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12.09.2003 - 

Content-Management-Systeme/Content-Integration für Mitarbeiterportale

Unternehmenswissen aktiv nutzen

Mit dem Ziel, Arbeitsprozesse zu vereinfachen, setzen derzeit viele Unternehmen auf die Implementierung eines Mitarbeiterportals. Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen müssen zusammengefasst und effektiv verteilt werden. Zwei Konzepte zur Content-Aggregation lassen sich zurzeit am Markt erkennen.Von Christan Weber*

Eine einheitliche Such- und Zugriffsoberfläche des Portals soll den Mitarbeitern die gezielte Recherche nach Informationen erleichtern. Entscheidend ist nicht die bloße Verfügbarkeit einer möglichst großen Menge an Inhalten, denn Qualität geht auch hier vor Quantität. Wichtig für den Erfolg einer Portallösung ist vielmehr, die benötigten Inhalte so aufzubereiten beziehungsweise zu präsentieren, dass sie möglichst unkompliziert, schnell und vor allem individuell auf den jeweiligen Nutzer zugeschnitten abgerufen werden können. Faktoren wie Format, Speicherort und Content-Management-System dürfen dabei für den Anwender natürlich keine Rolle spielen.

Portallösung allein genügt nicht

Die zentrale Herausforderung bei der Nutzung des Unternehmenswissens liegt also darin, Informationen aus den unterschiedlichsten Datenquellen im Unternehmen zusammenzufassen und effektiv zu verteilen, damit die Mitarbeiter interaktiv und personalisiert über eine einfach zu bedienende Browser-basierende Schnittstelle auf den benötigten Content zugreifen können.

Eine Portallösung allein kann dies nicht leisten, denn sie ist nicht mehr als eine sichtbare Zugriffsoberfläche. Im Hintergrund muss gleichzeitig eine integrierte Content-Infrastruktur existieren, wobei zwischen Web-Content-Management-(WCM-) und Enterprise-Content-Management-(ECM-)Lösungen deutlich zu unterscheiden ist.

WCM-Lösungen rücken das Verwalten und Präsentieren von Web-Inhalten (beispielsweise HTML, XML, GIF) in den Mittelpunkt. Sie werden vorrangig zum Management von Web-Präsenzen eingesetzt und eignen sich weniger für die Inhouse-Informationsbereitstellung, da sie nur einen kleinen Teil des in den Unternehmen vorhandenen Contents erfassen. ECM-Lösungen dagegen verfolgen einen globaleren, sowohl nach innen als auch nach außen gerichteten Ansatz, indem sie den Content-Begriff auf eine breitere Basis stellen. So ist Enterprise-Content-Management laut einer Definition der Meta Group eine Technologie, mit der digitale Inhalte und zwar völlig unabhängig von Art und Format während ihres gesamten Lebenszyklus effizient verwaltet werden. ECM-Lösungen schließen deshalb sowohl die Funktionalitäten von Dokumenten-Management- als auch die von Web-Content-Management (WCM-)Lösungen mit ein. Zudem integrieren sie Elemente aus den Bereichen Wissens-Management, Geschäftprozess-Management, Workflow und Collaboration. ECM-Lösungen organisieren dabei nicht nur strukturierten Content, wie beispielsweise formatierte Datensätze aus Datenbanken und Data Warehouses, sondern auch schwach und unstrukturiert vorliegende Inhalte wie etwa Textverarbeitungsdateien, Bilder und Videos, bei denen Inhalt, Layout und Metadaten nur unzulänglich getrennt sind.

Als technologisches "Herzstück" fungiert dabei ein zentrales Unternehmens-Repository. Dieses sammelt die Daten aus allen im System befindlichen Anwendungen und stellt es Content-fähigen Applikationen wie zum Beispiel Portalen zur Verfügung. Indem es Daten in Content umwandelt, übernimmt das Repository damit die Rolle eines Content Repository oder "Content Warehouse".

Dabei bildet es die Basis für die Verwaltung von Content, Referenzen auf Content und deren Metadaten für strukturierte und unstrukturierten Daten. Die Integration von unterschiedlichen Systemen geschieht durch die Nutzen von Adaptoren zu Datenbanken, File Systemen oder Anwendungen wie SAP, Lotus Notes und Mail. Repositories bieten Dienste für den Zugriff, das Versionieren und Konfigurieren von Content, sowie das Umsetzen des Content Lifecycles.

Zwei unterschiedliche Konzepte zur Content-Aggregation über Repositories lassen sich zurzeit am Markt erkennen: einerseits die Replikation aller Unternehmensdaten in ein zentrales Repository zur schnellen Verfügbarkeit von Content. Andererseits wird Registrierung und damit Referenzierung von Informationen für den aktuellen und zeitnahmen Zugriff angeboten. Beide Konzepte spielen bei der Content-Integration in Mitarbeiterportale eine wichtige Rolle und ermöglichen optional die Migration, Duplikation, Referenzierung und Generierung von Content.

Wissen aus dem Reporting extrahieren

Den wesentlichen Nutzen generiert ECM jedoch nicht durch das Management der Inhalte selbst, sondern durch Content-fähige Applikationen, die das gespeicherte Wissen aus dem Repository extrahieren und zielgerichtet im Unternehmen verteilen. Insbesondere mit Portallösungen geht ECM dabei eine sehr effektive Symbiose ein: Während erfolgreiche Portale eine unternehmensweite Content-Infrastruktur voraussetzen, benötigen ECM-Lösungen eine integrierte Benutzeroberfläche zur personalisierten Darstellung der gespeicherten Informationen. Dazu bietet die auf J2EE- oder .Net-Architektur basierende ECM-Infrastruktur Standardschnittstellen wie Web Services zum integrierten synchronen und asynchronen Datenzugriff.

