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11.04.1980 - 

Auftragsbearbeitung in internationaler Serviceorganisation:

Wechselt Sprache, Währung, Kurse nach Programm

Die Cosmotrans AG, eine internationale Schweizer Spedition und Lagerhausgesellschaft:, unterhält unter anderem ein Service-Center für die Fieldcrest-Gruppe, die als Hersteller von Bett- und Frotteewaren zur Belieferung des europäischen Marktes auf eine schnell reagierende Speditionsgesellschaft angewiesen ist. Der Geschäftsumfang der Fieldcrest-Gruppe und damit auch der Cosmotrans AG stieg durch zunehmende Nachfrage sprunghaft an, wodurch mehr und mehr kleinere Endabnehmer zu beliefern sind. Durch zusätzliche Tätigkeiten war die Grenze manueller Arbeitsverfahren erreicht.

Die Aufträge sind in der jeweiligen Landeswährung zu fakturieren, wobei der bei Auftragserteilung gültige Währungskurs zugrunde zu legen ist. Faktura und Versandpapiere müssen den Zollbestimmungen entsprechen und in deutsch. französisch, italienisch und englisch erstellt sein.

Um eine Entlastung zu erreichen, wurde in Zusammenarbeit mit der Rechenzentrumsgruppe AC Automation Center AG der Einsatz eines Distributed Processing Systems geplant. Es zeigte sich, daß marktgängige Systeme keine geeigneten Standardanwendungen boten. So wurde in einem herstellerneutralen Bewertungsverfahren das System MDS 21/40 für den künftigen Einsatz ausgewählt.

Mit der Software-Entwicklung wurde der Beratungs- und Programmierdienst Lutz in Singen beauftragt, der über eine spezielle Systemerfahrung verfügt. So konnte ohne eigene Programmierkapazitäten zu blockieren, eine aufgabengerechte Lösung geschaffen werden. Die künftige Programmpflege durch AC Automation Center wurde durch die enge Zusammenarbeit während der Projektentwicklung und die ausführliche Dokumentation sichergestellt.

Systemorganisation

Das Distributed Processing System MDS 21/40, das sich neben der frei programmierbaren Datenerfassung, -aufbereitung, Dateiabfrage und -verwaltung auch zur Losung kommerzieller Computeranwendungen eignet, wurde ausgestattet mit einer Zentraleinheit mit 64 K Bytes, vier Diskettenlaufwerken, zwei Bildschirm-Arbeitsplätzen sowie einem Typenraddrucker. Die freie Programmierbarkeit wird durch die systemeigene höhere Programmiersprache Mobol (Mohawk Business Oriented Language) ermöglicht. Sie unterstützt vor allem den bildschirmorientierten Arbeitsplatz. So kann innerhalb eines solchen Programms beliebig zwischen 480 und 1920 Zeichenanzeige am Bildschirm umgeschaltet j werden. Der Bildschirm selbst läßt sich mit der über ein flexibles Kabel verbundenen Tastatur auf jedem beliebigen Arbeitsplatz aufstellen. Die flimmerfreien Zeichen können in drei unterschiedlichen Lichtstärken erscheinen. Für besonders wichtige Informationen steht eine verstärkte Intensität zur Verfügung. Negative Werte dagegen können zum Beispiel dunkel auf hellem Grund angezeigt werden. Für besondere Bedienerhinweise können Informationen blinkend erscheinen .

Um unberechtigte Eingriffe auszuschließen, wurde das MDS-System durch Schlüsselwörter verriegelt. Diese dienen zugleich der Bediener-Registrierung in einem Systemlogbuch.

Der auch eigenständig zu betreibende Programmteil "Lagerverwaltung" behandelt die Funktionen Neuanlage des Lagerstammes, Erweiterung des Lagerstammes, Lagerzugang (Mengen), Lagerabgang (Mengen), Inventurdifferenz, Löschung auslaufender Artikel, Bestandsabfragen, Änderung von Artikelsätzen.

Artikelsatz

Die Besonderheiten des Sortiments machen eine Aufteilung des Artikelbegriffs nach Artikelnummer, Sortimentsmerkmalen und Farb- oder Designcodes erforderlich. Bestellt wird fast ausschließlich in Sortimenten, also von einer Artikelgruppe werden mehrere Designs und Farben geordert. Abhängig vom Farbcode generiert das System MDS 21/40 den Farbtext, von dem bis zu 95 intern speicherbar und gegebenenfalls mit einem Designänderungsprogramm zu modifizieren sind. Weitere Elemente des Artikelsatzes sind Artikelbezeichnung im Klartext, Mengeneinheit (DZ oder Stück), Bestand (Lagermenge), untere Bestellgrenze, Rückstandsmenge (backorders), Bestellmenge, Einstandspreis, Lagerort, Dispositionsmenge, jeweiliger Verkaufspreis für 15 Nationen.

