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19.06.2006

Vergleich: Duell der E-Mail-Archive

Christoph Lange
Im COMPUTERWOCHE-Test treten die führenden Produkte von Symantec und EMC gegeneinander an.

Es gibt eine Reihe guter Gründe für E-Mail-Archivierungslösungen. Schätzungen zufolge sind 70 bis 80 Prozent aller E-Mails Altdaten. Eine Archivierung dieser Nachrichten entlastet den E-Mail-Server deutlich, da die innerhalb des Mail-Systems zu verwaltende Datenmenge stark schrumpft. Hinzu kommt, dass Archivierungslösungen in der Regel eine Single-Instance-Speicherung und eine Komprimierung unterstützen, was den benötigten Speicherplatz zusätzlich reduziert.

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www.computerwoche.de/

576672: E-Mail-Archivierung;

568793: E-Mails löschen ist riskant;

576882: Tools für Exchange;

576332: CI auch bei E-Mails;

576631: ILM.

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Enterprise Vault

Hersteller: Symantec, www.symantec.de;

Produkt: Enterprise Vault 6.0;

Preis: 100 User etwa 9000 Euro, 1000 User zirka 45 000 Euro (Listenpreise netto).

Vorteile

- Umfassende Funktionalität zur automatischen E-Mail-Archivierung anhand von durch den Anwender flexibel anpassbarer Regeln;

- Single Instancing und Support für PST-Migration reduzieren den Speicherbedarf und entlasten die Mail-Server;

- schnelle Suchfunktion durch Volltext-Indexierung aller archivierten Daten;

- Browser-Zugriff auf die im Nachrichtenarchiv abgelegten E-Mails und der dazugehörigen Attachments;

- Unterstützung für Microsofts "Office Sharepoint Server".

Nachteile

- Bislang bietet das Produkt für die Messaging-Lösung Lotus Notes/Domino von IBM lediglich eine Journal-Archivierung.

So wurde getestet

Um die E-Mail-Archivierungslösungen von EMC und Symantec zu testen, wurden zwei identische Testumgebungen aufgebaut. Jedes der beiden Testnetze bestand aus zwei Windows-2003-Servern sowie einem Windows-XP- und einem Windows-2000-Professional-Client. Der erste Server diente als Active-Directory-Domänencontroller und stellte gleichzeitig den Exchange Server 2003 zur Verfügung. Das zweite Windows-2003-System beherbergte die Archivierungssoftware zusammen mit einem SQL Server 2000. Auf den beiden PCs wurde neben Microsoft Outlook 2003 die Client-Software des jeweiligen Archiv-Tools installiert.

Fazit

Die Konfiguration der beiden Lösungen ist anspruchsvoll. Wenn das System dann mal läuft und die gewünschten Regeln eingerichtet wurden, zahlen sich die Mühen aber aus.

Die E-Mail-Server müssen deutlich weniger Datenmengen bewältigen, während die Benutzer meist gar nicht mitbekommen, dass ihre älteren E-Mails woanders gespeichert sind.

Welches der beiden Tools für ein Unternehmen die bessere Wahl ist, hängt neben persönlichen Präferenzen vor allem davon ab, welche Plattformen archiviert werden sollen. In reinen Windows-Umgebungen, in denen neben dem Exchange-System auch File-Server und Microsoft Sharepoint Server entlastet werden sollen, bietet Enterprise Vault die breiteste Unterstützung. Wenn es ausschließlich um die Archivierung von Exchange-Servern geht, fällt die Entscheidung schwer, da beide Tools einen vergleichbaren Funktionsumfang bieten.

Für Unternehmen, die auch Lotus-Notes/Domino-Mails archivieren möchten, ist - zumindest derzeit - EmailXtender das leistungsfähigere Produkt.

