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21.09.1990

Von der Stempelkarte zum Zeiten-Informationssystem

21.09.1990

Es gibt nur wenige EDV-Anwendungen, die sich in den vergangenen fünf Jahren ähnlich rasch gewandelt haben wie die der Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung. Auffallend ist.- Auch in kleineren und mittleren Betrieben findet die Zeitwirtschaft inzwischen verstärktes Interesse bei den EDV-Leitern, vor allem aber bei vielen neuen Anwendern des Mittelstandes.

Der EDV-Leiter in mittelständischen Unternehmen - genauso wie in Großunternehmen steht vor dem Problem, integrierte Lösungen im Sinne eines CIM-Konzeptes zu schaffen, das heißt, bereits realisierte Insellösungen mit den Daten der zentralen EDV-Anlage zu vernetzen. Seine große Aufgabe der 90er Jahre ist es, einen hundertprozentigen aktuellen Online-Betrieb aufzubauen. Somit haben die Anwender dieser mittelständischen Betriebe dieselben Schwierigkeiten wie die Anwender der Großbetriebe.

Dies ist auf das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis der Hard- und Software-Anbieter zurückzuführen. Hinzu kommt die Tatsache, daß sich der Anbietermarkt wesentlich vergrößert hat und der Anwender heute unter den angebotenen Alternativen jene auswählen kann, die, der Problemlösung seines Hauses entspricht.

Vor etwa fünf Jahren gab es fast ausschließlich dezentrale Lösungen, meist angeboten durch renommierte Hersteller von BDE-Terminals.

Es entstanden hierdurch Insellösungen, verbunden mit dem großen Nachteil der teilweise doppelten Datenbestände und der fehlenden zeitgleichen Informationen auf dem Zentralrechner zur sofortigen Weiterverarbeitung durch die für die Bereiche Kunden- und Fertigungsauftragsverwaltung eingesetzten Programme.

Vorteil der Integration: Daten sind sofort verfügbar

Die Möglichkeit, diese dezentral eingesetzten "Zeitwirtschafts-Rechner" direkt mit dem Zentralrechner zu vernetzen, wird bisher nur selten gehandhabt, da technisch entweder nicht möglich oder organisatorisch zu aufwendig.

Durch die dann in den Markt drängenden Hersteller, die eine Anbindung ihrer BDE-Terminals auf Twinax-Basis, das heißt, Direktanschluß an den Zentralrechner, ermöglichten, wurden seitens der Software-Häuser sehr rasch Lösungen erarbeitet, die durch den kommerziellen, im Hause bereits installierten Rechner die Aufgabe der Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung mit übernehmen. Der Vorteil dieser Lösung liegt für den EDV-Leiter in der Tatsache begründet, in derselben Systemumgebung zu arbeiten und keinen eigenständigen Rechner einschließlich dessen Software zu installieren und warten zu müssen.

Für den Anwender liegt, als Umkehrschluß zu den Nachteilen der dezentralen Lösung, der Hauptvorteil in der mit den übrigen EDV-Anwendungen integrierten Zeit- und Betriebsdatenerfassung und der damit verbundenen sofortigen Verfügbarkeit der jeweiligen Zeit- und Maschinendaten an anderen Arbeitsplätzen sowie des einheitlichen Datenbestandes.

Stufe 1: Ersatz der Stempelkarte

Bei den meisten Software-Herstellern war die erste Stufe zunächst im wesentlichen der elektronische Ersatz der Stempelkarte.

Mit dem Betreten des Betriebsgeländes "stempelt" der Mitarbeiter durch Einführen seines Betriebsausweises in das jeweilige BDE-Terminal, auch insbesondere zur automatischen Türöffnung, selbst. Der Personalabteilung bleibt es erspart, wöchentlich die Zeiten auf der Stempelkarte zu addieren, um am Ende der Abrechnungsperiode die ermittelten Sollzeiten den Istzeiten gegenüberzustellen und in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfließen zu lassen. Die Mitarbeiter sind bezüglich ihres aktuellen Zeitsaldos immer auf dem neuesten Stand.

