Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

30.04.2009

Wie Sie den passenden Anbieter finden

Jürgen Beckers und Gerry Wallner 
In der zweiten Folge unserer IT-Einkaufsserie geht es um die Auswahl des Softwarelieferanten und die anschließende Vertragsgestaltung.

Die Auswahl des Softwareanbieters muss gut vorbereitet werden. Schließlich soll die erworbene Software nicht nur einfach zu handhaben, flexibel einsetzbar und kosteneffizient sein, sondern auch die Geschäftsprozesse nachhaltig verbessern. Um all diesen Wünschen gerecht zu werden, müssen bei der Softwareeinführung bestimmte betriebswirtschaftliche, technische und juristische Anforderungen erfüllt und im Lastenheft genau spezifiziert sein. Diese Spezifikationen bilden die Basis für die Auswahl des Anbieters, die Vertragsverhandlungen und die Vertragsgestaltung.

1) Die Ausschreibung

Beim Erstellen der Ausschreibungsunterlagen geht es darum, den potenziellen Anbietern die konkreten Anforderungen und deren Zusammenspiel im Unternehmen zu vermitteln. Erfolgskritisch ist dabei vor allem die Ausgangssituation und Zielsetzung: Welche Zielgruppen sind von der Einführung der Software betroffen? Welchen Sinn und Zweck hat die Einführung - sprich: Welcher Geschäftsprozess soll in welcher Form, mit welchen Zielen unterstützt werden? Wichtige Faktoren sind zudem die Branchenerfahrung und die geografische Nähe des Anbieters zum Anwenderunternehmen sowie eventuelle "moralische" Erwartungen – etwa Umweltaspekte.

Auch die Anforderungen an die Standardsoftware sollten so detailliert wie möglich aufgelistet werden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden (siehe Kasten "Software-Anforderungen").

Software-Anforderungen

Abbildung der Business-Anforderungen.

Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme und Anwendungen.

Flexibilität und Skalierbarkeit.

Lassen sich Anpassungen vornehmen, und wenn ja, wie (Konfiguration, Parametrisierung, Erweiterungen)?

Wie zukunftsfähig ist die Software?

Welche Infrastruktur wird für den Einsatz benötigt?

Welche Sprachen muss die Software unterstützen?

Referenzen und Success Stories?

Zu definieren sind auch besondere Anforderungen und Zusatzleistungen - etwa die Vorgehensweise bei der Einführung, die Klärung von Verantwortlichkeiten hinsichtlich Projekt-Management und -Organisation, Compliance und IT-Security-Anforderungen oder die Wartung alter Release-Stände. Auch Angaben über Schulungsaufwand und Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers sollten die Ausschreibungsunterlagen enthalten.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Ausschreibungsdokumente sind die Vorgaben zum Angebot. Sie beziehen sich auf den Umfang und die Struktur des Angebots sowie auf Nutzungsrechte und Lizenzkosten (siehe Kasten "Angebotsvorgaben").

Angebotsvorgaben

Umfang und Struktur des Angebots;

Vertragsstruktur: Projektvertrag oder Einzelverträge für Lizenz, Pflege, Implementierung und Schulung;

Nutzungsrechte (Lizenzmodelle);

Softwarebezugsmodell (Kauf oder Miete);

Lizenzkosten und Ausgaben für Nutzungserweiterungen;

Implementierungskosten;

Betriebskosten und Grenzen für eventuelle Preissteigerungen;

Verbindlichkeit der Aufwands- und Kostenschätzungen;

Vertraulichkeitsverpflichtungen;

Dauer der Gültigkeit des Angebots.

2) Die Vorauswahl

Die vollständigen Ausschreibungsdokumente werden anschließend an potenzielle Lösungsanbieter versandt, die ihre Angebote gemäß den vorgegebenen Anforderungen einreichen. Oft hat der Auftraggeber bereits eine so genannte Shortlist aus favorisierten Anbietern erstellt, die er als Erstes anschreibt.

In der nachfolgenden internen Bewertungsrunde werden die in Frage kommenden Kandidaten mit Hilfe einer Bewertungsmatrix verglichen. Ein Punkteschlüssel, der die Gewichtung vordefiniert, gewährleistet ein aussagekräftiges Verfahren.

3) Die Endrunde

Die Anbieter, die nach diesem Vergleich in die engere Auswahl kommen, werden anschließend erneut geladen. Aus ihnen macht der Auftraggeber den Anbieter ausfindig, mit dem er ernsthaft verhandeln will. Mit Hilfe von Produktpräsentationen, der Installation von Prototypen und Referenzprojekten kann er prüfen, ob und wie die jeweilige Standardsoftware seine Anforderungen erfüllt. Typische Fragen sind dabei: Wie bildet die Software Kernprozesse des Unternehmens ab? Muss der Kunde Abweichungen von geschäftlichen Anforderungen hinnehmen, oder kann er sie durch individuelle Anpassungen korrigieren? Wie leicht lässt sich die Software konfigurieren und parametrisieren? Wie gut funktionieren Schnittstellen zu bestehenden Systemen? Wie sehen die Benutzeroberflächen aus? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?

