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15.09.1995

Warenwirtschaft bei der Tengelmann-Tochter Hermans Groep Familienbetrieb klinkt sich mit IT in Handelskette ein

Von Dieter Sommer*

Die Hermans Groep legt zu. Zuvor noch klassischer Familienbetrieb, wurde die niederlaendische Handelskette 1988 eine hundertprozentige Tochter der Tengelmann-Gruppe. Neues Management mit neuen Zielen sorgte fuer grundlegenden Wandel, also auch eine Rundumerneuerung der DV mit allen Konsequenzen, die sich auch langfristig daraus ergeben.

Das Unternehmen betreibt gegenwaertig 112 Supermaerkte, 23 Discount- sowie 152 Spirituosen-Filialen in den gesamten Niederlanden und beschaeftigt etwa 4800 Mitarbeiter. Der Jahresumsatz liegt bei rund 1,2 Milliarden Gulden (1,1 Milliarden Mark). Die Aktivitaeten der Hermans Groep werden von einer Zentrale in Baarn gesteuert, Lager der Handelskette befinden sich in Gilze, Monster und Nieuwegein.

Die Hinterlassenschaften aus der Zeit als Familienbetrieb - im Kern ein veraltetes Warenwirtschaftssystem auf ebenso veralteten Rechnern - galt es, durch neue Loesungen zu ersetzen. "Mit dem, was 1988 an DV vorhanden war, war kein Blumentopf zu gewinnen", beschreibt Jan van der Werff, seit 1988 DV-Leiter bei der Hermans Groep, den Zustand.

Wesentliche Ziele waren die Optimierung innerbetrieblicher Ablaeufe, Kosten- und Personaleinsparungen sowie die Vernetzung aller Arbeitsplaetze mit der Hauptzielsetzung, die Erreichbarkeit sowohl von Menschen als auch von Daten zu verbessern. Oberste Prioritaet im Erneuerungsprozess hatte die zentrale Stammdatenpflege fuer Artikel, Lieferanten und Kostenstellen ( = Filialen), gefolgt von der Optimierung von Einkauf, Verkauf und Logistik.

Standardsoftware statt eigener Entwicklung

Die Grundsatzfrage "Eigenentwicklung oder Kauf eines Systems" war schnell beantwortet - eine ueberschlaegige Abschaetzung des Kosten- und Zeitaufwandes fuer eine Eigenentwicklung genuegte, um den Gedanken daran zu verwerfen und sich fuer vorhandene Standardsoftware zu entscheiden. Am Markt verfuegbar waren zum damaligen Zeitpunkt im wesentlichen zwei Standardpakete, die den Anforderungen der Hermans Groep entsprachen.

Eines davon war "Dispros I" von der Dacos Software GmbH, St. Ingbert, das die deutsche Konzernmutter im dezentralen Bereich einsetzte. Die DV-Verantwortlichen, vor allem aber die Einkaufs-, Verkaufs-, Logistik-, Personal- und Finanz-Manager - also die spaeteren Benutzer des neuen DV-Systems - nutzten die Gelegenheit, dort die dezentrale Komponente in der Praxis kennenzulernen.

Der naechste logische Schritt war, die zentrale Komponente im Echteinsatz zu begutachten. Dies tat man bei Tegut in Fulda, wo die Entwicklung des Systems Anfang der achtziger Jahre begonnen hatte. Dort bestaetigte sich der gute Eindruck, den man bereits im dezentralen Bereich gewonnen hatte. Im Juni 1989 entschied sich die Hermans Groep zur Zusammenarbeit.

Im September 1989 begann man mit der Uebersetzung des Pakets ins Niederlaendische und Anpassungen an die organisatorische Struktur der Hermans Groep sowie die Besonderheiten des niederlaendischen Marktes (zum Beispiel hinsichtlich des Spirituosenverkaufs). Bereits im Januar 1990 konnte der Echtbetrieb in der neuen Zentrale in Baarn aufgenommen werden, der dezentrale Teil kam ab Januar 1991 zum Einsatz.

Zur Entscheidung fuer das Produkt trug neben der ueberzeugenden Gesamtfunktionalitaet eine Menge "Kleinigkeiten" bei, die fuer die Praxis jedoch oft von grosser Bedeutung sind. Ein Beispiel von vielen: ein Hermans-Groep-Manager fragte, ob es moeglich sei, einem Artikel in einer Filiale einen Preis von zwei Gulden zu geben und den gleichen Artikel in einer anderen Region beispielsweise fuer 1,50 Gulden anzubieten. "Eine nur scheinbar banale Sache", meint DV-Leiter van der Werff dazu, "denn man sollte nicht glauben, wie viele Systeme es noch gibt, die dazu nicht in der Lage sind."

Als eine weitere sehr wichtige Grundeigenschaft nennt van der Werff die Systemkonsistenz. "Es darf nicht passieren, dass die Scannerkasse zwei Gulden berechnet, wenn auf dem Regaletikett 1,50 Gulden stehen. In der Praxis kommt das aber noch oft vor" - allerdings nicht mehr in den Maerkten der Hermans Groep.

Doch eine lange Liste positiver Systemeigenschaften genuegt allein noch nicht fuer den erfolgreichen Einsatz einer DV-Loesung, dessen war man sich auch bei der Hermans Groep bewusst. "Darueber hinaus war es fuer uns wichtig", bringt van der Werff die Sache auf den Punkt, "es mit jemandem zu tun zu haben, der versteht, was in unseren Lagern und Filialen ablaeuft."

Auch HG-Projektleiter Wim van Oostveen sieht im Verstaendnis fuer die Besonderheiten des Handels einen sehr wichtigen, wenn nicht sogar den wichtigsten Pluspunkt des Zusammenspiels: "Die Leute sprechen unsere Sprache. Wenn wir ein Problem haben und es beschreiben, koennen wir auch sicher sein, verstanden zu werden. Das ist dann eine gute Basis fuer die Erarbeitung einer Loesung."

Aus dem "altbackenen" Familienbetrieb wurde ein neues Unternehmen mit zeitgemaesser DV. Alle Rechner, auf denen Dispos laeuft, sind online miteinander verbunden und verhalten sich wie ein grosses System. Das bedeutet Transparenz und Durchgaengigkeit - von Rechner A ein Programm auf Rechner B zu starten, dabei Daten von Rechner C zu verwenden und das Ergebnis auf Rechner D auszugeben, stellt kein Problem dar. Da ueber eine Remote-Anbindung auch Dacos Zugriff auf das gesamte Netz der Hermans Groep erhalten kann, ist zudem eine sehr gute Fernwartung moeglich. Doch die Hermans Groep bleibt nicht beim Erreichten stehen. So ist seit wenigen Wochen "Dispros- II" (Rechnungspruefung) im Einsatz. Ebenfalls erst vor kurzem erhielt Dacos einen Anschlussauftrag, Dispros I auch fuer die Verwaltung von Obst und Gemuese einzurichten.

*Dieter Sommer ist freier DV-Fachjournalist in Steina/Harz.