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05.09.1975 - 

16 Angebote, Benchmarks und Checklisten, 70 000 Mark Kosten, mindestens 260 000 Mark Einsparungen

Wie wir unsere neue Anlage auswählten

Von Herman Engstler Exklusiv für CW

Vor einiger Zeit standen wir vor der Planung für einen Systemwechsel. Die Kapazität der vorhandenen EDV-Anlage reichte kaum noch für die absolut dringendsten Tagesarbeiten aus. Jede periodische Arbeit brachte uns in Schwierigkeiten. Terminüberschreitungen wurden immer häufiger. Einen gewissen - wenn auch mehr als fragwürdigen - Vorteil hatte diese Situation jedoch trotzdem: Wir brauchten uns nicht mit Planungsarbeiten für neue Anwendungen zu beschäftigen, da keine freie Rechnerkapazität mehr vorhanden war. Unsere stereotype Antwort lautete: Nein, das geht nicht mehr.

Dieser Zustand war nicht mehr länger haltbar.

Wir beschäftigten uns sehr intensiv mit den Vorarbeiten für eine Anlagenauswahl.

Wir schrieben sechs Hardwarehersteller an, baten um ein Angebot, dazu um die Beantwortung eines speziellen Fragekataloges. Allgemeine Anforderungen:

400 Programme umstellen?

Es sollte möglich sein, die vorhandenen Programme (etwa 400) unserer EDV-Anlage (es folgte die Anlagenkonfiguration) ohne allzu großen Umstellungsaufwand auf die, anzubietende Hardware zu übernehmen, da wir an einer möglichst schnellen und wirtschaftlichen Kapazitätserweiterung interessiert waren. Selbstverständlich hatten wir vorher geprüft und auch bei anderen Anwendern ausgetestet, daß eine Kapazitätserweiterung durch eine Konfigurationsänderung der installierten Anlage nicht wirtschaftlich vertretbar war.

Folgende Lösungswege stellten wir den Anbietern frei:

1. Hardware- oder

2. Softwareverträglichkeit mit dem vorhandenen System

3. Einmalige, weitgehend automatische Konvertierung aller jetzigen Programme

4. Manuelle Neuprogrammierung aller Programme (jedoch nicht mit unserem Personal).

Die anzubietende Anlage sollte Mindestbedingungen erfüllen, die von uns für den Haüptspeicher, Magnetplattenkapazität, Drucker und sonstiger peripherer Geräte erwünscht wurden. Außerdem sollte Erweiterungs- beziehungsweise Anschlußmöglichkeit für Lochstreifen- und OCR-Geräte möglich sein, die Hinweise für die dafür nötige Erweiterung aber nicht vergessen werden.

Anforderungsprofil für die Hersteller

Wir erbaten Preisangaben für Miete (in verschiedenen Laufzeiten) Schichtmietzusatz, Kauf, Wartung bei Kauf, Wartungszuschlag bei Mehrschichtbenutzung, Einmalkosten. Aus betrieblichen Gründen tendierten wir für Kauf; Leasing wurde bei einer anderen Entscheidung untersucht und abgelehnt, kam also für diese Ausschreibung nicht mehr in Frage. Selbstverständlich war auch die Angabe der Lieferzeit und der späteste Termin einer Konfigurationsänderung vor der Installation erforderlich.

Zu diesen mehr allgemeinen Anforderungen erbaten wir noch - wie schon oben erwähnt - schriftliche Antworten zu speziellen Fragen, die von uns als Bestandteil des angesehen wurden, so zum Beispiel

- das Ergebnis eines individuellen Benchmark-Test mit unseren Programmen, den ich später noch erläutern werde,

- Ausbildungskosten, -orte, -termine, -umfang.

- Kostenloser Testzeitenumfang durch den Anbieter

- Testmöglichkeiten (eventuell auch Kosten) bei Anwendern

- Ersatzanlagen, Ausfallzeiten, technischer Kundendienst

- technische und räumliche Installationsbedingungen

- Optionsrecht und Konditionen

- Weiter- beziehungsweise Rückkauf freier Zeiten

- Verfügbare Sprachen

- Betriebssystem, Job-Accounting

- Datum Erstinstallation

- Zahl der in Betrieb befindlichen Anlagen mit Referenzangaben

- Felderweiterungsmöglichkeiten, aber auch Einschränkungen

- Was wird getrennt berechnet?

- Dateiumstellungen von der alten auf die neue Anlage: wie? wie schnell? wo? welche kosten?

- Aufstellung (natürlich betriebsbereit) Übers Wochenende

- Wiederverkaufsmöglichkeit unserer alten Anlage

- und nicht zuletzt für die angebotene(n) Lösung(en) Zeitbedarf, Personalaufwand und Kosten.

