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24.06.1988

Wer ist federführend bei der Einführung der Bürokommunikation?- Entgleitet der DV nach und nach die Kompetenz?

Günter Fischer

Unternehmensberater in Laudenbach an der Bergstraße

Seit der babylonischen Sprachverwirrung ist Kommunikation ein Problem für Menschen. Das scheint jetzt auch im Büro zu gelten, nachdem dort nicht mehr allein der Prinzipal das Sagen hat.

Heute müssen Ströme von Informationen nicht nur die Hierarchieleitern hinauf und

hinunter geleitet werden, sondern auch zwischen den Mitarbeitern, innerhalb der Ebenen und zwischen den Organisationseinheiten. Dabei wirkt problemverstärkend, daß die Daten in verschiedenen Formen anfallen und auf ihrer Weg in die Mailboxen der Empfänger keine Zeit zu verlieren haben. Da drängen Informationen in Sprach-, Daten-, Bild- und Textform und in verschiedenen Sprachen, Darstellungsformen und nach verschiedenen technischen

Spezifikationen über &e speziellen Kanäle.

Alles ist sehr wichtig, eilig und oft auch umfangreich. Absender und Adressaten haben ihre liebe Not mit dem Senden, Empfangen, Verstehen, Verarbeiten, Weiter- beziehungsweise Zurücksenden oder gar Ablegen. In dieses Ringen um das gegenseitige Verstehen dringt nun auch noch die Auseinandersetzung, wer das Ganze denn überhaupt gestalten darf.

Eigentlich wäre der DV-Fachmann der Richtige, meinen die einen, denn der versteht doch noch am meisten von der Technik. Falsch, kommt gleich der Einwand, denn das gelte nur für Daten. Besser sei es, die Federführung dem Telekommunikationsspezialisten zu übertragen. Schließlich ist er für das unverzichtbare Übertragungsnetz verantwortlich. Natürlich halten sich auch die Organisationsfachleute für kompetent, denn sie haben die meiste Erfahrung beim Personaleinsatz und bei der Integration von verschiedenen Systemen und Arbeitsmitteln.

Jede dieser Stimmen hat zweifellos recht, berücksichtigt jedoch nur einen jeweiligen

Teilaspekt. Da die Bürokommunikation in alle Bereiche der Unternehmen einwirkt und eine

besondere Bedeutung für den heute immer wichtiger werdenden Produktionsfaktor

"Information" hat, ist hier ganz eindeutig die Unternehmensführung gefordert. Sie muß sich

selbst um das strategische Instrument Bürokommunikation kümmern, von dem die

Weiterentwicklung der Unternehmen so sehr abhängt.

Deshalb sollte sie sich vorsichtig abwägend über alle Möglichkeiten der Technik

informieren und in Zusammenarbeit mit den Fachleuten aus den einzelnen Disziplinen

überlegen, wie sie den Herausforderungen der Technik und der Zukunft begegnen soll. Denn eines ist doch klar: Die Technik ist voller Entwicklung und steht in einem bedeutenden

Umbruch. Die Chancen, die sie bietet, sind für die Fortentwicklung der Unternehmen, wenn

noch nicht heute, so doch in absehbarer Zukunft, überlebenswichtig.

So kann ein guter Rat zur Fragestellung, wer bei der Einführung der Bürokommunikation federführend sein solle, nur lauten: Teamwork, unter der Moderation der Unternehmensleitung!

Bernd Litke

Telekommunikationsberatung Litke & Partner, Dreieich/Frankfurt

Zur Zeit vollzieht sich ein sichtbarer Wandel, wenn es um die Verteilung von

Kompetenzen im Bereich Bürokommunikation geht. Die Stellung des DV-Leiters traditioneller Prägung gerät häufig ins Wanken. Seine Autorität wird in den meisten Fällen unterlaufen und - ebenso wie die elektronische Intelligenz im Betrieb - durch dezentral heranwachsende "Abteilungsautoritäten" flankiert.

