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07.06.1985

Verspielt die DV ihre Wirtschaftlichkeit?

Der innovative Beitrag der Datenverarbeitung zur Unternehmensorganisation liegt in ihrer Unterstützung der Integration von Vorgängen. Obwohl das Schlagwort Integrierte Datenverarbeitung seit Jahren als ein wirksames Verkaufsinstrument für Anwendungssoftware benutzt wird, ist häufig nicht klar, was unter Integration zu verstehen ist. Dies ist aber erforderlich, um bei der Gestaltung von Informationssystemen den Integrationsgedanken zum Tragen bringen zu können, weil sie die Wirtschaftlichkeit der Datenverarbeitung entscheidend bestimmt.

Die Wirtschaftlichkeit der Integration liegt in der Verkürzung von Abläufen, die teilweise dramatische Ausmaße annehmen kann. Durch eine integrierte Auftragsbearbeitung kann zum Beispiel die Durchlaufzeit eines Kundenauftrages von seiner Annahme bis zur Auslieferung von etwa sechs Wochen auf unter eine Woche reduziert werden. Die Bearbeitungsdauer einer Rechnungserstellung läßt sich von vierzehn Tagen auf einen Tag, die Bestellung von Komponenten von 14 Tagen auf zwei Tage reduzieren. Dies sind Beispiele für das Ausmaß der Integrationswirkung; es geht nicht um wenige Prozente, die durch ein neues System gewonnen werden können, sondern um radikale Änderungen. Ihre Realisierung erfordert eine konsequente organisatorische Unterstützung.

Wie kommen nun solche Intergrationswirkungen zustande? Die Ablauforganisation ist in diesem Jahrhundert weitgehend dem Prinzip der Arbeitsteilung gefolgt. Das hat auch Konsequenzen für die Aufbauorganisation der Unternehmungen gebracht, die heute weitgehend funktional in die Bereiche Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft und Rechnungswesen gegliedert sind. Die Folge dieser Gliederung ist, daß an den Arbeitsplätzen spezialisierte Mitarbeiter sitzen, die jeweils nur Teilausschnitte einer gesamten Vorgangsbearbeitung ausführen. Ein Vorgang (beispielsweise ein Kundenauftrag) wandert also quer durch die Unternehmensorganisation von einem Arbeitsplatz zum anderen. Damit fallen an jedem Arbeitsplatz Einarbeitungszeiten an. Gleichzeitig treten mit der Weitergabe des Vorgangs von einem Arbeitsplatz an den nächsten Übergangszeiten in erheblichem Umfang auf. Es gilt als Daumenregel, daß die Durchlaufzeit eines Vorgangs im Verwaltungsbereich lediglich zu zehn Prozent aus direkten Bearbeitungszeiten besteht, der Rest aus Zeiten der Informationsübertragung und Einarbeitung. Hier existiert also ein großes Rationalisierungsreservoir, das durch Einsatz der Informationstechnologie genutzt werden kann. Und genau hier setzt auch der Integrationsgedanke ein.

Mit Hilfe der Datenintegration werden bei der Bearbeitung eines Vorgangs anfallende Datenänderungen sofort bei deren Eingabe in eine Datenbank automatisch an alle anderen Bearbeiter dieses Vorgangs weitergegeben. Damit entfallen die Übertragungszeiten von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz innerhalb der Vorgangskette.

Durch die Unterstützung der Informationsverarbeitungskapazität des Menschen durch die EDV verringert sich der Vorteil einer hochspezialisierten Arbeitsteilung. Diese mag bei konventionellen Hilfsmitteln sinnvoll gewesen sein. Heute kann aber bei Einsatz der Dialogverarbeitung von einem Arbeitsplatz aus durch Nutzung der Zugriffe auf vielfältige Datenbasen auch ein größerer Ausschnitt einer Vorgangsfolge bearbeitet werden, als dieses früher allein schon aus der physischen Verfügbarkeit von Akten möglich war. Unter Ausnutzung dieses Effektes sind somit im Zuge der Arbeitsteilung zerschlagene Vorgangsglieder wieder stärker an einzelnen Arbeitsplätzen reintegrierbar (Funktionsintegration).

