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13.01.1995

Veraenderungsstrategien greifen nicht mehr (Teil 1) Gegen die Geschwindigkeitsfalle hilft nur "planvolle Langsamkeit"

Die Innovationszyklen in der IT-Industrie sind so kurz geworden, dass Kunden kaum noch darauf reagieren koennen. Versuchen sie es dennoch, geraten sie in grosse Schwierigkeiten, weil die Folgen der Einfuehrung neuer Technik oft nicht systematisch untersucht werden. Der vierteilige Beitrag von Anton Kunz* schildert in der ersten Folge das Problem anhand eines Beispiels. Der Autor bricht eine Lanze fuer "planvolle Langsamkeit" bei der Umsetzung von Neuerungen in der Informationsverarbeitung.

Die Zyklen der Innovationsprozesse in der Informationsverarbeitung verkuerzen sich. Dagegen vergroessert sich der zeitliche und organisatorische Aufwand bei der Einfuehrung von Innovationen in betriebliche Ablaeufe (Implementation). Unter bestimmten Voraussetzungen dauert die innerbetriebliche Entscheidungs- und Umsetzungsphase laenger, als die naechste IT-Innovation auf sich warten laesst.

Neuerungen werden zu einem doppelt unguenstigen Zeitpunkt umgesetzt: Einerseits sind die eingefuehrten Innovationen bereits veraltet, ehe sie in Betrieb gehen. Zum anderen konzentriert sich das zustaendige IT-Personal so sehr auf die Implementationsaufgabe, dass es den Anschluss an neue Entwicklungen verpasst.

Die klassische Antwort auf dieses Dilemma heisst: schneller werden. So wie die Anbieter unter dem Schlagwort "Fast to market" ihre nur teilweise ausgereiften Produkte immer rascher in den Markt druecken, versuchen Anwender, moeglichst mit den neuesten Werkzeugen der Informationsverarbeitung zu arbeiten.

Modernitaet ja, aber nicht um jeden Preis

Je schneller neue Produkte auf den Markt kommen und je weniger sie unmittelbar die Probleme betrieblicher Prozesse loesen, desto dringender muss die Antwort auf diese Entwicklung lauten: planvoll langsam vorgehen! Das Projekt-Management muss anders laufen, Zwischenschritte sind auszulassen, ein bewusst gesteuerter relativer Stand der Technik ist zu halten, anstatt Modernitaet um jeden Preis zu realisieren.

Spielraeume entstehen, wenn die Einfuehrungsprozesse (Implementation) von den Innovationszyklen entkoppelt werden - Modernisierungsablaeufe lassen sich so wirkungsvoller gestalten, als weithin angenommen wird. Die Schaffung ausreichend langer, ruhiger Nutzungsphasen und das Auslassen bestimmter Innovationsschritte werden zu kritischen Erfolgsfaktoren der Modernisierung von Informationssystemen (IS). Gewollte und richtig geplante Langsamkeit wird zum Werkzeug fuer die Steuerung immer komplexer werdender Veraenderungen.

Ein Paradigmenwechsel in der Vorgehensweise ist dringend geboten, nicht nur wegen des genannten Geschwindigkeitsproblems. Ein zweiter wesentlicher Faktor liegt in der veraenderten strategischen Bedeutung der Informationssysteme fuer den Unternehmenserfolg. Drittens ist die Belastung ganzer Organisationseinheiten durch das staendige Umlernen und das Fehlen ruhiger und effektiver Nutzungsphasen kaum noch tragbar. Und schliesslich sind auch die Kosten ein Argument: Schnelle Implementationsabfolgen verursachen Aufwaende, die durch die Vorteile der Neuerungen nicht mehr aufzuwiegen sind.

Die genannten Probleme treten heute nicht immer in voller Auspraegung auf, weil durch fehlende Sach- und Personalressourcen der Modernisierungsprozess ungewollt verzoegert wird. Gerade in dieser unbeabsichtigten Verschleppung liegen aber erhebliche Risiken. Demgegenueber bietet eine bewusste Bearbeitung der Modernisierungsablaeufe viele Chancen. Sowohl theoretische als auch empirische Arbeit ist erforderlich, um auf diese Geschwindigkeitsfalle angemessen reagieren zu koennen. Noch fehlen weitgehend die Methoden und Werkzeuge fuer ein planvoll langsames Vorgehen bei der Modernisierung der Informationsverarbeitung.

Anhand des folgenden komplexen Fallbeispiels wird deutlich, dass die genannten Probleme vor allem in Grossunternehmen tatsaechlich anzutreffen sind. Es geht um das Versions-Management bei einem Grossfilialisten.

Geschwindigkeitsbeeinflussung ist am ehesten moeglich und noetig, wo vorhandene Informationssysteme aufgrund aeusserer oder innerer Zwaenge in Teilkomponenten veraendert werden sollen. Der haeufigste Fall ist dabei das Release-Management der eingekauften Standardsoftware, das oft mit echten oder vermeintlichen aeusseren Zwaengen zur Modernisierung verbunden ist. Dabei ist vielfach nicht auf Anhieb absehbar, welche Folgewirkungen der Versionswechsel einer einzigen Komponente eines Informationssystems haben kann - manchmal werden ganze Kettenreaktionen ausgeloest.

