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04.02.2000 - 

Mit neuer IT-Umgebung beweist Enka Tecnica Unabhängigkeit

Von der SAP-Schnur des Mutterkonzerns abgenabelt

MÜNCHEN (CW) - Im Zuge der Modernisierung ihrer IT-Landschaft stand die Enka Tecnica GmbH, Heinsberg, vor der Wahl, mit dem Mutterkonzern Akzo Nobel von R/2 auf R/3 zu migrieren oder ein anderes Standardsoftware-System einzuführen. Der Zulieferer für die faserproduzierende und -verarbeitende Industrie entschied sich für Letzteres.

"Unsere Unabhängigkeit ist von der Konzernleitung so gewollt", stellt Kees Reijnen, Geschäftsführer von Enka Tecnica, heraus. "Dezentralisierung wird bei Akzo Nobel groß geschrieben." Nach der Umwandlung in eine GmbH ist Enka Tecnica in seinen IT-Entscheidungen frei.

Der bis Mitte der 90er Jahre vorherrschende Zentralismus hatte Strukturen hervorgebracht, die nicht mehr zeitgemäß waren, aber auch nicht von heute auf morgen beseitigt werden konnten. So war die IT-Landschaft von Enka Tecnica bis 1998 per Standleitung mit dem Mainframe-System des Mutterkonzerns im niederländischen Arnheim verbunden. Für das konzernweite Finanz-Management lief dort das "FI"- Modul der SAP-Software R/2 mit den Komponenten Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitoren-Management sowie Anlagenverwaltung. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Enka Tecnica wurde dort abgewickelt - mit Hilfe des Programms "Paisy".

Die Bereiche Produktion und Vertrieb hingegen waren damals schon dezentral abgebildet - durch "Mapics XA, Release 4", genauer gesagt: durch die Module "COM" (Kundenauftragsbearbeitung), "IM" (Materialwirtschaft), "PUR" (Einkauf), "MRP" (Materialbedarfsplanung), "PDM" und "PDM+" (Produktdatenverwaltung), "PCC" (Fertigungssteuerung und Nachkalkulation) sowie "CAS" (Anwendungssteuerung) und "VWP" (Visual Workplace).

Diese Architektur, die seit 1991 Bestand hatte, bedurfte einer Aktualisierung - spätestens, als die Euro- und Jahr-2000-Probleme akut wurden. Eine Neuordnung der IT schien unausweichlich.

"Wir verbanden damit zwei Ziele: Das System sollte einfacher und billiger werden", erklärt Nico Pleeging, Leiter Controlling und Logistik. Mit den bereits genutzten Mapics-Modulen auf AS/400-Basis war Enka Tecnica zufrieden.

Und da der gleichnamige Hersteller der Anwendungen zum damaligen Zeitpunkt bereits ein Modul für das internationale Finanz-Management anbot, fragten sich die Heinsberger, ob ein integriertes Gesamtsystem vielleicht die kostengünstigere und flexiblere Alternative zur bisherigen Architektur darstellen würde.

Doch der Rechtfertigungszwang war groß, denn an der Leistungsfähigkeit von R/2 gab es eigentlich keinen Zweifel. Um eine hinreichende Grundlage für eine objektive Entscheidungsfindung zu liefern, musste das Projekt deshalb äußerst präzise geplant werden. Eine Kosten-Nutzen-Rechnung listete auf, welche Vor- und Nachteile die Modernisierung und der Weiterbetrieb der alten Architektur oder aber die Installation einer neuen IT-Landschaft hätten.

Das Ergebnis dieses Vergleichs war eindeutig: Die Vorteile einer integrierten Lösung bezüglich redundanzfreier Datenhaltung, vor allem aber im Hinblick auf die Verwaltung internationaler Finanzströme sprachen für die Einführung des Mapics-XA-Moduls "IFM"(International Finance Management). Das bedeutete gleichzeitig die Abkopplung vom R/2-System des Mutterkonzerns.