Bewertung im Einzelnen

Hersteller Produkt Installation und Funktionsumfang Bedienung Gesamtnote Konfiguration

EMC EmailXtender 6,5 8 7 7,3

Symantec Enterprise Vault 6 8,5 7,5 7,5

30 Prozent 40 Prozent 30 Prozent

Bewertung: unter 4,9 nicht akzeptabel; 5,0 bis 5,9 dürftig; 6,0 bis 6,9 befriedigend; 7,0 bis 7,9 gut; 8,0 bis 8,6 sehr gut; 8,7 bis 10 excellent

EmailXtender

Hersteller: EMC, www.emc2.de;

Produkt: EmailXtender 4.7;

Preis: 100 User rund 6300 Euro, 1000 User etwa 60000 Euro (Listenpreise netto).

Vorteile

- Umfangreiche Funktionen für eine regelbasierende automatische Archivierung des E-Mail-Verkehrs;

- Single Instancing und Support für PST-Migration entlasten Mail-Server und Speichersysteme;

- dank Volltext-Indexierung schnelle Suche im Archiv möglich;

- Zugriff auf archivierte E-Mails auch per Browser machbar;

- vollständige Unterstützung für Lotus Notes/Domino.

Nachteile

- Gewöhnungsbedürftig, dass zwei Management-Tools für die Verwaltung erforderlich sind;

Mit Lösungen wie den von computerwoche getesteten Tools "EMC EmailXtender" und "Symantec Enterprise Vault" lässt sich der von E-Mail-Systemen benötigte Speicherplatz zum Teil um mehr als 50 Prozent verringern. Dies verschafft auch wieder Luft für das nächtliche Backup der Mail-Server. Gleichzeitig profitieren die Anwender davon, dass die von vielen Unternehmen eingeführten Größenbeschränkungen für Postfächer und E-Mails nicht mehr erforderlich sind.

PST-Files im Griff

Die beiden getesteten Tools unterstützen eine Migration der PST-Files (PST = Personal Store) von Outlook. Damit lassen sich alle Benutzerpostfächer ins Archiv verschieben und die zugehörigen PST-Dateien vollständig auflösen. Diese Funktion verkürzt die Migration älterer Exchange-Versionen auf Exchange 2003 deutlich, weil der Umfang des Exchange-Speichers durch die PST-Archivierung mehr als halbiert wird.

Auf die archivierten E-Mails und Dateianhänge haben die Benutzer weiterhin direkten Zugriff über Shortcuts. Die Daten lassen sich bei Bedarf wiederherstellen. Mobile Anwender können archivierte Nachrichten lokal vorhalten, um auch unterwegs Zugriff auf das Archiv zu haben.

Compliance-Modus

Um die verschiedenen gesetzlichen Regelungen zur E-Mail-Archivierung einhalten zu können, verfügen beide Lösungen über einen Compliance-Modus. Wird er aktiviert, kopiert das Archivsystem automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails und archiviert sie so, dass sie nachträglich nicht mehr manipuliert werden können. In Deutschland setzen Unternehmen diese Funktion wegen der derzeitigen Rechtslage eher selten ein. Der Grund: Der Schutz des Postgeheimnisses erlaubt es nicht, pauschal sämtliche E-Mails von allen Mitarbeitern systematisch zu duplizieren und zentral zu speichern.

Deshalb entscheiden sich die meisten Firmen für eine zeitgesteuerte Methode, bei der die E-Mails zum Beispiel nach 30, 60 oder 90 Tagen automatisch archiviert werden. Die regelbasierende Verwaltung sorgt auch dafür, dass nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist E-Mails und Anhänge automatisch aus dem Archiv gelöscht oder in ein Langzeitarchiv überführt werden.

Damit sich E-Mails und Dateien schnell wiederfinden lassen, unterstützen beide Tools eine leistungsfähige Volltext-Indexierung von Nachrichten und Anhängen. Das elektronische Archiv dient somit auch als Wissensspeicher für geschäftsrelevante und persönliche Daten.

