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20.09.1996 - 

Informationssysteme/Leichte Bedienbarkeit ist Voraussetzung

Wie Informationssysteme den Führungskräften helfen

Der Zugriff auf aktuelle Unternehmens- und Marktdaten ist zum wichtigen Wettbewerbsfaktor geworden. Denn die schnelle und flexible Analyse, kombiniert mit Planungs- und Simulationsmöglichkeiten, erleichtert schnelle Reaktionen und sichere Entscheidungen, wie sie für kunden- und marktorientierte Geschäftsaktivitäten unerläßlich sind.

Die Software-Industrie verspricht seit Jahren Systeme, mit denen der Topmanager auf Knopfdruck alle notwendigen Unternehmensdaten rasch und führungsgerecht präsentiert bekommt. Diese Programme tragen die vielversprechenden Namen Executive Information System, Decision Support System, Führungs-Informationssystem (FIS), Chef- Informationssystem oder Management-Informationssystem (MIS). Zugleich wird der Begriff Data-Warehousing immer häufiger genannt.

Die Entwicklung und die Programmierung solcher Systeme kann sehr teuer sein, und die Gefahr eines Scheiterns solcher Softwareprojekte ist groß. Besonders die sogenannten Management- Informationssysteme sind in Mißkredit geraten.

Die erste Generation der Führungs-Informationssysteme (FIS) wurde vor über einem Jahrzehnt vorgestellt. Das damalige Ziel war es, einfache, aktuelle Auswertungen von Erfolgskriterien der Unternehmen zu präsentieren. Sie waren ausschließlich für das Topmanagement bestimmt, die Benutzerzahl war in der Regel gering. Den Durchbruch schaffte diese Technik, als die PCs mit ihren einfach zu bedienenden Benutzeroberflächen aufkamen.

Inzwischen wächst die Zahl von Unternehmen, die solche Hilfsmittel auch dem mittleren Management zur Verfügung stellen. Die FIS der zweiten Generation müssen viel mehr und viel verschiedenartigere Informationen bereitstellen. Sie sollten zudem unbedingt auf der jeweils vorhandenen IT-Architektur aufbauen, denn erst die volle Integration in existierende Anwendungen erlaubt den Aufbau eines Data-Warehouse und die automatische Verdichtung von Informationen. In einem gut gepflegten FIS sind die Daten tages- oder zumindest wochenaktuell. Die automatische Datenverdichtung bedeutet also eine enorme Zeitersparnis.

FIS sind nur dann hilfreich, wenn sie auf jede Datenquelle innerhalb des Unternehmens zugreifen können - von den zentralen Datenbanken auf Großrechnern bis zu PCs in Produktion, Vertrieb, Marketing, Finanzwesen oder Forschung und Entwicklung. Die Daten aus diesen unterschiedlichsten Datenquellen werden geordnet und ausgewertet und in einer eigenen Datenbank - dem Data-Warehouse - gespeichert.

Der Zugriff auf alle möglichen Unternehmensinformationen ist für ein gutes FIS unverzichtbar. Erfüllt das System dieses Kriterium nicht, bedeutet dies im ungünstigsten Fall, daß die gewünschten Informationen manuell aus Listen herausgefiltert und erneut eingegeben werden müssen. Zudem vertreibt der direkte Zugriff auf die Daten jeden Zweifel an der Aktualität und der Korrektheit der Information.

In vielen Fällen ist die summierte und verdichtete Information der Ausgangspunkt für weitere Überlegungen eines Managers. Dabei werden Fragen aufgeworfen, die eine detaillierte Analyse nach sich ziehen: Wie verhalten sich diese Zahlen im Vergleich zum letzten Jahr? Warum erreicht die eine Produktionslinie dauerhaft bessere Ergebnisse als die andere? Welche Verkaufstrends zeichnen sich ab? Zur Unternehmensplanung haben Manager eine lange Liste von Fragen, die üblicherweise mit "Was geschieht, wenn . . .?" beginnen. Darauf muß ein FIS nach wenigen Tastendrucken die Antworten liefern können.

So etwas wie ein Standard-FIS wird es nicht geben können. Jedes ist maßgeschneidert, um die individuellen Anforderungen der Benutzer und ihrer Unternehmen zu erfüllen. Es ist jedoch möglich, vorgefertigte Bausteine für Grundfunktionen zu entwickeln und zu einem Basissystem zusammenzusetzen. Bestimmte Anforderungen lassen sich auf diese Weise jedoch nicht abdekken, so daß individuell entwickelte Komponenten dem Basissystem hinzugefügt werden müssen. Sogar innerhalb der gleichen Branche werden Unternehmen sehr unterschiedliche Erfolgsfaktoren haben. Der eine richtet das Augenmerk auf Verkaufsziele und Produktqualität, ein anderer konzentriert sich mehr auf die schnelle Reaktion auf Kundenanfragen.

Ein Beispiel: Die Marketing-Manager einer Bank möchten wissen, wer die Kunden sind und welche Finanzdienste sie in Anspruch nehmen. Haben sie ein Sparbuch, oder sind sie an anderen Anlageprodukten interessiert? Nutzen sie Kreditkarten, haben sie ein Versicherungsprodukt gekauft? Ein gutes FIS beantwortet alle diese Fragen in Sekundenschnelle und präsentiert die Ergebnisse in leicht lesbarer Form. Da es sich bei den Benutzern um Experten ihres jeweiligen Aufgabengebietes, aber nicht um erfahrene Computeranwender handelt, muß das System allem voran einfach zu handhaben sein.

Zudem sollte die Möglichkeit bestehen, neben den verdichteten auch auf die detaillierten Daten zuzugreifen. Navigationshilfen sollten dem Anwender exakt anzeigen, in welcher Auswertungshierarchie er sich befindet und wie er an die gewünschten Informationen herankommt. Alle diese Funktionen können bei einem guten FIS an die Bedürfnisse des individuellen Benutzers angepaßt werden.

Komplexere Veränderungen können eine völlig neue Methode der Datenanalyse nach sich ziehen. Oder das System muß für neue Informationsquellen geöffnet werden. Auch eventuelle Veränderungen der IT-Architektur sollten berücksichtigt werden.

Gewöhnlich erfolgt im Hardwarebereich alle fünf Jahre ein Technologiesprung. Die Software muß flexibel genug sein, um dann weiterverwendet oder weiterentwickelt werden zu können. Die Produktionsumgebung, die eingesetzt wird, um ein FIS zu programmieren, sollte auf den Hardwareplattformen der wichtigsten Anbieter zur Verfügung stehen, nicht nur auf den Maschinen, die gegenwärtig im Unternehmen installiert sind. Dezentrale Client- Server-Infrastrukturen sind benutzer- und kundenorientiert und damit für Führungs-Informationssysteme bestens geeignet. Data- Warehouses sollten am besten auf skalierbaren Servern eingerichtet werden.

*Dr. Helmut Seidel ist Geschäftsführer der Dr. Seidel Informations-Systeme GmbH in Unterhaching bei München.