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07.01.2005

Unklare Ziele gefährden Projekte

Christophe Grévent
Viele Vorhaben scheitern an unzureichend definierten Erwartungen und Zielen. Oft werden sie zwar methodisch geplant, doch meist bleiben die sozialstrategischen Aspekte beim Anforderungs-Management außen vor.

Anforderungs-Management ist ein Arbeitsprozess. In IT-Projekten hilft er dabei, eine wesentliche Frage zu beantworten: "Was soll eigentlich realisiert werden?" Damit steht das Anforderungs-Management im Kontrast zu der späteren Umsetzungsphase, die auf die konkrete Realisierung, also das "Wie" abzielt. Wird das "Was"-Problem nicht scharf genug geklärt, bedeutet das häufig das Scheitern des gesamten Projekts.

Nun kann man nicht behaupten, dass dem Anforderungs-Management von Seiten der Fachliteratur keine Aufmerksamkeit geschenkt würde. Doch die meisten Artikel legen den Fokus auf formale Kriterien, oder sie nehmen die Perspektive der Qualitätssicherung ein. Darüber hinaus benötigen die betroffenen Mitarbeiter und Verantwortlichen allerdings konkrete Indikatoren für eine Einschätzung der Anforderungsphase. Zudem hat das Anforderungs-Management auch eine soziale Dimension, die nicht selten vernachlässigt wird.

Sechs Indikatoren

Anhand von sechs Kriterien lässt sich prüfen, ob die Projektanforderungen gut definiert sind.

Kriterium 1

Vollständigkeit

Sind alle relevanten Punkte geklärt und die notwendigen Informationen eingeholt? Wurden und werden offene Fragen dokumentiert und abgearbeitet? Sind alle wichtigen Ansprechpartner und Input-Lieferanten bekannt sowie im Boot? Hier geht es keineswegs nur darum, die Fürsprecher aufzulisten. Mindestens genauso wichtig ist es, die Kritiker und deren Meinungen zu erfassen. Aus Konfliktscheu werden sie oft außen vor gelassen, was sich im Lauf des Projekts meistens rächt.

Kriterium 2

Korrektheit

Sind die eingeholten Informationen von dritter Seite bestätigt? Werden sie im Lastenheft auch zutreffend dokumentiert? Wurden die richtigen Leute befragt oder nur indirekt beteiligte Personen? Sind überhaupt die richtigen Leute an Bord? Nur zu häufig werden Informationen nicht konsequent genug auf ihre Korrektheit geprüft, was zur "Vererbung" massiver Fehler führen kann.

Kriterium 3

Aktualität

Sind die verwendeten Informationen, Dokumente und Technologien up to date, also von angemessener Aktualität? Stellen die involvierten Personen nicht nur generell, sondern zu genau diesem Zeitpunkt die richtige Wahl dar? Unternehmen und Technologien entwickeln sich auch während der Projektlaufzeit weiter. Das muss im Anforderungs-Management ausreichend beachtet werden - nicht nur, um den Weg für neue Entwicklungen freizuhalten, sondern auch, um bestimmte Techniken gegebenenfalls ausgrenzen zu können.

Kriterium 4

Verständlichkeit

Sind die Dokumente übersichtlich und leicht verständlich? Ist die dafür verwendete Schriftsprache einfach und gut lesbar? Werden Bilder, Beispiele und Visualisierungen genutzt? Es gibt sozusagen eine natürliche Tendenz, vieles komplizierter als notwendig darzustellen, womit sich - absichtlich oder unbeabsichtigt - die eigentliche Information verschleiern lässt.

Kriterium 5

Eindeutigkeit

Haben die verwendeten Begriffe eine unzweifelhafte Bedeutung? Verstehen die Beteiligten daruner dasselbe? Oder gibt es Wörter, Sätze oder Handlungen, die zu Missverständnissen führen können? Wenn Fachjargon benutzt wird, ist es wichtig, dass er allen Beteiligten bekannt ist.

Kriterium 6

Detaillierungsgrad

Inwieweit geht das Wissen der eingebundenen Personen ins Detail? Entspricht es den Erfordernissen? Und wer muss - und wer nicht - in die Informationsbeschaffung eingebunden werden? Wie detailliert sind Anforderungen und Bedürfnisse zu dokumentieren? Eine unangemessene Detailverliebtheit in der Erhebung oder Dokumentation des Anforderungs-Managements führt unter Umständen zu deutlichen Verzögerungen - ebenso das Einbinden zu vieler Personen aus dem Umfeld.