Wie gut sich die im Archiv gespeicherten Informationen nutzen lassen, hängt davon ab, wie sie erfasst, klassifiziert und indexiert wurden. Insbesondere der Kategorisierung in geschäftlichen und privaten E-Mails kommt eine wichtige Rolle zu.

Unternehmen archivieren E-Mails, um Speicherplatz zu sparen sowie um Daten von teuren primären Speichersystemen auf kostengünstigere sekundäre oder tertiäre Medien zu verschieben. Die Größe eines Unternehmens spielt bei der Entscheidung nur eine untergeordnete Rolle. So kann es auch für kleinere Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sinnvoll sein, eine derartige Lösung einzusetzen, zum Beispiel für Rechtsanwaltskanzleien, die bestimmte gesetzliche Bestimmungen einhalten müssen. Weltweit sind E-Mail-Archivsysteme bereits bei mehreren tausend Unternehmen im Einsatz, wobei die größten Kunden von EMC und Symantec damit E-Mails von mehr als 100 000 Benutzern verwalten.

Optimierungspotenzial besteht noch beim Klassifizieren der Daten. Viele Firmen verwenden bislang für alle Mitarbeiter dieselben Archivierungsregeln und nutzen daher noch nicht alle Vorteile dieser Produkte. Mit den getesteten Tools ist es zum Beispiel ohne größeren Aufwand möglich, geschäftsrelevante E-Mails anhand von Adressen und Textmustern herauszufiltern und gemäß den Compliance-Regeln zu archivieren.

Symantec Enterprise Vault 6.0

Die E-Mail-Archivierungslösung Enterprise Vault (EV) wurde ursprünglich von KVS entwickelt. Veritas übernahm den Hersteller und wurde dann mit ihm zusammen im Juli 2005 von Symantec gekauft. Den größten Funktionsumfang bietet EV bei der Verwaltung von Microsoft-Exchange-Servern und Outlook-Clients. Für Lotus-Umgebungen wird derzeit nur eine Journalarchivierung am Domino-Server unterstützt: Der EV-Archiv-Server erstellt automatisch eine Kopie aller durch das Mail-System laufenden Nachrichten. Die Datenbankarchivierung für Lotus-Notes/Domino-Mailboxen soll im nächsten Release 7.0 enthalten sein. Eine Archivierung von Mail-Systemen, die auf SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) basieren, ist ebenfalls möglich.

Enterprise Vault ist darüber hinaus auch in der Lage, Windows-File-Systeme auf Volume- oder Verzeichnisbasis zu archivieren. Des Weiteren unterstützt die Lösung eine Archivierung von Microsofts "Office Sharepoint Server". Auch Cluster-Konfigurationen sind möglich. Unter dem Namen "Enterprise Vault Business Accelerators" bietet Symantec Spezialeditionen der Archivierungslösung an. Der "Discovery Accelerator" eignet sich für Beweisaufnahmen, bei denen ein komplettes Archiv durchsucht werden muss, um bestimmte Sachverhalte offen zu legen.

Installation gut vorbereiten

Für den computerwoche-Test wurde Enterprise Vault 6.0 SP2 auf einem Windows-2003-Server installiert. Bevor das eigentliche Setup gestartet wird, muss der Administrator zunächst die Liste mit den Installationsvoraussetzungen abarbeiten. Im Netzwerk ist ein Windows-Domänen-Controller mit Active Directory erforderlich. Enterprise Vault arbeitet mit Exchange-Servern der Versionen 5.5, 2000 und 2003 zusammen. Im Test kam Exchange 2003 zum Einsatz. Da der EV-Server eine Datenbank vom Typ "SQL Server 2000" oder "2005" voraussetzt, wurde bei der Installation ein SQL Server 2000 mit SP4 aufgespielt. Zudem verlangt der EV-Server den Server-Manager für Exchange sowie den Outlook-2003-Client, weil zum Öffnen von E-Mails bestimmte DLLs dieser Outlook-Version erforderlich sind.

