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03.04.1998 - 

Data-Warehousing / Das gesamte Geschäft im Griff

Via Intranet und Informations-Broker in das Data-Warehouse

Meilensteine auf dem Weg zu einer rationelleren Gestaltung von Geschäftsprozessen sind Data-Warehouses und der OLAP-gestützte (Online Analytical Processing) Data-Mining-Prozeß, um im "Datenlagerhaus" wichtige Strukturen, Zusammenhänge und Trends aufzustöbern. Im Sinne einer umfassenden strategischen Geschäftsdatenbank greift dies dennoch zu kurz. Denn datentechnisch beschränkt sich der klassische Data-Warehouse-/Data-Mining-Ansatz im wesentlichen auf die Bereiche Finanzen, Marketing und Kundenbetreuung beziehungsweise Kundenwerbung.

Der Trend zu sogenannten Data-Marts, die auch andere Unternehmensbereiche in die Geschäftsdatenbasis aufnehmen, weist bereits in die richtige Richtung. Man will nämlich eine möglichst breite Datenbasis nutzen. Insbesondere Electronic Commerce verlangt den Unternehmen - im Wechselspiel mit Kunden und Kooperationspartnern - einen ganzheitlichen Bestand an Informationen, Analysen und Wissen für das Tagesgeschäft ab. Letztlich will man die Transparenz in allen Abläufen bis in die Entwicklung und Fertigung hinein erhöhen.

Für diesen ganzheitlichen Datenbankansatz hat der Markt bereits einen Begriff gefunden: Information-Warehouse. Forciert durch die Einbindung von Niederlassungen, Kooperationspartnern und Kunden sind Unternehmen mit einer Flut von Informationen, Analyseergebnissen und Wissensbeständen konfrontiert, die sie richtig kanalisieren müssen.

Was ist in dieser Ausgangssituation also zu tun?Der derzeit vielversprechendste Lösungsansatz, die Flut von Daten einzudämmen und gleichzeitig in die richtigen Mitarbeiterkanäle zu leiten, ist die Kombination aus Intranet und einem Informations-Broker-System.

Für den Intranet-spezifischen Ansatz sprechen viele Gründe: Zum einen werden Intranets in vielen Unternehmen als Medium für eine einfachere Kommunikation auf Anwendungsebene aufgebaut. Parallel bietet der Markt immer mehr Anwendungen und Datenbanksysteme, die der User aus dem Intranet heraus mit der Browser-Oberfläche nutzen kann. Als genormte Benutzer-Schnittstelle ist der Browser für alle wesentlichen Betriebssystem- und Netzwerk-Betriebssystem-Welten verfügbar.

Gleichzeitig eröffnet sich dem Anwender mit dem standardisierten Verzeichniszugangsprotokoll LDAP (Light Weight Directory Access Protocol) allmählich ein Weg, Informationen über Herstellergrenzen hinweg aus unterschiedlichen Netzwerk-Betriebssystem-Welten abzurufen. Auch TCP/IP spricht für den Einsatz dieser Technologie.

Immerhin gilt es, im Rahmen des Information-Warehouse nicht nur die Informations- und Wissensressourcen in der Zentrale, sondern über Weitverkehrsverbindungen hinweg auch Informationen der Niederlassungen und Außenbüros einzubeziehen. Dazu erweist sich die TCP/IP-Welt als unabhängig gegenüber unterschiedlichen Host-Rechnern, LAN-Architekturen und WAN-Übertragungstechniken. Daneben stellt diese Protokollwelt mit SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) und FTP (File Transfer Protocol) mögliche Transportmechanismen für die Distribution von Informationen und Wissensbeständen an einzelne Mitarbeiter bereit.

Das Intranet bietet sich damit im Unternehmen als universelle Schnittstelle zum Information-Warehouse an. Die Interaktion zwischen der umfassenden Datenbasis und den Mitarbeitern wäre zum Beispiel über den Informations-Broker von Mediaconsult in Köln möglich. Grund genug, die Technologie des Informations-Brokers an der Nahtstelle zum Information-Warehouse einmal genauer zu betrachten.

