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21.11.1986

Verwaltungskaufleute für das Büro der Zukunft:Trendsetter computerunterstützte Sachbearbeitung

Kaufmännische Sachkenntnis allein reicht nicht mehr aus, um einem gewandelten dispositiven Handlungsrahmen im Unternehmen gerecht zu werden. Zum Grundwissen über neue Techniken sollte auch herstellerneutrales DV-Training kommen. Der Verwaltungskaufmann etwa wird - so der Entwurf des Bundesinstituts für Berufsbildung in Berlin (bibb) - künftig den PC bedienen, "textverarbeiten" und "datenfernübertragen" können.

Produktivitätssteigerungen durch die EDV wurden in der Vergangenheit meist über Leistungsausweitungen, innerbetriebliche Umsetzungen und - in erster Linie - ein Ausnutzen der natürlichen Personalfluktuation aufgefangen. Die qualifikatorische Zusammensetzung des kaufmännischen Personals unterliegt im Zusammenhang mit dem Einsatz der Computertechnik einem Wandel. In der Vergangenheit gab es folgende Trends: Abgenommen hat insbesondere die Gruppe der Hilfssachbearbeiter, Schreibkräfte und sonstigen Bürohilfskräfte, aber auch die Gruppe der Sachbearbeiter. Zugenommen hat die Gruppe der DV-Fachkräfte und das Dateneingabepersonal. Diese Vergangenheitstrends werden sich nach den Einschätzungen der befragten Betriebsexperten auch in Zukunft fortsetzen. Beim Dateneingabepersonal ist mit einer Trendumkehr zu rechnen.

Wandel der Anforderungen

Veränderungen der an den einzelnen Arbeitsplätzen in der Industrieverwaltung geforderten kaufmännischen Fachkenntnisse sind in erster Linie auf organisatorische Maßnahmen und einen Wandel des geschäftspolitischen Handlungsrahmens zurückzuführen. Trotz der Tendenz, die Vorgangssachbearbeitung durch die Computertechnik stärker zu strukturieren, bleiben funktionsspezifische kaufmännische Fachkenntnisse für die Beurteilung maschinell aufbereiteter Informationen und die Bearbeitung von Sonderfällen weiterhin erforderlich. Kenntnisse des betrieblichen EDV-Systems und der organisatorischen Zusammenhänge bilden dabei einen wichtigen Orientierungshintergrund. Um auf die Anforderungen und nicht vorhersehbaren Änderungen in den Marktbeziehungen und den Produktionsabläufen kompetent und flexibel reagieren zu können, benötigt der Sachbearbeiter darüber hinaus kognitive Fähigkeiten, wie das Denken in betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und soziale Kompetenzen.

Folgerungen für die Berufsausbildung

Wie muß die kaufmännische Berufsausbildung angesichts der technischen Entwicklung inhaltlich und methodisch weiterentwickelt werden, um die Auszubildenden auf eine anspruchsvolle berufliche Tätigkeit und heute noch nicht absehbare Veränderungen der beruflichen Anforderungen vorzubereiten? Erkenntnisse der Qualifikationsforschung machen deutlich, daß solide kaufmännische Fachkenntnisse sowie kognitive und soziale Fähigkeiten, wie abstraktes und logisches Denken und Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit auch in Zukunft zu den Basisqualifikationen für kaufmännische Berufe gehören.

Hinzukommen müssen heute Grundkenntnisse der Computertechnik, die Kenntnisse über die Bedienung, Funktionsweise und Anwendung der Computertechnik im kaufmännischen Bereich, aber auch Kenntnisse über die Gestaltungsmöglichkeiten des Computereinsatzes und die damit verbundenen sozialen Auswirkungen umfassen müssen.

Bisher gilt der EDV-Unterricht in der zuständigen Berufsschule allgemein für unzureichend, wofür vor allem eine fehlende oder veraltete Geräteausstattung und geringe technische und berufspraktische Qualifikationen der Berufsschullehrer verantwortlich gemacht werden.

In den für die Industrie maßgebenden kaufmännischen Ausbildungsordnungen ist die Vermittlung von DV-Grundkenntnissen lediglich für den Ausbildungsberuf "Datenverarbeitungskaufmann/Datenverarbeitungskauffrau" vorgeschrieben. In der Ausbildungsordnung für den Industriekaufmann ist der Baustein "Datenverarbeitung" so formuliert, daß die Verarbeitung von Daten sowohl in manueller als auch in elektronischer Form vermittelt werden kann. Dies hat zur Folge, daß nach wie vor ein erheblicher Teil der Auszubildenden keine Möglichkeit hat, die praktische Anwendung der EDV im Ausbildungsbetrieb kennenzulernen.

Um die DV-Ausbildung zu verbessern beziehungsweise zu vereinheitlichen, sollte

- die Ausstattung der Berufsschulen mit unterrichtsgeeigneter

Hard- und Software verbessert werden;

- in der Lehreraus- und -fortbildung der Informationstechnik und der betriebspraktischen Erfahrung ein größerer Stellenwert eingeräumt werden;

- der Unterricht weniger auf die sich rasch fortentwickelnde Hardware und mehr auf die Lösung praktischer Probleme ausgerichtet werden;

- die Kooperation zwischen Schule und Betrieb in der DV-Ausbildung verbessert werden (zum Beispiel durch gemeinsames Erstellen von Software für den Unterricht);

- Einsatzbedingungen und Anwendungsmöglichkeiten von Computern verstärkt zum Gegenstand der Aus- und Fortbildung von Ausbildern gemacht werden;

- EDV-Grundkenntnisse in die Ausbildungsordnungen aufgenommen werden. (Bei fehlender EDV-Ausstattung müßte die praktische DV-Ausbildung im Betriebsverbund oder überbetrieblich erfolgen.)

Mit dem Einsatz der EDV verändern sich die Bedingungen des arbeitsplatzbezogenen Lernens. Nach der Aussage von Ausbildern entsteht insbesondere in der Buchhaltung und im betrieblichen Rechnungswesen das Problem, daß das Verständnis des betriebswirtschaftlichen Hintergrunds der Sachbearbeitertätigkeiten erschwert wird und das EDV-System den Auszubildenden als "Black box" erscheint, da lernrelevante Teile der Arbeitsabläufe maschinell und damit für den Auszubildenden "unsichtbar" bearbeitet werden.

Problemlösungen indes, bestimmte Inhalte nicht mehr im Betrieb, sondern nur noch in der Beufsschule vermitteln zu lassen oder den zeitlichen Anteil theoretischer Lernphasen im Betrieb (Zusatzunterricht) zu erhöhen, können nicht voll überzeugen.

Im Rahmen von Modellversuchen werden gegenwärtig neue methodische Ansätze entwickelt, bei denen theoretisches und praktisches Lernen auch beim Einsatz der Computertechnik verbunden bleiben.

Offen ist bislang, inwieweit solche Modelle auf die Ausbildungspraxis in kleineren und mittleren Betrieben übertragbar sind, bei denen der Arbeitsplatz auch in absehbarer Zukunft zentraler Lernort der kaufmännischen Ausbildung bleiben wird.

Betriebe unterschätzen die Weiterbildung

Es ist zu vermuten, daß viele Industriebetriebe die Bedeutung einer systematischen DV-Weiterbildung ihrer Mitarbeiter als Voraussetzung für eine volle Nutzung des EDV-Systems unterschätzen. Dies gilt vor allem für die Sachbearbeiter, aber auch für die Ebene der Leitungskräfte, die einen erheblichen Einfluß auf Entscheidungen über technische Innovationen besitzen. Eine produktspezifische Bedienerschulung beim Hersteller oder eine kurze Einweisung am Arbeitsplatz dürfte insbesondere bei fehlendem DV-Basiswissen kaum ausreichen, um dem Mitarbeiter die Funktionsweise der Technik verständlich zu machen und ihn zu befähigen, an der Planung zukünftiger organisatorisch-technischer Neuerungen mitzuwirken.

Soweit kaufmännische Sachbearbeiter in ihrer Erstausbildung keine oder zumindest nicht in hinreichendem Umfang DV-Grundkenntnisse erworben haben - und dies dürfte gegenwärtig für die Mehrzahl der in der Industrie tätigen kaufmännischen Sachbearbeiter gelten - müßten diese zunächst eine allgemeine DV-Grundausbildung erhalten. Darüber hinaus sollte einer "herstellerspezifischen" Einweisung bei der Einführung neuer Hardware und Software ein "herstellerneutraler" Kurs zur Anwendung der EDV in dem jeweiligen kaufmännischen Funktionsbereich vorausgehen.

Insgesamt gesehen besteht offensichtlich ein - teilweise nicht erkannter - (Nachhol-)Bedarf an DV-Weiterbildung. Staatliche Aktivitäten zur Förderung der Qualität der betrieblichen DV-Weiterbildung sollten sich vor allem darauf richten, die bestehende Intransparenz des Weiterbildungsangebots abzubauen und durch die Entwicklung von Qualitätsstandards, Empfehlungen und Regelungen zur Orientierung des Weiterbildungsmarktes beizutragen.

Einen Vorstoß, Tätigkeiten und Aufgaben der Verwaltung - im Gegensatz zu Material-, Produktions-, Absatz- oder Personalwirtschaft - treffender gewandelten Anforderungen anzupassen, machte das Bundesinstitut für Berufsbildung in Berlin (bibb) etwa am Beispiel des Bürokaufmanns/der Bürogehilfin. Die veränderte Berufsbezeichnung "Verwaltungskaufmann" will nicht nur neuen Anforderungen im Büro gerecht werden.