Auch der Internet Information Server findet sich auf der Liste, weil der Zugriff auf das EV-Archiv immer über Web-Seiten erfolgt. Enterprise Vault speichert die archivierten E-Mails und Anhänge im HTML-Format. Dadurch sind sie unabhängig von der Mail-Server-Version und auch in Zukunft jederzeit einsehbar. Gegenüber Exchange verhält sich Enterprise Vault versionsneutral: Alle gespeicherten Mails und Anhänge lassen sich sowohl mit Exchange 5.5 als auch mit 2000 und 2003 lesen. Wenn mehrere EV-Systeme eingesetzt werden sollen, muss für die interne Kommunikation auf jedem Server Microsoft Message Queuing (MSMQ) eingerichtet werden.

Setup und Server-Konfiguration

Nach Abschluss der Vorarbeiten wurde zunächst mit dem neuen EV-Tool "Deployment-Scanner" überprüft, ob alle benötigten Komponenten vorhanden sind. Dann wurde das Setup gestartet, das neben den Enterprise Vault Services die Verwaltungskonsole inklusive PST-Migrator sowie den "File Placeholder Service" für die File-System-Archivierung und die SMTP-Komponenten einrichtet. Dies dauerte nur wenige Minuten. Anschließend wurde das EV-Konfigurations-Tool gestartet, das den Administrator durch die weiteren Schritte leitet. Es legt einen Service-Account mit den erforderlichen Rechten an und stellt die Verbindung zum SQL-Server her. Der Systemverwalter wählt den Speicherort für den "Vault Store" und legt den Namen für die "Vault Site" fest. Falls ein Sharepoint Server vorhanden ist, wird dieser ebenfalls konfiguriert.

Die Einrichtung des EV-Servers ist damit aber noch nicht abgeschlossen, denn der Anwender muss auf dem Exchange-Server unter den öffentlichen Ordnern einen neuen Folder für die EV-Forms anlegen und diesen anschließend über den Outlook-Client des Evault-Servers installieren. Die weiteren Schritte erfolgen über die Verwaltungskonsole von Enterprise Vault, bei der es sich um ein MMC-Snap-in (MMC = Microsoft Management Console) handelt. Dabei stellt der Systemverwalter die Verbindung zur Exchange-Organisation sowie den gewünschten OUs (Organizational Units) her und aktiviert alle Mailboxen, die archiviert werden sollen. Ferner legt er einen oder mehrere Vault Stores an und richtet in jedem Store mindestens eine Partition ein. Hierbei ist zu beachten, dass das Single-Instancing nicht übergreifend wirksam ist, sondern nur innerhalb eines Vault-Stores funktioniert.

Archivierungsregeln einrichten

Nach der Grundkonfiguration legt der Anwender Regeln für die Archivierung fest. Der EV-Server verwendet die Journaling-Funktion des Mail-Servers, um E-Mails zu archivieren. Wird der Compliance-Modus aktiviert, erstellt Enterprise Vault von jeder ein- und ausgehenden E-Mail im Archiv eine Kopie. Die Berechtigungen der Exchange-Mailboxen und -Ordner bleiben immer erhalten. Sie werden fortlaufend mit dem Exchange-Server synchronisiert. Mobile Anwender können den Offline-Vault von Enterprise Vault nutzen, um auch unterwegs Zugriff auf die archivierten E-Mails zu haben. Diese werden lokal in einem Cache gespeichert und mit dem EV-Server regelmäßig abgeglichen.

Archivierungsregeln verwaltet der Nutzer über die EV-Konsole. Regeln können bestimmen, ab welchem Alter E-Mails ins Archiv wandern beziehungsweise archivierte Nachrichten gelöscht oder auf andere Medien verschoben werden. Die HSM-Funktionen (HSM = Hierarchical Storage Management) für eine automatische Langzeitarchivierung sind in Enterprise Vault integriert, lassen sich bislang aber nur in Verbindung mit "Symantec Netbackup" nutzen.

