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15.02.2007

Vergleich: Projekt-Management-Tools

15.02.2007
"Open Workbench" und "Artemis" fordern "Microsoft Office Project" heraus.

Management-Software für Einzelprojekte ist für die Projektarbeit unverzichtbar. Viele Anwender schwören auf den Marktführer Microsoft mit Office Project. Einige setzen auf Open-Source-Erzeugnisse, beispielsweise auf Open Workbench. Das Produkt, das knapp 100000-mal von der Website Sourceforge.net heruntergeladen wurde, unterstützt wie sein Konkurrent aus Redmond Projektplanung und -überwachung.

Hier lesen Sie ...

• was Open Workbench 1.1.4, Office Project 2003 und das Einzelprojekt-Management von Artemis 7 zu bieten haben;

• worin sich die drei Systeme unterscheiden;

• dass Project 2007 in Sachen Einzelprojektsteuerungen wenig Neues bietet;

• welches der drei Produkte für welche Anwender sinnvoll ist.

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Fazit

• Alle untersuchten Systeme bieten viele Funktionen, für manchen vielleicht zu viele. Welches im Einzelfall das richtige ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Kleine Firmen mit schmalem Geldbeutel mögen das lizenzgebührenfreie Open Workbench bevorzugen.

• Unternehmen, die ein Einzelprojekt-Management-System mit einfacher Nutzeroberfläche suchen, die viele Anwender beherrschen und das darüber hinaus leicht integrierbar ist, könnten sich für Office Project entscheiden.

• Wer neben hoher Interoperabilität und guter Integrierbarkeit auf eine bewährte unternehmensweite Lösung abzielt und dabei hohe Anforderungen an die Projekt-Management-Unterstützung stellt, ohne vor der damit verbundenen Komplexität zurückzuschrecken, wird Artemis in Erwägung ziehen.

Bewertung der Werkzeuge im Detail

Funktion Nutzeroberfläche Import/Export Web-Fähigkeit Integrationsfähigkeit Qualität Gesamturteil Preis

Gewichtung (Prozent) 20 20 10 10 20 20

Artemis 8,6 7,5 7,5 8,6 8,2 7,9 8,05 ab 2000 Euro, je nach Lizenzanzahl Staffelpreise

MS Office Project 7,7 7,5 8,3 5,9 9,8 7,9 8 Keine Angaben

Open Workbench 7,9 7,5 5,9 Nicht vorhanden 5,9 6,9 6,23 Open Source

Bewertung: unter 4,9 nicht akzeptabel; 5,0 bis 5,9 dürftig; 6,0 bis 6,9 befriedigend; 7,0 bis 7,9 gut; 8,0 bis 8,6 sehr gut; 8,7 bis 10 excellent

Andere wiederum nutzen für das Einzelprojekt-Management unternehmensweite Lösungen, zu denen Artemis vom gleichnamigen Anbieter zählt. Mit den Kernfunktionen des Produkts lassen sich im ganzen Unternehmen Portfolios, Projekte und Ressourcen verwalten, mit einem Teilsystem können Anwender aber auch einzelne Projekte planen und überwachen.

Worin unterscheiden sich die drei Lösungen?

Ein Vergleich der Produkte förderte deren Stärken und Schwächen zu Tage. Hierzu wurden Open Workbench 1.1.4, Office Project 2003 und das Einzelprojekt-Management von Artemis 7 begutachtet. Zwar bietet Microsoft mittlerweile Project 2007 an, die Neuerungen in puncto Einzelprojektverwaltung sind jedoch nicht so umfangreich. Nachgelegt hat der Konzern hingegen bei den Server-Funktionen.

Alle Systeme ermöglichen die Projektstrukturplanung. Sie erlauben es, die Projektaufgaben in beliebig viele Ebenen zu verfeinern und zwischen Vorgängen und Meilensteinen zu differenzieren. Dabei lassen MS Office Project und Open Workbench pro Projekt nur eine Gliederungsmöglichkeit zu. Artemis hingegen ermöglicht parallel die Strukturierung ein und desselben Projekts nach verschiedenen Gliederungsalternativen (etwa tätigkeits- und organisationsorientiert).

Überall entstehen Abläufe durch das Verketten von Vorgängen mit Hilfe der vier Anordnungsbeziehungen Ende-Anfang, Ende-Ende, Anfang-Anfang und Anfang-Ende.

Auch bei der Termin- und Zeitplanung stehen alle drei Werkzeuge dem Anwender helfend zur Seite. Er kann Abstände zwischen Vorgängen definieren (mit Open Workbench und Artemis wahlweise in Tagen oder Prozent, mit MS Office Project nur in Tagen) und die Vorgangsdauer planen. Bei allen Systemen kann er alternativ eine feste Dauer vorgeben oder einen auf die Ressourcenverfügbarkeit abgestimmten Zeitraum berechnen lassen. Außerdem kann er zum Zwecke der Pufferbildung mit jedem Tool den frühesten, spätesten oder absoluten Anfangs- beziehungsweise Endzeitpunkt eines Vorgangs festsetzen. Sämtliche Prüflinge stützen sich auf einen Projektkalender, der eine unternehmensspezifische Anpassung zulässt.

Ressourcen, Personal, Material oder Aufwand planen

Mit allen Systemen können Ressourcen wie Personal, Ausrüstung/Gerät, Material oder Aufwand manuell angelegt werden. Zu jeder Ressource lassen sich Namenskürzel, Informationen über die Verfügbarkeit und der Verrechnungssatz abspeichern. Im Gegensatz zu MS Office Project und Open Workbench, die nur einen Verrechnungssatz kennen, berücksichtigt Artemis einen internen und einen externen Verrechnungssatz.

Überall kann der Anwender den Vorgängen Ressourcen zuordnen. Die Art und Weise, wie der Ressourceneinsatz über die Vorgangsdauer verteilt werden soll, legt man über Optionen fest, die trotz mitunter gleichlautender Bezeichnungen in den Produkten Unterschiedliches bewirken. Beispielsweise erzeugt die Verteilungsoption "Front" bei Open Workbench einen Ressourceneinsatz, der so viel Arbeit wie möglich auf den Vorgangsbeginn setzt und damit auf ein schnellstmögliches Vorgangsende abzielt. Bei MS Office Project löst sie - abhängig von einer manuellen Eingabe - eine (vom Vorgangsanfang aus betrachtet) linear abfallende Verteilung aus.

Verschiedene Ansätze beim Scheduling

Jedes Produkt verfügt über einen Algorithmus zum Scheduling. Bei MS Office Project basiert er auf der zu leistenden Arbeit, der Anzahl der zugeordneten Ressourceneinheiten und der sich daraus ergebenden Dauer. Je nachdem, wie welcher Parameter gerade geändert wird und welcher als fix über die Vorgangsdauer definiert ist, ändert sich jeweils der dritte. Die Zuordnung berechnet der Marktführer nach der Formel "Arbeit = Ressourceneinheiten mal Dauer". Open Workbench hingegen optimiert nach der Devise "Dauer = Aufwand dividiert durch Verfügbarkeit", wobei die Vorgangsdauer als fest oder variabel deklariert werden kann. Artemis kann nach beiden Formeln rechnen. Welche zum Tragen kommt, entscheidet der Anwender.