Nehmen wir als Beispiel die zunaechst einfach erscheinende Migration von einer Version einer Textverarbeitung zur naechsten. Die neue Variante wird vom Hersteller seit November 1993 standardmaessig angeboten. Ein flaechendeckender Wechsel beziehungsweise ein Einsatz bei Neuinstallationen liegt zunaechst auf der Hand: Die Anwender erhalten eine Vielzahl von neuen Funktionen, auf die sie lange gewartet haben.

Das Upgrade soll in einer Organisation stattfinden, die in einer Vielzahl von Aussenstellen hohe Mengen an Daten kombiniert mit Texten verarbeitet und mit Abteilungsrechnern von Digital Equipment ausgestattet ist. Zur Abloesung der Terminals setzt sie zunehmend PC-Systeme ein. Sowohl auf den Micro-VAX- als auch auf den PC-Systemen kommt gegenwaertig das Textverarbeitungssystem Wordperfect (WP), Version 5.1 fuer VMS und DOS sowie 5.2 fuer Windows, zum Einsatz.

Das Buerokommunikationssystem heisst All-in-1, die Datenbank stammt von Oracle. In der Summe geht es um 200 Aussenstellen, 250 Micro- VAX-Abteilungsrechner mit je eigenem LAN, zirka 600 PC- Arbeitsplaetze und rund 1200 Terminal-Arbeitsplaetze. Betroffen sind etwa 2000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die unmittelbar mit den DV-Systemen arbeiten.

Wordperfect 6.0: Eine Entscheidung mit Folgen

Die neue Version WP 6.0 fuer Windows stellt lange gewuenschte Features zur Verfuegung. Insbesondere die Integration der Grafikfunktionalitaet in die Textverarbeitung bietet die Chance, das Vorgaengerprodukt Drawperfect abzuloesen. Auch muessten das Grafikprodukt WP-Presentations nicht flaechendeckend eingefuehrt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf nicht geschult werden. Dafuer spricht insbesondere die Tatsache, dass Grafiken in den meisten Arbeitsablaeufen ohnehin eingebettet in Text benoetigt werden und die neue WP-Version diese Aufgabe gut loest.

Die Dateiformate der gegenwaertig im Einsatz befindlichen Versionen der Textverarbeitung - WP 5.1 VAX, WP 5.1 DOS und WP 5.2 Windows - sind binaerkompatibel. Das Dateiformat der Version 6.0 ist inkompatibel und erfordert entweder einen gleichzeitigen Umstieg sowohl auf der VAX als auch auf den PC-Systemen oder eine einwandfreie Konvertierung. Diese ist erforderlich, sofern PC- Daten auf der VAX weiterbearbeitet oder von dort versandt werden sollen.

Aufgrund absehbarer Probleme mit der Konvertierung verspricht letztlich nur das Mehrplattformen-Upgrade von Wordperfect eine Loesung. Im Sommer 1994 liegen die erforderlichen Versionen noch nicht vor. Wordperfect fuer Windows und DOS gibt es seit kurzer Zeit in brauchbarer Form (WP-WIN seit Sommer 1994, aber immer noch ohne OLE-2.0-Unterstuetzung, die erste Version vom Oktober 1993 war fuer den Flaecheneinsatz voellig unbrauchbar). Eine Version 6.x fuer VMS ist vor 1995 nicht zu erwarten.

Aufgrund der Tatsache, dass fuer die VAX-Ausfuehrung 5.1 keine brauchbaren Druckertreiber von den Lieferanten Digital, Kyocera und Wordperfect zur Verfuegung gestellt werden konnten, sind diese Treiber durch umfangreiche Eigeninvestitionen erzeugt beziehungsweise ueberarbeitet worden. Diese Arbeiten muessten vermutlich zu einem erheblichen Anteil fuer die Version 6 wiederholt werden; zumindest kann nicht generell von einer Verbesserung der gelieferten Qualitaet in diesem Nischenmarkt ausgegangen werden.

Die Auslieferung an alle Aussenstellen stellt neben den notwendigen Anpassungsmassnahmen einen enormen Arbeitsaufwand dar. Das Update der gesamten Buerokommunikationswelt mit WP 6 muss bereits ungeprueft mit einem Aufwand von einigen hundert Personentagen angesetzt werden, zumal die Integration von WP als Editor von All-in-1 Aenderungen an einer Vielzahl von Schnittstellen erforderlich macht: Editor der elektronischen Post, Mischfunktion etc. Zusaetzlich ist aufgrund der Performance der neuen Version auf PC- Systemen davon auszugehen, dass erheblich hoehere Ressourcen auch auf der VAX erforderlich sein werden, um WP als Standard-Editor zu betreiben.

