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21.04.2008

Wenn das ERP-Korsett drückt

Werner Schmid 
Obwohl Unternehmen ein ERP-System betreiben, greifen Anwender oft auf Zusatzwerkzeuge zurück. Mitunter sind dann Mehrarbeit und Informationsverluste die Folge. Ein Audit kann helfen, Defizite zu erkennen.

Es gibt viele Gründe, das PPS- oder ERP-System von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand zu stellen und zu fragen, ob es die aktuellen Anforderungen noch erfüllt. Ein deutliches Indiz für die Notwendigkeit eines ERP-Audits sind die vielen zusätzlichen Programme und Systeme, die das ERP-System teilweise ersetzen oder ergänzen. Sehr beliebt bei Anwendern sind Excel-Tabellen. Dahinter verbergen sich meist hohe Verlustleistungen durch Mehr- und Doppelarbeit, verbunden mit Informationsverlusten und fehlerhaften Daten. Manchmal führen diese parallel genutzten Systeme auch zu fatalen Situationen: Niemand weiß mehr, welches die Wahrheit enthält.

Ist-Prozesse und Erweiterungen

In solchen Fällen kann ein ERP-Audit helfen. Dabei wird die IT-Landschaft des Unternehmens auf Wirtschaftlichkeit geprüft und ermittelt, ob sie die Anforderungen noch erfüllt. Die Ist-Prozesse werden den ursprünglichen Erwartungen gegenübergestellt. Unabhängig von Branche und Größe der Unternehmen stellt man sehr häufig denselben "Stand der Praxis" fest: Immer mehr Geschäftsprozesse und die damit gekoppelten IT-Anwendungen laufen an den Kern-IT-Systemen vorbei, ganz gleich, ob es sich um Warenwirtschafts-, ERP- oder PPS-Systeme handelt.

Eine ganz natürliche Ursache dafür ist, dass sich die Unternehmen viel häufiger und viel stärker verändern als die ERP-Systeme. Das liegt zum einen an der Veränderung des Marktes (Stichwort "Globalisierung"), zum anderen an den Interessen der Unternehmen selbst. Vor etwa zehn Jahren war es eben wichtig, ein PPS- oder ERP-System zu haben, heute stehen die Marktpräsenz und die Kundenbindung im Vordergrund. Viele ERP-Hersteller haben auf die Einflüsse nicht schnell und gründlich genug reagiert. Die Folgen sind Wildwuchs bei den Anwendern, Zusatzbausteine ("Add-ons") sowie über Schnittstellen verbundene Drittsysteme.

Anzeichen für Handlungsbedarf

Während eines ERP-Audits lässt sich herausfinden, ob die Geschäftsprozesse des Unternehmens noch effizient abgewickelt werden. Zudem zeigt die Analyse die Potenziale auf, die zu erschließen sich lohnt, und den Handlungsbedarf in der IT-Landschaft, abgestuft nach Dringlichkeit und Höhe des Potenzials. Dazu ein paar typische Beispiele:

Im Service

Die Unterstützung und Steuerung des Kundenservice, angefangen bei der Reklamationserfassung über die Ersatzteillieferung, Planung und Abrechnung des Kundendiensteinsatzes bis hin zur Pflege einer Geräteakte ist eine absolute Notwendigkeit für jedes Industrieunternehmen. Dafür setzen die meisten Anwender mehrere isolierte und spezialisierte Systeme ein. Die Kopplung dieser Systeme an ein ERP-System, das sowohl die Kunden- als auch die Produktdaten enthält, erfolgt über mehr oder weniger aufwändige Schnittstellen, Zeit- und Informationsverluste eingeschlossen. In vielen Unternehmen sind die Serviceanwendungen technisch völlig isoliert. Damit geht ein riesiges Potenzial für die Pflege der Kundenbeziehung durch die Vertriebsmitarbeiter verloren. Ein Potenzial, das man durch ein integriertes System erschließen wollte.

Hier lesen Sie …

warum es sich lohnt, von Zeit zu Zeit die Business-Software zu überprüfen;

dass Firmen für spezifische Aufgaben isolierte Programme verwenden;

wie sich Prozesse auch ohne Systemwechsel verbessern lassen.