Organisation des Lagerstammes

Der Lagerstamm ist eine Random-Datei, das heißt, über ein Inhaltsverzeichnis (Index) wird direkt auf den Artikel zugegriffen. Nach der erstmaligen Anlage der Datei organisiert sich diese selbst, hierzu genügt die Eingabe eines Artikels. So können die Sätze auslaufender Artikel erst dann gelöscht werden, wenn deren Bestand "Null" erreicht hat. Eine Lagerstammdatei faßt (bei Diskettenlösung) 1808 Artikelsätze. Dies bietet beim bestehenden Sortiment genügend Reserven, zumal aus zolltechnischen Gründen Waren aus EG und nicht EG-Ländern getrennt behandelt werden.

Mit Ausnahme der Bestandsabfrage werden alle Bewegungen protokolliert. Die bei Mehrplatzbetrieb entstehende Konfliktsituation der Druckerbenutzung wird bei dem System MDS 21/40 durch das Anbieten einer Protokolldatei für den Folgearbeitsplatz gelöst.

Kundenverwaltung

Ähnlich der Lagerverwaltung enthält dieses Programm Funktionen für Neuanlage des Kundenstammes, Erweiterung des Kundenstammes, Änderung bestehender Kundeneinträge, Löschungen bestehender Kundeneinträge, Kundenabfrage (Auskunft).

Neben der Kundennummer als Zugriffsmerkmal enthält jeder Kundensatz zwei vollständige Anschriftenblöcke für Rechnungs- und Warenempfänger. Ebenso sind enthalten: Währungscode Ländersode des Rechnungsempfängers Ländercode des Warenempfängers, Kreditcode, Zahlungsausgleich, Skontoaufwendung, Umsatz.

Die Länder-Codes steuern die Texte der Versandkonditionen. Der Kreditcode enthält die Referenznummer des Rechnungsempfängers bei der Kreditprüfungsgesellschaft. Die Felder "Zahlungsausgleich", "Skonto" und "Umsatz" sind für eine geplante Programmerweiterung bereits vorgesehen.

Auch bei der Organisation des Kundenstammes handelt es sich um eine Random-Datei Der Zugriff erfolgt direkt über die Kundennummer des Rechnungsempfängers .

Die nationalen Vertriebsorganisationen senden ihre Bestellungen per Post oder Fernschreiber an das Cosmotrans Service Center, wo die unmittelbare Bearbeitung mit dem Programm "Order" erfolgt. Vom System MDS 21/40 wird die Auftragsnummer vergeben und das Tagesdatum übernommen. Anschließend wird auf die eingegebene Kundennummer zugegriffen und der komplette Inhalt des Kundensatzes angezeigt. Gleichzeitig erscheinen auch die Texte der Konditionen in der zugeordneten Landessprache. Diese dienen als Textvorschlag und können geändert werden. Irrtümer bei der Auswahl der Kundennummer lassen sich durch Neueingabe einfach berichtigen. Auch durchlaufende, also einmalig auftretende Kunden können direkt bearbeitet werden. Hierzu ist eine nicht belegte Kundennummer einzugeben. Das System MDS 21/40 bietet dann die manuelle Eingabe der Kundendaten als Option an.

Häufig wiederkehrende Texte und Feldinhalte erscheinen in vorgenerierter Form und ermöglichen so ein besonders zügiges Arbeiten. Alle Codes erscheinen interpretiert im Klartext. Im weiteren Verlauf wird die Herstellernummer eingegeben und abhängig hiervon der Oberbegriff der Warendeklaration für den grenzüberschreitenden Verkehr eingesteuert. Innerhalb dieser Warengruppen wird nun die Nummer der Artikelgruppe eingegeben, deren Bezeichnung zur Kontrolle sichtbar wird. Die Eingabe einer kundenbezogenen Artikelbezeichnung ist wahlweise vorgesehen.

