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17.09.1993

Von der Planung bis zur Analyse aller Geldgeschaefte Cash-Management-System bei BMW automatisiert Zahlungen

Anfang der 80er Jahre erkannte die BMW AG in Muenchen erhebliche Rationalisierungspotentiale im Finanzbereich. Daraus entwickelte sie die Idee eines Cash-Management-Systems, mit dem sich mittlerweile der gesamte interne und externe Zahlungsverkehr abwickeln laesst.

Im Finanzbereich nicht nur zu verwalten, sondern die Abwicklung der Zahlungsstroeme aktiv zu gestalten, war neben der Personaleinsparung Hauptziel der grossangelegten Automatisierung des Zahlungsverkehrs, der Kontodisposition und des Geld- und Devisenhandels, die BMW seit Anfang der 80er Jahre angestrebt hat.

Der hohe manuelle Aufwand bei der Scheckverwaltung, die Sortierung nach Kontoauszuegen und der grosse Personalbedarf liessen in der Finanzabteilung den Wunsch nach einem DV-System aufkommen. DV- Loesungen im kleinen - APL-Programme - errechneten zwar bereits summarisch den Gesamtsaldo, doch fehlten Schnittstellen zu den Buchhaltungsdaten. Eine Planung war zudem nur auf Basis von Erfahrungswerten des Gelddisponenten moeglich.

Mit einem integrierten System, das alle Posten einzeln ausweisen kann, sollten Valutavorteile bei der Scheckzahlung genutzt, Geld- ein- und -ausgaenge ueberwacht und Ein- und Auszahlungen optimal gesteuert werden koennen. Ferner sollten sich die Konten im voraus disponieren lassen, so dass das System dem Kontoauszug der Bank vorauseilt und der Kontoauszug nur noch der Kontrolle dient.

Auf dieser Basis schuf die Finanzabteilung der BMW AG ein Cash- Management-System zur Planung, Disposition, Abwicklung, Ueberwachung und Analyse aller Geldgeschaefte mit Verbindung zum Electronic banking und zu diversen internen Buchhaltungssystemen. Bei der Realisierung und Programmierung wurde die BMW-Mannschaft aus Fachabteilung und Datenverarbeitung von der Ecosoft GmbH, Muenchen, unterstuetzt.Heute besteht das Integrierte Cash-Management System (ICMS) aus neun einzelnen Bausteinen mit grossem Leistungsumfang (vgl. Abbildung 2). Kommunikations-Schnittstellen verbinden die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs (vgl. Abbildung 1).

Es ist benutzerfreundlich durch Menuetechnik, einheitliche Bildschirmmasken und Funktionstasten-Belegung, Durch-fuehrbarkeit beliebiger Auswertungen, Benutzerhinweise in jedem Dialogschritt und die Online-help-Funktion. Durch die Steuerung aller Batch- Ablaeufe ueber Parameter kann der Benutzer frei waehlen, an welchen Tagen er welche Batch-Verarbeitungen und -Auswertungen durch- fuehren moechte.

Sicherheit eines Cash-Management-Systems bedeutet zum einen die Sicherheit der Daten, also den Schutz vor unberechtigten Zugriffen, zum anderen die Sicherheit der Kommunikation zwischen Bank und Unternehmen.

Im ICMS ist dieser Schutz durch ein spezielles Zugriffsberechtigungs-System gewaehrleistet, durch das jedem Anwender und jeder Terminaladresse ein bestimmter Funktions- und Datenumfang zugeordnet werden kann.

Alle Benutzereingaben werden umfangreichen Plausibilitaetspruefungen unterzogen, und zusaetzliche Kontrollprogramme sorgen fuer einen immer konsistenten und logisch korrekten Datenbestand. Durch Funktionssteuerung, Front-Office, Back-Office, Analyse, personenunabhaengige Arbeitsablaeufe sowie durch Nachvollziehbarkeit aller Finanzgeschaefte und Zahlungsvorgaenge online ueber Jahre hinweg ist die Sicherheit des Systems intern (auch Revisionsanforderungen gegenueber) und extern (gemaess den Notwendigkeiten der Wirtschaftspruefung) in hohem Masse gewaehrleistet.

ICMS bietet standardisierte DFUe-Schnittstellen zu Banken fuer den Inlands- und Auslandszahlungsverkehr. Durch die Uebermittlung von spezifischen Kontrollinformationen zur beauftragten Bank auf einem gesonderten Weg besteht ebenfalls eine sehr hohe Uebertragungssicherheit.

*Dietmar Fuergut ist Projektleiter IV-Systeme Finanzwirtschaft, Herwig Gschnaidner ist Abteilungsleiter Kre- ditoren, Zahlungsverkehr bei der BMW AG. in Muenchen taetig.