Es empfiehlt sich, alle Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten sollen, auch die Entscheider der betroffenen Geschäftsprozesse, von Anfang an in den Auswahlprozess zu involvieren. Bei größeren Anschaffungen sollte der interne Projektleiter auch das Topmanagement einbeziehen. Nur dann ist garantiert, dass die Geschäftsleitung das Vorhaben unterstützt.

Ist der Auftraggeber in der Endrunde mit keinem der Bewerber voll und ganz zufrieden, sollte er den gesamten Auswahlprozess noch einmal wiederholen. Das bedeutet zwar einen Zusatzaufwand, ist unterm Strich aber billiger als eine Entscheidung für den falschen Anbieter, die in der Regel hohe Folgekosten nach sich zieht.

4 Die Vertragsprüfung

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Auswahlphase sind die Vertragsbedingungen des Anbieters. Sie sind vor allem bei Anforderungen entscheidend, die in einem bestimmten Termin- und Kostenrahmen umzusetzen sind. Was nicht vertraglich abgesichert ist, kann im Zweifelsfall auch nicht gefordert werden. Dabei gilt es, die Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen. Steht etwa in den Bedingungen des Anbieters, dass der Auftraggeber das Projekt-Management bei der Softwareeinführung selbst übernimmt, hat er dafür aber weder das notwendige Know-how noch die Ressourcen, müssen die Vertragsbedingungen entsprechend geändert werden. Auch nützen günstige Einführungskosten nichts, wenn die Erweiterung von Nutzungsrechten oder die Wartung von ergänzenden Programmierarbeiten hohe Folgekosten verursachen.

Juristische Präzision lohnt sich

Speziell der Mittelstand vernachlässigt juristische Anforderungen entweder ganz, oder er beschränkt sich auf Fragen der Gewährleistungs- und Haftungsrechte. Da solche Ansprüche aber immer erst greifen, wenn eine vertragliche Leistungspflicht verletzt worden ist, kann sie der Anbieter leicht aushebeln – etwa indem er Qualitäts- und Terminzusagen aufweicht oder Zuständigkeiten für Projektaufgaben auf den Auftraggeber verlagert. Sind die juristischen Anforderungen dagegen genau definiert, muss nur noch geprüft werden, ob sich der Anbieter vertraglich verpflichtet hat, sie zu erfüllen. Ist dies nicht der Fall, müssen die beiden Parteien nachverhandeln – oder der Anbieter ist aus dem Rennen.

Da es in den Verhandlungen vorrangig darum geht, die Anforderungen vertraglich abzusichern, kommt es dabei weniger auf konkrete Formulierungen an, sondern vor allem auf den Inhalt. Der Jurist des potenziellen Käufers hat die Aufgabe, die Bedingungen des Anbieters für alle Beteiligten in eine verständliche Sprache zu übersetzen. Bei inhaltlichen Differenzen über kaufmännische und technische Punkte versucht er, Kompromisse zu finden. Diese wandelt er dann in Vertragssprache um und einigt sich mit dem Juristen der Gegenseite auf die passende Formulierung.

Softwareanbieter verwenden oft keine Projektverträge für die Einführung, sondern gesonderte Verträge über Implementierungsleistungen und Softwarepflege. Für den Auftraggeber birgt das das Risiko, dass die Verträge nicht aufeinander abgestimmt sind und der Anbieter nicht die volle Ergebnisverantwortung für die Einführung trägt. Scheitert eine Teilleistung – etwa die Programmierung einer nicht standardmäßigen Zusatzfunktion –, kann sich das auf die übrigen Vertragsleistungen auswirken. Zudem kann der Auftraggeber nur den Servicevertrag stornieren, auf den Kosten für die übrigen Teilleistungen bleibt er sitzen.

Eigene Einkaufsbedingungen

Der Auftraggeber kann auch eigene Einkaufsbedingungen entwickeln. Damit spart er sich den wiederkehrenden Aufwand für die Prüfung und Verhandlung. Voraussetzung ist jedoch, dass die Einkaufsbedingungen die individuellen Geschäftsmodelle des Anbieters berücksichtigen und sich der Vertrag flexibel gestalten lässt. Durch einen modularen Aufbau – etwa in Form eines Rahmenvertrags mit Leistungsscheinen - lassen sich auch spezifische Anforderungen umsetzen, ohne jedes Mal das gesamte Vertragswerk neu erstellen zu müssen.

5) Vertragsabschluss

Nach der Auswahl des Anbieters unterzeichnen beide Parteien den Vertrag über die Umsetzung der Softwareeinführung. Trotzdem empfiehlt es sich, den gesamten Angebotsprozess und die dabei ausgetauschten Informationen sauber zu dokumentieren und zu archivieren. Diese Unterlagen können bei späteren Meinungsverschiedenheiten über die Auslegung des Vertrags herangezogen werden. (sp)