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19.04.1991 - 

Link zwischen Zentrale und ausländischen Vertriebsstellen

Weberei integriert E-Mail in selbstgestrickte Applikationen

Dem Textilunternehmer Willy Duisberg aus Wuppertal kam es bei der Realisierung seines neuen E-Mail-Konzepts inbesondere darauf an, im Rahmen der Auftragsabwicklung Message Handling und selbstgestrickte Applikationen unter einen Hut zu bringen. Peter Wolff* umreißt im folgenden Bericht die mittlerweile praxisbewährte Lösung auf Basis der von Höffken & Partner angebotenen DEÜ-Software "PC-Post".

Im Zuge des Aufbaus neuer Absatzmärkte im Ausland, so beispielsweise in England, Norwegen, Dänemark, Frankreich und Kanada, stellte sich für die Bandfabrik Willy Duisberg die Frage nach einer Anbindung der neugewonnenen Vertretungen an die zentrale Produktionsstätte in Wuppertal, wo täglich bis zu 3000 verschiedene Webaufträge eingehen.

Zwischen den ersten Versuchen einer papierlosen elektronischen Datenübertragung und -verarbeitung bis zum heute realisierten DV-Gesamtkonzept lag ein langer und hindernisreicher Weg. Er führte nach Aufgabe von schriftlichen Bestellungen über den Diskettenversand, den Einsatz von Akustikkopplern bis hin zum automatisierten

E-Mail System.

Vor der Schilderung der Integration des E-Mail-Dienstes in das DV-Konzept zunächst eine Beschreibung des bestehenden Gesamtkonzepts und des Auftragsablaufs: In der zentralen Produktionsstätte in Wuppertal ist ein PC-Netzwerk (Arcnet, Netware) mit 30 Arbeitsstationen installiert. Netzwerk-Karten und Knoten sind durch Glasfaserleitungen verbunden.

Die Software ist bis auf eine Textverarbeitung und die DFÜ-Anbindung selbst entwickelt. Dies gilt insbesondere für die komplette Auftragsverwaltung und Grafikprogamme zur Erstellung neuer Symbole und Schriftsätze für die Webstühle. Sämtliche Duisberg-Vertriebspartner verwenden die gleichen Module beziehungsweise Komponenten.

In diesen Vertriebsbüros beginnt auch der Ablauf der Auftragsabwicklung. Eingehende Webaufträge werden hier mit den notwendigen Daten erfaßt und dann mittels

E-Mail nach Wuppertal versendet. In der zentralen Produktionsstätte bedarf es vor der Fertigungsfreigabe einer nochmaligen Sichtung und gegebenenfalls auch einer Korrektur der eingegangenen Auftragsdaten. Dabei stellen sich die verschiedenen Landessprachen oft als ein Problem heraus.

Die Auftragsverwaltung optimiert und verteilt nun die neu eingestellten Webaufträge mit Daten für Schriftsatz, Webtext und weiteren Auftragsinformationen an Maschinenterminals. Die Arbeitsstationen sind PCs innerhalb des Netzwerkes und haben eine direkte Verbindung zur Maschinensteuerung der Webstühle. Die Software auf dem Maschinenterminal übernimmt dann die weiteren Schritte zur Herstellung bis hin zur Fertigmeldung eines abgeschlossenen Webauftrages an die Auftragsverwaltung, einschließlich der Rückmeldung von Lohndaten.

Die Koppelung der ausländischen Vertriebsstellen an die zentrale Produktion erfolgt durch ein Electronic-Mail-System.

Duisberg entschied sich für das bereits bewährte DFÜ-Produkt "PC-Post" von Höffken & Koenzen. Diese Lösung kann neben den herkömmlichen E-Mail-Komponenten (LAN, Einzelstation, DFÜ-Gateway) Anwendungen aus der Bürowelt (Fax, Fernwartung und -zugriff) sowie neue Technologien der Datenübertragung (ISDN) integrieren.

Der Anbindung der Vertriebsbüros fällt eine Schlüsselrolle im Gesamtkonzept zu und bestimmt so den Erfolg des neuen Systems entscheidend mit. Wie schon beschrieben, handelt es sich bei der Duisberg-Software zum großen Teil um selbstentwickelte Applikationen. Dies war auch einer der wesentlichen Gründe, warum das E-Mail-System "PC-Post" zum Einsatz kam. So enthält es beispielsweise eine Option, die

betriebssichere Mail-Software durch Programmierwerkzeuge, in eigene Applikationen einzubinden.

Wie fügt sich nun das E-Mail-System in das Gesamtkonzept ein und welche Rolle spielt es für den Auftragsablauf? Sämtliche Vertriebsstellen verfügen über eine E-Mail -Einzelstation mit Modem und in Wuppertal wird ein Netzwerk-PC rund um die Uhr als DFÜ-Gateway bereitgestellt. So läßt sich die Verbindung mit der MHS-LAN-Version im Netzwerk sicherstellen. An dem Netz-Knotenpunkt treffen nun jeden Abend die Anrufe der Außenstellen ein. In den Vertretungen gestartete DFÜ-Stapelverarbeitungen bereiten sämtliche neue Auftragsdaten auf und versenden ein komplettes Transfer-Verzeichnis der Auftragsverwaltung als MHS-Nachricht. Das E-Mail-System wickelt darauf den Nachrichtentransfer vollautomatisch im Vollduplex-Verfahren ab. Bewährt hat sich hierbei insbesondere die Datenkompression und -sicherung zur Reduzierung der Telefongebühren.

Als Informationen werden nicht nur die neuen Webaufträge überspielt, sondern auch Geschäftsnachrichten oder Zeichnungen wie beispielsweise neue Webmotive.

In Wuppertal übernimmt nun nach Eingang der letzten Mitteilungen ein E-Mail -Batch die Entnahme neuer Nachrichten aus den Postfächern, ihre Aufbereitung und Ablage in ein Verzeichnis der Auftragsverwaltung. Hier stehen sie für die schon beschriebene Weiterverarbeitung zur Verfügung. Die Positionierung der E-Mail-Komponente im Gesamtkonzept zeigt, daß an das Electronic-Mail-System hohe Anforderungen in bezug auf Flexibilität Einfachheit und Betriebssicherheit gestellt werden mußten. Nur so ließen sich alle Erwartungen erfüllen und nur so konnte ein reibungsloser Tagesablauf gewährleistet werden. Das beschriebene Gesamtsystem ist heute täglich im Einsatz. Da ein recht umfassendes Konzept realisiert wurde, sind nennenswerte Erweiterungen nicht mehr geplant. Jetzt geht es darum, gezielt Einzelabläufe zu verbessern. So ist zum Beispiel eine Webmotiv-Erfassung mittels Scanner geplant.

Weiterhin wird eine automatisierte Übersetzung fremdsprachiger Aufträge in Erwägung gezogen und darüber nachgedacht, wie man noch besser auf individuelle Kundenwünsche eingehen könnte. Die heute an gebotenen Konzepte erfüllen je doch noch nicht alle Punkte des aufgestellten Anforderungskatalogs.