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06.10.2005

Volz spart mit elektronischen Rechnungen

Mittelständler schickt die Hälfte seiner 50000 Rechnungen pro Jahr per E-Mail.

Das Familienunternehmen Volz Luftfilter GmbH & Co. KG, das Filterprodukte für Klima- und Oberflächentechnik produziert und vertreibt, spart bei jedem E-Billing-Vorgang Druck-, Versand- und Portokosten. Volz nimmt damit eine Vorreiterrolle ein. Mittelständische Unternehmen fürchten meist rechtliche Anforderungen, die technische Komplexität und eine mangelhafte Akzeptanz elektronischer Rechnungen auf Seiten der Empfänger. Bei Volz blieb die Zustimmung der Kunden jedoch nur leicht hinter den Erwartungen zurück: Seit Inbetriebnahme der neuen Lösung zum 1. Juli 2005 akzeptieren rund 50 Prozent der Kunden elektronische Rechnungen. Laut Max Schinkel, Systemadministrator bei Volz, nimmt die Akzeptanz langsam zu.

Vorgaben berücksichtigt

Das Unternehmen arbeitet mit einer Paketlösung des Systemhauses YourIt oHG, das auch die Implementierung übernahm. Sie enthält das Output-Management-Tool "Winport" der Prout Software GmbH, das Dokumenten-Management-System "Docuframe" der GSD Software mbH sowie die Signaturlösung "Icoya Signatur Server" der Struktur AG. Das System berücksichtigt die Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen, wonach elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen, wenn der Empfänger die Rechnung beim Vorsteuerabzug geltend machen will.

Nachdem eine Rechnung fakturiert wurde, wird sie bei Volz von der Auftragsabwicklung an einen automatisierten Hintergrundprozess übergeben. Die Daten werden in ein XML-Format übertragen und vom Icoya Signatur Server auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.

Signatur im XML-Format

Parallel dazu erzeugt das System eine Rechnung im Portable-Document-Format (PDF). Anschließend signiert der Server die Rechnungsdaten im XML-Format und erzeugt auf der PDF-Rechnung einen zweidimensionalen Barcode. Dieser enthält die Rechnungsdaten und lässt sich jederzeit überprüfen, auch wenn die Rechnung gefaxt oder gedruckt wird. Anschließend versendet das System die Rechnung per E-Mail und archiviert automatisch die Dokumente inklusive Protokoll.

Der Empfänger kann die Signatur mit dem kostenlos verfügbaren "Icoya Scan Processor" prüfen. Damit lassen sich auch Prüfprotokolle gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) archivieren. Eine ERP-Version des Icoya Scan Processor erlaubt darüber hinaus die automatische Übernahme der Rechnungsdaten in das ERP-System des Empfängers.

Die Einführung der E-Billing-Lösung konnte bei Volz innerhalb eines Monats abgeschlossen werden. Knackpunkt war dabei die erforderliche Anpassung des dort eingesetzten ERP-Systems von Proalpha. Dort musste eine zusätzliche Oberfläche programmiert werden, auf der bei Zustimmung des jeweiligen Kunden die elektronische Rechnungsadresse hinterlegt werden kann. Das ERP-System fragt die Zustimmung bei jeder neuen Rechnung ab und leitet die Rechnungsdaten dann zur Weiterverarbeitung an das Dokumenten-Management-System.

Das System läuft laut Schinkel sehr zuverlässig und wird sich innerhalb kurzer Zeit amortisiert. Wie kurz, hängt nicht zuletzt davon ab, wie viele Kunden sich noch von den Vorteilen einer elektronischen Rechnung überzeugen lassen. (rg)