In der gewählten Artikelgruppe wird nach Farben oder Designs geordert. Dabei steuert die zum Artikel gehörende Mengeneinheit (DZ oder Stück) die Maske des Eingabefeldes der Bestellmenge Da die Bestellpraxis der einzelnen Länder unterschiedlich ist, sorgt eine kleine Umrechnung sowohl für eine Eingabe in Dutzend, als auch in Stück.

Lagerbestandsführung

Der Lagerbestand wird unmittelbar nachgeführt Fehlmengen in der Spalte "Backorder" angezeigt und ein Rückstandssatz erstellt. Berechnet wird nur die tatsächlich gelieferte Menge. Der Bildschirmaufbau entspricht dem späteren Rechnungsformular. Gleich diesem können pro Blatt (Bildschirm) 19 Positionen bearbeitet werden. Danach beginnt das MDS-System automatisch ein Folgeblatt, weist jedoch vorher das Total der eben beendeten Seite aus. Bei Wechsel der Artikelgruppe oder Herstellernummer wird auf Tastenanschlag das Total der eben bearbeitenden Artikelgruppe ausgewiesen. Ein Auftrag kann sich, obwohl dies in der Praxis nicht vorkommt, über maximal 1800 Positionen erstrecken und beliebig viele Seiten umfassen. Während der Bearbeitung ist die Seitensteuerung manuell zu beeinflussen, um so - wenn nötig - ein gefälligeres Aussehen der Auftragsbestätigung zu erhalten.

Nach der letzten Auftragsposition kann ein Diskontsatz in Prozent vom Auftragswert eingegeben werden, der dann abgerechnet wird. Anschließend kann die Anzahl der Auftragspapiere bestimmt und das Drucken ausgelöst werden. Üblicherweise genügen die Durchschläge des verwendeten Formularsatzes. Eine Kopie wird als Kreditnote, eine weitere als (spätere) Packliste verwendet.

Gleichzeitig wird der Spesensatz für den Auftrag erstellt und mit dem Merkmal "inactive" in der Spesendatei gespeichert. Der erfaßte Auftrag bleibt dann bis zur weiteren Bearbeitung in der Auftragsdatei. Um diese Datei jeweils korrekt abschließen zu können, wird vor Erreichen der Speicherkapazität eine Vorwarnung gegeben.

Auftragsstornierung

Nicht kreditierte oder falsch bearbeitete Aufträge lassen sich, "en bloc" nachträglich stornieren. Dabei werden sämtliche Mengen rückgebucht und die zugehörigen Rückstandssätze sowie der Spesensatz gelöscht. Alle Positionen des stornierten Auftrages erscheinen im Protokoll. Zur Stornierung ist die Auftragsnummer einzugeben, worauf der Auftragskopf zur Kontrolle sichtbar wird. Irrtümer lassen sich durch Eingabe der richtigen Auftragsnummer korrigieren. Der vom Auftrag belegte Speichersatz wird zur späteren Nutzung wieder frei.

Rechnungsschreibung

Das "OK" auf einer Kreditnote löst das Packen des Auftrages im Lager aus. Dabei wird das Gesamtgewicht des Auftrages und die Anzahl der Kartons festgehalten. Nach Eingabe der Auftragsnummer werden diese Angaben ergänzend eingegeben und das Drucken der Rechnung ausgelöst. Auch hier kann die Anzahl der Kopien frei bestimmt werden. Erstreckt sich die Rechnung über mehrere Seiten, so wird auf der letzten Seite (oder einer neuen Seite}' eine Liste der vorangehenden Seitentotale gedruckt. Diese kann bis zu 19 Positionen umfassen. Enthält die Rechnung mehr als 19 Seiten, wird auf einen Übertrag der Totalliste verzichtet. Mit der Rechnungsschreibung wird der bereits bei der Auftragsbearbeitung angelegte Spesensatz aktiviert. So ist eine spätere Unterscheidung zwischen den zu erwartenden und den abzurechnenden Spesen möglich.

Spesenabrechnung

Die Kosten des Cosmotrans Service Center werden von der Fieldcrest-Gruppe nach einem bestimmten Schlüssel vergütet. Basis dieser Vergütung ist der Einstandspreis. Der Schlüssel ist Teil der Systemdatei und kann mit gesonderten Pflegeprogrammen geändert werden. Bei der Spesenabrechnung werden alle "aktiven" Spesensätze ausgegeben und die Summe am Ende der Abrechnung ausgeworfen. Abgerechnete Spesensätze sind aus der Datei entfernt, wodurch automatisch Platz für weitere Abrechnungen entsteht.

