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16.07.1993

Versteckte Kosten bereiten Unternehmen Kopfzerbrechen

BOSTON (CW) - Die Rezession ist allgegenwaertig: DV-Budgets werden zusammengestrichen, Investitionen hinausgezoegert. Diese Entwicklung fuehrt jedoch haeufig dazu, dass IT-Kosten nicht wie vorgesehen abgebaut, sondern lediglich umverteilt werden. Die Geschaeftsbereiche uebernehmen Teile der IT-Verantwortung und damit auch der Kosten. Damit wird ein DV-Controlling immer schwieriger.

"Mystery Budgets" nennt Analyst Stacey Flynn die DV-Kosten, die ausserhalb der DV-Abteilungen entstehen und in der Regel nicht als IT-Investitionen verbucht werden. In einem Vortrag anlaesslich der Management-Konferenz "Enterprise '93", die von Bull, dem Massachusetts Institute of Technology (MIT) und der Open Software Foundation (OSF) veranstaltet wurde, machte der Program Director Industry Service von der Gartner Group eindringlich auf das wachsende Problem der "versteckten Kosten" aufmerksam.

Zu solchen Aufwendungen, die nicht zum formell festgelegten IT- Budget zaehlen und von den Fachbereichen und Geschaeftseinheiten getragen werden, gehoeren laut Flynn beispielsweise die Anschaffung von Portables, Telekommunikations-Einrichtungen, Faxmodems oder auch der Bezug von Supportleistungen. Es handelt sich dabei um Produkte und Services, die sich Endanwender auf Kosten des Fachbereichsbudgets in eigener Initiative besorgen.

Die Gartner Group kritisiert, dass in diesem Erosionsprozess den DV-Abteilungen immer mehr Entscheidungskompetenz streitig gemacht werde, gleichwohl aber die IT-Spezialisten fuer die Resultate des unternehmensweiten DV-Einsatzes geradestehen muessten. Den Firmen wird deshalb angeraten, ihren DV-Managern die Verantwortung fuer die Entwicklung eines umfassenden "unternehmensweiten IT-Budgets" zu uebertragen. Erstens seien dort die noetigen Mitarbeiter und Faehigkeiten vorhanden, und zweitens liessen sich Erkenntnisse, die in diesem Prozess gemacht wuerden, direkt in eine optimierte Planung umsetzen.

Es gehe darum, eine Instanz zu schaffen, die die unternehmensweiten IT-Ausgaben verwalte. Ein solches Budget- Management bedeute nicht die Kontrolle, ob, wieviel und wofuer einzelne Geschaeftsbereiche in DV investierten. Vielmehr koenne so sichergestellt werden, dass die bereits vorhandenen IT-Ressourcen in bestmoeglicher Weise implementiert und genutzt wuerden. Je mehr ein Unternehmen sein Geschaeft dezentralisiert, desto wichtiger ist laut Gartner eine zentral gesteuerte unternehmensweite IT- Infrastruktur.

Die Analysten gehen noch weiter. Um die Verwaltung der IT- Ausgaben zu standardisieren, fordern sie die regelmaessige Auflistung einzelner Kostenbloecke wie Hardware, Software, Dienstleistungen, Personal etc. in einem Finanzdokument. So

koennten zum Beispiel die Geschaeftsbereiche ihre Ausgaben fuer PC- Software nicht intern unter Bueroanschaffungen, sondern in der IT- Gesamtuebersicht unter Software verbuchen.

Existieren mehrere IT-Abteilungen im Unternehmen, so duerfte sich die Erhebung der Kosten schwieriger gestalten. Hier muesse eine gemeinsame Planungs-, Kontroll- und Verwaltungs-Task-force gegruendet werden, die einen IT-Masterplan erstellen soll. In dieser Gruppe sollten sowohl Controller der Geschaeftsbereiche als auch Repraesentanten der IT-Abteilungen vertreten sein.

Die Gartner Group rechnet damit, dass 1996 acht Prozent des Umsatzes eines durchschnittlichen Grossunternehmens auf IT-Ausgaben entfallen.

Rund ein Drittel davon duerfte fuer solche versteckte Kosten ausgegeben werden. Schon heute machen die Mystery Budgets durchschnittlich rund 1,3 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens aus.

