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02.02.2015 - 

Gute Kommunikation ist alles

Warum Messe-Hostessen so wichtig sind

Renate Oettinger ist Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitet als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche sind Wirtschaft, Recht und IT.

Zu ihren Kunden zählen neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer.
Die Planungen für die nächste CeBIT-Ausgabe sind in vollem Gang. Gut ausgebildete Kommunikations-Hostessen tragen wesentlich zum Erfolg eines professionell aufgestellten Messeteams vor Ort bei. Lisa Rheinheimer nennt Einzelheiten.
Messen sind äußerst kostenintensiv. Da ist die Frage berechtigt, ob sich der Einsatz von Hostessen lohnt und was dieser für den Messeerfolg bringt.
Messen sind äußerst kostenintensiv. Da ist die Frage berechtigt, ob sich der Einsatz von Hostessen lohnt und was dieser für den Messeerfolg bringt.

Von wegen nur "attraktiver Blickfang" auf dem Stand! Gut ausgebildet können Messehostessen deutlich mehr leisten. Sie erleichtern die Kontaktaufnahme zwischen Besuchern und Experten, begleiten Besucher fachkundig über den Stand, informieren zielgerichtet an Exponaten, unterstützen Themenexperten in Kommunikationsaufgaben und vieles mehr. Sie tragen auf diese Weise wesentlich zum Erfolg eines professionell aufgestellten Messeteams vor Ort bei.

Wenn der Funke nicht überspringt

Ihr Team ist bestens gebrieft mit allen wichtigen Fakten über Ihr Unternehmen. Es weiß die technischen Details Ihrer Produkte und den Wert Ihrer Dienstleistungen. Die Materialien und Hochglanzbroschüren liegen bereit. Die Messe ist in vollem Gange und ihr Stand wird von den Besuchern angenommen und gut besucht. Und doch scheint es, als würde kein richtiges Gespräch mit substanziellen Inhalten zustande kommen, die gewünschten Gesprächsergebnisse bleiben zum Teil aus, der Funke zwischen den Kunden und dem Messeteam springt nicht recht über.

Wenn Ihnen diese oder ähnliche Situationen bekannt vorkommen, dann ist es höchste Zeit, über den Einsatz einer gut ausgebildeten, professionellen Kommunikationshostess nachzudenken.

Kontaktaufnahme und Kommunikation

Messen sind äußerst kostenintensiv. Da ist die Frage allemal berechtigt, ob sich der Einsatz einer Kommunikationshostess lohnt und was dieser für den Messeerfolg bringt und ob sich dieser Aufwand lohnt.

Die Hostess kann für Ihr Unternehmen und zugleich etwas unabhängiger von den gewohnten, manchmal auch eingeschränkten internen Kommunikationsabläufen und Hierarchien tätig werden. Dafür benötigt sie ein kurzes Basisbriefing zum Unternehmen, zu den Messezielen, zu den Exponaten an denen sie gegebenenfalls eingesetzt wird, zum Team und eventuell zu temporären Besonderheiten. Die erforderlichen Kommunikationskompetenzen, und um diese geht es bei Ihrem Beitrag zum Erfolg, bringt sie bereits mit.

Ihre Stärken setzt sie einerseits zur Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Messeteam ein und zum anderen ist sie eine jederzeit, auch in ihrer Körpersprache sichtbar kontaktbereite, versierte Ansprechpartnerin für die Standbesucher und damit potenzielle Kunden.

Mit einer ermunternden Geste und einem flotten Spruch lädt sie Messebesucher ein, den Stand zu betreten und den aktiven Aufbau des Standes und zeigt Verweil- und Informationsmöglichkeiten auf. Dadurch kann sie Kunden genau an die für sie richtigen Stellen leiten, sowie oft auch erste Fragen beantworten. Um zielorientiert zu arbeiten, kennt sie die jeweiligen Ansprechpartner für die verschiedenen Themen auf dem Stand beim Namen und weiß über deren Zuständigkeitsbereiche gut Bescheid.

