumente nach wie vor das wichtigste Medium fuer die Aufnahme und die Speicherung von Informationen. Auf Papier sind schaetzungsweise ueber 90 Prozent der Informationen weltweit festgehalten. Auf Mikrofilm und elektronische Medien entfallen dagegen zusammen weniger als zehn Prozent.

Wachstumsprognosen fuer die Document-Imaging-Industrie gehen jedoch davon aus, dass sich diese Verhaeltnisse in Zukunft aendern werden. Vor kurzem erstellte der International Information Management Congress (IMC) eine Studie ueber den europaeischen Markt fuer Dokumentenarchivierung. Mit einem Gesamtumsatz von etwa 4,3 Milliarden Dollar laeuft das Geschaeft in Europa geringfuegig schlechter als in den USA, wo 4,5 Milliarden Dollar erwirtschaftet werden.

Der groesste Teil des Wachstums wird nach unseren Erkenntnissen vom Electronic Imaging (elektronische Bildverarbeitung und -erfassung) getragen. Electronic Imaging hat bereits die Mikrofotografie als hauptsaechliche Methode der Dokumentenverwaltung abgeloest. Rund 57 Prozent der Industrieeinnahmen entfallen darauf, waehrend die Mikrofotografie nur knapp 44 Prozent ausmacht.

Die Kosten im Archiv sinken um ein Drittel

Die Anwender von Document-Imaging-Systemen sind meist Banken, Versicherungen, Regierungsstellen, Gesundheitsorganisationen und die verarbeitende Industrie. Der Grossteil dieser Organisationen ist Teil von dienstleistungs- und informationsbasierten Industrien, die die wirtschaftliche Landschaft der Zukunft dominieren werden.

Die haeufigsten Anwendungen von Document-Image-Management innerhalb der Anwenderorganisationen sind Archivierung, Speichern und Abfragen, Uebertragungsprozesse, die Verfilmung von digitalisierten Bilddateien, elektronisches Publishing und die Verwaltung von uebergrossen technischen Zeichnungen. In den letzten Jahren gab es innerhalb der Industrie eine allgemeine Akzentverschiebung weg von der Speicherung von Datensaetzen, hin zur Verarbeitung von Dokumenteninformationen.

Mit der Datenspeicherung verbundene Anwendungen haben traditionell das Industriewachstum vorangetrieben. Die Notwendigkeit, Akten moeglichts billig zu speichern und zu managen, ist fuer Entscheidungstraeger einsichtig. Es ist relativ einfach, die Datentraeger in Hinsicht auf ihre Speicherkapazitaet zu quantifizieren und zu vergleichen. Kosten pro Dokument, Arbeitskosten und die Zugriffszeiten sind weitere Faktoren, die in die Kalkulation eingehen.

Schon die Verwendung von Mikrofilmen hat gezeigt, dass sie als Medium fuer die Aufnahmespeicherung zu Kosteneinsparungen beitragen koennen. Von den elektronischen Medien erwartet man sich eine Verstaerkung dieses Effekts.

Das Nolan Norton Institute untersuchte in einer Studie den Einfluss von Electronic Imaging auf den betriebsinternen Arbeitsprozess. Die Ergebnisse basieren auf einer Befragung von 20 Organisationen, die Electronic-Image-Management implementiert haben. Die Anwender berichteten ueber Platzeinsparungen bei der Dokumentenspeicherung von 50 bis 80 Prozent. Zudem habe die Anzahl der Dokumenten- Transaktionen pro Person je nach Einzelfall zwischen 25 und 50 Prozent zugenommen. Diese Daten summieren sich zu einer Reduzierung der Betriebskosten um etwa 30 Prozent. Nicht in allen Faellen kompensieren die Ersparnisse die Kosten von Image-Systemen.