ICMS-Kommunikations- Schnittstellen

Buchhaltung:

- offene Posten,

- ausgeglichene Posten sowie

- sonstige Zahlungsein- und ausgangsinformationen.

Finanzbuchhaltung:

- Bankkontobuchungen sowie

- Aufwands- und Ertragsbuchungen.

Banken:

- Zahlungstraegerinformationen,

- Tagesauszugsinformationen,

- Kurse sowie

- Avise.

Geschaeftspartner:

- Zahlungsinformationen.

ICMS-Technik

Hardware und Systemumgebung

Hardwareplattform:

IBM 3090 unter MVS/ESA

Datenbanksystem:

MS, DB2

TP-Monitor:

IMS/DC

Programmiersprache:

PL/1

Reports und Auswertungen:

Easytrive i, QMF

Vorteile durch den ICMS-Einsatz:

- Valutagewinne,

- optimale Kontodisposition,

- selektive Ausnutzung von Konditionen,

- genaue Kenntnis der Bankumsaetze,

- verbesserte Verhandlungsposition gegenueber Banken,

- Effizienzsteigerung durch verbesserte Ablauforganisation,

- Steigerung der Personalproduktivitaet sowie

- schnelle, aktuelle und umfassende Informationen als Basis fuer Manage- ment-Entscheidungen.

Abb. 2: ICMS-Funktionen decken den gesamten Zahlungsverkehr ab.

Abb.1: Ueber Schnittstellen werden alle finanziellen Transaktionen erfasst

Die ICMS-Module

BKDB/TBDB - Stammdaten und Parameter:

- Verwaltung der Bankenstammdaten sowie

- Verwaltung der System- und Parametertabellen.

FD - Finanzdisposition:

- Disposition und Verwaltung der Zahlungsvorgaenge in allen Waehrungen,

- Bereitstellung der Informationen fuer die Disposition,

- manuelle Bankauszugsbearbeitung,

- Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und zur Zahlungstraegererstellung,

- Jahresabschluss-Berichte (Finanzstatus, Bankumsatzanalysen, Zinsstaffel etc.) sowie

- Schecklaufzeitstatistik.

ABB - Automatisierte Bankauszugsbearbeitung:

- Uebernahme der Bankauszugsdaten (DFUe),

- Bankauszug pruefen und bearbeiten sowie

- automatische Buchung von Spesen und Kursdifferenzen.

GH - Geldhandel:

- Verwaltung von Tages- und Monatsgeldern, Zins-Swaps, FRAs und Commercial Papers,

- direkte Anbindung an FD,

- komplette Zinsabrechnung und Quellensteuerausweis,

- Faelligkeits- und Bestandslisten,

- Ergebnisberichte und Analysen sowie

- Geschaeftsbestaetigungen und Kontoauszuege.

FX - Devisenhandel:

- Erfassung und Verwaltung aller Devisengeschaefte (Kassa, Termin, Optionen inklusive Sonderformen),

- Darstellung zusammenhaengender Geschaefte (Prolongation, Absiche- rung etc.),

- umfangreiche Limitpruefung,

- Risikodarstellung auf Basis betriebswirtschaftlicher Gegenpositionen,

- Schnittstelle zu FD (Buchung),

- Berichte und Analysen,

- Verwaltung von Anschaffungskriterien (Standard, explizit),

- DFUe-Online-Verbindung zu Banken (Avise, Zahlungsauftraege) sowie

- Geschaeftsbestaetigungen und Kontoauszuege.

ZKDB - Zentrale Kursdatenbank:

- Verwaltung Devisen- und Sortenkurse,

- Uebernahme der Kurse der DFUe sowie

- Schnittstellen zu allen Systemen, die Kurse benoetigen.

SEL - Scheckeinreichung:

- Erfassung und Verwaltung von Eingangsschecks,

- Druck Scheckbestandsinformationen sowie

- Druck Scheckeinreicherlisten nach verschiedenen Kriterien.

ZZT - Optimierte Zahlungstraegererstellung:

- selbstaendige Optimierung des Zahlungsweges und -zeitpunktes sowie der Zahlungsart,

- Online-Bearbeitung des Zahlungsvorschlags,

- Erstellung aller Arten von Zahlungstraegern (Papier, DFUe),

- Schnittstellen zu FD und mehreren Buchhaltungen,

- standardisierte DFUe-Schnittstelle zu Banken sowie

- COM-Verfilmung aller Zahlungstraeger auf einheitlichem Format.

KAS - Online-Kassensystem:

- frei definierbare Vorgangs- und Zahlungsarten in jeder Waehrung,

- Bargeld- und Scheckbestaende jederzeit zentral abrufbar sowie

- Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Controlling-Systemen.

Von Dietmar Fuergut und Herwig Gschnaidner*