Der Verwaltungskaufmann ist als Querschnittsberuf für alle Wirtschaftszweige und Branchen zu konzipieren, die über keinen speziellen Ausbildungsberuf wie Bankkaufmann, Industriekaufmann etc. verfügen. Seine Ausbildung hat sich daher (mindestens) auf alle diejenigen kaufmännischen Aufgaben und Probleme zu erstrecken, die üblicherweise kaufmännischen Nachwuchsfachkräften in Industrie, Handel, Dienstleistungsgewerbe, Handwerk oder nach kaufmännischen Gesichtspunkten geführten Betrieben oder Einrichtungen der öffentlichen Hand zur Bearbeitung und Lösung übertragen werden, und zwar unabhängig von Betriebsgröße, Organisationsform und -struktur, Branchenzugehörigkeit etc. Demzufolge erstreckt sich die Einsetzbarkeit der zum Verwaltungskaufmann Ausgebildeten auch auf die entsprechenden Aufgabengebiete in jenen Branchen und Wirtschaftszweigen, für die es spezielle Ausbildungsberufe gibt.

Die Ausbildung soll sich aber künftig nicht wie bisher allein auf die Befähigung zur Sachbearbeitung schlechthin, sondern auf die Befähigung zur computerunterstützten Sachbearbeitung (CUS) beziehen.

Die für beide Fachrichtungen gemeinsame, das heißt inhaltlich übereinstimmende Ausbildung soll ferner eine schreibtechnische Grundausbildung umfassen. Sie soll einmal mindestens dazu befähigen, telefonisch durchgegebene Nachrichten sowie wichtige Angaben und Einzelheiten in Verhandlungen, Besprechungen oder Konferenzen stenografisch festzuhalten. Zum anderen hat sie die Fertigkeiten und Kenntnisse im Maschinenschreiben zu umfassen, die sowohl zur Handhabung des PC als auch zur büro- beziehungsweise schreibtechnischen Abwicklung der Sachbearbeitung erforderlich sind, die moderne Bürokommunikationssysteme in Abwandlung der traditionellen Arbeitsorganisation künftig dem Sachbearbeiter nahelegen.

Die Fachrichtung Textbe- und -verarbeitung soll darüber hinaus den (zumeist Groß-)Betrieben gerecht werden, in denen von der Sachbearbeitung mehr oder weniger getrennte Textbe- und -verarbeitung erfolgt. An die Stelle dieses Aufgabenbereichs tritt bei den anderen (zumeist kleineren) Betrieben Kostenrechnung, Kalkulation und Revision; dies sind Aufgabenbereiche, die in den Großbetrieben weitgehend höher spezialisierten und qualifizierten Mitarbeitern übertragen sind.

Bestimmende Faktoren der Ausbildungsberufe

Diese Konzeption beruht auf der Entwicklung der Bürokommunikationstechnologie seit Beginn der 80er Jahre und ihren Auswirkungen auf die Entwicklung der Arbeitsorganisation in den kaufmännischen Büros und Verwaltungen. Deren die Neuordnung der Ausbildungsberufe Bürokaufmann und Bürogehilfin hauptsächlich bestimmende Faktoren sind:

- die Umkehr des Trends zu fortschreitender Arbeitsteilung im Büro in den Trend zum universellen Fallbearbeiter,

- die damit verbundene Aufhebung der Trennung zwischen Sachbearbeitung und Bürotechnik und

- das neue Ausbildungsziel der Befähigung zur computerunterstützten Sachbearbeitung (CUS),

Dennoch berücksichtigt der Entwurf betriebliche Organisationsformen bei denen Textbe- und -verarbeitung insbesondere soweit sie nicht in unlösbarem Zusammenhang mit der kaufmännischen Sachbearbeitung steht, als selbständige Arbeitsbereiche weiterhin aufrechterhalten bleiben. Dies erfolgt durch die Einrichtung einer Fachrichtung Textverarbeitung.

Der Verwaltungskaufmann soll "die Betriebs- und Subsysteme des Ausbildungsbetriebes beschreiben können, Anwendungen auswählen und mittels lokalem und entfernt stehendem Datengerät zur Ausführung bringen". Als Arbeitsaufgaben muß er Dateien erstellen können, Systemnachrichten, insbesondere Fehlermeldungen und andere Hinweise interpretieren und folgerichtige Reaktionen vornehmen. Er hat Informationen aus Datenbeständen zu vergleichen und zu kombinieren. Zudem muß der Verwaltungskaufmann Informationen für die Datenausgabe selektieren und vorbereiten.

Es handelt sich hierbei um einen "Querschnittskomplex", der sich grundsätzlich auf alle Bereiche kaufmännischer Sachbearbeitung erstreckt. Keineswegs ist mit der Zusammenfassung der Lernziele über das "Computer-Handling" beabsichtigt, eine Computer-Hardware- und -Software-Kunde in Form von Betriebsunterricht anzuregen. Im Gegenteil: Der Umgang mit dem PC und dem Betriebssystem soll "integriert" im Zusammenhang mit einem kaufmännischen Sachbearbeitungsbereich vermittelt und erlernt werden.

Die Aufnahme dieses Komplexes stellt keine Durchbrechung des Grundsatzes dar, bestimmte Arbeitsmittel und Arbeitsmethoden nicht in der Ausbildungsordnung zu verankern. Beim PC handelt es sich vielmehr um ein technisches Prinzip beziehungsweise eine bestimmte Entwicklungsstufe der Bürotechnologie, mit der künftig jeder Kaufmann vertraut sein muß.