Der Informations-Broker erfüllt im wesentlichen zwei Funktionen: Er ist eine konfigurierbare Suchmaschine und übernimmt darüber hinaus die automatische Informationsverteilung an den Ort des Wissensbedarfs. Nach Eingabe einzelner Suchwörter oder Suchwort-Kombinationen ermöglicht er in seiner Funktion als Suchmaschine schnelle Informationsrecherchen über den sogenannten Pull-Prozeß. Dabei ist es möglich, den Zugriff des Mitarbeiters auf spezifische Datenbereiche zu beschränken, etwa auf Marketing- und Vertriebsdaten, Buchhaltungs-, Produktions-, Entwicklungs- oder Geschäftsdaten.

Automatische Verteilung bestimmter Informationen

Jeder Teilnehmer kann für gezielte Recherchen einen definierbaren Suchraum erhalten, sei es das lokale Intranet, Extranet, Internet oder eine beliebige Kombination dieser Bereiche. Als Suchmaschine ist der Informations-Broker also gleichzeitig Index und Wegweiser innerhalb des Datenpools. Darüber hinaus erlauben leistungsfähige Informations-Broker, Rechercheergebnisse im Volltextform entweder im Information-Warehouse oder in externen Archivierungssystemen abzulegen, wo sie jederzeit abrufbereit sind.

Den größten Nutzen für das Unternehmen bringt die automatisch konfigurierbare Informationsverteilung an den Ort des Wissensbedarfs. Der Push-Ansatz funktioniert etwa so: Ein Agent im Information-Warehouse sucht autark nach Informationen und Neuigkeiten, die für einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Gruppen interessant sein könnten, filtert sie heraus und stellt sie den Adressaten via Intranet/Internet zu.

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter über ein zu definierendes Benutzerprofil festlegen, über welche Neuigkeiten zu welchen Produktnamen er auf dem laufenden bleiben möchte. Auch dazu lassen sich für die Recherche zulässige Datenbereiche und Suchräume (Intranet, Extranet und/oder Internet) vorgeben.

Das Ergebnis dieser selbsttätigen Recherche im Hintergrund wird dem Mitarbeiter am PC in Form einer Liste mit den einzelnen Links zu den Informationsquellen präsentiert. Ob dies etwa beim Einschalten des PC oder zu einer bestimmten Uhrzeit geschieht, läßt sich mit dem Informations-Broker individuell konfigurieren. Die Weiterleitung der Rechercheergebnisse läuft über SMTP oder FTP beziehungsweise über Web-Seitenverknüpfungen mittels HTML (Hypertext Markup Language) oder Java-Scripts.

Aufwandsreduzierend wirkt sich der Push-Ansatz für das Unternehmen vor allem dann aus, wenn mit dem Informations-Broker nicht nur eine Vielzahl von Benutzer- und Gruppenprofilen definiert ist, sondern auch vordefinierte Gruppenprofile für einzelne Abteilungen und Projektteams zum schnellen Abruf in einer Datenbank hinterlegt sind. In diesen Profilen lassen sich alle Grundeinstellungen festlegen, die für diese Gruppen gültig sind. Für den individuellen Einsatz muß der einzelne Mitarbeiter diese Gruppenprofile dann nur noch feindefinieren und später den veränderten Anforderungen anpassen.

Die automatische und individuell konfigurierte Informationsrecherche im Information-Warehouse hat für das Unternehmen einen weiteren Vorteil: Sie erlaubt es, einen selbstlernenden Prozeß aufzusetzen und damit die für den einzelnen Mitarbeiter notwendigen Informationen noch besser herauszukristallisieren.

