Wie Lizenzmanagement as a Service funktioniert

Herr Aslan, Sie werden bei Channel meets Cloud am Beispiel eines Projekts und Ihrer eigener Erfahrungen darstellen, wie IT-Dienstleister konkret "Software Asset Management as Managed Service" als neues Geschäftsmodell entdecken können. Um welches Projekt handelt es sich?

Ayhat Aslan:Es handelt sich um ein Referenzprojekt für einen Kunden aus der Verpackungsindustrie. Das Projektziel umfasste die Herleitung einer revisionssicheren und belastbaren Lizenzbilanz für die Verhandlung mit den Software-Herstellern Microsoft, Adobe und SAP sowie die Optimierung des Lizenzmanagements auf Grundlage der ermittelten Erkenntnisse.
Im Projektumfang wurden alle Hardware Assets und Software-Bestände der Muttergesellschaft sowie der einbezogenen 75 Tochtergesellschaften toolseitig und qualitätsgeprüft inventarisiert. In Summe handelte es sich um 5.562 Assets - Clientgeräte, Server, Netzwerkinfrastruktur und Mobilgeräte, die revisionssicher ermittelt wurden.
Es wurden alle lizenzpflichtigen Nutzungen auf diesen Systemen für die Software-Hersteller sowie alle Lizenzverträge, Lizenzen, Lizenznachweise für die in Nutzung befindlichen Produkte erfasst. Das Projekt konnte in 2 Monaten umgesetzt werden.
Auf Basis der Projektergebnisse wurde im Anschluss mit dem Kunden ein langjähriger Vertrag für die jährliche License Compliance Sicherstellung mit sukzessiver Aufnahme weiterer Softwarehersteller vereinbart.

Was war die wichtigste Erfahrung, die Sie aus diesem Projekt mitgenommen haben?

Ayhat Aslan:Beeindruckend war die schnelle Projektumsetzung für die komplexen Softwareprodukte und Verträge der genannten Hersteller innerhalb von nur 2 Monaten. Voraussetzung dafür war die professionelle Mitwirkung des Kunden. Das Stakeholder Management war sehr vorbildlich. Der Kunde war sehr überrascht, welche Produktvielfalt an Editionen und Versionen und wie viele unterschiedlichen Lizenzmetriken im Unternehmen eingesetzt wurden und welche Kostenoptimierungspotentiale in Softwarelizenzen stecken.

Wie kalkulieren Sie den Preis für die SAM-Managed Services?

Ayhat Aslan:Die Kalkulation des SAM Managed Service ist abhängig von vielen Faktoren und den Anforderungen des Kunden. Bei unserem SAM Managed Service entscheidet der Kunde, welche Prozesse - vollständig oder teilweise - outgesourct werden sollen bzw. inwieweit er Unterstützung benötigt, gemäß dem Motto: "Compliance by Design".
Um die Entscheidung für den Kunden zu erleichtern ist unser Angebot Modul-basiert. Dabei kann der Kunde aus vordefinierten Leistungspaketen sein Managed Service Paket zusammenstellen oder sein Bedarf individuell adressieren.
Unser Preismodell berücksichtigt unter anderem das SAM-Reifegrad des Unternehmens, die Anzahl der Ressourcen im Lizenzmanagement, Anzahl der Gesellschaften, Anzahl der zu prüfenden Softwarehersteller, Anzahl der Geräte, das gewählte Prüfungsintervall und vieles mehr. Die Kalkulation wird für jeden Kunden individuell nach seinen Gegebenheiten und Mitwirkung berechnet.

Wie ist Ihnen, Herr Aslan, der Wandel vom traditionellen "Zeit-gegen-Geld" Modell hin zur ergebnisorientierten Wertschöpfung in Vertrieb und Technik gelungen?

Ayhat Aslan:Der Wandel ist aus dem täglichen Projektgeschäft, das auf "time and material" basierte, entstanden. Unsere Leistungen wurden meistens jährlich umgesetzt.
Am Ende des Tages war der Business Case "make or buy" für den Kunden entscheidend: Will der Kunde die Führungskontrolle im Lizenzmanagement mit den verbundenen Personal, Schulungs-, Infrastruktur- und Betriebskosten sowie dem hohen administrativen Aufwand und dem Restrisiko der Fehllizenzierung übernehmen? Oder ist es kostengünstiger und sicherer, die Aufgabe in professionelle Hände zu geben und sich auf seine Kernkompetenz zu fokussieren mit dem Vorteil des planbaren Budgets für das Lizenzmanagement?

Wie managen Sie die Bereitstellung, Abrechnung und das Reporting der SAM-Services?

Ayhat Aslan:Für die Verwaltung und Steuerung der Hard- und Software-Assets sowie der Lizenz- und Vertragsunterlagen stellen wir unseren Kunden eine webbasiertes und mandantenfähiges Lizenzmanagement-Portal mit Dashboard- and Report-Funktionalität im eigenen Rechenzentrum der KPMG in Deutschland bereit. Über das Portal werden die Kosten pro Kunden monatlich abgerechnet.

Welche Vorgehensweisen haben sich für die Kundengewinnung bewährt?

Ayhat Aslan:Für die Kundengewinnung haben wir auf übliche Marketing Aktivitäten gesetzt: eigene Hausmessen, Roadshows, auf denen wir Präsentationen und Demos gezeigt haben, sowie Mailings (One Pager) und White-Paper-Publikationen, die Teilnahme an Konferenzen und Messen, Präsentationen, Demos.

Was hat die Kunden vor allem überzeugt?