Die installierte Basis von zirka 150 VAX-Systemen, Modell 3100/20, mit einer Leistung von zirka zwei bis drei Specmark, wird voraussichtlich kaum geeignet sein, um die neue Version befriedigend zu betreiben. Die Abloesung der letzten Rechner dieser Klasse ist aber erst fuer 1997 im Rahmen der mittelfristigen Planungen vorgesehen. Die gegenwaertig noch ausreichend dimensionierten Systeme der Klasse 3100/80 werden moeglicherweise mit der zukuenftigen Oracle-basierten Datenbankanwendung und WP 6.x zumindest in groesseren Aussenstellen ebenfalls in eine Engpasssituation kommen.

Bereits bisher war das Zusammenspiel zwischen All-in-1- und PC- Ablage eine grosse Schwaeche. Dies liegt unter anderem daran, dass aufgrund von Ressourcenproblemen ein Update von All-in-1 von der Version 2.4 zu der Version 3.0 unterblieben ist. Dazu wuerde nun noch die Inkompatibilitaet der Textverarbeitung kommen. Somit steht die Moeglichkeit in Frage, mit WP 6.x inklusive der Grafikfunktionen auf PC-Systemen erstellte Texte per elektronische Post bundesweit zu kommunizieren - und damit eines der Kernstuecke des gesamten Buerokommunikationssystems.

Damit nicht genug: Innerhalb der Versionsabfolge der Datenbank Oracle und ihres Umfelds stellt sich die Situation ebenfalls nicht unkompliziert dar. Gegenwaertig wird die Version 6.x der Datenbank und die Version 3.x der 4GL Forms eingesetzt. Dies bedeutet, der Wechsel zum Stand der Technik mit Oracle 7.x steht in absehbarer Zeit an. Ebenso muss der Uebergang von der Host-orientierten Maskenverarbeitung von Forms 3.x zu der Client-Server-basierten Arbeitsweise von Forms 4.x (unter Windows) als Teil der Gesamtstrategie, die eine einheitliche Benutzeroberflaeche vorsieht, in den naechsten Jahren vollzogen werden.

SQL-Net 1.4 braucht Windows-Standardmodus

Der Zugriff von PC-Anwendungen auf die Datenbank erfolgt seit zirka zwei Jahren ueber das Oracle-Produkt SQL-Net in der Version 1.4. Diese ist aber nur lauffaehig, wenn Windows im Standardmodus betrieben wird. Das bedeutet einerseits, dass die Leistungsmoeglichkeiten von Windows auf den ohnehin schwach ausgestatteten PC-Systemen nicht optimal genutzt werden, andererseits, dass die Arbeit mit DOS-Boxen nicht moeglich ist.

WP 6.0 setzt definitiv voraus, dass Windows im erweiterten Modus betrieben wird. Geloest wird das Problem von der neuen Version von SQL-Net 2.0, die allerdings ihrerseits Oracle in der Version 7 voraussetzt. Dies bedeutet, selbst eine Laborsituation mit der neuen Textverarbeitung und einem funktionierenden Datenbankzugriff kann erst dann aufgebaut werden, wenn das Hauptprodukt der Eigenentwicklung (Verwaltungs- und Leistungskartei) auf Version 7 von Oracle umgestellt ist.

Der Portierungsaufwand ist nicht genau bekannt, eine Migrationsstrategie bei Nichtausnutzung der neuen Moeglichkeiten von Oracle 7 scheint jedoch relativ leicht umsetzbar zu sein.

Aufgrund der Komplexitaet des Mehrplattformbetriebs der Textverarbeitung (DOS, Windows und VMS) und der Absicht, ein einheitliches Office-System unter Windows zu schaffen, wird generell nach Alternativen gesucht, die WP unter VMS ueberfluessig machen. Andererseits muss All-in-1 noch fuer einige Jahre zumindest im Hintergrund verfuegbar sein, da es sowohl im Umfeld des bisherigen Verwaltungssystems wie auch bei Teilen der neuen datenbankgestuetzten Loesung und einer Vielzahl von Eigenprogrammierungen als Werkzeug dient.

Die geschilderte Situation ist von einer Komplexitaet, die eine Folgenabschaetzung selbst kleiner Modernisierungsschritte nicht ohne weiteres moeglich macht. Dennoch ist das Dargestellte nur ein Ausschnitt aus dem Gesamtsystem; Netzwerk, Tabellenkalkulation und eine Vielzahl anderer Details bleiben unberuecksichtigt, damit das Fallbeispiel noch einigermassen nachvollziehbar ist. (wird fortgesetzt)

* Anton Kunz aus Alzenau ist zustaendig fuer Projektplanung und - steuerung beim Vorstand der IG Metall.

Von der Theorie zur Implementierungspraxis

Die Gruende fuer eine inadaequate Implementierung von Neuerungen liegen zu einem guten Teil in Fehlern des Projekt-Managements begruendet. Ueberlegungen hierzu finden sich im naechsten Teil dieses Beitrags. Der Autor wird ausserdem die veraenderte strategische Bedeutung von Informationssystemen erlaeutern und neueste Management-Theorien zu diesem Thema eroertern. Im vierten und letzten Teil sollen schliesslich konkrete Vorschlaege fuer ein methodisches Vorgehen zur Geschwindigkeitssteuerung von Implementationsprozessen gemacht werden.