In der richtigen Auslegung kann der Informations-Broker automatische Rückschlüsse daraus ziehen, wenn Informationsquellen zu bestimmten Kriterien immer wieder aufgelistet sind, diese aber offensichtlich nicht nachgefragt werden. In diesen Fällen müßte das System "überflüssige" Informationsquellen löschen oder zum Löschen vorschlagen. Andererseits ermöglicht die selbsttätige Recherche über Profile, von vielgenutzten Suchwörtern und Suchwortkombinationen auf ähnliche Selektionskriterien und -strukturen zu schließen und sie dem Mitarbeiter zur Anreicherung seines Kriterienkatalogs vorzuschlagen.

Zu einer leistungsfähigen Push-Technik im Zusammenspiel mit dem Information-Warehouse gehört auch, daß bestimmte Rechercheergebnisse einzelne Mitarbeiter oder Gruppen erreichen, ohne daß man sie dort ablehnen kann. Nur so ist gewährleistet, daß die Mitarbeiter auf Informationen, die für die Durchführung ihrer Aufgaben unbedingt notwendig sind, auch zugreifen können - eine wichtige Bedingung, um innerhalb der Organisation von vornherein einen unnötigen Arbeitsaufwand auszuschließen, der auf fehlgeleitete Informationen oder eine vernachlässigte Informationsweitergabe verursacht wird.

Trotz des universellen Ansatzes sollte man die Umsetzung des Intranet-/Informations-Broker-Systems an der Schnittstelle des Information-Warehouse nicht unterschätzen. Der Zeit- und Planungsaufwand hängt von der Mitarbeiterstärke, der Anzahl der Standorte, der bisherigen IT-Ausstattung, der Konstellation der zu integrierenden Datenbanksysteme (homogene oder heterogene Strukturen) sowie von den Anforderungen an die Auswertungswerkzeuge ab.

Drei bis sechs Monate kann die Planung des intelligenten Recherche- und Weiterleitungssystems schon in Anspruch nehmen. Für die Realisierung sollte man sechs bis zwölf Monate einplanen. Zu veranschlagen sind für das Gesamtprojekt Intranet/Informations-Broker und Information-Warehouse, je nach Unternehmensgröße und Vielfalt der Außenbeziehungen, zwei bis drei Jahre.

Man sollte auch bedenken, daß im Projektverlauf durch das Einbeziehen der Mitarbeiter und begleitende akzeptanzbildende Maßnahmen erhebliche interne Ressourcen gebunden werden, die dem normalen Geschäftsbetrieb vorübergehend nicht zur Verfügung stehen.

Von der Bringschuld zur Holschuld

Doch ist die Akzeptanz des Personals in einer auf dem Information-Warehouse basierenden Arbeitswelt, die durch eine veränderte Arbeitsphilosophie gekennzeichnet ist - die klassische Bringschuld wird zur Holschuld - unverzichtbar. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die den strategischen Datenpool mit Informationen, ihrem firmenspezifischen Wissen und ihren Erfahrungswerten permanent anreichern sollen.

Die schnelle Information entwickelt sich zum Wettbewerbsfaktor Nummer eins. Signifikante Wettbewerbsvorteile können sich allein solche Unternehmen versprechen, die ihr Geschäftswissen flexibel strukturieren. Oder wie es Mac Farlan, Professor an der Harvard Universität in Boston, sieht: "In wenigen Jahren wird es zwei Arten von Firmen geben: solche, die einen umfassenden und strategischen Datenpool betreiben, und solche, die bankrott sind.

Angeklickt

Die Einführung eines Information-Warehouse sollte immer mit teambildenden Maßnahmen verknüpft sein. Organisation, Funktionsbeschreibungen und Beurteilungssysteme müssen sich an die neue Arbeitsphilosophie im Netz anpassen. Nur unter diesen Voraussetzungen wird ein "herrschaftliches" Denken einem kollektiven und strategischen Informations- und Wissens-Management Platz machen können.

Frank Zapke ist Consultant bei der Management- und Technologieberatung Gora, Hecken & Partner GmbH in Sulzbach bei Frankfurt am Main.