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01.08.1975

Verträge im Bereich der ORGEDV

Tagtäglich werden in jedem ORG/EDV-Bereich Verträge diskutiert, zur Entscheidung vorbereitet und auch abgeschlossen. In den seltensten Fällen liegt im Bereich der Organisation und EDV eine klare Richtlinie für den Abschluß und die Verwaltung von Verträgen vor. Es ist zwar sehr oft eine Unterschriftsregelung vorhanden, eine Abstimmung mit den entsprechenden hausinternen Stellen findet jedoch nicht in allen Fällen statt. Es kann festgestellt werden, daß Rahmenverträge mit dem EDV-Hersteller sehr oft ohne jegliche Prüfung der rechtlichen Konsequenzen abgeschlossen werden. Allerdings muß fairerweise gesagt werden, daß der Freiheitsgrad in der Abänderung von Konditionen recht gering ist.

Die Sünden vieler EDV-Leiter setzen sich bei der Verwaltung von Verträgen aller Art fort. Es ist zwar nicht böser Wille, der Mangelerscheinungen in dieser Hinsicht hervorruft, vielmehr ist es eine besondere Art von Sorglosigkeit um rechtliche und verwaltungstechnische Belange, welche manche EDV-Leiter dazu bringt, sich um Verträge ihres Bereiches überhaupt nicht zu kümmern.

Vertragsarten im EDV-Bereich

Die Sorglosigkeit vieler EDV-Leiter wird um so unverständlicher, wenn man sich einmal vor Augen führt, welche Arten von Verträgen im EDV-Bereich überhaupt existieren. Eine kleine Übersicht derartiger Vertragsarten mag das Problem veranschaulichen.

1. Zunächst einmal sind dort alle Verträge, Abkommen und sonstige wichtigen Vereinbarungen mit dem EDV-Hersteller zu sehen. Die recht häufig vorkommenden Änderungen, Ergänzungen, Umbuchungen, Stornierungen, An- und Abmietungen, Vertragsverlängerungen etc. tragen wesentlich zu einer Komplizierung der Verhältnisse bei. Bei den meisten EDV-Leitern haben sich hier im Laufe der Jahre ganze Ordnerreihen angesammelt, die man einmal auf ihre Aktualität hin überprüfen sollte.

2. Wer Mixed Hardware installiert hat oder standardmäßig mit mehreren Herstellern zusammenarbeitet, bekommt gleich noch einen weiteren Vertragsbrocken geliefert, mit dem er sich auseinandersetzen muß.

3. Datenerfassungsgeräte werden recht oft von anderen Herstellern bezogen, besonders bei Terminals aller Art, so daß hier eine weitere Komplexität auftritt.

4. Man sollte auch an alle Hersteller von HiIfsmaschinen der EDV denken. Für Schneide- und Separiermaschinen, Offline-Drucker COM-Anlagen, Plotter, Lochstreifenleser etc. sind allgemein mehrere Hersteller zuständig, deren Verträge es gilt, sinnvoll zu verwalten.

5. Softwareverträge bezüglich Betriebssystemsoftware und Anwendersoftware ergänzen das Bild. Hier ergibt sich schon von der Sache eine eigene Problematik. Eine recht gute Lösung dieses Problems bietet der Rahmenvertrag des Bundes deutscher Unternehmensberater, in dem ein Kompromiß zwischen den Interessen der Anbieter und der Benutzer angestrebt wird.

6. Auch für Beratungsleistungen hat der BDU Rahmenverträge erarbeitet. Ein leistungsfähiger Berater sollte bereit sein, nach diesen Normen zu arbeiten. Man sollte diese Verträge fallweise um eigene Vorstellungen ergänzen. So kann etwa bei umfangreichen Projekten der Passus mit aufgenommen werden, daß der Berater die hausinternen Normen des Kunden beachten und anwenden muß.

7. Im Zubehörbereich des EDV-Bereichs gibt es ebenfalls Verträge, welche beachtet werden müssen. Dies gilt vor allem für den Kauf von Magnetplatten und Bändern.

8. Der Bereich der Klima- und Elektrotechnik rundet das Bild ab.

Betrachtet man die Fülle der möglichen Verträge im EDV-Bereich, so wird deutlich, daß eine klare und geregelte Verwaltung aller Verträge einen hohen Stellenwert hat.

Abstimmungsprobleme

Es ist generell sehr wichtig, daß alle Verträge vor Vertragsabschluß mit allen hausinternen Stellen abgestimmt werden. Der wichtigste Bereich in dieser Hinsicht ist die Rechtsabteilung. Man sollte den kleinen Zeitverlust ruhig in Kauf nehmen, er zahlt sich in vielen Fällen wieder aus. In den meisten Fällen lohnt sich eine Abstimmung mit dem Bereich der Beschaffung. Mitunter soll es sogar aktive Einkäufer geben, die einem behilflich sein können. Abgesehen davon daß der Einkaufsbereich recht oft betroffen ist, kann man sich dessen Erfahrungen zunutze machen und mitunter einen Teil der eigenen Arbeit auf diesen Bereich verlagern.

Zu einer ordnungmäßigen Verwaltung der Verträge gehört zunächst einmal eine übersichtliche Ablage.

Das Sicherheitsmoment sollte auch in der Verwaltung aller Verträge berücksichtigt werden, indem man eine Kopie aller Verträge an einen anderen Ort auslagert. Wenn man auch die Verträge in die sicherlich vorhandene Auslagerungskonzeption für den Rechenzentrumsbereich (???) einbezieht, braucht man kein neues Verfahren zu kreieren.

Obersicht aller Verträge

In der Praxis hat sich die Systematisierung aller Kündigungsfristen besonders bewährt. Dies kann so aufgebaut werden, daß vom Sekretariat oder einer anderen zuständigen Stelle zu jedem möglichen Kündigungstermin einer jeden Einheit (Magnetplatteneinheit, Magnetbandeinheit, Drucker Terminals, Software-Wartungsverträge etc.) die standardmäßige Frage gestellt wird, ob diese Einheit verlängert werden soll oder nicht oder ob eventuell sogar der ganze Vertrag storniert werden soll.

Eine derartige Systematik kann zwar nur mit enormer "Knochenarbeit" aufgestellt werden, wenn sie jedoch einmal läuft, entlastet sie das Gedächtnis des jeweiligen EDV-Chefs außerordentlich und führt rasch zu einer entsprechenden Einsparung dadurch, daß man rechtzeitig eine Vertragsumstellung vornimmt. Sinnvollerweise legt man daher den Informationstermin so rechtzeitig, daß man noch innerhalb dieser Frist eine Alternativkonzeption ausarbeiten kann.