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29.10.1993

Unter der Federfuehrung von IBM und Kleindienst Die Stadtsparkasse Koeln nutzt die Image-Belegverarbeitung Von Anne Christina Remus*

Der Einsatz eines modernen Image-Processing-Systems in Verbindung mit Hochleistungs-Formulardruck von IBM fuehrten bei der Stadtsparkasse Koeln zu deutlichen Kosteneinsparungen und Serviceverbesserungen.

Die Stadtsparkasse Koeln mit ihren 3600 Mitarbeitern agiert ausschliesslich im Stadtgebiet von Koeln. In den 113 Geschaeftsstellen des Geldinstituts stehen 134 Geldautomaten, an denen pro Jahr insgesamt ueber zwei Milliarden Mark ausgezahlt werden. Die Kundeneinlagen liegen bei rund 16,1 Milliarden Mark, und die Kreditsumme belaeuft sich auf rund 13 Milliarden Mark. Daneben werden 1,5 Millionen Sparkonten und 435 000 Girokonten gefuehrt.

Bei der Stadtsparkasse Koeln werden taeglich fuer Geschaeftsgirokunden bis zu 150 000 Kontoauszugsblaetter mit zirka 92 000 Anlagen zum Versand an die Kunden aufbereitet. Bisher wurden alle Belege manuell sortiert und beigepackt. Dieser arbeitsaufwendige Vorgang war zusaetzlich noch mit einer zeitintensiven Vollzaehligkeitskontrolle und einer Kontoanrufpruefung verbunden. Anschliessend wurden die Auszuege und Belege in Briefumschlaege verpackt, teilweise frankiert und zur Post gebracht. Mit dieser Aufgabe waren bisher rund 70 Mitarbeiter (zum Teil Teilzeitkraefte) von zirka 17 Uhr bis 1 Uhr beschaeftigt.

Um die Sparkassen-Mitarbeiter mehr und mehr von diesen Routinearbeiten zu entlasten und dadurch neue Kapazitaeten fuer die Kundenberatung zu gewinnen, beschloss man bei der Stadtsparkasse Koeln im Herbst 1991, auf eine elektronische Belegverarbeitung per Image-Processing in Verbindung mit systemgesteuertem Formulardruck umzusteigen. Das Image-Processing kommt seit einiger Zeit in den USA und auch vereinzelt in deutschen Unternehmen vor allem zu Archivierungszwecken zum Einsatz. Aber mit der Entscheidung, diese Technologie fuer die Zuordnung von anlagepflichtigen Belegen zu Kundenkontoauszuegen einzusetzen, betrat die Stadtsparkasse Koeln absolutes Neuland.

Der Einsatz der Image-Belegverarbeitung bringt fuer die Banker zahlreiche Vorteile mit sich: Die Papiervorlagen werden digital aufgezeichnet und anschliessend als Images anstelle der Originalbelege auf einem Datentraeger, etwa einem Magnetband oder auf optischen Platten, weiterverarbeitet. Neben einer Online- Kontoanrufpruefung erfolgt die Vollzaehligkeitspruefung dabei maschinell, ebenso die Ausgabe von Hinweisbelegen. Die Images werden auf dem Datentraeger archiviert und koennen anhand diverser Kriterien sortiert oder gruppiert werden. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter der einzelnen Geschaeftsstellen die Images in einer noch zu realisierenden zweiten Stufe jederzeit abrufen koennen, so dass man immer auskunftsbereit ist. Im Gegensatz zu den Originalbelegen lassen sich die Images auch ueber eine Datenleitung versenden, was die Abwicklung des Zahlungsverkehrs deutlich beschleunigt.

Im Herbst 1991 wurden verschiedene Hersteller aufgefordert, ihre Angebote einzureichen. Dabei war neben der Installation eines stabilen Systems auch die Integration in die bestehenden technischen Ablaeufe ein wichtiges Kriterium. Nach eingehender Pruefung entschied sich die Koelner Stadtsparkasse fuer das Angebot von IBM und der Firma Kleindienst.