Beim Export

Deutschland ist immer noch Exportweltmeister. Und das, obwohl die Exportabwicklung, von der Pflege der Zolltarifnummern im Artikelstamm über die Präferenzkalkulation bis zur Zollanmeldung über Atlas (Automatisiertes Tarif- und lokales Zoll-Abwicklungs-System), in den meisten ERP-Systemen fehlt. Dafür setzen die Unternehmen isolierte, eigenständige Lösungen ein oder beauftragen externe Dienstleister. Die Kopplung an ein ERP-System bedeutet - sofern das überhaupt gemacht wird - erhebliche Mehrarbeit.

Webshop-Anbindung

Viele Unternehmen wünschen sich ein Shop-System, um Kunden auch via Internet Artikel sowie Informationen über die eigenen Produkte anbieten zu können. Manchen Firmen genügt schon ein Download für technische Unterlagen oder von Geschäftsberichten. Vermehrt errichten Unternehmen Web-Geschäfte für Fan-Artikel wie T-Shirts oder Modelle ihrer Produkte. Die Anbindung eines E-Commerce-Systems an die Dokumentenverwaltung (dort stehen die Verweise auf die aktuellen Informationen), an ein Zentrallager und an die aktuellen Preislisten mit Preisfindungslogik ist schwierig. Vor allem dann, wenn es sich um ein isoliertes Shop-Programm handelt. Wenn die Datenstrukturen von Webshop und ERP-System nicht übereinstimmen, entstehen durch manuelle Arbeit hohe Kosten. Anbieter von Shop-Software versuchen, das Problem mit Standardschnittstellen zu entschärfen.

Wunsch und Wirklichkeit

Der Löwenanteil an den durch lückenhafte IT-Unterstützung verursachten Kosten entfällt auf selbst gestrickte Spreadsheet- und Datenbankanwendungen. Ein ERP-Audit kann verdeutlichen, warum Fachabteilungen isolierte Applikationen verwenden. Oft lautet die Begründung, das ERP-System sei nicht in der Lage, die Aufgaben mit vertretbarem Aufwand abzuarbeiten, wohl aber die individuelle Lösung. Mit dieser Aussage kommen die Anwender bei ihrem Management durch. Andere Nutzer fragen nicht lange, sondern entwickeln ihre Privatlösung im Stillen.

Symptome wie diese lassen sich in fast jedem Unternehmen finden. Mit Hilfe einer Checkliste für jeden Anwendungsbereich können Firmen Defizite selbst erkennen:

Fragen zum Rechnungswesen

Kommen die Daten für die Bestandsbewertung aus dem ERP-System, oder muss erst der Lagerbestand gezählt, die Ware bewertet und manuell gebucht werden?

Ist die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung an die Bewegungsdaten der Buchhaltung gekoppelt, oder wird sie separat in Excel erstellt?

Fragen zum Vertrieb

Werden alle Preislisten im ERP-System gepflegt, oder existieren separate Preislisten für Kunden und/oder Produkte?

Werden Lieferpläne und Abrufe per EDI übertragen und im ERP-System aktualisiert oder - nach der Übertragung - ausgedruckt und manuell erfasst?

Ein Unternehmen hat rund 60 bis 80 verschiedene Funktionen (Aufgaben), die mit Software gesteuert beziehungsweise unterstützt werden. Genauso lange ist die Checkliste des ERP-Audits, nach Anwendungsbereichen strukturiert und bis auf Datenebene detailliert. Die Fragen sind ganz einfach: Woher (und auf welchem Medium) kommen die Daten, wohin und wie fließt der Output nach der Verarbeitung?

Typische ERP-Situationen

Am Ende einer systematischen Begehung der IT-Landschaft im ERP-Audit zeichnet sich ein klares Bild ab: Die aktuellen Anforderungen an die IT-Unterstützung sind höher und größer als die genutzten Funktionen des installierten ERP-Systems. Nach der Bewertung muss die Firma überlegen, was zu tun ist. Sprechen die Ergebnisse für eine Migration oder eine Neuorientierung? Hier ein paar typische Situationen, mit denen sich Betriebe befassen müssen:

Das PPS- / ERP-System führt nur noch ein Schattendasein; parallele, meist individuell entwickelte Systeme - oft sind es auch nur ein paar Excel-Tabellen - steuern den eigentlichen Betriebsablauf. Im PPS-/ERP-System werden nur noch die Stammdaten gepflegt.

Durch Zukauf neuer Unternehmen und/oder Ausgliederung von Unternehmensteilen bestehen mehrere ERP-Applikationen nebeneinander. Über mehr oder weniger geglückte Schnittstellen werden Daten ausgetauscht, manuell nachbearbeitet und verdichtet.