Stufe 2: Mehr Komfort

Mit zunehmenden Installationsziffern wurden zwangsläufig auch die Programme komfortabler. Sie ermöglichen heute eine exakte Erfassung, Abrechnung und Auswertung unterschiedlichster Arbeitszeitmodelle sowie der gleitenden Arbeitszeit. Beliebige Arbeitszeitmodelle und -zyklen können vereinbart werden. Das Herzstück des Zeiterfassungssystems bietet einen exakten Soll-Ist-Vergleich. Es meldet täglich, wo Benutzereingriffe erforderlich sind.

Zusätzliche Hinweise können wahlweise vom Anwender generiert werden. Weitreichende Anwenderunterstützung wird auch durch Vereinbarung von beliebigen Karenzen und Einheiten ermöglicht.

Ein wesentlicher Vorteil der "Zeiten-Informationssysteme" besteht in derjederzeitigen Auskunftsbereitschaft. So weiß der Meister in der Montage-Abteilung beispielsweise bei Ausfall eines seiner Mitarbeiter sofort, welche der vorgesehenen "Springer" auch tatsächlich verfügbar sind.

Selbstverständlich erhalten unterschiedliche Benutzergruppen auch differenzierte Einblicks- beziehungsweise Bearbeitungsrechte.

Somit wird den Erfordernissen des Datenschutzes konsequent Rechnung getragen. Gleichzeitig werden die vorhandenen An- und Abwesenheitsinformationen mit den jeweiligen Urlaubsansprüchen verwaltet.

Hiermit wird die klassische Urlaubs- beziehungsweise An-/ Abwesenheitskartei in übersichtlicher Form und ohne weiteres Zutun des Anwenders automatisch geführt.

Stufe 3: "Lohnartengenerator"

Mit dem "Lohnartengenerator", eine der wichtigsten Erweiterungen der letzten Jahre, werden bis zu 95 Prozent der zeitabhängigen Lohndaten generiert und mit den bei den meisten Anwendern bereits installierten Lohn- und Gehaltsprogrammen zur Verfügung gestellt. Selbst von kontinuierliche Schichtbetriebe werden abgedeckt. Die Bezahlungsregelungen können wahlweise Tages-, Wochen- oder Monatskriterien sein. Bei Schichtwechselzyklen und Tagesmodellen ist das System nicht an Kalenderwochen beziehungsweise -tage gebunden, so daß auch ungewöhnliche Wechselintervalle völlig unproblematisch zu vereinbaren sind. Außerplanmäßige Schichtwechsel werden vom System automatisch erkannt und ohne Benutzereingriffe umgesetzt. Dadurch ergeben sich wesentliche betriebswirtschaftliche Vorteile:

Anwender, die monatlich alle Zeitlöhne, Überstundenzuschläge (Schicht-, Sonntags-, Nacht- und Feiertagszuschläge etc.), Abwesenheitsvergütungen (Urlaub, Krankheit, Feiertage und so weiter) sowie statistische Werte von Hand ermitteln müssen, haben hohe zeitliche und somit auch finanzielle Einsparungen.

Stufe 4: Anbindung BDE

Läßt sich die Personalzeiterfassung heute bereits wie oben beschrieben zum Teil durch sehr komfortable Standardsoftware einfuhren, so ist die Thematik bei der Betriebsdatenerfassung (BDE) in den meisten Fällen völlig firmenspezifisch. Die Anforderungen werden entscheidend durch Branche, Organisationsform und Struktur geprägt. Doch selbst bei gleichartigen Unternehmen sind völlig unterschiedliche Lösungswege im BDE-Bereich anzutreffen. Es geht nicht nur darum, Auftrags- und Maschinenlaufzeiten, Stillstands- und Mengendaten zu erfassen. Gleichzeitig müssen diese Daten -beispielsweise in Form von Auftragsfortschrittsmeldungen- der Auftragsabwicklung verfügbar gemacht werden, Grundlagen für Leistungslohnsysteme bereitgestellt sowie letztlich Informationen zur Nachkalkulation vorbereitet werden. Hier sind Standardanwendungen meist überfordert.

Nachdem die meisten Fertigungsbetriebe zumindest in Teilbereichen die EDV-unterstützte Produktionsplanung und -steuerung realisiert haben, ist es die vorrangige Aufgabe der Software-Anbieter, vorhandene BDE-Lösungen mit den bereits realisierten Anwendungen im Bereich der Kundenauftragsverwaltung, Materialwirtschaft und Produktionsplanung und -steuerung miteinander zu verknüpfen. Alle fertigungsrelevanten Zeitdaten werden per Schnittstelle zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt.