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25.08.1978

Wie überprüfen Sie den tatsächlichen Bedarf an Papier-Output?

"Nimmt man einem Sachbearbeiter eine EDV-Liste weg, verlangt er dafür gleich zwei neue" spottet Wolfgang Koppmeyer, EDV-Chef bei Schubert & Saltzer in Ingolstadt. Er steht indes mit dieser Erfahrung nicht alleine: Jürgen Gössmann, Leiter der EDV-Organisation der VVA in Gütersloh, bestätigt, daß es "auch heute noch das Prestige eines Mitarbeiters aufwertet, wenn er seine persönliche Liste bekommt". Läßt man aber testweise für einige Zeit bestimmte Listen "unter den Tisch" fallen, kommt's schon vor, daß niemand sie vermißt - wie einige Organisatoren bei einer Informationsanalyse festgestellt haben. Was man tun kann, um den Informationsbedarf zu analysieren und den Papierverbrauch zu optimieren, beschreiben vier EDV-Organisations-Profis.

Klaus Glatzel

Leiter der Organisationsabteilung E. Merck, Darmstadt

Eine Überprüfung unseres EDV-Ausdruckes findet in unserem Hause etwa alle zwei Jahre statt, wenn sich bestimmte Anwendungen ändern. Eine solche Untersuchung gab es aus konkretem Anlaß Anfang 1977, als die Terminsituation bei der Fertigstellung von Statistiken nach Ultimo überprüft wurde. Hier hat das Papiervolumen Einfluß auf die Zeit der Herstellung, auf die Nachbearbeitung und Verteilung. Zusätzlich entstehen natürlich Kosten für die Bearbeitung, Ablage und nicht zuletzt für das Papier. Also ist nicht nur Papiereinsparung Grund für eine solche Überprüfung, sondern auch alle Belastungen, die damit zusammenfallen.

Die zweite Überprüfung erfolgte Ende 1977. Hierbei ging es darum, (...) Wirtschaftlichkeitsrechnung (...) den Einsatz eines Laser-Druckers zu erarbeiten. Der Laser-Drucker kann - im Gegensatz zu den anderen EDV-Druckern - auch verkleinern. Es gibt eine Menge Listen, die heute auf A3 ausgedruckt werden, ohne daß dieses Format nötig ist. Das war für uns auch ein Grund, um zu prüfen, welche Einsparungen an Papier können wir hier durch den Einsatz eines solchen Systems erzielen. Dazu gehört auch der umfangreiche Ausdruck von Testunterlagen für Programmierer, die keineswegs auf DIN A3 ausgedruckt werden müßten, wenn man sie verkleinern kann. Abgesehen, daß das DIN-A4-Format wesentlich handlicher ist, kann durch solche Maßnahmen an Papier eingespart werden.

Informationsanalysen gibt es bei uns immer wieder. Es gibt zwar keine festen Vorgaben für eine derartige Analyse, aber immer dann, wenn bestimmte Änderungen oder Ergänzungen des Ist-Zustandes fällig werden - sei es, man benötigt zusätzliche Statistiken oder bestimmte Ausdrucke vom Inhalt her verändert - dann wird automatisch überprüft, inwieweit - zumindest aus der Sicht der Organisationsabteilung - diese Unterlagen noch benötigt werden.

Eine Informationsanalyse durchzuführen, ist äußerst schwierig, weil man hier nicht ganz objektiv vorgehen kann. Bei Vertriebsstatistiken zum Beispiel, die sehr weit verstreut sind, kann es oft vorkommen, daß eine Abteilung auf diese Statistik völlig verzichten kann, während sie für einen anderen Sachbearbeiter die wichtigste Arbeitsunterlage überhaupt darstellt. Deshalb setzen wir uns mit den entsprechenden Leuten zusammen und diskutieren über das Problem. Einfaches Weglassen eines Ausdrucks ist nicht möglich.

Unser Ziel künftig ist, eine gezielter selektierte Information zur Verfügung zu stellen, die wirklich nur die Daten enthält, die vorrangig zu bearbeiten sind. Es ist oft müßig, eine Kundenstatistik auszudrucken, in der sämtliche Kunden verzeichnet sind und davon vielleicht nur 20 Prozent zur Arbeit wirklich notwendig sind.

Zudem wollen wir jedem Bereich die Möglichkeit schaffen, bei Bedarf bestimmte Informationen nachzufordern - entweder über einen zusätzlichen Ausdruck oder über Terminals.

Jürgen Gössmann

Leiter der EDV-Organisation Bertelsmann-Verbund, VVA - Vereinigte Verlagsauslieferung OHG, Gütersloh

Den Papierbedarf zu überprüfen, ist bei uns keine ständige Dauereinrichtung, sondern dies geschieht sporadisch. Wir gehen dabei davon aus, daß wir etwa alle drei Jahre größere EDV-Programm-Änderungen durchführen, die zwangsläufig eine Änderung der EDV-Listen mit sich bringen. Dabei werden diese Listen auf ihre Berechtigung hin überprüft. Natürlich setzen auch wir uns das Ziel, Papier einzusparen. Ein viel wesentlicher Aspekt für die, Überprüfung unseres EDV-Outputs ist jedoch, so viel wie möglich auf Mikrofiche auszugeben und so eine erhebliche Menge an Platz und Arbeitsmöbeln einzusparen.

Wir arbeiten als Dienstleistungsunternehmen für etwa 130 Verlage, sind aber leider noch nicht so weit, alle Verlage dazu zu bringen, diese Mikrofiche-Lösung mitzumachen.