Die Verlagerung der IT-Kosten von den zentralen DV-Abteilungen in die Business Units geht einher mit dem Trend zum muendigen Enduser, der von PCs oft nicht weniger versteht als die sogenannten Experten. Damit geraten die DV-Spezialisten in ein Dilemma: Sie muessen sich in dem Spannungsfeld zwischen muendigen Anwendern und externen Dienstleistern, denen im Bereich der operativen DV grosses Know-how zur Verfuegung steht, behaupten. Immer haeufiger bekommen sie den Druck des Managements beziehungsweise des unternehmensweiten Controllings zu spueren, das gerade in Zeiten wirtschaftlicher Talfahrt die Verzinsung der ueber Jahre hinweg getaetigten DV-Ausgaben fordert.

Nicht selten ziehen Unternehmen ihre Konsequenz aus den hohen IT- Kosten und wenden sich an externe Dienstleister. So geht nach einer Gartner-Erhebung der Trend bei den IT-Investitionen eindeutig in Richtung Fremdbezug von DV-Services. Von 1991 bis 1993 hat sich der Anteil der Hardwarekosten am Gesamtbudget von 29 auf 26 Prozent reduziert. Die Personalkosten nehmen statt vormals 40 nur noch 36 Prozent des IT-Budgets in Anspruch, und die Softwarekosten pendeln sich wie schon vor zwei Jahren bei rund acht Prozent ein. Der Anteil der Ausgaben fuer Services stieg dagegen von zwoelf auf 18 Prozent sprunghaft an. Die Marktbeobachter machen hierfuer vor allem grosse Outsourcing und umfassende Beratungsvertraege verantwortlich.

Wird das IT-Budget auf DV-Aktivitaeten umgerechnet, so zeigt sich, dass auf Produktion und Betrieb 44 Prozent der Kosten entfallen - 1991 waren es noch 47 Prozent. Deutlich angestiegen sind dagegen die Kosten fuer Entwicklung (von neun auf 15 Prozent) und Softwarewartung beziehungsweise -optimierung (von 16 auf 20 Prozent). Die Analysten fuehren dies auf das gestiegene Interesse an Downsizing zurueck: Altanwendungen muessen portiert, neue Programme geschrieben werden. Nur um ein Prozent wuchs der Bereich Enduser-Computing an (von zehn auf elf Prozent) - ein Zeichen dafuer, dass diese Kosten immer mehr von den Fachabteilungen getragen werden.

Trotz der Budgetkuerzungen liegt auf der Datenverarbeitung eine grosse Verantwortung. Wird Business-Re-Engineering, Geschaeftsprozess-Optimierung, Lean-Management oder Globalisierung zum Thema, ist die DV als ausfuehrendes Organ automatisch im Gespraech. Die zu realisierenden Geschaeftsarchitekturen und - prozesse wirken sich nicht nur direkt auf die IT-Landschaft aus, sie tangieren auch die Budgetentwicklung massgeblich.

Dazu stellt die Gartner Group folgende These auf: "Die DV-Kosten werden wahrscheinlich vor allem dort fuer zu hoch gehalten, wo die Verbindung von Geschaefts- und IT-Konzeption nur schlecht ausgepraegt ist. Entsprechen beide Ansaetze einander, so wird das IT-Budget akzeptiert, denn es unterstuetzt das Erreichen der Unternehmensziele."

IT-Manager haben dieses Problem offensichtlich erkannt. Befragt, welche Argumente fuer ein neues kostspieliges Grossprojekt beziehungsweise fuer groessere DV-Investitionen sprechen, setzen sie folgende Prioritaeten: Gleichermassen wichtig sei, dass die Ausgaben die Geschaeftsstrategie unterstuetzen und dass sie einen zaehlbaren Geschaeftsvorteil einbraechten. Das werde etwa erreicht, wenn Personal abgebaut oder die Betriebskosten gesenkt werden koennen.

Groe

erfolgen in den naechsten zwei Jahren vor allem in Rechnungswesen, Marketing und den Aussendienst. Die Ausgaben werden getaetigt, um Geschaeftsablaeufe zu optimieren oder einzelne Geschaeftsbereiche vollstaendig neu zu organisieren.