Beratungsgespräche mit dem Fachpersonal einfädeln

Mit diesem Wissen kann sie den Kunden zügig Beratungsgespräche mit Ihrem Fachpersonal ermöglichen. Das erspart Ihren fachlich geschulten Mitarbeitern die oft ungeliebte Akquise (Häufig: "Ich spreche fremde Menschen nicht gerne so einfach an…") von vorbeieilenden Menschen. So können die sich die Fachexperten, die nicht immer kommunikationserfahrene Verkäufer und Kundenberater sind, ganz auf ihr Fachgebiet konzentrieren und hier schneller und besser punkten. In Stoßzeiten, wenn der Stand so richtig voll von Menschen ist, kann die Kommunikationshostess Kunden auch komplett selbständig über den Stand begleiten, Besuchern einen Überblick verschaffen, um so Ihre Stamm-Mitarbeiter zu entlasten und gleichzeitig Kundenorientierung und Gastfreundschaft zu zeigen.

Qualität zählt - worauf Sie achten sollten

Bei der Auswahl einer Kommunikationshostess sollten Sie wie gewohnt auf ein ordentliches, gepflegtes und attraktives Erscheinungsbild achten. Selbstverständlich können Hostessen männlichen wie weiblichen Geschlechts sein. Darüber hinaus ist ein Blick auf die konkrete Qualifizierung in den Punkten Kommunikation und Kontaktstärke angebracht. Gute, praktische sollte im Einzelnen eine offene Person sein, die selbstbewusst auf andere zugehen kann. Auch bei Misserfolgen oder Ablehnung ist es wichtig positiv zu bleiben. Die positive Art und die persönliche Ausstrahlung tragen wesentlich zur Gesamtwirkung Ihres Messestands bei. Diese positive Atmosphäre aufrecht zu erhalten, auch in hektischen Phasen oder etwa auch einmal über einen trägeren Nachmittag hinweg, zählt zu den besonderen Stärken einer Kommunikationshostess. Dabei geht es eben nicht nur um ihr eigenes Befinden, sondern auch um die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Sie dürfen erwarten, dass eine motivierte Hostess mit einem aufmunternden Lächeln und einem netten Wort einen spürbaren Effekt auf die Stimmung und Arbeitsmoral aller Standmitarbeiter hat.

Eine gute Vorbereitung ist angesagt

Sprechen Sie im Voraus Ihre eigenen Vorstellungen klar mit der Hostess ab und formulieren Sie Ihre Erwartungen. An den besprochenen Zielen kann die Hostess sich orientieren und ihr Möglichstes tun, den Messeevent zum Erfolg werden zu lassen. Pausenzeiten, auch für die Hostess, sollten gut abgestimmt werden, ebenso ist ihre spezielle Zuständigkeit und Kompetenz auf dem Stand zu klären. Gerne wird sie in Ausnahmefällen sich flexibel anpassen und dort anpacken, wo Not am Manne ist, doch sollten genügend Kapazitäten für ihre eigentlichen Aufgabe und Arbeitsziele bleiben.

Übersicht über die typischen Aufgaben und Ziele einer Kommunikations-Hostess:

  • Kundenorientierte Besucheransprache

  • Förderung der proaktiven Kontaktaufnahme im Team

  • Besucher und Experten miteinander verbinden

  • Einzelbegleitung von Experten an ihren Exponaten

  • Führungen über den Stand

  • Besucherbefragungen/Interviews

  • Steigern der Gesprächsqualität und Verbessern der Kontaktergebnisse

  • Kommunikationsfeedback für das Team

Mitarbeit: Lisa Rheinheimer, BSc Geographie, ist Kommunikationshostess und Messeteam-Coach im Team von LORENZ-SEMINARE Personality- & Competence-Training, Weidenthal/Pfalz.
Kontakt und weitere Informationen:
Tel.: 06329 989243.E-Mail: info@lorenz-seminare.de, Internet: www.powermessebriefing.de

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