Heute steht IFM bei Enka Tecnica im Mittelpunkt der neuen IT-Landschaft. Alle Daten aus den installierten Mapics-Modulen - neben den neun bereits genannten sind das mittlerweile auch "IWP" (Info Workplace), "EPDM" (Unternehmensweite Produktdatenverwaltung), "PM" (Beschaffungs-Management) und "PV" (Powervision) - laufen dort zusammen.

Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren unter anderem die Möglichkeit, Daten einfach und schnell bis zur Quelle zurückzuverfolgen, sowie der hohe Automatisierungsgrad durch regelbasierende Transaktionen. In R/2 mussten die einzelnen Abläufe, so Pleeging, im Nachhinein "gedeutet" werden.

"Außerdem sparen wir mit dem neuen System jährlich etwa 70000 Mark an laufenden Kosten," fügt der Controlling-Experte hinzu. Zwar habe das Projekt Gesamtkosten in Höhe von 320000 Mark verursacht. Doch diese Investitionssumme relativiere sich dadurch, dass die alte Umgebung ohnehin hätte modernisiert werden müssen.

Sechs Monate dauerte das Projekt von den ersten Tests bis zum Produktivstart. Möglich wurde diese kurze Dauer durch das Mapics-eigene Implementierungs-Tool, das die Informationen aus den unterschiedlichen Modulen automatisch so aufbereitet, dass IFM damit arbeiten kann.

Die Daten entstammten einer Mapics-XA-Testumgebung, die das Produktivsystem eins zu eins kopierte. Hatten sich die aufbereiteten Informationen und die damit verbundenen Einstellungen bewährt, wurden sie jeweils in das Testsystem zurückkopiert.

Zeitgleich mit den Tests fanden Mitarbeiterschulungen und Zusatzprogrammierungen statt. Beispielsweise wurden speziell an die Bedürfnisse von Enka Tecnica angepasste Standardberichte erstellt. Zu aktualisieren war auch die Schnittstelle zu Paisy, das weiterhin beim Mutterkonzern genutzt wird. Von Mapics gibt es derzeit kein Lohn- und Gehaltssystem, sondern lediglich ein Modul zur Betriebsdatenerfassung.

Auch auf dem Gebiet der Anlagenbuchhaltung hat Mapics noch nicht den Funktions- und Leistungsumfang erreicht, den Enka Tecnica sich wünscht. Deshalb installierte das Unternehmen für diese Aufgabe das entsprechende Modul aus dem R/3-System, was ebenfalls eine Anpassung der Schnittstellen erforderlich machte. Sobald die Mapics-Anlagenbuchhaltung den Enka-Tecnica-Ansprüchen genügt, soll das SAP-Modul ausgewechselt werden.

Mutterkonzern steigt auf R/3 um

Nach Abschluss aller vorbereitenden Maßnahmen ließ sich die Umstellung von der korrigierten Testumgebung auf das neue Produktivsystem an einem einzigen Wochenende bewerkstelligen. Die Verbindung zu R/2 wurde freitags gekappt, und als die Mitarbeiter am folgenden Montag wieder zur Arbeit kamen, funktionierte die neue Umgebung bereits.

"Unseren Projektplan haben wir in zeitlicher Hinsicht nur um einen Monat und hinsichtlich der Kosten nur um drei Prozent überschritten", freut sich Pleeging. "Die exakte Planung im Vorfeld der Modernisierung hat sich also bezahlt gemacht." Unterschätzt habe das Unternehmen lediglich einen einzigen Punkt: den Einfluss, den IFM auf die anderen Mapics-Module ausübt. "Die Korrekturen bei den Stammdaten und den Geschäftsabläufen sind doch recht zeitaufwendig", klagt der Controlling- und Logistikexperte. Allerdings bringe das auch einen Vorteil mit sich: IFM decke bisher übersehene Fehler und Ungereimtheiten in anderen Komponenten auf.

Akzo Nobel mit seinen Bereichen Chemie, Pharmazie und Coatings hat sich entschieden, von R/2 auf R/3 umzusteigen. Zudem verkaufte der Konzern kürzlich seinen internen IT-Dienstleister AIS an das Serviceunternehmen Origin, von dem es künftig wohl einen großen Teil seiner IT-Leistungen beziehen wird (siehe Seite 55).