Zunächst neun Angebote

Alle sechs angeschriebenen Hardware-Hersteller- reagierten und boten insgesamt neun verschiedene Systemkonfigurationen an. Für jede Lösung wurde auch unser spezieller Fragenkomplex teilweise sehr ausführlich beantwortet. Im Anlagenauswahl-Zeitraum wurden dann noch weitere sieben Modellvarianten - sobald eine andere ausgeschieden war - angeboten. Nach Eingang der Angebote gab es wieder viel Arbeit, um alle Angaben möglichst objektiv vergleichbar zu machen. Zu den bereits aus den beantworteten Fragen gewonnenen 30 Vergleichspunkten stellten wir aus den Angeboten weitere 75 zusammen und ergänzten diese noch um weitere 13 Punkte aus vorhandenen allgemeinen Unterlagen wie zum Beispiel diverse Mixzahlen und Diebold-Statistik.

Unser erwähnte spezielle Benchmark-Test sollte uns den Durchsatz der angebotenen Anlage meßbar machen: zwei Vorprogramme zum Laden und Auffüllen von Dateien, ein Hauptprogramm mit drei verschiedenen Random-Dateien sowie zwei Auswertungsprogrammen. Wir verwandten ein Datenvolumen, das auf unserer alten Anlage eine Laufzeit von genau einer Stunde hatte.

Benchmark-Ergebnisse

Zwei Vorführungen mit Hardwareverträglichkeiten brachten Laufzeiten von 33 und 35 Minuten;

Drei Emulationen erbrachten Laufzeiten von 32, 39 und 48 Minuten; 4 Neuprogrammierungen, davon 3 in Cobol, erbrachten Laufzeiten von 18, 24, 25 und 26 Minuten.

Die extremsten Lösungen schieden aus, weil sie zu langsam beziehungsweise zu teuer waren.

Erwähnt werden sollte noch, daß lediglich ein Hersteller - vorsichtigerweise auch noch mündlich - nach einer Kostenbeteiligung für die Testprogrammierung- und nach einer eventuellen Bestellgarantie nachfrug, die von uns nicht erfüllt werden konnte.

Ein weiteres Modell schied aus unseren Untersuchungen aus, da es nicht die in der Ausschreibung geforderten Mindestbedingungen bezüglich der Plattenspeicherkapazität erfüllte.

75 weitere Fragen

Auf weitere Lücken unterschiedlichster Art stießen wir bei der erwähnten Zusammenstellung in 75 Punkten. Schon aus diesem Grunde allein ist ein solcher Auszug aus den Angeboten empfehlenswert. Wir verglichen alle angegebenen Leistungsdaten wie zum Beispiel Mindestspeicher, maximaler Speicher, Speichererweiterungsstufen, Multiplexer, Selektorkanale, Zugriffszeiten, Register, Speicherschutzmethoden, Multiplikation/Division als Hardware oder Software, Zykluszeiten und entsprechende Angaben für jede periphere Einheit. Jede auf diesem Wege gefundene "Nichtangabe" wurde vom Hersteller erfragt.

Die größten Schwierigkeiten hatten wir durch die unterschiedlichen Begriffe, aber auch durch verschiedene Begriffsinhalte, die die Anbieter benutzten. Solche verschiedene Begriffsinhalte sind vielfach verantwortlich für "scheinbare Versprechungen", die dann später zu erheblichen Verärgerungen führen können.

Kalkuliertes Risiko eingegangen

Warnen muß man vor Systemengeboten oder dazu erforderlicher Software, die zum Zeitpunkt des Angebotes noch nicht verfügbar ist. Zwar wird ein Verfügbarkeitsdatum angegeben, ob es eingehalten wird, ist fraglich. (Man muß nicht immer der erste Anwender sein). Daher sollte man bei den Vertragsverhandlungen genügend Sicherungen bis hin zu Konventionalstrafen und Kostenübernahme verlangen; - in den meisten Fällen geht der Anbieter darauf ein, vor allem natürlich in der Hoffnung, daß nichts passiert. Wir selbst sind dieses Risiko, das uns kalkulierbar erschien, eingegangen. Wir mußten deshalb schließlich besonders umständliche Tests fahren, da nirgendwo in Deutschland entsprechende Hardware zum Testen zur Verfügung stand.

Die Umstellung klappte letztendlich trotzdem.

Gefährlich sind auch entscheidende Einschränkungen im Angebot, die man leicht - wie auch das berühmt-berüchtigte Kleingedruckte in den allgemeinen Geschäftsbedingungen -, überliest. Sie sind besonders häufig in einem unscheinbaren Nebensatz versteckt, wie zum Beispiel: "Nahezu alle an die Systemfamilie X anschließbaren Ein- und Ausgabegeräte - einschließlich der Datenfernverarbeitungsgeräte - sind an das angebotene Modell anschließbar. Damit ist eine volle Hardwareverträglichkeit für Modell Y und höher innerhalb der gegebenen Kernspeichergrenzen vorhanden." Einfach überlesen sollte man die vielen mehr oder weniger übertriebenen Eigenlob-Hudeleien, die man zur Genüge in jedem Angebot findet.