Schon Ende 1991 konnte mit der Realisierung des Projekts begonnen werden. Das Ziel, im November 1992 das System einsatzreif installiert zu haben, wurde erreicht. Seitdem arbeitete das System im Testbetrieb, um so eventuell auftretende Probleme bereits im Vorfeld loesen zu koennen. Im April 1993 wurde der komplette Umstieg auf das neue Verfahren realisiert. Seit Beginn des Echtzeitbetriebes ist die Zahlungsverkehrsabteilung fuer die Abwicklung der Image-Belegverarbeitung verantwortlich. Die Mitarbeiter sind mittlerweile geschult worden, und die Organisationsabteilung arbeitet an den weiteren Stufen.

Der Projektleiter, Wolfgang Milz, erlaeutert die realisierte Installation: "In zwei bereits vorhandenen Beleglesern der Firma Kleindienst sind Image-Kameras eingebaut worden. An diese Belegleser wurden zudem Bildschirmarbeitsplaetze zur Berichtigung von fehlerhaft gelesenen OCR-Informationen angeschlossen, um die richtige Zuordnung der Images zu gewaehrleisten. Zu jedem Image gehoert ein OCR-Datensatz, der aus der Belegcodierzeile gebildet wird. IBM und Kleindienst haben sich bei der Entwicklung der Schnittstellen fuer Hard- und Software abgestimmt. Die Datenuebergabe in das IBM-Token-Ring-Netzwerk laeuft ueber zwei Ethernet-Kabel."

Elektronischer Belegversand an das SRZ-Rechenzentrum

Die Weiterverarbeitung und der Ausdruck der Images erfolgt bei der Stadtsparkasse ebenfalls ueber IBM-Systeme und sollen den weiteren Ausbau des Systems sicherstellen. Zwei IBM-PS/2-Vorrechner setzen die Images in das Format der IBM-Software Image-Plus um. Dadurch wird der Speicherbedarf der Images von urspruenglich rund 250 KB pro Beleg auf durchschnittlich 15 KB (CCITT/64-Komprimierung) reduziert. Ueber zwei weitere IBM-Personalsysteme wird die Kontoanrufpruefung (Vergleich Empfaengername des Images mit den gespeicherten Kundendaten) durchgefuehrt. Zudem wurde die Hardware- Ausstattung so konzipiert, dass jeweils ein Backup-System zur Verfuegung steht.

Ueber eine 3174-Steuereinheit ist das Token-Ring-Netzwerk an den IBM-Host ES/9000 des SRZ (das Gemeinschafts-Rechenzentrum der rheinischen Sparkassen) angeschlossen. Hier erfolgt die eigentliche Speicherung sowie die gesamte Weiterverarbeitung der Image-Datenbank. Sobald das SRZ die taegliche Hauptverarbeitung durchgefuehrt hat, stehen die Kontoauszugsdateien dem Image-Projekt zur Verfuegung.

Der Ausdruck der Images erfolgt ueber drei IBM-3835- Hochgeschwindigkeits-Drucksysteme. Diese Drucker, die die AFP- Architektur (Advanced Function Printing) unterstuetzen, haben eine Speicherkapazitaet von 4 bis 16 MB. Beim Einsatz von 12-Zoll-Papier bei der Koelner Stadtsparkasse drucken die AFP-Seitendrucker rund 62 Seiten pro Minute. Das entspricht 372 Auszugsblaettern beziehungsweise Images. Solange der Image-Anteil je Datei 25 Prozent nicht uebersteigt, kann diese Nennleistung beim Imagedruck eingehalten werden.

Bei der Loesung der Stadtsparkasse wird jeder Kontoauszug durch ein internes Kennzeichen einer bestimmten Druckdatei zugeordnet. Ausserdem muss jedes Image der entsprechenden Grundbuch- und Mikrofilmnummer zugeordnet werden koennen, damit bei Bedarf auf den Originalbeleg beziehungsweise die Mikrofilmkopie zugegriffen werden kann. Dabei entstehen verschiedene Druckdateien: eine Druckdatei fuer die fehlerfreien, maschinell zu verarbeitenden Auszuege, die alle Pruefkriterien erfuellen, eine weitere Druckdatei fuer Auszuege, bei denen mindestens ein Pruefkriterium nicht erfuellt wird sowie Images zu Auszuegen, die ueber Kontoauszugsdrucker ausgegeben werden.