Quotenregelung im Archiv

Die Archivierung kann auch anhand von Mailbox-Quoten gesteuert werden und zum Beispiel automatisch die ältesten E-Mails verschieben, sobald der freie Speicherplatz unter zehn Prozent sinkt. Eine weitere Möglichkeit wäre, nur E-Mails mit Attachments zu archivieren beziehungsweise nicht die gesamte Nachricht, sondern nur deren Dateianhänge abzulegen. Regeln lassen sich kombinieren, so dass die Software zum Beispiel E-Mails archiviert, die älter als vier Wochen und größer als 10 MB sind.

Ferner bestimmt der Administrator, ob das Symantec-Produkt im E-Mail-Client des Anwenders automatisch Shortcuts zu den archivierten Mails hinterlegt. Im Verweis auf das archivierte Dokument ist entweder nur der Header oder ein Teil der Nachricht zu sehen. Auf Wunsch löscht das System auf dem Mail-Server die Original-Mails nach der Archivierung. Dabei lässt sich vorgeben, dass sie erst gelöscht werden, nachdem das nächste Backup des EV-Archivs stattgefunden hat.

Die EV-Funktion "Collections" fasst viele kleine E-Mail-Dateien zu deutlich größeren Container-Files zusammen und verbessert so die Speichernutzung. Die Datensicherung geht dadurch deutlich schneller vonstatten.

Für die Qualität der Suchfunktionen ist entscheidend, welche der drei Indexierungsstufen der Administrator wählt. Die niedrigste Stufe indexiert nur die Header, während die höchste Stufe neben allen Texten in Header, Nachrichten und Attachments auch die Verknüpfungen verarbeitet.

Die Archivierungsrichtlinien gelten entweder für ganze Domänen, für einzelne Sites, für bestimmte Organisationseinheiten oder für bestimmte Benutzer. Mit einem speziellen EV-Scripting-Tool lassen sich unterschiedliche Einstellungen sogar innerhalb der Mailboxen bis hinunter auf die Ordnerebene vornehmen. Der Zugriff der Benutzer auf die von Enterprise Vault archivierten E-Mails ist auf verschiedenen Wegen möglich. Symantec liefert standardmäßig einen Client-Agenten mit. Mobile Anwender können darüber hinaus auch mit Outlook Web Access (OWA) oder mit Hilfe eines speziellen Web-Access-Tools per Browser auf das EV-Archiv zugreifen. Zudem ist der Zugriff über den Web-basierenden Archive-Explorer von Enterprise Vault möglich, der die archivierten E-Mails in einer Baumstruktur anzeigt. Für Sharepoint-Archive bietet Symantec einen eigenen Client an. Der Administrator kann in Enterprise Vault konfigurieren, welche Schaltflächen die EV-Clients zu sehen bekommen und welche Funktionen sie ausführen dürfen.

Report-Modus

Nachdem auf dem EV-Server die Basisregeln konfiguriert und die EV-Clients installiert worden waren, wurde eine erste Archivierung aller Mailboxen gestartet. Der Administrator kann hierfür zunächst einen Report-Modus wählen, um zu sehen, welche Ergebnisse die geplante Archivierung bringt. Im Test wurde sofort archiviert, und der EV-Server legte die E-Mails von allen Mailboxen im Archiv ab, die den definierten Kriterien entsprachen.

Die Test-Clients konnten anschließend auf den verschiedenen Wegen auf ihre archivierten E-Mails zugreifen. Für die Anwender ist Enterprise Vault transparent: Archivierte E-Mails lassen sich genauso öffnen wie bisher, jedoch bedient ihn nicht der Exchange-Server, sondern der Evault-Server. Ob eine E-Mail bereits archiviert wurde, erkennt der Anwender am zugehörigen Outlook-Symbol. Über eine "Restore"-Schaltfläche kann der Benutzer bereits archivierte E-Mails auf dem Exchange-Server wiederherstellen. Zudem lässt sich elektronische Post auch manuell archivieren, und zwar einzelne Nachrichten oder komplette Outlook-Ordner.