Vollständige Neuprogrammierung

Wir entschieden uns letztlich jedoch für eine vollständige Neuprogrammierung unter folgenden Prämissen:

- der Übergang sollte für die Empfänger der RZ-Dienstleistungen unbemerktdurchgeführt werden,

- mögliche Verbesserungen, die die neue Hardware bietet sollten ausgenutzt werden,

- die Dateistrukturen sollten neu entwickelt werden, insbesondere sollten die Möglichkeiten der Integration der verschiedenen bereits übernommenen wie auch der neu zu übernehmenden Arbeitsgebiete genutzt werden.

- am innerbetrieblichen Belegfluß wie auch an den Formularen sollte nichts geändert werden.

Trotz Netzplan Verzögerungen

Die Einhaltung unseres Terminplanes überwachten wir mit Hilfe von Netzplänen, deren erste Grobstruktur als Grafik vorgestellt ist. Da wir nur eine kleine Abteilung sind, arbeiteten wir nicht immer unter Einhaltung der üblichen Netzplannormen, die auch immer nur von Hand gerechnet und gepflegt wurden. Für jede besondere Arbeitsphase wurden getrennte Pläne erstellt. Ohne eine solche Planverfolgung hätten wir den Installationstermin nie eingehalten. Entscheidende Verzögerungen und Schwierigkeiten brachten uns die Punkte 5 bis 7, denn wir brauchten doppelt so viel Zeit wie vorher eingeplant.

Verursacht wurde dieser größere Zeitbedarf vor allem dadurch, daß - wie vorher schon erwähnt - die Hersteller mit neuen Systemen oder Konfigurationsänderungen hervortraten, sobald sie feststellten, daß ihr bisheriges Angebot nicht zum Zuge kam. Durch diese fehlenden 6 Monate, aber auch durch die Kündigung eines von unseren drei Programmierern, der mit unserer Anlagenauswahl nicht ganz zufrieden war, wurde unser Zeitraum für die Neuprogrammierung erheblich eingeschränkt. Wir machten diesen Zeitverlust durch den Ankauf eines Cobol-Precompilers wett, der auf unserer alten Anlage lief und ein Cobol-Programm für die neue Anlage erzeugte.

Schlechte Fremdarbeit

Zusätzliche Schwierigkeiten brachte uns noch der plötzlich erforderliche vorzeitige Verkauf unserer alten Anlage, der uns nicht genügend Zeit ließ, unser Programmpaket Lohn und Gehalt, das noch bis zum Jahresende laufen sollte, rechtzeitig selbst neu zu erstellen. Wir übergaben dieses Paket an ein Programmierbüro, da kein passendes Software-Erzeugnis am Markt zu erhalten war. Leider wurden wir - auch so etwas sollte man offen zugeben - sowohl in der Qualität wie auch in der Termintreue erheblich enttäuscht; die fehlenden Monate arbeiteten wir mit erheblicher zusätzlicher Belastung bei einem Anwender in Frankfurt. Rechtzeitig begannen wir mit Programmierlehrgängen, bei unserem alten Hardware-Hersteller und auch beim jeweiligen Favoriten unseres Auswahlverfahrens. Wir besaßen teilweise bis zu fünf verschiedene Ausbildungsterminpläne.

Hat nun unsere ganze Arbeit und der Aufwand Erfolg gebracht? ich sage uneingeschränkt Ja.

Mit 70 000 Mark mindestens 260 000 Mark gespart

Wir hatten vielleicht mehr Aufwendungen als ein anderer, der sich nur auf zwei oder drei Angebote beschränkt. Ich bin aber sicher, daß unser Erfolg größer war. Selbst beim Marktführer fielen die Preise in der Auswahlphase, nicht durch Preissenkung oder sonstige Versprechungen sondern durch Konfigurations- bzw. Systemänderungen im Angebot um über 250 000 Mark bei Kauf beziehungsweise rund 4000 Mark bei der Monatsmiete.

Per Saldo sparten wir bei unserer Kaufentscheidung gegenüber dem nächst günstigsten Preisangebot noch weitere 260 000 Mark ein. Unsere Aufwendungen beliefen sich auf knapp 70 000 Mark für Reisekosten, Vorführungen, Tests, Lehrgänge, Fremdarbeit und für die Erstellung des Lohnabrechnungspaketes sowie für den Pre-Compiler.

Hermann Engstler ist Leiter des Rechenzentrums der Firma Werner Schulze, Nahrungs- und Genußmittel Kiel