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30.03.1979

Von Dr. Christoph Zahrnt, Rechtsanwalt, Neckargemünd Einige Tage nachdem die Anbieter die Unterlagen erhalten und sich und sie eingearbeitet haben, kann das Vorhaben den Bietern in einem gemeinsamen Gespräch erläutert werden. Spätestens jetzt sollten die

Von Dr. Christoph Zahrnt, Rechtsanwalt, Neckargemünd

Einige Tage nachdem die Anbieter die Unterlagen erhalten und sich und sie eingearbeitet haben, kann das Vorhaben den Bietern in einem gemeinsamen Gespräch erläutert werden.

Spätestens jetzt sollten die Beurteilungskriterien festgelegt werden. Das heißt nicht, daß sie nicht mehr geändert werden können. Dazulernen ist erlaubt. Änderungen sollten allerdings nur noch formell und mit Begründung erfolgen, damit man sich selbst und den Vorgesetzten später darüber Rechenschaft abgeben kann. Interessant ist, wie das Bundesverteidigungsministerium

vorgeht: Es teilt den Bietern die Beurteilungskriterien in den Grundzügen mit, so daß diese sich besser auf die Zielsetzung des Beschaffungsvorhabens einstellen können (ohne damit aber falschen Eindruck wecken zu können: unnötige Superleistungen an einer Stelle können nicht Schwächen anderswo überspielen).

Zweiter Schritt. Bei der Vorauswahl wird zuerst geprüft, ob die Angebote die unverzichtbaren Anforderungen ("K.O.-Kriterien" ) erfüllen. Anderenfalls werden sie ausgeschieden. Anschließend werden die verbleibenden Angebote im einzelnen anhand der Unterlagen und der ergänzend eingeholten Informationen beurteilt. Ziel ist es zwei bis drei Angebote übrig zu behalten.

Wichtig ist es, nicht nur den Katalog mit den Beurteilungskriterien, sondern auch das Pflichtenheft fortzuschreiben, und zwar möglichst formal. Entwickelt man sein Konzept auf Grund der Angebote fort, sollte man das ggf. auch die Anbieter wissen lassen, die ihre Angebote dann verbessern können. Formales Vorgehen empfiehlt sich immer: Ordnung hilft. Ein laufendes Protokoll hat sich bewährt, ebenso ein Protokoll über den einzelnen Anbieter. Im letzteren kann z. B. notiert werden, welche Fragen derzeit offen sind, welche (mündlichen) Zusagen gemacht worden sind.

Diejenigen Anbieter, deren Angebote ausgeschieden worden sind, sollten sofort benachrichtigt werden: Vielleicht haben sie inzwischen etwas Neues auf Lager oder zumindest in der Ankündigung. Das erspart Überlegungen oder Vorwürfe, wenn kurz nach Vertragsabschluß plötzlich ein Anbieter, der nicht zum Zuge gekommen ist, genau das richtige System herausbringt.

Dritter Schritt: Sind nur noch zwei bis drei Angebote in der Endauswahl, sollte es heißen: rien ne va plus, was das Berücksichtigen technischer Neuerungen durch neue Angebote anbelangt. Es gibt sonst immer wieder welche, die den Entscheidungsprozeß und erst recht die Realisierung verzögern.

Bei der Endauswahl treten systemtechnische Fragen oft in den Hintergrund und gewinnen Fragen der Vertragskonditionen an Bedeutung. Die Leistungsbeschreibungen sollten vorgeschrieben werden, so daß die Entscheidung für ein Angebot zugleich dem Auftragnehmer als Annahme seines Vertragsangebots mitgeteilt werden kann.

Allen CW-Lesern, die noch Material zur Serie schicken wollen, möchte der Autor mitteilen, daß seine Adresse nunmehr lautet: Hollmuthstr. 2a, 6903 Neckargemünd (Tel.: 0 62 23/62 16).

Nachträge

Werden vorhandene Systeme um einzelne Einheiten ergänzt, empfiehlt sich bei Bestellungen von demselben Lieferanten, einen Nachtrag zum Hauptvertrag zu schließen. Die neuen Einheiten werden dann Teil des Systems.

Form des Vertrages

Zur Form des Vertrages gilt dasselbe, was ich im 1. Teil unter II. 3 (Werkvertrag Programmerstellung} geschrieben habe. Zusätzlich sollte der AG dafür sorgen, daß die Aufgabenstellung auf dem Deckblatt beschrieben wird, die das System erfüllen soll, insbesondere hinsichtlich des Leistungsverhaltens. (Dafür kann auch auf die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots oder auf das Pflichtenheft verwiesen werden, wenn die Beschreibung dort noch aktuell ist.) Denn z. B. das Anwortzeitverhalten eines Online-Systems läßt sich schlecht durch die Leistungsfähigkeit der einzelnen Komponenten beschreiben. Es kommt hier auf das Zusammenwirken aller Teile an.

Checkliste für die LB

Für die LB schlage ich Formulare in Anlehnung an die BVB vor, die auf die regelungsbedürftigen Punkte hinweisen. Diese Punkte werden in der folgenden Checkliste zur LB näher erläutert.