Auch beim Auslösen des Schedulings gibt es Unterschiede. MS Office Project aktualisiert nach jeder planungsrelevanten Eingabe auf der Grundlage hinterlegter Algorithmen. Da sich diese Berechnungslogik nicht vollständig deaktivieren lässt, kann der Nutzer keinen ausschließlich manuellen Plan erzeugen. Mancher Anwender fühlt sich daher vom Automatismus des Martkführers hin und wieder bevormundet. Open Workbench und Artemis hingegen aktualisieren nur auf Knopfdruck. Vor jeder Tastenbetätigung kann sowohl der Anwender von Artemis als auch der Nutzer von Open Workbench den Planalgorithmus beeinflussen, indem er Parameter setzt. Beispielsweise kann er so dafür sorgen, das die Software Ressourceneinschränkungen berücksichtigt, die Planung nach dem Enddatum ausrichtet und/oder bestimmte Vorgänge ignoriert. Artemis verfügt über etwa 70 Parameter, Open Workbench besitzt viel weniger.

Alle drei Werkzeuge können einen Plan ganz oder teilweise als Planbasis abspeichern. Während Open Workbench und MS Office Project nur eine Planbasis zulassen, verwaltet Artemis bis zu 100 Versionen.

Darüber hinaus gestatten die Produkte während der Projektlaufzeit die manuelle Eingabe des erbrachten Ist- und des verbleibenden Restaufwands. Möglich ist auch, den Fertigstellungsgrad fortzuschreiben und den Vorgangsstatus anzupassen.

Mit Hilfe der eingegebenen Daten kann der Anwender bei allen Systemen zum einen Differenzen zwischen Soll- und Ist-Daten ermitteln. Zum anderen ist er in der Lage, die Planbasis mit den aktuellen Daten zu vergleichen. Artemis erlaubt darüber hinaus, verschiedene Versionen einander gegenüberzustellen.

Obwohl Open Workbench und MS Office Project zu den klassischen Management-Systemen für Einzelprojekte gehören, gestatten sie ein simples Multiprojekt-Management. Zum Beispiel können Master-Subprojektbeziehungen oder Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Projekten erzeugt werden.

Nutzeroberfläche: Unterschiede bei vielen Gemeinsamkeiten

Ob MS Office Project, Open Workbench oder Artemis: Alle beinhalten bereits in der Standardausführung mehrere Ansichten zum Eingeben, Ändern, Löschen und Darstellen von Projektdaten. Typisches Beispiel: das Balkendiagramm.

Bei MS Office Project besteht es standardmäßig aus zwei Teilen: einer strukturierten Vorgangsliste und einer Grafik, die die terminliche Lage eines jeden Vorgangs als Balken in einem Zeitraster darstellt. Über spezielle Einstellungen lässt sich eine Darstellung mit vier Quadranten erzeugen. Letztere ist bei Open Workbench und Artemis Standard. Ein Quadrantenpaar zeigt dabei Vorgangsliste und Balkengrafik. Das andere listet die Ressourcen, ihre Verfügbarkeit sowie den pro Zeiteinheit anfallenden und nach den verschiedenen Ressourcen aufgeschlüsselten Aufwand auf. Schade nur, dass bei allen untersuchten Tools - mit Ausnahme von Artemis - die früheste oder späteste Lage eines Balkens in der Standarddarstellung nicht direkt angezeigt wird.

Netzpläne können alle drei Tools erzeugen

Jedes untersuchte Tool zeigt den kritischen Pfad und ermöglicht darüber hinaus die Generierung eines Netzplans nach der Metro-Potential-Methode (MPM), die Vorgänge als Rechtecke dargestellt und Abhängigkeiten zwischen ihnen durch Pfeile symbolisiert.

Open Workbench und Artemis bieten gegenüber dem Marktführer standardmäßig eine Projektstrukturansicht. Open Workbench zeigt einen tabellarischen Projektstrukturplan. Artemis kann verschiedene, parallel mögliche Projektstrukturen darstellen.

Bei den untersuchten Werkzeugen kann der Anwender eine oder mehrere Ansichten an seine speziellen Bedürfnisse anpassen, indem er Farben und Maßstäbe ändert. Firmen können hier unternehmensspezifische Standards definieren.

Die Tools verfügen über eine Undo-Funktion. Dabei lässt sich oft nur eine Aktion rückgängig machen, was den einen oder anderen Anwender ärgern dürfte. Erleichterung hat Microsoft angekündigt: Die neue Version MS Office Project 2007 gestattet ein Multi-Level-Undo.

Darüber hinaus bietet die unlängst freigegebene Version des Microsoft-Produkts weitere Neuerungen: Auswirkungen von Projektplanänderungen werden dem Nutzer angezeigt, und er kann umfassende Berichte über Projekte "Excel" sowie "Visio" erstellen. Verbesserungen ergeben sich ferner im Kosten-Management: Aufwende lassen sich detaillierte aufschlüsseln, als dies bisher möglich war. Ferner können Anwender bei Ressourcen Ausnahmen in ihrem persönlichen Kalender definieren.

Bei allen Systemen ist die Nutzeroberfläche an das Look-and-Feel von Windows angelehnt. Dadurch lernen PC-Anwender den Umgang damit schnell, sofern sie über das nötige Projekt-Management-Wissen verfügen. Letzteres sollte allerdings bei der Anwendung von Artemis in besonders hohem Maße vorhanden sein. Trotz komfortabler Bedienung zahlt sich wegen der Komplexität der gebotenen Funktionen eine Schulung bei allen Produkten aus.

IMS Office Project kann Dateien zahlreicher Formate importieren und exportieren, darunter XML-, CSV- und das ihm eigene MPP-Format. Open Workbench kann Files im RMP- und XML-Format austauschen. Damit ist über XML ein Datenaustausch zwischen Open Workbench und MS Office Project möglich. Artemis kann in dem ihm eigenen Format, im CSV-Format sowie in verschiedenen Datenbankformaten (Oracle, SQL Server und DB2) importieren und exportieren. Darüber hinaus kann es Daten direkt mit MS Office Project austauschen.

Artemis importiert Kostendaten aus SAP R/3

Auch die Integrationsfähigkeit der drei Werkzeuge ist unterschiedlich. Open Workbench lässt sich vollständig in "Clarity" einbinden, das ist eine Lösung für das unternehmensweite Projekt-, Programm-, Portfolio-, Ressourcen- und Finanz-Management. Zu den Stärken von MS Office Project zählen seine ausgezeichneten Integrationsmöglichkeiten mit anderen Office-Produkten. Beispielsweise kann es mit Outlook Termine und Aufgaben austauschen. Die Software arbeitet ferner mit weiteren Microsoft-Produkten wie dem MS Project Server sowie mit Drittprodukten. Zu Letzteren zählt Artemis. Somit kann es zu einer unternehmensweiten Projekt-, Programm-, Portfolio-, Ressourcen- und Finanz-Management-Lösung integriert werden. Machbar ist auch ein Kostenimport von ERP-Systemen wie SAP R/3. Ein weiteres Plus: zahlreich vorhandene COM-Add-ins und -Add-ons sorgen für zusätzliche Funktionen. Mit ihrer Hilfe kann MS Office Project beispielsweise Projektstrukturpläne grafisch darstellen oder Projektkosten in mehreren Währungen gleichzeitig anzeigen.

Auch das Teilsystem Einzelprojekt-Management von Artemis kann mit zahlreichen anderen Produkten integriert werden, beispielsweise mit SAP R/3, der Finanzbuchhaltung der "Oracle E-Business Suite" und "Clear- case". Ein weiterer Vorteil von Artemis gegenüber den zwei anderen Werkzeugen ist seine vollständige Web-Fähigkeit; bei MS Office Project sind es nur ausgewählte Module, Open Workbench hingegen bietet hier nichts.

Mit jedem der drei Prüflinge konnte ein Testprojekt zuverlässig geplant und betrieben werden. Bei unplausiblen Eingaben reagierten sie mit Warnhinweisen. Schönheitsfehler zeigten sich bei Open Workbench: Einige Texte im "Tipp of the day" sind unvollständig. (fn)