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12.10.2006

VW archiviert Logistikprozesse

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Der Volkswagen-Konzern entwickelte mit gedas das Vertriebssystem "Ersatzteile 2000". Als europaweit größtes Logistiksystem lagert es täglich 60000 Geschäftsprozesse in ein Archiv aus.

Die ET2000-Installation im Original Teile Center (OTC) von Volkswagen gilt als größtes IT-Logistiksystem in Europa. Das System bildet den DV-Backbone für die Ersatzteilversorgung des Volkswagen-Konzerns. Von diesem Zentraldepot mit einer Größe von etwa 40 Fußballfeldern aus steuert der Automobilhersteller die Versorgung des Handels mit Original-Ersatzteilen rund um den Globus. Die Größe ist beeindruckend: Über einen 1500 Meter langen Gleisanschluss und 70 Lkw-Rampen werden Tag für Tag etwa 1500 Händler direkt beliefert - neben den zehn deutschen Großhändlern und 24 Importeuren in Europa.

HSM-Storage für die SAP-Archivierung

Um die enormen Datenmengen in seinem Logistiksystem ET2000 im Griff zu behalten, lagert Volkswagen die SAP-Datensätze systematisch in ein digitales Archiv aus. Die Storage-Systeme für diese Anwendung stehen in der Wolfsburger Zentrale, wo alle Daten auf Tape- Libraries überspielt werden.

Statt auf optischen Jukeboxen werden Dokumente im Volkswagen-Konzern auf Bandmaschinen archiviert. Zwischen die Tape-Roboter und den Archivserver haben die Verantwortlichen noch ein Hierarchical-Storage-Management (HSM)-System geschaltet. Abhängig von der Wertigkeit der Informationen im Unternehmen und der Abruffrequenz wandern die Daten entweder auf teuere RAID-Systeme oder auf günstige Bänder.

Um dieses riesige Lager in ständiger Bewegung zu halten und den stetigen Materialfluss sicherzustellen, war es nötig, eine entsprechende IT-Installation im Rechenzentrum der Volkswagen-Zentrale in Wolfsburg aufzubauen. Das Herzstück sind Cluster aus HP-Großrechnern, die für insgesamt zwölf SAP-Systeme und deren Mandanten die Hardwarebasis bilden. Vollautomatisiert laufen an diesem Punkt die Aufträge aus den bereits an ET2000 angeschlossenen Niederlassungen in Deutschland, Singapur, Schweden und Spanien zusammen. Die untereinander vernetzten Großrechner verteilen jeden Auftrag auf die entsprechenden Datenbanken der für die Logistikprozesse genutzten SAP-Module SD, MM und WM. Gleichzeitig sorgt ein digitales Archiv dafür, dass zum einen die finanzrelevanten Ausgangsbelege im PDF-Format für zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden und zum anderen sämtliche Vorgänge für die Mitarbeiter auch in Zukunft recherchierbar bleiben.

Dass dies keine leichte Aufgabe ist, zeigt ein Blick auf den aktuellen Durchsatz der ET2000-Installation. Tag für Tag laufen bei den rund 6000 Mitarbeitern des VW Original Teile Centers 60000 Bestellungen ein. Mit IT-Unterstützung reichen sie die Bestellungen weiter, kontrollieren den Eingang sowie die Auslieferung der Teile, erstellen Lieferscheine und stellen schließlich eine Rechnung.

Der gesamte Prozess geschieht seit nunmehr sechs Jahren komplett digital - intern benötigen die Mitarbeiter dazu kein Blatt Papier. Wie viel Material der Konzern in diesen papierlosen Büros spart, wird am Belegaufkommen deutlich. Im Vergleich zur Zahl der ausgelieferten Bestellungen ist die der digitalen Unterlagen ungleich höher. Heute erstellen und speichern die Mitarbeiter - abhängig von der Komplexität eines Vorgangs - bis zu 42 Belege pro Auftrag.