Mail-Recherche via Outlook

Um nach Informationen im EV-Archiv zu suchen, stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Die in Outlook integrierte Suchfunktion ruft entweder das EV-Web-Tool auf oder fragt mit der erweiterten Suche das EV-Archiv ab. Auch der bereits erwähnte Archiv-Explorer verfügt über eine Suchfunktion. Während der Tests wurden mit diesem Tool mehrere E-Mails erfolgreich im Outlook-Postfach des jeweiligen Benutzers wiederhergestellt. Bereits archivierte Daten kann der Administrator in Teilen oder komplett aus dem EV-Archiv exportieren, und zwar entweder an die ursprüngliche Stelle, in ein PST-File oder in eine andere Mailbox.

Für die Migration von PST-Dateien stellt Enterprise Vault mehrere Tools bereit. Der "PST Locator" spürt die im Netzwerk vorhandenen PST-Files auf. Mit dem "PST Collector" lassen sich diese einsammeln und an eine "PST Migration Task" übergeben, welche dann die PST-Dateien ins EV-Archiv verschiebt. Im Test wurden die PST-Dateien der beiden Client-Rechner auf diese Weise erfolgreich in das EV-Archiv migriert.

EMC EmailXtender 4.7

Die Historie der E-Mail-Archivierungslösung EmailXtender ist ähnlich ereignisreich wie die des Symantec-Produkts: Entwickelt hat das Tool die Firma OTG, die von Legato aufgekauft wurde. Letztere ist mittlerweile eine Tochter von EMC.

Die Funktionen von EmailXtender lassen sich sowohl mit Microsoft Exchange (5.5, 2000 und 2003) als auch mit Lotus Notes/Domino in vollem Umfang nutzen. Der Betrieb mit "Sendmail" ist ebenfalls möglich. Das Tool verwendet ebenfalls die Journaling-Funktionen des Mail-Servers, um alle ein- und ausgehenden E-Mails zu archivieren. Für hochverfügbare Konfigurationen unterstützt EmailXtender den "Microsoft Cluster Server 2003" im Active/Passive-Modus sowie "Replistor" von EMC.

Die Archivierungslösung ist als "EmailXtender Archive Edition" auch in einer abgespeckten Version erhältlich, bei der unter anderem der Compliance-Modus fehlt und die Suchfunktionen dem Administrator vorbehalten bleiben. Das neue Produkt "EMC Archive Services for Email" gestattet es, zur Archivierung das Repository des ebenfalls zu EMC gehörenden Content-Management-Spezialisten Documentum zu verwenden.

Die Liste der Installationsvoraussetzungen ist beim EmailXtender (EX) etwas kürzer als bei Enterprise Vault, umfasst aber immer noch etliche Punkte. Auch hier zählen der Internet Information Server und der SQL Server zur Grundausstattung. Die SQL-Datenbank prüft bereits beim Erfassen jeder E-Mail, dass immer nur ein einziges Exemplar im EmailXtender-Archiv gespeichert wird. Dieses Single-Instancing-Verfahren beruht auf der von EMC patentierten "Duplicate Detection Technology".

Outlook-Client fürs Archiv

Die Verbindung zum Exchange-Server stellt der EX-Server über eine Connector-Mailbox her. Deshalb benötigt auch der Archiv-Server einen Outlook-Client. Zudem muss vor dem Setup von EmailXtender ein Lizenz-Server installiert und mit einer gültigen Lizenz versehen werden. Für den Compliance-Modus ist auf dem Exchange Server das Journaling zu aktivieren. Als Zielsystem gibt der Anwender die EX-Mailbox an. Dort landen dann die Duplikate der versendeten und empfangenen E-Mails.

