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13.03.1987 - 

Qualifizierte Trainingsmöglichkeiten kosten viel Geld, aber:

Verzicht auf 4GL-Schulung kann teuer werden

Endbenutzer und DV-Profis bedienen sich meist sehr unterschiedlicher Sprachen. Verständigungshilfen sollen speziell für diesen Zweck ausgelegte Software-Tools bringen, zum Beispiel die Sprachen der vierten Generation (4GL). Ohne qualifizierte Ausbildung nützt jedoch auch das beste Werkzeug wenig, meint Helga Bienfuß*.

Endbenutzersprachen der vierten Generation beanspruchen für sich, leicht erlernbar und einfach in der Bedienung zu sein. Im Vergleich zu ihren Software-Vorläufern, die außerhalb der DV-Abteilung niemand verstand, ist das durchaus richtig. Trotzdem bedarf es jedoch in diesem Bereich einer sorgfältigen Schulung, der ein regelmäßiges Auffrischungs- und Ergänzungstraining folgen sollte.

Bedienung erscheint oft mühsam und hinderlich

Eine unzureichende Schulung der Endbenutzer hat meist schnell eine Reihe negativer Ergebnisse zur Folge:

- Nach anfänglicher Euphorie und den verhältnismäßig leichten ersten Schritten auf dem Weg zum Endanwender versanden aufwendige Projekte, denn mit dem Werkzeug wird nicht gekonnt und kreativ umgegangen, sondern seine Bedienung erscheint mühsam und hinderlich.

- Die Software wird nicht bis an die Grenzen ihrer Möglichkeiten genutzt, denn diese sind genausowenig bekannt wie der Weg dorthin.

- Das System wird falsch genutzt, die Anwendungsschwerpunkte verkehrt gesetzt; Enttäuschung macht sich breit.

- Tüftler und verspielte Naturen verlieren sich im System. Sie studieren akribisch jede Seite der Handbücher und kommen nach Monaten als stolze Autodidakten zu Ergebnissen, die sie mit entsprechender Schulung in wenigen Wochen erreicht hätten.

- Pedanten und besonders unsichere Kandidaten gehen auf Nummer sicher. Sie legen Berichte vorsichtshalber doppelt ab und speichern riesige Datenmengen, aus Sorge, es könnte ihnen eine Zahl verlorengehen. Gelöscht wird nur, wenn sich das Rechenzentrum beschwert, weil der Rechner "zu" ist.

- Durch falsche Nutzung erhält der Laie ohne DV-Kenntnisse für ihn schwer interpretierbare Fehlermeldungen. Auch Online-Help muß verstanden werden.

- Alle, die es sich leisten können (vom Middle-Management aufwärts), schieben ihre DV-Werkzeuge nach einiger Zeit des Anwender-Frusts in die hinterste Ecke. Sie legen damit nicht nur Kapital still, sondern verhindern, daß erkannte Mißstände zum Beispiel in der Informationsverarbeitung abgestellt und mit Elan vorgebrachte Konzepte in die Realität umgesetzt werden.

Softwaresysteme der vierten Generation für Endbenutzer werden vor allem im Rahmen der Individuellen Datenverarbeitung eingesetzt - also da, wo sich Fachabteilungen, das Middle-Management bis hoch zum Vorstand, in Eigenregie mit PC oder Terminal, individuell in der von ihnen gewünschten Form Informationen auf den Bildschirm holen.

So unterschiedlich wie die Anwender sollten auch die Möglichkeiten der Schulung sein. Viele Erwachsene müssen das Lernen erst wieder üben und wählen am liebsten ihr eigenes Trainingstempo. Andere können nicht zu festgesetzten Zeiten in einer Gruppe erscheinen. Und schließlich gibt es Endanwender, die nur einen Teil des gesamten Software-Pakets für ihre individuelle Datenverarbeitung benötigen und in einer ausführlichen Schulung ihre Zeit verschwendeten.