Ayhat Aslan:Die Kunden hat überzeugt, dass wir als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eine objektive Beratung leisten, dass wir Verschwiegenheit, Unabhängigkeit und Vertraulichkeit gewährleisten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist außerdem, dass wir unabhängig sind von spezifischen Herstellern - wir sind kein Software Reseller. Unser Projektvorgehen analog zu den Hersteller-Lizenzaudits gibt den Kunden Sicherheit. Die Reports des Lizenzmanagements werden von nahezu allen großen Herstellern als Compliance Statement ohne weitere Prüfung anerkannt.
Und durch die jahrelange Erfahrung aus der Durchführung weltweiter Lizenzaudits für Softwarehersteller sind uns die typischen Problemfelder rund um das Thema Softwarelizenzen bestens bekannt. Hinzu kommt die Erfahrung aus über 250 Lizenzprüfungen für namhafte Software-Hersteller, die wir jedes Jahr absolvieren. Wir verfügen über 40 dedizierte SAM-Spezialisten, die mit dem globalen KPMG Netzwerk verbunden sind (Legal, Tax, Audit, Deal Advisory…) und sind als SAM-Service-Dienstleister für zahlreiche mittelständische und internationale Unternehmen tägig.

Welche Tools oder Dashboards nutzt KPMG für die Bereitstellung, Management und Abrechnung der SAM Managed Services?

Ayhat Aslan:Unser Lizenzmanagement-Tool basiert auf der Technologie von Spider Licence, ein Produkt der brainwaregroup. Die Bereitschaft und Flexibilität von brainwaregroup hat es uns ermöglicht, ein SAM-Tool gemäß den Anforderungen an ein Software-Audit und gemäß den Herstellervorgaben zu entwickeln. Das SAM-Tool wird im eigenen Rechenzentrum im Secure Hosting in Deutschland gehostet.

Herr Frank, warum ist Software Asset Management (SAM) ein elementares Thema für den Geschäftserfolg von Systemhäusern, Service Providern und ISVs?

Dirk A. Frank:IT-, Finanz- und Einkaufteams stehen verstärkt unter Optimierungsdruck, Software-Lizenzverträge, Wartungsverträge und Investitionen so zu optimieren, dass sie genau an den strategischen Unternehmenszielen angepasst sind. Dabei müssen sie neue Lizenz-Szenarien infolge von Virtualisierungs-, Datacenter- und Cloud-Services berücksichtigen. Es besteht laut Gartner eine 68-prozentige Wahrscheinlichkeit, dass mindestens ein Software-Anbieter sie einem Audit unterzieht. Vor fünf Jahren lag diese Wahrscheinlichkeit noch bei 54 Prozent. Nicht gemanagte Lizenz-Audits führen oft zu im Budget nicht vorgesehenen Ausgaben.

Worüber stolpern Systemhäuser und Provider Ihrer Erfahrung nach immer wieder, speziell bei SAM-Projekten?

Dirk A. Frank: Der Teufel steckt oftmals im Detail. Das gilt auch für Projekte aus dem Bereich Lizenz- und Asset Management (SAM). Detailprobleme, die nicht frühzeitig beachtet werden und ungelöst bleiben, können im weiteren Projektverlauf zu Verzögerungen und schlechteren Ergebnissen führen, das Ziel wird nicht erreicht. Gründe dafür sind: Aufgelaufene Kosten, fehlende Ressourcen und ein falscher Lösungsansatz.

Wie unterstützen Sie Partner dabei, diese Hürden zu überwinden?

Dirk A. Frank: Auf Basis unseres flexiblen Cloudsystems (ready to market), zahlt der Partner und letztendlich auch der Kunde nur das, was er tatsächlich braucht bzw. benötigt. Steigt oder sinkt der Bedarf, kann monatlich nachjustiert werden. Je nach Kenntnisstand des Partners und Weiterentwicklungswunsch, begleiten wir ihn bedarfsorientiert komplett oder punktuell. Darüber hinaus bieten wir individuelle Dienstleistungspakete zum Festpreis auf Basis von Erfahrungen aus über 200 Projekten an.

Welche konkreten Chancen eröffnen sich dadurch für Systemhäuser und Managed Service Provider?

Dirk A. Frank: Sie können sich neuer Geschäftsfelder erschließen, die Profitabilität in zukünftigen Projekten erhöhen - beispielsweise durch die Beratung von rechtskonformer Software und die eigenen Consultants besser auslasten. Auf diese Weise lässt sich auch die Kundenbindung steigern. Zudem kann sich der Partner weg vom Produktanbieter hin zum Lösungsanbieter entwickeln.

Womit kann ein Partner bei der Vermarktung von SAM Managed Services ganz konkret verdienen? (Beratung, Verkauf des Produkts, Anpassung etc.)

Dirk A. Frank: Ein Partner kann mit SAM als Managed Service seine Beratungsleistung, Verkaufserlöse und sein Profit steigern. Mit SAM als Managed Service bekommt der Partner Zugang zu neuen Beratungsfelder und IT-Projekten, die er im Anschluss zu den SAM-Aktivitäten umsetzen kann z.B.

• IaaS und SaaS (Transformation in die Cloud)

• Release- und Rolloutplanung

• Implementierung und Konfiguration neuer Software

• Design und Aufbau einer neuen IT-Infrastruktur

• Durchführung von Anpassungen aus dem Lizenzmanagement in der IT-Infrastruktur z.B. Migrationen von Softwareprodukte (Datenbanken)

• M&A License Due Diligence

Er profitiert damit von einer langfristigen Kundenbeziehung und der Transparenz bezüglich der IT-Infrastruktur und der Kundenanforderungen.