Die bei der Auftragsbearbeitung festgestellten Mindermengen sind in chronologischer Folge in der Rückstandsdatei gespeichert. Gleichfalls werden die Mindermengen in das Feld "Rückstände" des Artikelsatzes addiert. Die Backorderdisposition gibt Auskunft über noch offene Lieferverpflichtungen. Die Abarbeitung erfolgt wieder in chronologischer Folge. Dennoch hat der Anwender die Möglichkeit, die Priorität seiner Lieferverpflichtungen selbst zu bestimmen. Die Backorderdisposition stellt daher pro Artikel fest, welche Rückstandsmengen zur Lieferung zugesagt sind. Übersteigt diese Menge den neuen Bestand, so werden Folgezusagen mit dem Hinweis "first" markiert. Ist also ein zeitlich später liegender lieferbarer Rückstand mit diesem Hinweis versehen, so muß er vorrangig abgewickelt werden. Alle als lieferbar ausgewiesenen Rückstände werden aus der Datei entfernt, um so Platz für künftige Rückstände zu schaffen. Die nicht lieferbaren Rückstände verbleiben in der Datei, werden aber zur Erinnerung in einer gesonderten Liste ausgegeben.

Änderungen der Währungskurse

Generell gilt, daß der zum Zeitpunkt der Auftragserteilung gültige Kurs fakturiert wird. Jeder Artikel, jede Farbe und jedes Design, kann gezielt "gepreist" werden. Für jedes der 15 Länder läßt sich ein individueller Faktor eingeben, der dann mit dem Einstandspreis multipliziert wird. So kann auch die Marge mit berücksichtigt werden. Um Artikelgruppen gezielt anzusprechen, ist die erste und letzte zu ändernde Artikelnummer vorzugeben.

Das Programm "Bestellvorschlag" erstellt für jeden Artikel anhand der Lagermenge, der unteren Bestellgrenze und der Rückstandsmenge einen Bestellvorschlag. Damit wird die tatsächlich zu bestellende Menge bestimmt und mit dem Lagerverwaltungsprogramm im Feld "Bestellmenge" erfaßt. Die Funktion "Lagerzugang" vergleicht die Zugangsmenge mit der Bestellmenge und weist Abweichungen aus.

Weitere Auswertungen sind die Inventurliste - hier werden die Artikelpositionen in aufsteigender Folge mit Bestand und Rückstandsmeldung ausgewiesen, nach Gruppen zusammengefaßt und bewertet- die Preisliste - die für jeden Artikel gültigen nationalen Preise werden ausgegeben - und die Kundenliste sämtliche Kunden in der Stammdatei werden in alphabetischer Folge (alpha) oder nach Kundenummern sortiert (numerisch) ausgedruckt.

Zusammenfassung

Das System MDS 21/40 sichert eine lückenlose Bedienerführung, so daß zu keinem Zeitpunkt das Gefühl der Unsicherheit aufkommen kann. Abgesehen von einem Dienstprogramm zur Datensicherung, sind keinerlei Hilfsprogramme erforderlich. Die Bearbeitung umfangreicher Aufträge, die vor Einführung des Systems viele Stunden beanspruchte, wird heute in wenigen Minuten erledigt. Das direkte Nachführen der Bestände erlaubt die sofortige Auskunft über die Lieferbarkeit, die vom zweiten Arbeitsplatz aus meist telefonisch erteilt wird. Die automatische Währungsberichtigung schafft zudem die Voraussetzung, kurzfristig auf veränderte Situationen zu reagieren.

Insgesamt sind durch die Einführung des Systems MDS 21/40

der Kundenservice erheblich verbessert, der Warenumschlag erheblich vervielfacht,

die Inventurdifferenz reduziert die Bestellsituation verbessert Fehlfakturierung ausgeschlossen und der Abrechnungsaufwand durch die Automatisierung praktisch auf Null reduziert.

Aufgrund der guten Erfahrungen ist geplant, die komplette Abrechnung im nationalen und internationalen Speditionsbereich mit integrierter Buchhaltung auf das Distributed Processing System MDS 21 zu übernehmen.

Siegfried Lutz, Beratungs- und Programmierdienst, Singen.

Informationen: MDS-Deutschland GmbH, Oskar-Jäger-Straße 175, 5000 Köln 30, Telefon 02 21/ 54 10 41.