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22.11.2005

Viele Firmen kommunizieren noch per Papier

Unternehmen können Kosten und Ersparnisse eines Dokumenten-Managements nicht beziffern.

Die meisten Unternehmen sehen in einer effizienten Dokumentenverwaltung einen Wettbewerbsvorteil im Geschäftsverkehr. Doch die Umsetzung entsprechender technischer Lösungen bleibt bis heute Stückwerk. Zu diesem Schluss kommt eine Erhebung des Marktforschungsunternehmens Ovum im Auftrag der Firma Xerox.

Intern sieht es besser aus

Befragt wurden für das Dokumenten-Management verantwortliche Mitarbeiter 360 europäischer, darunter 120 deutscher Firmen aus den Branchen Handel, Versorgung, öffentliche Hand und Finanzdienstleistungen mit mehr als 1000 Arbeitnehmern. Danach basiert die externe Kundenkommunikation bei 48 Prozent aller deutschen und bei über 50 Prozent aller europäischen Firmen immer noch auf Papier. Unternehmensintern hingegen werden hierzulande Verwaltungsdokumente, Statistiken, Analysen und Geschäftsberichte weitgehend elektronisch verwaltet. Zwei Drittel der Befragten gaben an, Papierdokumente in elektronische Formate umzuwandeln, wobei rund 70 Prozent auf Scanning setzen. Allerdings teilten 87 Prozent der deutschen Firmenvertreter mit, Verträge und andere rechtlich relevante Dokumente intern auch in Papierform zu archivieren, um etwa gesetzlichen Auflagen nachzukommen.

Zudem halten 71 Prozent der Firmenvertreter ihre derzeitigen Dokumentenprozesse für zu komplex, und der großen Mehrheit sind die mit ihnen verbundenen Kosten und Einsparpotenziale nicht klar. Demnach konnten 92 Prozent der Verantwortlichen nicht einschätzen, wie viel ihr Unternehmen beispielsweise für Kundenkommunikation und -prozesse ausgibt. Immerhin 72 Prozent vermochten nicht zu beziffern, wie viel sich durch schnellere Prozesse sparen lassen könnte. (as)