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14.10.1994

Warten auf Godot? Groupware-Standard existiert bereits

Uwe Keller,

Geschaeftsfuehrer der IMC Information Management Consulting, Mammendorf

Was Big Blue jahrelang mit grossem Erfolg praktiziert hat, funktioniert in Ansaetzen auch beim Softwaremarktfuehrer Microsoft. Allein die blosse Ankuendigung einer Messaging- und Groupware- Anwendung irgendwann im naechsten Jahr laesst viele Unternehmen in ihren Ueberlegungen innehalten. Mit Recht?

Offenes Ziel der Ankuendigung (vgl. CW Nr. 34 vom 26. August 1994, S. 20) ist es, dem Groupware-Marktfuehrer Lotus Notes Konkurrenz zu machen. Tatsaechlich wird aber Notes bis auf weiteres die einzige, vielfach erprobte Groupware-Plattform bleiben, zu der eine Vielzahl von lauffaehigen Applikationen jenseits der Alphaphase existiert.

Die Entscheidung fuer Groupware und damit fuer einen dezentralen Ansatz in der Informationserfassung und -weiterverarbeitung gehoert zu den strategischen IT-Entscheidungen. Strategisch deshalb, weil damit nicht nur die Wahl der Plattform, sondern auch die der zur Verfuegung stehenden Applikationen verbunden ist. Die volle Leistungsfaehigkeit kann Groupware nur dann entwickeln, wenn die von den einzelnen Unternehmen benoetigten spezifischen Funktionen und Systeme bereits vorhanden sind beziehungsweise mit wenig Aufwand an die individuellen Anforderungen angepasst werden koennen.

Zu den gebraeuchlichsten Buerofunktionen zaehlen unter anderem Serienbriefe, Rechnungsueberwachung, Funktionen zur Wiedervorlage und Aufgabenzuordnung sowie zur Verwaltung und Steuerung der extern und intern erstellten Dokumente in einem elektronischen Archiv. Wenn es um Komplettloesungen fuer spezifische Einsatzbereiche geht, gehoeren insbesondere Systeme zur Vertriebssteuerung, Kundeninformation, Auftragsbearbeitung und - verfolgung, fuer das Projekt-Management und die Hotline-Information zum Anforderungskatalog der Kunden. Sowohl bei den realisierten Funktionen als auch bei den Komplettloesungen gibt es in der Praxis auf der Basis von Lotus Notes eine ganze Fuelle an erprobten Loesungen.

Ein weiterer, nicht zu unterschaetzender Aspekt bei der Entscheidung fuer oder gegen eine bestimmte Groupware-Plattform ist die Anzahl der realisierten Schnittstellen zu anderen Systemen. Auch in diesem Punkt besteht fuer den Entscheider mehr Sicherheit, wenn er auf bereits realisierte und funktionsfaehige Loesungen blicken kann statt auf geplante oder vorgesehene.

Wesentliche Effektivitaetssteigerungen und damit Wettbewerbsvorspruenge lassen sich in der Bueroarbeit vor allem durch die Vorgangssteuerung (Workflow) erzielen. Beispiele aus unterschiedlichen Branchen zeigen, dass mittels Workflow Durchlaufzeiten und Fehlerquoten zum Teil drastisch gesenkt werden koennen. Daher gilt es, diesen Aspekt bei der Groupware- Entscheidung besonders zu beachten.

Um die Rationalisierungspotentiale auszuschoepfen, sind Werkzeuge erforderlich, mit denen die Anwender selbst komplexe Ablaufstrukturen einfach erfassen, analysieren und grafisch darstellen koennen. Darueber hinaus sollten die Analyse-Tools auch in der Lage sein, aus der Abbildung eine Workflow-Anwendung zu generieren. Beispielsweise liess sich mit marktgaengigen Workflow- Tools in nur zwei Tagen die komplette Vorgangssteuerung fuer die Kreditantragsbearbeitung einer Bank auf Notes-Basis realisieren.

Mitarbeiter akzeptieren Workflow-Systeme vor allem dann, wenn sich die darin definierten Ablaeufe den in der Praxis ueblichen Phasen eines Geschaeftsprozesses anpassen. Wegweisend im Bereich der Workflow-Philosophie sind die beiden amerikanischen Professoren Flores und Winograd, die die in der Praxis ueblichen Bestandteile eines Geschaeftsprozesses - Angebotseinholung/Anfrage, Verhandlung, Leistungserfuellung, Leistungsabnahme - auch in der DV-gestuetzten Vorgangssteuerung abbilden und dadurch ein hohes Mass an Zufriedenheit der Anwender erreichen konnten.

Mit den in der Praxis bewaehrten Applikationen, den Workflow-Tools zur Generierung von Applikationen zur Vorgangssteuerung und dem konzeptionellen Hintergrund schliesst sich der Kreis der Loesungsansaetze, die rund um das Thema Groupware und Workflow auf der Basis von Lotus Notes entwickelt wurden. Die langjaehrige Erfahrung in diesem Bereich sowohl mit den "harten" technischen als auch mit den "weichen" psychologischen Faktoren der Office- Automation wird ganz sicher auch die kompetente und ehrgeizige Gates-Company nicht in wenigen Monaten ersetzen koennen. Das Warten auf den Software-Godot im Bereich Groupware ist damit sicherlich keine erfolgversprechende Strategie, um in naher Zukunft in diesem Bereich Wettbewerbsvorspruenge zu erreichen.