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25.05.2010 - 

Der Führungstipp

Viel Frust mit administrativer Arbeit

Hans Königes ist Ressortleiter Jobs & Karriere und damit zuständig für alle Themen rund um Arbeitsmarkt, Jobs, Berufe, Gehälter, Personalmanagement, Recruiting, Social Media im Berufsleben. Zusätzlich betreut das Karriereressort inhaltlich das Karrierezentrum auf der Cebit.
Ich habe ein IT-Unternehmen mit sechs Mitarbeitern. Die Arbeit für und bei den Kunden macht mir Spaß. Was mich aber belastet, sind die vielen administrativen Arbeiten. Diese fressen aus meiner Warte viel zu viel Zeit. Wie kann ich sie effektiver gestalten?
Kurt-Georg Scheible, Unternehmercoach: 'Nichts ist zeitraubender, als zehnmal mit derselben Sache anzufangen.'
Kurt-Georg Scheible, Unternehmercoach: 'Nichts ist zeitraubender, als zehnmal mit derselben Sache anzufangen.'
Foto: erfolgscampus

Kurt-Georg-Scheible, Unternehmercoach aus Stuttgart, meint: "Viele Selbständige unterschätzen nicht nur, wie viel Zeit für Büroarbeiten wie Bestellungen aufgeben, die Buchhaltung organisieren und Rechnungen sowie Angebote schreiben, nötig ist, sie erledigen diese Arbeiten auch ungern. Entsprechend unstrukturiert bewältigen sie diese. Und oft erst "auf den letzten Drücker". Mein Tipp: Planen Sie feste Bürozeiten für sich ein, so dass Sie diese Arbeiten möglichst in einem Rutsch erledigen, denn nichts ist zeitraubender, als zehnmal mit derselben Sache anzufangen. Bündeln Sie außerdem ähnliche Tätigkeiten. Also erledigen Sie alle Telefonate hintereinander, schreiben Sie alle Briefe oder Überweisungen in einem Schwung, statt mal einen Brief zu schreiben, dann ein Telefonat zu führen, um dann wieder einen Brief zu schreiben. So ersparen Sie sich viel Zeit. Und denken Sie mal darüber nach, ob es nicht effektiver wäre, zumindest einen Teil dieser Aufgaben einer administrativen Hilfskraft zu übertragen, die Sie eventuell auf 400-Euro-Basis beschäftigen. Das wäre aus meiner Warte bei Ihrer Betriebsgröße sinnvoll. Dann gingen nicht nur die Rechnungen und Angebote vermutlich schneller raus. Sie hätten auch mehr Zeit für Ihre eigentlichen "Chef-" beziehungsweise "Unternehmeraufgaben".

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