Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

20.06.1975

Warum Dokumentations- und Programmprüfungen?Regelmäßige Schwachstellen analysen

Exklusiv für CW Von Klaus Sabirowsky

Dokumentations- oder Programmprüfungen sind aus drei Gründen sowohl bei Groß- wie bei Mittelbetrieben notwendig:

1. zur Senkung der Kosten und zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit

2. zur Feststellung der Ordnungsmäßigkeit (Rechnungswesen) und

3. zur Sicherung von Programmen und Dateien gegen -Mißbrauch.

Nur wer bei Programmprüfungen wirklich einmal gesehen hat, welche Kosten alleine im Informationsfluß zwischen EDV-Abteilung, Fachbereich und Unternehmensführung entstehen können, wenn Programmunterlagen fehlen oder unvollständig sind, kann beurteilen, wie notwendig es ist, Programmprüfungen und Dokumentation bereits während der Entwicklung durchzuführen. Hierbei ist natürlich nicht zu verkennen, daß in vielen Fällen -aufgrund vorher kaum oder nicht vorhandener Organisation (beziehungsweise Organisationsabteilungen) und Dokumentation - bei Entwicklung und Aufbau von Programmen die neu installierten EDV-Abteilungen Pionierarbeiten leisten mußten, um überhaupt arbeiten zu können.

Große Rationalisierungsmöglichkeiten

EDV-Abteilungen lehnen Programmprüfungen noch weitgehend ab, weil damit häufig der Nachweis kostenungünstigen Arbeitens durch die EDV verbunden sein kann. In den EDV-Bereichen schlummernde Rationalisierungsmöglichkeiten - zum Beispiel durch den Einsatz der normierten Programmierung und entsprechender Standard-Software - sind nicht immer ausgeschöpft worden. Sie sind manchmal stark kostensenkend, jedoch auf den ersten Blick nicht prestigefördernd. Programmprüfungen setzen im weitesten Sinne das Vorhandensein der gesamten - für die Erstellung, Pflege und Wartung von Programmen - notwendigen Dokumentation voraus. Dazu gehören im Einzelfall unter anderem

- verbale System- und Programmbeschreibung

- Datenflußplan

- Satzaufbauten und Dateibeschreibungen

- Datenerfassungsanweisungen

- Blockdiagramme

- Programmlisten (Umwandlungslisten)

- Änderungsstatus

- Testbeispiele

Gerade bei weitgehend integrierten Programmsystemen ist die stets aktuelle System- und Programmdokumentation eine unerläßliche Voraussetzung für zukünftige Änderungen, Rationalisierungen und letztlich für Ordnungsmäßigkeitsprüfungen durch eine Prüfungsgesellschaft - soweit diese Gesellschaften in der Lage sind, System- und Programmprüfungen vorzunehmen. Bei fehlender Dokumentation ist eine Prüfung kaum sinnvoll.

Auch für Revision

Das Primärinteresse an Dokumentations- und Programmprüfungen liegt zunächst bei der Geschäftsleitung, die im Rahmen ihrer Führungs- und Steuerungsaufgaben die Datenverarbeitung als Hilfsmittel einsetzt soweit nicht noch der falsche, manchmal mystische EDV-Gedanke vorherrscht, daß ausgerechnet die EDV "Entscheidungen" zu fällen hat. Neben derTatsache, daß richtige Ergebnisse von richtigen Programmen abhängen, hat das Managennent Entscheidungen zu fällen und zu verantworten und nicht die EDV-Abteilung.

Eine Dokumentation sollte beispielsweise nicht speziell für die Revision mit ihren Anforderungen erstellt werden, - dafür allein wäre der Aufwand eine organisatorische und datenverarbeitungstechnische Selbstbefriedigung. Die interne Revision ihrerseits stellt zum Beispiel fest, inwieweit hausinterne Richtlinien, Standardablaufpläne und Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze eingehalten werden.

Ein "Muß" für alle beteiligten Abteilungen

Für die Organisation und die Fachabteilung ist das Wissen um den jeweiligen Organisationsstand der EDV-Lösung unerläßlich. Nur dann kann das System wirkungsvoll und wirtschaftlich weiterentwickelt und gewartet werden.

Dies gilt natürlich auch für die EDV-Abteilung. Dieser sollte jedoch nicht - wie es häufig geschieht - die Schuld für schlechte organisatoriche Lösungen in die Schuhe geschoben werden.

Einwände allein aus Kostengründen gegen eine beweiskräftige Dokumentation, die von besonderer Bedeutung bei Programmprüfungen ist, die die Ordnungsmäßigkeit betreffen, sind nicht haltbar. Es ist eben nicht nur der Dokumentationsaufwand zu berücksichtigen, sondern auch die Arbeitsersparnis bei

- Organisationsänderungen

- Programmänderungen und -anpassungen

- Einarbeitung neuer Mitarbeiter

- Übernahme von Programmen durch andere Mitarbeiter

- eventueller Programmverkauf

- System- und Programmprüfungen durch die interne und externe Revision

Man muß sich vor Augen halten, daß das Instrument "Computer" einst aus Rationalisierungsgründen eingesetzt wurde. Gerade in gut funktionierenden EDW-Bereichen sind Dokumentations- und Programmprüfungen selbstverständlich. Sie können dort nicht nur zu noch aussagefähigeren Ergebnissen, sondern auch zu strafferer Organisation, geringerem Änderungsaufwand und vor allem zu niedrigeren Kosten und schnellerer Einarbeitung neuer Mitarbeiter führen. Dies müßte ein Hauptziel jeder verantwortungsbewußten Unternehmensführung sein. Dokumentations- und Programmprüfungen geben Sicherheit durch die Aufdeckung von Mängeln und sind Investitionen, die in der Zukunft kostensenkend wirken.

Dipl.-Kfm. Klaus Sabirowsky ist Geschäftsführer der OSP-Unternehmensberatung GmbH & Co KG, Duisburg