Standardisierungsbemühungen wie JSR 170 sollen dabei die Unabhängigkeit der Portallösung von der darunter liegenden Repository-Technologie gewährleisten. Das "Content Repository for JavaTM technology API" (JSR 170) spezifiziert ein Standard-API für den Zugriff auf Content Repositories. Die endgültige Verabschiedung dieses Standards ist für den Oktober 2003 vorgesehen.

Einen besonderen Mehrwert bieten integrierte Portal- und ECM-Lösungen für den Fall, dass unternehmenskritische Daten geändert werden müssen.

Alle Content-Arten integrieren

Durch das effektive Management der Metadaten im Content Repository wird eine automatisierte Flexibilität gegenüber Änderungen erreicht. Aus diesem Grund müssen an der Portalimplementierung selbst keine Anpassungen mehr vorgenommen werden. Diese Kapselung verspricht den effektiven Zugriff auf den Content und reduziert die Kosten von Daten- oder Systemänderungen erheblich.

Die Implementierung einer integrierten Lösung aus ECM und Portal bietet Unternehmen die Chance, für Mitarbeiter einen transparenten und konsisten Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Informationen zu ermöglichen.

Insbesondere die Fähigkeit von ECM-Lösungen, alle Arten von Content zu integrieren und der Portallösung personalisiert zur Verfügung zu stellen, bringt schnell einen zählbaren Mehrwert mit sich. Dabei stellt der schnelle und selektive Zugriff auf relevante Informationen für die Mitarbeiter eine deutliche Hilfe bei der täglichen Arbeit dar. Es werden wiederum Geschäftsprozesse verbessert und beschleunigt, Entscheidungsprozesse im Unternehmen verkürzt und die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Eine Kombination aus ECM- und Portal-Technologie kann den Schritt von der rein passiven Verwaltung von Inhalten zur aktiven Unterstützung von Geschäftsprozessen durch Content vollziehen.

Breites Spektrum an Komponenten

Unternehmen aus unterschiedlichen Marktsegmenten haben die Potenziale dieses Geschäftsfelds erkannt und bieten bereits Portallösungen mit integriertem ECM-Angebot an. Es sind insbesondere die großen Infrastrukturanbieter wie BEA, Fujitsu, IBM oder Oracle, die mit umfangreichen Produktsuiten aufwarten und heute sicherlich zu den stärksten Wettbewerbern im ECM-Markt zählen. Die Produktsuiten dieser Unternehmen umfassen ein breites Spektrum an Komponenten und setzen in der Regel auf einen Applikation-Server auf. Eine Enterprise-Content-Management-Plattform zur Integration und Speicherung der Inhalte sowie eine Portal-Software zur Präsentation des Content sind Kernstücke der Produktfamilien.

Also ermöglichen diese Anbieter eine integrierte Enterprise-Komplettlösung "aus einer Hand". Doch auch Anbieter aus dem WCM-Umfeld drängen in diesen viel versprechenden Markt. Noch haben Hersteller wie Interwoven, Gauss oder Vignette eindeutig ihre Stärken in der Verwaltung und Darstellung von Web-Inhalten. Allerdings erweitern sie ihre Produktpaletten zunehmend mit Portalangeboten. Als dritte Gruppe sind schließlich noch die Unternehmen mit starkem Dokumenten-Management-Hintergrund wie Documentum oder File Net zu nennen, die noch die Verwaltung und Verteilung von unstrukturierten Daten in den Mittelpunkt ihrer Lösungen stellen.

Auf dem Portalemarkt zeichnet sich ab, dass rein passives Verwalten und Zur-Verfügung-Stellen von Content den Ansprüchen der Unternehmen nicht mehr genügt. Investitionen in die IT-Infrastruktur sind durch messbaren Return on Inverstment (RoI) beziehungsweise signifikante Produktivitätsgewinne zu rechtfertigen, weshalb vor allem die aktive Unterstützung von unternehmerischen Entscheidungs- und Geschäftsprozessen durch Content Integration gefragt ist. Eine integrierte Lösung aus ECM und Portal verspricht, die individuell benötigte Information aufgabenbezogen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen und dabei sowohl Konsistenz als auch Aktualität und Vollständigkeit des Content zu garantieren. Unter dem Schlagwort Real Time Enterprise (RTE) bieten sich für Softwareanbieter neue Chancen. (bi)

*Christan Weber ist Fachjournalist in München.

Angeklickt

- Zur schnellen Verfügbarkeit von Content bietet sich einerseits das Konzept der Replikation aller Unternehmensdaten in ein zentrales Repository an,

- andererseits wird auch Registrierung und damit Referenzierung von Informationen für den aktuellen und zeitnahen Zugriff angeboten.

- Beide Konzepte spielen bei der Content-Integration in Mitarbeiterportale eine wichtige Rolle;

- sie ermöglichen optional die Migration, Duplikation, Referenzierung und Generierung von Content.

Abb: Hauptrolle für das Repository

Das Repository spielt in Enterprise-Content-Management-Lösungen eine zentrale Rolle. Ohne diese "Zentrale" ist eine Integration der verschiedenen Datenquellen und die Aufbereitung des Contents zum Beispiel für ein Mitarbeiterportal kaum möglich. Quelle: Loxon