Die Informationsanalyse ist bei uns ein ständig andauernder Prozeß, der leider - wahrscheinlich aus Kapazitätsgründen - etwas "stiefmütterlich" behandelt wird. Wir sind derzeit nur dann in der Lage, gezielt zu analysieren, wenn neue Projekte beginnen oder bestehende verändert werden sollen.

Man darf aber auf keinen Fall die Listenproduktion außer Augen lassen, denn sonst wächst die Anzahl ins Unermeßliche, und man verliert den Überblick, zudem wissen die Fachabteilungen dann oft nicht mehr, was sie mit dieser oder jener Liste eigentlich anfangen sollen. Sicherlich ist das Bestehen auf einer "persönlichen" EDV-Liste bei vielen Mitarbeitern auch eine Prestige-Frage.

Ansonsten versuchen wir, soweit wie möglich vom Papier wegzukommen: Im Bereich der Debitoren-Buchhaltung wurde ein umfangreiches Informationssystem aufgebaut, ebenso bei der Auftragserfassung.

Aber auch das, was noch gedruckt werden muß, wird gezielt ausgegeben: Jede Liste hat eine entsprechende Überschrift mit dem Hinweis auf den jeweiligen Adressaten. So reduziert sich automatisch der Papierberg auf dem Schreibtisch des Sachbearbeiters, er muß nicht mehr lange blättern, um die für ihn relevanten Informationen aus dem umfangreichen Gesamtausdruck herauszusuchen.

Wolfgang Koppmeyer

Leiter der Datenverarbeitung Schubert & Saltzer, Ingolstadt

Mein Rat, wenn die Papierberge nicht mehr zu überblicken sind: Das gesamte Unternehmen umkrempeln und sich an eine Neuorganisation heranwagen. In unserem Hause wurden sukzessive alle Abteilungen auf ihren Informationsbedarf hin analysiert und entsprechend reorganisiert.. Trotz ständig steigendem Informationsbedarf konnten wir der Papierausdruck entscheidend reduzieren.

Vor einigen Jahren standen wir selbst vor der Entscheidung, einen zweiten Drucker anzuschaffen, um der Papierbedarf nachzukommen. Inzwischen gab es aber die Möglichkeit, durch Spooling und Power-Betrieb Informationen auf Magnetbändern oder Platten abzustellen und sie erst dann auszudrucken, wenn der Drucker frei war. Heute drucken wir - immer noch mit einem Drucker - nur noch das, was von der Steuer oder vom Betriebsprüfer zur Ablage gefordert wir. Braucht ein Sachbearbeiter Informationen aus den großen Dateien, so kann er sich die COM-verfilmten Unterlagen an seinen Arbeitsplatz holen, denn papieraufwendige Listen wie Lagerbestände, Inventurdaten, gesamte Dispositionsübersichten gibt es bei uns nur noch auf Mikrofiche. Der Rest der Information kommt über Bildschirm in die Fachabteilungen.

Obwohl die Fachbereiche heute gar nicht mehr mit Endloslisten arbeiten wollen, war der Weg bis dahin nicht einfach: Fiel durch die Informationsanalyse eine Liste dem Bleistift zum Opfer, wurden sicher für diese eine gleich zwei neue verlangt.

Unser Ziel für die Zukunft ist, daß der Sachbearbeiter überhaupt nicht mehr mit Papier arbeiten muß. Auch die Bestelldatei soll über Bildschirm abgewickelt werden. Gedruckt wird nur noch für die zentrale Registratur und ein Beleg für den Lieferanten.

Reimer Peters

Leiter der Organisationsabteilung Karstadt AG, Essen

EDV-Arbeitsgebiete werden bei Karstadt hinsichtlich des Informationsbedarfs für die Benutzer permanent durch die Organisationsabteilung überprüft. Diese Abteilung ist - bedingt durch die Vielzahl der Betriebstellen - die "Fachabteilung" für die EDV. Sie wertet jede Ausgabe auch nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten aus. Dabei wird zunehmend der Weg beschritten, Papier durch Dialog-Anwendungen und COM-Verfilmung zu reduzieren.

Wir gehen bei einer Informationsanalyse davon aus, daß der Organisator, der das jeweilige Arbeitsgebiet bearbeitet, sachkundig ist. Vor etwa drei Jahren gab es in unserem Hause ein Projekt "Datenerfassung", in dessen Rahmen wir errechnet haben, was eigentlich eine Druckseite kostet. Dabei wurde beschlossen, so viel Intelligenz wie möglich direkt in unsere insgesamt 160 Betriebsstellen zu verlagern, vor allem auch deshalb, um die Papiermenge, die zwischen der EDV und diesen Betriebsstellen hin- und hergeschickt wird, zu verringern.

Zudem verfilmen wir pro Jahr bereits mehr als eine Million Seiten. Bildschirmverarbeitung wird von allem in der Hauptverwaltung betrieben, um Papier zu sparen. Die Datenkommunikation mit den Filialen scheitert vorerst noch wegen der hohen DFÜ-Kosten, sicherlich wird dies jedoch in Zukunft auch realisierbar.

Was noch ausgedruckt werden muß, wird auf sogenannte "normierte Listköpfe" ausgegeben. Verteilt wird über ein "Anweisungssystem", eine Sachgebietsanweisung, die vom Vorstand herausgegeben wird. Alle Listen sind in dieser Sachgebietsanweisung abgebildet und genau beschrieben, damit der Zweck der Information klargestellt und festgehalten wird.