Bekanntermaßen nutzen erst 17 Prozent deutscher Büros aller Größenordnungen

sogenannte Büroelektronik, während noch 38 Prozent allein mit Telefon und mechanischen Schreibmaschinen auskommen. Das erschließbare Potential ist also derzeit noch so riesig, daß das Angebot an gestandenen DV-Leitern überhaupt nicht ausreichen würde, den Bedarf in absehbarer Zeit zu decken.

Nehmen wir zur Verdeutlichung allein das Potential des professionellen PC-Marktes: Etwa 900 000 Arbeitsplatzrechner sind in Gebrauch, aber 1,6 Millionen Anwenderplätze warten noch auf ihren Mikro. Wer soll also beispielsweise die PC-Investition herbeiführen? Mein Vorschlag: wenn vorhanden, der Organisationsleiter beziehungsweise der Zentraleinkauf, weil dort die Kenntnisse über Budgets und Lieferkonditionen vorhanden sind, wobei die Kenntnis über den PC wahrscheinlich fehlt; der DV-Spezialist, weil er am besten das Marktangebot kennen und das Vorgehen auf Vorhandenes abstimmen dürfte (Kompatibilitätsprobleme) sowie die späteren Nutzer, denn nur sie wissen einigermaßen, wofür sie den Mikro einsetzen werden.

Unter der zuletzt aufgeführten Gruppe muß freilich sondiert werden. Ein Verkaufsleiter wird sein PC-Pflichtenheft vermutlich anders aufziehen als ein Marktforscher, und eine Sekretärin wiederum wird die PC-Kriterien eher auf reine Textverarbeitung einengen.

Traut man einer frischen Erhebung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) unter

Klein- und Mittelbetrieben, ist auch in dieser Hinsicht größte Vorsicht geboten, was das

Zugeständnis von Fachkompetenz betrifft: Ausdrücklich "erklärungsbedürftig" sind demnach

in 53 Prozent der Fälle das Thema Lokale Netzwerke und zu 41 Prozent Datenbankabrufe, Btx noch immer zu 32 Prozent. Knapp 90 Prozent der Unternehmen war das gesamte Gebiet technischer Kommunikation so wichtig daß der IW-Fragebogen nicht einmal zurückgeschickt wurde.

Von Kienbaum stammt überdies die berühmte Recherche aus dem Jahr 1985, die für den Bürokommunikation-Wissensstand der Zielgruppe "Manager" Traumnoten für Ignoranz und laienhafte Unschuld erbrachte. - Also doch eine Chance für den DV-Leiter traditioneller Vorbildung und Hierarchie-Einbindung?

Ja und nein wahrscheinlich-je nach Stand im Unternehmen und nach fachlicher

Bedeutung, für deren Wandel auch die Gegenseite- der Vertrieb der Hersteller-verantwortlich zeichnet, vielleicht zusätzlich auch der externe Berater.

Hans Ringmeier

Leiter der Büro- und Kommunikationstechnik Osram GmbH, München

Beide, die Datenverarbeitung (DV) und Bürokommunikationstechnik (BKT), sind bei

Osram unter einem Dach. Sie unterstehen dem ORD-Leiter (ORD = Organisation-Revision-Datenverarbeitung). Damit erfolgt zwangsläufig eine Koordination der Aufgaben und Ziele.

Das Aufgabengebiet der Abteilung Büro- und Kommunikationstechnik umfaßt die?

Detailanalyse, Planung und technische Realisierung von Bürosystemen und PC-Anwendungen sowie die Kommunikationstechnik, die Planung und Betreuung der nationalen und internationalen Datennetze, LANs im Büro- und Fertigungsbereich und PABX-Systeme.

Bei Projekten Im Bürobereich ist die? BKT federführend für die Konzepterstellung und Projektdurchführung. Dies geschieht unter Mitarbeit der Fachbereiche. Die Realisierung der Projekte in der Büro- und Kommunikationstechnik erfolgt, wenn nötig unter Mithilfe der

Kollegen aus der Datenverarbeitung. Die Zusammenarbeit läuft meist reibungslos ab, der Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern ist innerhalb der ORD gewährleistet.