Die einzelnen Druckdateien werden nach unterschiedlichen Kriterien wie etwa Postzustellung oder Zustellung per Brieffach sortiert. Der Druck beginnt bei der Stadtsparkasse Koeln um zirka 22 Uhr und ist bis etwa 1 Uhr beendet. Rund 20 Prozent der Belege werden bis 24 Uhr an die Post weitergegeben, die restlichen 80 Prozent werden an die Geschaeftsstellen geschickt, wo sie den Kunden in Brieffaechern hinterlegt werden.

Schon im Testbetrieb mit echten Daten arbeiteten die IBM-Drucker ohne Probleme. Zwar haette sich fuer die Stadtsparkasse Koeln auch ein groesserer und noch schnellerer Drucker angeboten, dennoch entschied man sich aus Sicherheitsgruenden fuer die IBM-Drucker 3835: Falls einer der drei Drucker einmal ausfallen sollte, arbeiten die zwei anderen Drucker trotzdem weiter. Die Weiterverarbeitung der Auszuege erfolgt auf zwei Kuvertieranlagen von Bell & Howell, die im Praxisbetrieb einen Durchsatz von rund 18 000 Blatt pro Stunde erreichen.

Reduzierung der Kosten und der Routinearbeit

Die Umstellung auf Image-Belegverarbeitung brachte fuer die Stadtsparkasse betraechtliche Vorteile: Neben der Reduzierung der Routinearbeit konnten auch die Personalkosten wie zum Beispiel Wegfall der Nachtzuschlaege gesenkt worden. Die rechnergestuetzte Loesung arbeitet 100prozentig, die zwangslaeufig bei der manuellen Bearbeitung auftretende Fehlerrate, gehoert der Vergangenheit an. Auch in puncto Personalkapazitaet ueberzeugt das neue System: 24 Mitarbeiter wurden dadurch frei und koennen jetzt fuer den Einsatz in anderen Abteilungen, beispielsweise im Kundenservice ausgebildet und eingesetzt werden.

Die Projektkosten fuer Hardware, Software und Anpassungen belaufen sich bei der Koelner Stadtsparkasse auf rund fuenf Millionen Mark. Die jaehrlichen Kosten fuer Abschreibung, Wartung und Kapitalverzinsung betragen rund zwei Millionen Mark. Vergleicht man diese Betraege mit den bisherigen Kosten, so ergibt sich eine Kostenreduzierung von mehr als 400 000 Mark pro Jahr. "Das Ziel, den Auszugsversand wirtschaftlicher zu gestalten, ist erreicht", so Heinz Doerfler, Leiter des Zentralbereiches Organisation der Stadtsparkasse Koeln.

Derzeit wird das gesamte Beleggut des Geldinstituts noch auf Mikrofilm abgespeichert. Das soll sich in Zukunft aendern: Aufgrund der aufwendigen und kostenintensiven Arbeit mit den Mikrofilmen entstehen in der Nachforschungs- und Reklamationsbearbeitung erhebliche Personal- und Sachkosten. Durch die Speicherung der Images auf optischen Platten und die damit verbundenen Zugriffsmoeglichkeiten koennten diese Kosten zukuenftig wesentlich gesenkt und die Serviceleistungen verbessert werden.

Geplant ist, dass der Ausdruck der Images auch am Kontoauszugsdrucker erfolgen kann. Die IBM wurde von der Stadtsparkasse gebeten, die technischen Voraussetzungen hierfuer zu schaffen. Daneben profitieren auch die Grosskunden vom Image- Processing: Die Sparkasse kann ihnen die Kontoauszuege auf Datentraeger oder ueber Datenfernleitung mit allen Anlagen zur Verfuegung stellen. Des weiteren plant man ein Image-Clearing mit Instituten, die ebenfalls mit einer Image-Belegverarbeitung ausgeruestet sind. Dabei koennte das von der Stadtsparkasse Koeln entwickelte Image- und OCR-Format als Grundlage fuer einen institutsuebergreifenden Standard dienen. Die Faehigkeiten dieser Image-Processing-Technologie will man in Zukunft noch intensiver nutzen: Da das Image-Processing bei der Stadtsparkasse als Plattform fuer ein institutsweites Archivierungssystem dient, koennten auch weitere Unterlagen, wie beispielsweise die Freistellungsauftraege fuer die Zinsabschlagsteuer bis hin zu Kreditakten, gespeichert werden.