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29.06.2005

Weit mehr als Four-in-one

Heiko Thomsen
Multifunktionsgeräte sind nicht auf Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen beschränkt. Mit entsprechender Software ausgestattet, können sie das Dokumenten-Management erleichtern.

Für Multifunktionsgeräte spricht auf den ersten Blick die Möglichkeit, mehrere Bürogeräte durch ein einziges zu ersetzen. Damit lassen sich sowohl die Anschaffungskosten für Hardware als auch die laufenden Betriebskosten reduzieren. Die All-in-one-Geräte haben beim genaueren Hinsehen noch mehr auf Lager als das Drucken, Kopieren, Faxen und Scannen: Mit Zusatzsoftware für Druck- und Dokumenten-Management öffnet sich Anwendern ein weiteres Funktionsspektrum zur Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung sowie zum Entwerfen und Drucken von Dokumenten.

Software hilft weiter

Damit die vielseitigen Möglichkeiten von Multifunktionsgeräten schnell und einfach genutzt werden können, sollten diese vom Hersteller mit entsprechenden Softwareassistenten ausgestattet sein. Diese helfen etwa beim Drucken von Visitenkarten, Etiketten, Broschüren, Präsentationen oder auch Werbebannern. So lassen sich eine Vielzahl von Druckjobs hausintern erledigen, für die sonst ein externer Dienstleister bezahlt werden müsste.

Insbesondere bei netzwerkfähigen Arbeitsgeräten, die vorzugsweise in Firmen zum Einsatz kommen, sollte die Druck-Management-Software mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet sein. Secure-Printing-Optionen erlauben es, Zugriffsrechte zu vergeben und somit zu regeln, welche Mitarbeiter welche Dokumente öffnen, bearbeiten und drucken dürfen.

So lassen sich beispielsweise Vorlagen für Geschäftsbriefe oder auch Verträge mit Hilfe entsprechender Begleitsoftware gestalten und anschließend festlegen, welche Teile des Dokuments andere Anwender bearbeiten dürfen. Diese erhalten lediglich Zugriff auf die ungeschützten Teile der Vorlagen, die sie eigenhändig abändern können. Ein Mitarbeiter ist somit in der Lage, zum Beispiel vertrauliche Vorlagen mit seinen persönlichen Angaben zu füllen und für den späteren gesicherten Druckauftrag via Passwort abzulegen.

Das Vorhalten der Daten in Form eines elektronischen Archivs spart Platz, denn es müssen nicht länger vorgedruckte Formulare im Aktenschrank aufbewahrt werden. Um Fehler beim Druck der Vorlage zu vermeiden, werden sämtliche Druckbefehle, die für eine korrekte Ausführung notwendig sind, bereits im Dokument verankert - der Druckertreiber wird später einfach umgangen.

Zugunsten der Sicherheit sowie der Kostenkontrolle sollten die Multifunktionsgeräte über Möglichkeiten verfügen, das gesamte Druckaufkommen im Büroumfeld zu managen: Dies reicht von der Verwaltung der Benutzer, weiterer Drucker und Multifunktionsgeräte über die Nutzungsrechte der einzelnen Anwender bis hin zur Echtzeitkontrolle und Auskunft über die Nutzungsintensität einzelner Geräte, die Verwaltung der Verbrauchsmaterialien und den Füllstand. Beispielsweise kann der Administrator genau festlegen, wer in Farbe oder nur schwarzweiß drucken und kopieren, wer Faxe versenden oder Dokumente scannen darf.

Eine zentrale Aufgabe bei Multifunktionsgeräten stellt außerdem die Digitalisierung von Dokumenten dar. Diese Funktion übernimmt ein Scanner, der sowohl flachbettfähig sein als auch einen automatischen Dokumenteneinzug haben sollte. So ist der Anwender im Hin- blick auf die zu erfassenden Vorlagen flexibel, denn mehrseitige Dokumente lassen sich über einen Mehrfach-Blatteinzug ebenso erfassen wie Karten, Fotos oder Bücher über das Vorlagenglas.