Das Setup des EmailXtender-Server war nach wenigen Minuten abgeschlossen. Es richtete die zwei Hauptkomponenten der Archivierungslösung ein, den "EX Administrator" für die Grundeinstellungen und "EmailXtract for Exchange" als zentrales Archivierungswerkzeug. Mit diesem Tool verschiebt der Systemverwalter die Daten vom Mail-Server in das EX-Archiv und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Benutzer anstelle ihrer E-Mails einen Platzhalter sehen, über den sie wie gewohnt auf ihre Nachrichten zugreifen können. Diese Aufgaben lassen sich sowohl manuell als auch zeitgesteuert ausführen. Das Tool eignet sich auch zum Löschen.

EmailXtract verfügt wie der Konkurrent über ein Analysewerkzeug, das die Exchange-Server in einem Netzwerk scannt und dabei Art, Größe und Alter der E-Mails ermittelt sowie tabellarisch zusammenfasst. Mit diesen Informationen lässt sich ungefähr abschätzen, wie groß die Speicherplatzeinsparungen voraussichtlich ausfallen dürften, wenn EmailXtender eingesetzt wird. Im Test zeigte das Tool detailliert auf, welche E-Mails und Attachments in den verschiedenen Mailboxen auf dem Exchange-Server gespeichert waren.

Migration lokaler PSTs

Das EMC-Produkt bietet ebenfalls spezielle Werkzeuge für die Archivierung von PST-Dateien. Mit dem "PST Auto Crawler" lassen sich PST-Files unter Einhaltung der Single-Instance-Regel automatisch in das EX-Archiv migrieren. Diese Funktion ist insbesondere bei der Migration von Exchange 5.5 auf 2003 hilfreich. Im Test wurden mittels des PST Auto Crawler die PST-Dateien der beiden Client-PCs automatisch in das EX-Archiv verschoben.

Der EmailXtender-Service sorgt für die Volltextindexierung aller gespeicherten Daten und verwaltet das komplette Archiv. Hierzu gehören Aufgaben wie Komprimierung, Verschlüsselung, Auditing sowie die Regeln, nach denen E-Mails klassifiziert und behandelt werden.

Bevor E-Mails archiviert werden können, müssen zunächst im EX-Administrator einige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Um die Verbindung zum Exchange-Server herstellen zu können, richtet der Systemverwalter das Postfach des EX-Service-Accounts als Connector-Mailbox ein. Anschließend legt er die für die jeweilige Unternehmensstruktur benötigten Container- und Archivverzeichnisse an. Dabei lässt sich für jeden Archivordner eine eigene Aufbewahrungsfrist definieren, zum Beispiel ein Ordner mit drei und einer mit zehn Jahren. Dadurch landen alle E-Mails, die den für die jeweilige Aufbewahrungsfrist definierten Kriterien entsprechen, automatisch im richtigen Archivordner.

Neben der Aufbewahrungsfrist lassen sich E-Mails auch nach weiteren Kriterien klassifizieren. Hierzu zählen unter anderem der Domänenname, die Sender- und/oder die Empfängeradresse sowie individuelle Schlüsselwörter. Ausschlussregeln sorgen dafür, dass unerwünschte Mails nicht ins Archiv wandern. Fügt zum Beispiel ein Anti-Spam-Tool im Betreff das Wort "Spam" ein, lassen sich diese Mails einfach aussortieren. Der Administrator kann die Einstellungen zunächst in einem Simulationsmodus überprüfen.

