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30.01.1976 - 

Spezialmappen für Schnelldrucker-Output

Wie legt man EDV-Überformate sinnvoll ab?

MÜNCHEN - Immer länger werden die sattsam bekannten Schnelldrucker-Papierschlangen in Büros und Archiven. Wohin damit - solange Computer Output on Microfilm (COM) für viele Anwender noch Zukunftsmusik ist?

Die üblichen Schnelldrucker-Elaborate sind 375 mm breit und 12 Zoll (305 mm) hoch: das entspricht der Standard-Output-Programmierung nach DIN 9771. Damit sprengen sie aber jedes normale, an einer anderen DIN (A 4) orientierte Ablagesystem und verhindern die übersichtliche, platzsparende Gemeinschaftsablage von zusammengehörendem EDV- und normalem Schriftgut.

Verkleinerungskopien helfen wenig

Das deshalb oft empfohlene Verkleinerungskopieren der EDV-Drucke (Faktor 0,5) verbietet sich jedoch nicht nur aus Kostengründen - immerhin kostet das Verkleinern von nur 20 Blatt bereits soviel wie ein 500 Blatt fassender Spezialordner: die Minis werden oft fehlerhaft gelesen, durch die Lochung können wichtige Zeichen und Farblinien des Originalformulars werden zum unübersichtlichen Grau in Grau. Dem steht nur, der Vorteil gegenüber, daß man das verkleinerte EDV-Material nahtlos. in die gute alte Leitzordner-

Ablage einfügen kann.

Rand abreißen

Tricks, wie man das kostspielige Verkleinerungskopieren umgehen kann, verrät Formularexperte Jürgen Grosse in seinem Handbuch "Die Bestform des Vordrucks" (Polygraph-Verlag Frankfurt 1975). So kann man etwa durch geeignetes Programmieren sekundäre Daten - zum Beispiel absolute Vergleichszahlen, die sich im Datenstoß weiter vorn sowieso nochmals finden - rechts auf die letzten 15 Schreibstellen plazieren, 375 mm breites und 8 Zoll hohes Papier verwenden und 70 mm vom rechten Rand eine Perforation vorsehen. Bei der Ablage reißt man diesen Randstreifen ab - der Rest paßt gut ins DIN-A 4-Schema.

Das 12 Zoll hohe Vollformat kann man schließlich auch wie eine technische Zeichnung doppelt einfalten, doch dabei verschwinden die Suchmerkmale, also die Seitenüberschriften, unter der Hebelmechanik des Standard-Ordners. Alle Verfahren sind also mehr oder weniger zeitraubend, kompliziert und teuer. Sie eignen sich schon gar nicht für rasch veraltenden Output.

Einige Vorteile bieten demgegenüber einfache Stehordner im DIN-Format, in die der ungetrennte Formularstapel, einmal geknickt, einfach von oben eingestellt wird. Ihr Nachteil: später blättert es sich in den geknickten Formular-Ziehharmonikas ausgesprochen schwierig.

Wie aber sieht die zeitgemäße Ablage demnach aus? Nicht nur Firmen (wie etwa die Eichner Organisation) bieten zur übersichtlichen Aufbewahrung der Schnelldrucker-Papierschlangen überformatige Mappen und beliebig erweiterbare Ablageschränke mit rascher Zugriffsmöglichkeit an Buchautor Grosse selber stellt Spezialordner im gewöhnlichen DIN-Format vor, die, stehend oder hängend, in jedes Büroregal passen.

Hebel ganz links

Bei diesen Ordnern ist die Hebelmechanik an die linke Kante der Deckel-Innenseite gerückt, wodurch die quer eingelegten EDV-Papiere beim aufgeschlagenem Ordner voll auf den Innenseiten aufliegen. Beim Zusammenklappen werden sie automatisch eingefaltet und von einem federnden Einlageblatt in Position gehalten. Nach dem gleichen Prinzip ist auch eine zu DIN A 4 passende Datenmappe nach Art der herkömmlichen Schnellhefter aufgebaut.

*Egon Schmidt ist freier Wissenschaftsjournalist