Die fachliche Ebene allein reicht nicht

Diese sechs Indikatoren lassen sich auf zwei Ebenen betrachten, die gemeinsam die Grundlage des Anforderungs-Managements beschreiben: Die "fachliche Ebene" bezeichnet die fachliche und methodische Kompetenz des Anforderungs-Managers hinsichtlich Evaluation, Strukturierung und Dokumentation von Anforderungen. Die "sozialstrategische Ebene" ist Ausdruck der Kompetenz, die der Anforderungs-Manager im zielgerichteten Umgang mit der sozialen, organisatorischen und kulturellen Umwelt eines Projekts aufweist.

Um zu veranschaulichen, worum es beim Anforderungs-Management geht, kann man es mit einem Puzzle vergleichen: In beiden Fällen wird anhand unterschiedlicher Teile ein Gesamtbild geschaffen. Wer ein Puzzle legen will, muss alle Teile bewerten und zusammenführen. Ebenso verhält es sich beim Anforderungs-Management. Hier müssen die verschiedenen Anforderungen analysiert und integriert werden; erst auf diese Weise lässt sich der Anforderungskatalog, der ursprünglich eine einfache Sammlung unverbundener Anforderungen darstellte, zu einem vollständigen, sinnvollen und angemessen detaillierten Bild verbinden. Die Analyse ermöglicht auch ein Urteil darüber, welche Teile nicht in das Puzzle-Bild passen und deshalb nicht zu berücksichtigen sind.

Die Herausforderung, der sich der Anforderungs-Manager stellen muss, liegt zudem im Prozess der Informationsbeschaffung und -selektion. Um das Puzzle-Beispiel noch einmal zu bemühen: Die Informationen sind für den Anforderungs-Manager wie einzelne Mosaiksteinchen, die sich auf unterschiedlichste Personen verteilen und zusammengefügt werden sollen. Es gilt also, herauszufinden, wo die einzelnen Teile liegen, wie sie zu beschaffen sind und wer diese Aufgabe übernimmt.

In einem Unternehmen als einem sozialen System begegnet der Puzzle-Spieler dabei den unterschiedlichsten Strömungen und Interessen. Es offenbart sich ein komplexes Netz aus Beziehungen, das keineswegs nur von Rationalität bestimmt wird. Vielmehr folgt es einer emotionalen Logik, deren Determinanten Themen wie Macht, Anerkennung und persönliche Verletztheiten darstellen. Möglicherweise steht fest, wer die Puzzle-Teile besitzt, aber sie oder er hat keine Befugnis, sie freizugeben. Vielleicht ist auch die Kommunikation zu diesen "Lieferanten" aufgrund unterschiedlicher Sichtweisen gestört.

Das Vorhandensein der politischen Dimension ist den Beteiligten vielfach bewusst. Aber oft herrscht Ratlosigkeit darüber, wie angemessen damit umzugehen wäre. Die Strategie der meisten Anforderungs-Manager läuft darauf hinaus, mögliche Krisenherde zu umgehen. Doch damit können sie wichtige Informationen verlieren.

Die heutige Realität

Zahlreiche Projekte folgen demselben Muster: Die Anforderungen werden mehr oder weniger unstrukturiert gesammelt, eine Analyse unterbleibt. Was vollständig fehlt, ist die Berücksichtigung der sozialstrategischen Ebene. Sie wird intuitiv als politische Dimension wahrgenommen, findet jedoch keine Entsprechung innerhalb der Methode des Anforderungs-Managements, beispielsweise in Form geeigneter Strategien.

Viel zu selten wird außerdem in Betracht gezogen, dass ein Projekt vor allem auf Zusammenarbeit von Menschen beruht. Ein gut geschriebenes Lastenheft als Ergebnis reicht nicht aus; genauso unabdingbar ist ein integriertes und beteiligtes Umfeld. Durch den Einbezug der sozialstrategischen Ebene (in Form eines "strategischen Anforderungs-Managements", kurz SAM) lässt sich die Erfolgsquote beim Anforderungs-Management und den darauf aufbauenden Projekten deutlich erhöhen. (qua)