Archivierung und SAP-Performance

Aufgrund der Menge an Vorgängen und Belegen stoßen selbst die ERP-Datenbanken und die Großrechner ein bis zwei Jahre nach Inbetriebnahme eines ET2000-Systems an die Grenzen ihrer Kapazität. Ab einer kritischen Größe merken die Mitarbeiter dies an den Antwortzeiten des SAP-Systems. Dialoge reagieren langsamer auf Benutzereingaben, die Applikationen brauchen länger, um die entsprechenden Daten zu verarbeiten. An diesem Punkt ist es für die Verantwortlichen an der Zeit, in den Datenbanken aufzuräumen. Nur wenn sie permanent die alten Informationen auslagern und nicht mehr benötigte Datensätze außerhalb der SAP-Installation ablegen, schaffen sie für ihre Kollegen wieder die benötigten freien Kapazitäten.

Zeitplan für Auslagerung

Bevor Daten jedoch ausgelagert werden können, müssen zuvor einige konzeptionelle Fragen geklärt werden: Wie viele Daten sind erforderlich, um den jeweiligen Geschäftsprozesse nachvollziehen zu können? Welche Datensätze müssen für Steuerprüfungen oder internes Controlling archiviert werden? Wie lassen sich diese Informationen aus dem SAP-System einerseits herausnehmen, um sie andererseits sofort wieder für den Zugriff über die SAP-Oberfläche bereitzuhalten?

Die Lösung dafür ist ein digitales Archiv, das als Erweiterung des ET2000-Systems installiert wurde. Seit November 2001 ist eine Archivierungssoftware im Einsatz. "Volkswagen erwartet, dass wir nach einem festen Zeitplan sämtliche Ausgangs- und Durchgangsbelege aus den produktiven SAP-Systemen herausnehmen und im digitalen Archiv ablegen", erklärt Ralph Obermann, der beim Dienstleister gedas für die Archivierung innerhalb der ET2000-Installation verantwortlich ist. "Hierzu wurde ein Ceyoniq-Archiv angeschafft. Es entlastet die SAP-Systeme und übertrifft in den Punkten Sicherheit und Recherchemöglichkeiten die frühere Papierablage deutlich." Alle ausgelagerten Informationen sind indiziert und können über die Recherchefunktionen von den Mitarbeitern schnell wiedergefunden und geprüft werden. Die Mitarbeiter des OTC können diese Aufgaben aus ihrer SAP-Arbeitsumgebung heraus durchführen.

Weltweit im Einsatz

Inzwischen ist das Archiv eine zentrale Komponente von ET2000. Das System archiviert alle Informationen, mit denen die Geschäftsprozesse geprüft werden können. Das sind Einträge der SAP-Bewegungstabellen, die Druck- und Spool-Listen sowie die Ausgangsbelege der einzelnen Vorgänge. Die technische Übergabestelle zwischen Buchhaltung und digitalem Archiv übernimmt "ArchiveLink", eine von SAP entwickelte Standardschnittstelle zu externen Archivsystemen. Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine gelangen auf diesem Weg als digitale Kopie im PDF-Format in das Archiv.

Die ET2000-SAP-Systeme werden weltweit an vielen Logistikstandorten von Volkswagen eingesetzt. Über ein zentrales SAP-Entwicklungssystem erfolgen die Wartung und die Verteilung von notwendigen Systemmodifikationen. Um das zugehörige zentrale Transportverzeichnis von der Datenflut der erfolgten Programm-Updates zu entlasten, wurde eigens eine Softwarelösung geschaffen, die die zur Nachvollziehbarkeit wesentlichen Schritte der Transportprotokolle automatisch als Druckliste archiviert und eine spätere Selektion auf Transportnummernebene erlaubt. Aufgrund des unaufhörlichen Datenwachstums sind die für die Archivierung verantwortlichen Mitarbeiter permanent gefordert, die ET2000-Systemlandschaft anzupassen und weiterzuentwickeln.

Betrieb bleibt unbeinflusst

"Die entscheidende Anforderung an ein Archivsystem war für uns, dass der Server die unterschiedlichsten Dateiformate problemlos übernimmt und diese Daten in einer für den Anwender vertretbaren Zeit aus den Archiven sucht", erläutert gedas-Manager Obermann. "Zudem war wichtig, dass für die langfristige Ablage weder Betrieb und Organisation beeinflusst wurden noch die Art der bereits eingesetzten Speichermedien geändert werden muss."