Die Ausnutzung von Datenintegration (durch Einsatz von Datenbanken) und der Funktionsintegration (durch Ausnutzung der Dialogisierung) ist der entscheidende Faktor der Wirtschaftlichkeit von modernen Informationssystemen. Erst in neuerer Zeit werden Standardsoftware-Familien auf dem Markt angeboten, die beide Aspekte hinreichend ausnutzen. Das liegt daran, weil die Innovationswelle der Anwendungssoftware jeweils fünf bis zehn Jahre hinter der Innovationswelle von Hard- und Software zurück ist: Wir haben erst jetzt mit der Anwendungssoftware die vorhergehende Innovationswelle von Dialog-Betriebssystemen, Datenbanksystemen und neuerer Hardware-Architektur mit Direktplattenzugriff verarbeitet. Aber nicht nur die Verfügbarkeit der Anwendungssoftware ist ein Hemmnis zur Realisierung der Integrationsvorteile. Entscheidend ist auch, daß die Implementierung einer integrierten Vorgangskette, wie sie etwa durch ein Logistik-Konzept für die Auftragsbearbeitung besteht, erhebliche Eingriffe in die Ablauforganisation erfordert. Da die Vorgangskette durch alle Funktionen der Unternehmung läuft, muß abteilungs- und bereichsübergreifend gestaltet werden. Dieses ist insbesondere in Großunternehmungen mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden: Es gibt Großunternehmungen, die einen besonderen Vorstandsbereich für die Logistik geschaffen haben, weil in die bestehende funktional gegliederte Organisation ein derartig integrierter Ablauf nicht zu implementieren war. Die Ausnutzung dieses Wirtschaftlichkeitspotentials erfordert somit nicht nur den Einsatz moderner EDV-Technologie (Dialogisierung, Datenbank-Einsatz), sondern vor allen Dingen eine klare Konzeption und organisatorische Durchsetzungskraft.

In diese Situation trifft nun eine neue Innovationswelle der Hardware, wie sie durch die Entwicklung der Mikrocomputer gekennzeichnet ist.

Der Schrecken des Einsatz von Mikrocomputern in Fachabteilungen ist durch Schlagwörter wie DV-Wildwuchs hinreichend beschrieben worden. Dieses ist aber nicht der wichtigste Grund, vor einer unkontrollierten Mikro-Dezenkalisierung zu warnen. Fehler einer redundanten Datenhaltung werden sich selbst korrigieren, wenn die Fachabteilungen erst die Schwierigkeiten einer ständigen Datenpflege mit ihren Datensicherheitsproblemen erlebt haben. Die wahre Gefahr liegt vielmehr darin, daß durch den Einsatz der modernen Technologie die alten abteilungsbezogenen Organisationsstrukturen zementiert werden können. Dieses ist der Widersinn und die Gefahr der gegenwärtigen Hard- und Softwareentwicklung: Wahrend bei der vorhergehenden Welle (Datenbanksysteme, Dialogisierung) neue Organisationsformen erforderlich sind, können bei einer nur arbeitsplatzbezogenen Betrachtung von Mikrocomputern die alten Ablaufstrukturen beibehalten werden. Es wird dann lediglich gefragt, wie sich vorliegende Aufgaben durch Einsatz von Spreadsheets, Textverarbeitung oder Grafik unterstützen lassen; die Abläufe selbst werden nicht in Frage gestellt. Damit besteht die Gefahr, daß sich die abzeichnende Entwicklung in Richtung auf informationstechnologisch ausgerichtete Unternehmensorganisationen einen Rückschlag erleidet und damit auch die Wirtschaftlichkeit der lnformationstechnologie. Wie sagte doch neulich der DV-Leiter eines großen deutschen Maschinenbauunternehmens? - "Als der alte Daimler das erste Auto baute, setzte er einen Motor in eine Pferdekutsche." Heute haben sich aber auch die Karosserien den neuen Möglichkeiten der Energieversorgung des Autos angepaßt. Übertragen auf Unternehmensorganisationen setzen wir heute den Computer in die Organisation des Pferdekutschen-Zeitalters.