Das ERP-System wurde durch individuelle Eingriffe vom Standard und damit von der Release-Fähigkeit abgekoppelt. Neuere Entwicklungen und Funktionserweiterungen des Herstellers müssen entweder individuell nachentwickelt werden, oder man verzichtet darauf.

Die Technik veraltet, die einst große Flexibilität durch die damals moderne Tabellensteuerung ist erstarrt, weil niemand mehr die Tabellen ändern oder mit neuer Logik versehen kann.

Das eingesetzte Produkt wurde, weil Hersteller oder Dienstleister nicht mehr aktiv sind, vom Rest des Marktes isoliert. Von solcher Software gibt es (immer noch) eine ganze Menge. Als Folge davon führt das Anwendungssystem nur noch ein Schattendasein.

Neue Ausgangslage

Liefert das Audit solche Ergebnisse, befindet sich das Unternehmen in einer neuen Ausgangssituation. Macht man die Potenziale einer Veränderung sichtbar und berechnet sie, wie das die Betriebswirte unter den Managern gerne tun, zeigt sich eine andere, durchaus attraktive Alternative. Wie teuer wäre es, die Geschäftsprozesse mit Bordmitteln zu verbessern, also ohne Systemwechsel?

Im ERP-Audit wurde genau festgehalten, worauf es bei der Steuerung der Geschäftsprozesse ankommt. Natürlich gibt es keine Veränderung ohne Investition. Das Ziel dieser Alternative ist, in das intellektuelle Kapital des eigenen Unternehmens zu investieren. Der Großteil fließt in die Mitarbeiter, der andere Teil in Aktualisierung der Software.

Die neuralgischen Punkte einer ERP-Anwendung sind in vielen Unternehmen ganz ähnlich. Sie sind die Auslöser vieler Parallel-Anwendungen, die zwar viel Mehrarbeit verursachen, von den Anwendern aber gerne akzeptiert werden, weil sie das für die bessere Lösung halten. Die Ursachen dafür könnten mit wenig Aufwand und eher geräuschlos behoben werden. Dazu ein paar Beispiele:

Die meisten Prozesse sind zu kompliziert, das Know-how auf zu viele Köpfe verteilt. Ein Ziel der Veränderung sollte sein, die Prozesse zu vereinfachen: mit weniger Aufwand und weniger Arbeitsschritten dasselbe Ergebnis erreichen.

Die Warenwirtschaft (Vertrieb, Produktion und Einkauf) und das Rechnungswesen arbeiten nebeneinander her, sind nicht wirklich oder nicht korrekt integriert. Regelmäßig, am Monats- oder Quartalsende, kommt es zu Differenzen bei der Materialbewertung. Ein Posten, der immerhin rund 50 Prozent der Bilanzsumme eines Industrieunternehmens ausmacht. Diese Lücke sollte vorrangig geschlossen werden.

Viele Mitarbeiter wurden über das ERP-System nicht ausreichend informiert. Sie kennen nur die Funktionen, die sie nutzen, wissen aber wenig darüber, wie andere Unternehmensteile mit der Software arbeiten. Deshalb sehen sie keinen Sinn in den vielen Daten und lassen sie einfach weg, meistens mit fatalen Folgen. Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter bringt viel mehr als zusätzliche Individualprogramme.

Häufig werden mit Kunden und Lieferanten unlogische Geschäftsvereinbarungen geschlossen, Bedingungen, die sich in einem ERP-System nicht abbilden lassen. Da die Verhandlungen mit Geschäftspartnern eher emotional geführt werden, lassen sich die Vereinbarungen oft nicht digital abbilden. Eine Glättung dieser Bedingungen schadet dem Unternehmen nicht, würde aber die Geschäftsprozesse, in denen sie verarbeitet werden, erheblich vereinfachen.

Kleine Nachlässigkeiten der Mitarbeiter führen oft zu Schwierigkeiten in der Disposition: der Wareneingang wird zu spät gebucht, Rück- und Fertigmeldungen sind nicht vollständig, Lieferscheine nicht korrekt. Eine einfache Schulung der Mitarbeiter und ein paar Veränderungen in den Einstellungen des ERP-Systems können wahre Wunder bewirken. Das spart viel Geld, Zeit und Ärger.

Die andere Möglichkeit für ein Unternehmen ist, sich neu zu orientieren und nach einem besser geeigneten ERP-System zu suchen. Doch auch dieses System wird eines Tages wieder zu eng sein und erneut die Frage aufwerfen: Was tun? (fn)