Probleme ergeben sich dann, wenn eine Aufgabe mit herkömmlicher DV-Technik wie auch mit Mitteln der Bürotechnik lösbar ist. Hierbei kann es durch unterschiedliche

Betrachtungsweisen zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Ein typisches Beispiel für die

unbedingt notwendige enge Zusammenarbeit zwischen DV und BKT ist die Planung und

Einfühlung eines Electronic-Mail-Verfahrens unter Nutzung der zentralen Datenverarbeitung. In solchen Fällen erfolgt eine gemeinsame Planung und Realisierung.

Andererseits ist die BKT bei DV-Projekten vielfach tangiert, vor allem wenn es sich um DÜ-Probleme, Einbindung von Workstation - um nur einige zu nennen - handelt.

Orientiert an gemeinsamen Zielen und einer sinnvollen Aufgabenteilung in unserem

Haus entgleitet meines Erachtens weder der DV-Abteilung die Kompetenz noch führt eine

fehlende Abgrenzung zu Kompetenzgerangel.

Paul Blaschke

Leiter der zentralen Organisation Nestlé Deutschland AG, Frankfurt

Zur Beantwortung der Frage, wer für die Bürokommunikation federführend sein soll, ist wichtig zu klären was Bürokommunikation ist und welche organisatorischen, technologischen und funktionellen Interdependenz bestehen. Daraus sind dann die Einordnung in die Organisationsstruktur und die Zuständigkeiten abzuleiten.

Bürokommunikation, einfach und global abgegrenzt, ist ein Teilbereich der

Informatik (Informationsverarbeitung), welche Daten, Text, Bild und Sprache sowie

Computertechnik, Bürotechnik und Nachrichtentechnik zu integrieren hat. Nicht zur

Bürokommunikation zählen die klassische EDV /DFÜ und sinngemäße Anwendungen der IDV. Zukunftsbezogen wird es immer weniger möglich sein, insbesondere auf Arbeitsplatzebene, solche Abgrenzungen vorzunehmen .

Das heißt, die Informatik ist auch für die Bürokommunikation zuständig. Funktionelle

oder strukturelle Trennungen würden Eigenleben erzeugen sowie Konkurrenz hervorrufen mit negativen Auswirkungen in vieler Hinsicht.

Bisher sind indes in den meisten Unternehmen die zur Informatik zählenden Funktionen nicht vereinigt, sondern werden unter verschiedenen Zuständigkeiten betrieben. Dazu gehören Datenverarbeitung, Schreib-, Tele-, Vervielfältigungs- und Mikrofilmdienste. Die Organisationsabteilung ist für diese Systeme und bei deren Entwicklung unter Umständen nur teilweise oder bedingt beteiligt.

Insofern ist die Ausgangssituation für die Entwicklung der zukünftigen Informatik mit Bürokommunikation in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich, wobei zwischen

Gestaltung (Stab) und Betreibung (Linie) sehr wohl differenziert werden muß.

Wenn das Chancenpotential der I + K-Technologien nicht vorhandenen Besitzständen geopfert werden soll, muß das Unternehmen als Voraussetzung zunächst eine anforderungsgerechte Organisationsstruktur herstellen. Das ist die Zusammenführung aller erwähnten Teilfunktionen zu einem Funktionalbereich Informatik. Dessen Leitung ist

hierarchisch möglichst direkt unterhalb der Geschäftsleitung angesiedelt und wird dort auch

entsprechend vertreten. Wichtig ist, daß die Organisationsfunktion dominierend integriert

wird und das Management problemadäquate Unterstützung gibt.

Dieser Zentralbereich Informatik ist dann kraft Aufgabenstellung auch federführend für die Entwicklung der Bürokommunikation des Gesamtunternehmens. Linienmäßig sind ihm Organisatoren, Entwickler und Programmierer unterstellt.

Von den Betreibungsdiensten der Zentrale sollten technologisch untrennbare

beziehungsweise stark interdependente Systeme (zum Beispiel Rechenzentrum, ISDN-Kommunikationsanlage) ebenfalls zu diesem Bereich gehören.