Hier die wichtigsten Schulungsformen, die miteinander kombiniert werden können:

Computerunterstützter Unterricht (CUU)

Sprachen der vierten Generation sind modular aufgebaut. Beim computerunterstützten Unterricht (CUU) ist das Trainingsprogramm, auf Disketten gespeichert, schrittweise den Modulen entsprechend zu erlernen. Der angehende Endanwender bestimmt selbst, wann er lernen will, wieviel er auf einmal verkraften kann und wie schnell. Er kann jederzeit einzelne Schritte wiederholen oder anhand des CUU Verlerntes wieder auffrischen. Diese Schulungsform eignet sich für Vielbeschäftigte oder solche, die nicht gern mit Kollegen wieder die Schulbank drücken. Computerunterstützter Unterricht ist auch eine relativ preiswerte Schulungsvariante, weil das Programm den ganzen Tag im Einsatz sein und immer wieder von anderen Abteilungen und Anwendern genutzt werden kann.

Dia-Kurse für Gruppen

Wenn ganze Abteilungen und Gruppen geschult werden, bieten sich vom Softwarehersteller entwickelte und angebotene Dia-Kurse an, die wie beim CUU modular aufgebaut sind. Vor der generellen Einführung einer IDV. Zum Beispiel in einem Großunternehmen, werden häufig Pilotstudien durchgeführt, bei denen eine Abteilung exemplarisch für alle anderen als Vorreiter der IDV auftritt. Die Ergebnisse dieser Studie sind aussagefähiger, wenn man diese Gruppen gemeinsam schult, zusammen die Anwendungen entwickelt, Ziele definiert und überprüft.

Individuelle Schulung

Individuell steht in diesem Fall nicht nur für Einzeltraining, sondern für eine auf das Unternehmen zugeschnittene Schulung. So kann der Softwarehersteller nach der gemeinsamen Erarbeitung des Konzepts für die Einführung der IDV und in Anbetracht der Ziele und gewünschten Anwendungen ein individuelles Trainingsprogramm entwickeln, in dem besondere Schwerpunkte gesetzt werden. Darin wird auf bestimmte Zeitvorgaben Rücksicht genommen, dem Wissensstand unterschiedlicher Anwendergruppen Rechnung getragen. Außerdem steigt es zum Teil schon in die Praxis ein, indem konkrete Anwendungswünsche in der Schulungsphase bereits besprochen und soweit wie möglich erarbeitet werden.

Verstaubte Kenntnisse müssen aufpoliert werden

Manche Endanwender bedienen sich nur sporadisch der IDV: zum Jahresabschluß, bei Vorstandssitzungen, zu bestimmten Berichtsperioden. Viertel- und halbjährlich angebotene Auffrischungs-Stunden helfen, die verstaubten Kenntnisse wieder aufzupolieren. Eine Software lebt; Ergänzungen, weitere Module und ganz neue Anwendungsmöglichkeiten kommen hinzu. Auch hier sollte die Schulung immer gleich mit ins Auge gefaßt werden.

Die Mitarbeiter vom Information-Center, häufig auch Benutzer-Service genannt, kennen ihre Anwender, deren Wünsche und Wissensstand. Wenn die IDV sich in einem Unternehmen durchgesetzt hat, sollten vom Benutzer-Service aus regelmäßig Initiativen für Anwenderschulungen ergriffen werden.

Vorher empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller. Er wird die ersten Anwender inklusive Mitarbeiter des Information-Center in die neue Materie einweisen. Auch später bei zusätzlichen Modulen oder Ergänzungen der Software, die ja auch vom Softwarehaus an die Benutzer herangetragen werden, ist hier ein guter Trainer zu finden. Es empfiehlt sich ebenfalls, das vom Software-Entwickler angebotene Schulungsmaterial einzusetzen, weil man nur mit erheblichem internen Aufwand ein vergleichbares CUU oder ähnliche Dia-Kurse aufbereiten könnte.

Es empfiehlt sich, bei der Planung einer individuellen Datenverarbeitung die Kosten für die Schulung von Anfang an mit einzuplanen. Wer hier sparen will, riskiert, daß seine Investition in Hard- und Software sich nicht rechnet, weil sie aus Unkenntnis unzureichend genutzt wird.

*Helga Bienfuß ist zuständig für den Bereich Marketing bei der Comshare AG, Köln.