Am Anfang einer Prozesskette

Idealerweise bieten Multifunktionsgeräte ergänzende Funktionen zur Weiterverarbeitung der Scans beziehungsweise zur Verwaltung erfasster Dokumente. Diese reichen von unterschiedlichen Ablage- und Archivierungsmöglichkeiten bis hin zu Scan-to-E-Mail, Scan-to-FTP, Scan-to-PC oder Scan-to-Archive in diversen Dateiformaten wie JPG, Tiff, MTIF oder auch PDF. Die integrierten E-Mail-, Fax- und Archivierungs- beziehungsweise Dokumenten-Management-Funktionen können dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dies steigert die Produktivität im Unternehmen. Und es hilft, Zeit und Kosten für Produktion, Handhabung und Lagerung von Dokumenten zu sparen. Physisch archivierte Dokumente gehören der Vergangenheit an.

Das Ende mancher Handarbeit

Als zeitsparend erweist sich unter anderem die Möglichkeit, in nur einem Arbeitsschritt Dokumente zu digitalisieren, in das gewünschte Dateiformat zu konvertieren und zu verteilen, ob zum Einzelarbeitsplatz oder an eine definierte Benutzergruppe im Firmennetz. Ein Vorteil hierbei: Bisher manuell ausgeführte Prozesse lassen sich automatisieren und standardisieren. Die Verteilung erfasster und empfangener Dokumente - per Scan oder Fax - wird damit einfach und effektiv.

Für Arbeitsgruppen, die häufig auf elektronisch erfasste Dokumente zugreifen müssen, bieten insbesondere Multifunktionsgeräte mit PDF-Dokumenten-Management-Anwendungen Vorteile. So lassen sich etwa mit der Dokumenten-Management-Software "Scansoft Paperport" Papierdokumente lokal oder übers Netzwerk direkt ins PDF scannen, weiterverwalten und verteilen. Mit Hilfe der Verteilungsfunktionen bleiben teure Kopier- und Versandvorgänge erspart. Das Praktische: Die Umwandlung von Papier in PDF-Dateien und deren Verteilung per E-Mail oder auch zur späteren Online-Nutzung ist einfacher und schneller als der Umgang mit der Papiervariante.

Der Weg zum Archiv

Hilfreich ist zudem die Funktion, unterschiedliche Dateien als PDF zusammenzuführen, zu durchsuchen, zu kommentieren oder einzelne Passagen hervorzuheben. Darüber hinaus können erfasste Dokumente mit Schlagwörtern für die Archivierung beziehungsweise das bessere Auffinden versehen werden.

Die mit einer optischen Zeichenerkennung ausgestatteten Multifunktionsgeräte erlauben es Anwendern, gescannte Vorlagen in elektronisch zu verarbeitende Dokumente umzuwandeln. Erneutes Erfassen von Textpassagen ist dadurch überflüssig. Für die Suchfunktion hat dies außerdem den Vorteil, dass die als Text konvertierten Dateien auch bei der Volltextsuche berücksichtigt werden können. Hiermit sowie durch den Zusatz von Schlüsselwörtern und Anmerkungen sind diese über eine Suchfunktion jederzeit auffindbar - egal ob auf dem lokalen PC oder im Firmennetz. Ebenso zentral vom Arbeitsplatz aus können dann die Dokumente über Multifunktionsgeräte gedruckt oder gefaxt werden.

Leistungsstarke Multifunktionsgeräte sind letztlich durch die Verbindung multifunktionaler Lösungen plus Dokumenten-Management-Funktionen die ideale Schnittstelle zwischen papiergestützten und digitalen Arbeitsabläufen. So werden auf Papier vorhandene Vorlagen mühelos erfasst, digital archiviert und für die weitere Kommunikation etwa per E-Mail oder Fax zur Verfügung gestellt.

Informationen an der Hand

Gleichzeitig bringen sie die notwendigen Voraussetzungen mit, Dokumente bequem und sicher zu verwalten und jederzeit wieder auszudrucken. Informationen stehen damit schneller und unmittelbarer zur Verfügung - ohne auf Sicherheitslevels verzichten zu müssen. Das hilft, produktiver zu arbeiten. (ls)