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21.10.1994

Vom PC-LAN zur Client-Server-DV gewechselt Distributor Prisma entwickelt eine Serienfaxloesung fuer R/3

21.10.1994

Von Claudia Pilz*

Mit rund 90 Millionen Mark Umsatz ist die Prisma GmbH einer der groessten Distributoren von Hard- und Software fuer den Apple Macintosh. Das in Hamburg ansaessige und mit einer Filiale in Wien vertretene Unternehmen setzt bei seiner Informationsverarbeitung seit 1993 auf die Standardsoftware R/3 von SAP.

Nach einer Startphase mit einem PC-Netz und unterschiedlichen Inselloesungen wurden bei der Prisma GmbH 1993 die Weichen fuer Client-Server-Computing gestellt. Als Hardwareplattform entschied man sich dabei fuer Datenbank- und Applikations-Server von Hewlett- Packard, waehrend auf der Arbeitsplatzebene zirka 170 Macs und DOS- PCs

eingesetzt werden. Nach einer Analyse von ueber 50 Software-

produkten fiel die Wahl des Verantwortlichen auf R/3 von SAP.

Seit Anfang 1993 sind bei Prisma die R/3-Module Finanzwesen, Controlling, Anlagenwirtschaft, Materialwirtschaft und Vertrieb im Einsatz. Einfuehrung und Betreuung der Applikationen uebernahm die Aspri Trading GmbH, eine Prisma-Tochtergesellschaft, zu deren Aufgabenbereich die Verantwortung fuer die gesamte Informationsverarbeitung der Gruppe gehoert.

An den betriebswirtschaftlichen Funktionen der R/3-Anwendungen waren "bis auf eine Reihe punktueller Ergaenzungen" keine wesentlichen Anpassungen vorzunehmen, wie sich Aspri- Geschaeftsfuehrer Peter Rohwer erinnert. Individueller Erweiterungsbedarf ergab sich allerdings aus der spezifischen Marktbetaetigung von Prisma: Pro Jahr muessen ueber 200000 Bestellungen im Rahmen eines 48-Stunden-Services abgewickelt werden.

Die Entwicklung der zusaetzlich erforderlichen Anwendungen fuer das Client-Server-Umfeld erfolgt bei Aspri mit Unterstuetzung der "Abap/4 Development Workbench" - ein Paket aufeinander abgestimmter Werkzeuge fuer alle Schritte im Entwicklungszyklus vom Prototyping ueber Implementierung und Test bis hin zur Optimierung.

Derart ausgestattet, gingen die Aspri-Entwickler daran, die spezifischen Wuensche der Prisma-Anwender in Programme umzusetzen. Dazu gehoerten das aktuelle Informieren der Kunden ueber den Auftragsstatus und die Ankuendigung bevorstehender Bankeinzuege. Da R/3 diese Informationen standardmaessig zur Verfuegung stellt, musste nur noch ein Weg gefunden werden, die Daten direkt aus den SAP- Applikationen als Faxdokument zu gewinnen, elektronisch zu versenden und diesen Faxversand zu verwalten.

Das Team entwickelte eine individuell auf die Prisma-Beduerfnisse ausgerichtete Loesung fuer das automatische Erstellen und Versenden von Serien-Telefaxen aus R/3-Anwendungen. Transaktionsgesteuert lassen sich Telefaxe nun automatisch erzeugen. Fuer die Uebermittlung stehen alle Moeglichkeiten offen, die R/3 fuer den Dokumentenversand zur Verfuegung stellt, wobei die Anbindung des SAP-Systems an das oeffentliche Kommunikationsnetz ueber einen speziellen Fax-Server auf Unix-Basis erfolgt.

Die voll in R/3 integrierte Komplettloesung "ZFAX" ist auf verschiedenen Unix-Systemen einsetzbar und bietet Anschlussmoeglichkeiten von bis zu acht Faxmodems. Das Programm ermoeglicht den Zugriff auf alle R/3-Belegdaten, ist transaktions- und parametergesteuert und erlaubt logikorientiertes sowie zeitversetztes Versenden. ZFAX wurde zwar primaer fuer Prismas eigenen Bedarf entwickelt, doch man denkt auch darueber nach, dass andere R/3-Anwender daran Gefallen finden koennten.

Die Faxsoftware ist nur ein Beispiel von mehreren individuellen Applikationen, mit der das Entwicklungsteam die R/3- Standardfunktionen Prisma-spezifisch ergaenzte. Einen weiteren Schwerpunkt setzten Individualprogramme fuer die Warenlogistik. Aspri nutzte dafuer als Basis die R/3-Anwendungen fuer Auftragsbearbeitung, Lagerwirtschaft und Fakturierung.

Zusaetzlich wurde eine rationelle Barcode-Loesung entwickelt, die voll in R/3 integriert ist. Sie automatisiert mehrere Bearbeitungsschritte, die zuvor manuell abgewickelt werden mussten. Als wesentliche Vorteile dieser selbstentwickelten Anwendungserweiterungen erweisen sich in der Praxis der hohe Durchsatz und die gegenueber der manuellen Eingabe hoehere Fehlersicherheit. Dadurch steigt die Qualitaet der Prisma-Logistik, wobei die Abwicklungskosten gleichzeitig sinken.

Auf die Programmierer warten weitere Aufgaben, die sowohl individuelle Funktionsergaenzungen und Desktop-Integrationen als auch die Einbindung des Apple Newton in R/3 beinhalten. Weiteres Rationalisierungspotential sehen die Verantwortlichen in der Verbindung der Datenverarbeitung mit den neuen Moeglichkeiten der elektronischen Kommunikation zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden.

Was Aspri-Geschaeftsstellenfuehrer Rohwer in einem Fazit zum Einsatz von R/3 und Abap/4 Development Workbench betont, ist der bei Prisma erreichte optimale Mix aus Standard- und Individualsoftware. Grundsaetzlich haben die bisherigen Erfahrungen die Entscheidung fuer R/3 und eine Client-Server-Architektur bestaetigt. Der Einsatz der Workbench fuer Eigenentwicklungen erweist sich als ein Instrument, das die Projektarbeit vereinfacht. "Die Produktivitaet im Entwicklungsteam steigt", erklaert Rohwer.

Das Unternehmen

Die Prisma GmbH beliefert mehr als 3000 Apple-Macintosh- Fachhaendler. Ausserdem werden mit einem Up-to-date-Service rund 60000 Endanwender betreut. 1988 mit 30 Mitarbeitern gegruendet, vertreibt Prisma heute mit 120 Mitarbeitern ueber 4000 Artikel von rund 200 internationalen Lieferanten. Ausserdem bieten die Unternehmen der Prisma-Gruppe vielfaeltige Dienstleistungen an.