Neue Imaging-Alternativen verbessern das Preis-Leistungs- Verhaeltnis jedoch entscheidend. Der Hauptkonkurrent ist die Mikroverfilmung. Deren wichtigste Vorteile sind:

-Mikrofilmsysteme erfassen und indexieren mit einer grossen Geschwindigkeit ein umfangreiches Volumen von Dokumenten viel schneller als elektronische Scanner.

-Sie sind in bezug auf die Kosten und die Qualitaet der Archivierung unuebertroffen und vor dem Verschleiss geschuetzt, weil sie vom menschlichen Auge und nicht von Schreib-Lese-Koepfen abgetastet werden koennen.

-Ausserdem existiert ein internationaler Standard fuer den Gebrauch von Mikrofilmen. Aus diesem Grund werden sie in den meisten Laendern als legaler Beweis akzeptiert.

Dagegen setzt das Electronic Imaging die Moeglichkeit des unmittelbaren Zugriffs, der Vergroesserung von Bildern und der Ergaenzung um Anmerkungen. Ausserdem lassen sich die Daten rasch ueber Netze verteilen.

Mit der Entwicklung von Hybridprodukten koennen jetzt die Staerken beider Verfahren verbunden werden. Heute werden an einem elektronischen Arbeitsplatz auf Mikrofilm gespeicherte Dokumente mit einem eingebauten Filmscanner erfasst. Diese digitalisierten mikrografischen Bilder koennen ueber ein Netzwerk an grafikfaehigen Bildschirmarbeitsplaetzen abgerufen werden. Hier hat man die Moeglichkeit, sie entweder auf einem grafikfaehigen Drucker auszugeben, sie zu einem entferntem Punkt zu faxen oder sie auf einem optischen oder magnetischen Datentraeger abzuspeichern.

Ein weiterer ausschlaggebender Faktor fuer die Integration der Bilderfassung liegt in der wachsenden Bedeutung von offenen Systemen. Durch sie werden die Kompatibilitaetsprobleme zwischen unterschiedlichen Computersystemen, Peripheriegeraeten und Software-Anwendungen beseitigt. Unsere Schaetzungen gehen davon aus, dass bis zum Jahr 2000 die Haelfte aller elektronischen Produkte dem internationalen Standard fuer offene Systeme entsprechen werden.

Waehrend immer mehr Hersteller dem Trend zu offenen Systemen folgen, gehen die Anwender bereits dazu ueber, eine Infrastruktur fuer den erweiterten Austausch von Daten und Bildern zwischen unterschiedlicher Peripherie aufzubauen. Dies geschieht vor allem durch das staendige Erweitern von Netzen und Client-Server- Architekturen.

Es ist davon auszugehen, dass dieser Trend zu Netzen die Entwicklung der Branche in den neunziger Jahren bestimmt. Mainframe-Systemen faellt hierbei die Aufgabe zu, als aeusserst leistungsfaehige Peripheriegeraete zu agieren, mit denen Daten und Bildinformationen erfasst und verarbeitet werden koennen.

Ein weiterer Trend ist dadurch bestimmt, dass die Preise fuer PCs trotz immer groesserer Leistung sinken. Bildverarbeitung ist daher immer weniger eine Aufgabe fuer spezialisierte Dienstleister.

Der rasante technische Fortschritt stellt diejenigen, die sich mit langfristigen Planungen beschaeftigen, vor neue Herausforderungen. Eine davon betrifft die Aufrechterhaltung der Kompatibilitaet der eingesetzten Systeme zwischen verschiedenen Einsatzgebieten. Damit hier Probleme erst gar nicht entstehen, sollten die Entscheidungen, die der Bildverarbeitungstechnologie die Richtung weisen und auf allen Ebenen gefaellt werden, an zentraler Stelle zusammenlaufen. Dieser Aufgabe hat sich der International Information Management Congress (IMC) verschrieben.

* Jack Lacy ist President des Information Management Congress (IMC), einer in Boulder, Colorado, ansaessigen Organisation, die sich der Festsetzung offener Standards widmet.