Shortcuts überprüfen

Auf archivierte E-Mails greifen die Anwender über Shortcuts zu. Am Mail-Icon von Outlook lässt sich erkennen, ob eine Nachricht bereits archiviert wurde. EmailXtender kann die durch Shortcuts ersetzten E-Mails wieder auf dem E-Mail-Server herzustellen. Mit der Funktion "Verify Shortcuts" prüft man ob hinter den Verweisen auch tatsächlich E-Mails beziehungsweise Dateien im Archiv vorhanden sind. Falls nicht, löscht das Tool das Shortcut.

Als gewöhnungsbedürftig erwies sich die Zweiteilung der Administrations-Tools. Es dauerte eine Weile, zu verinnerlichen, welche Funktionen mit welchem Tool zu konfigurieren sind. Die archivierten E-Mails speichert Email-Xtender monatsweise in so genannten Container-Files, deren Größe der Administrator frei wählen kann. Auch EMC erlaubt es, kleine E-Mail-Informationen zu größeren Dateien zusammenzufassen, um Speicherplatz zu sparen und Backups zu verkürzen. Sobald die festgelegte Aufbewahrungsfrist überschritten wird, löscht EmailXtender automatisch den gesamten Container.

Das Zusatzprodukt "DiskXtender" von EMC gestattet ein hierarchisches Speicher-Management, das die Daten nach Ablauf der Retention-Periode in ein Langzeitarchiv verschiebt.

Flexibler Client-Zugriff

Die Benutzer können auf verschiedenen Wegen auf ihre archivierten E-Mails zugreifen. Damit sie die Shortcuts nutzen können, muss auf ihrem Rechner der EmailXtender-Client installiert sein. Für den Test wurde er auf beiden PCs aufgespielt. Ferner ist der Zugriff auch über Outlook Web Access (OWA) oder nur per Web-Browser möglich. In diesem Fall benötigt der PC die Java Runtime Edition 2. EmailXtender erstellt eine Web-Seite, über die die Anwender mittels eines speziellen Web-Clients auf das EX-Archiv zugreifen können.

Bekannte Suchoberfläche

Die Suchfunktion ermöglicht ein schnelles Auffinden von archivierten E-Mails und Dateianhängen. Zudem können Benutzer ihre archivierten E-Mails über die rechte Maustaste selber wiederherstellen. Im Test wurden mehrere archivierte E-Mails und Dateianhänge auf diesem Weg an ihren ursprünglichen Ort zurückgesichert. Die Suchoberfläche lehnt sich stark an das Look and Feel von Outlook beziehungsweise Domino an. Sie ermöglicht auch dann noch eine gezielte Suche, wenn die Shortcuts aus der Mailbox des Anwenders bereits gelöscht wurden.

In Kürze wird EMC für mobile Anwender den "Exchange User Cache 4.7" anbieten. Dabei handelt es sich um ein optional erhältliches Tool für Benutzer, die häufig unterwegs sind. Es legt ein- und ausgehende E-Mails nicht nur im Outlook MAPI Store des Clients, sondern zusätzlich in einem lokalen User Cache ab. Der EX-Server überträgt den Shortcut an das Outlook-Postfach und archiviert die auf dem Server gespeicherten Mails, während im User Cache die Original-Mails erhalten bleiben. Der Cache wird verschlüsselt, was insbesondere bei Notebooks von Vorteil ist. Der Benutzer stellt die Größe des Zwischenspeichers selbst ein, wobei das Werkzeug ab einem bestimmten Datenvolumen automatisch die ältesten Nachrichten löscht.

Der Zugriff auf archivierte E-Mails und Dateien erfolgt auch im LAN immer über den Cache, was gute Antwortzeiten gewährleistet. Mit dem ebenfalls optional erhältlichen "EX Audit Tool" lassen sich die von Administratoren ausgeführten Zugriffe protokollieren. Es kann zudem Reports über gelöschte Nachrichten und Volumes sowie Archivzugriffe erstellen. Das Add-on-Tool "EmailXaminer" bietet unter anderem zusätzliche Überwachungsfunktionen sowie eine Mailbox-übergreifende Suche. (fn)