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24.08.2001 - 

Schweizer Versicherung verabschiedet sich von OS/2

Winterthur migriert auf Windows

Unter dem Namen "Swiss Office 2000" haben die Winterthur Versicherungen ihre Server und Clients von OS/2 auf Microsoft-Betriebssysteme umgestellt. Dabei mussten 600 Standorte in der gesamten Schweiz mit neuer Hard- und Software ausgestattet werden. Von CW-Mitarbeiter Jan Schulze

Die meisten Banken und Versicherungen haben sich Anfang der neunziger Jahre für das IBM-Betriebssystem "OS/2" entschieden. Mittlerweile ist der innovative, ehemalige Windows-Konkurrent in die Jahre gekommen, doch eine Verjüngungskur wird es kaum mehr geben. Standard-Applikationen für OS/2 sind selten geworden, in den nächsten Jahren will IBM den Support ganz einstellen. Die Anwender müssen sich nach Alternativen umschauen und auf andere Systeme migrieren. Bei vielen Finanzdienstleistern wurde das bereits getan. Nun hat auch der Schweizer Assekuranzriese Winterthur Versicherungen OS/2 den Rücken gekehrt. Seit kurzem laufen auf den Servern und Clients der Eidgenossen Produkte aus dem Hause Microsoft. Das Unternehmen möchte so neue Technologien und moderne Standardsoftware nutzen können, die von OS/2 nicht unterstützt werden. Davon betroffen waren 600 Agenturen und Direktionen in allen Teilen der Schweiz mit insgesamt rund 5000 Mitarbeitern. Das Migrationsprojekt mit dem Namen "Swiss Office 2000" startete Ende 1999 und wurde Mitte Juni abgeschlossen.

Kalkuliertes RisikoIn einem der ersten Schritte evaluierte das Projektteam des Unternehmens die potenziellen OS/2-Nachfolger. Die Clients sollten künftig unter Microsofts "Windows 2000 Professional" arbeiten. Auf der Server-Seite gab das Unternehmen der älteren Microsoft-Plattform "Windows NT 4" den Vorzug. Der Grund für die Auswahl dieses Server-Betriebssystems war laut Manfred Leu, Projektleiter Swiss Office 2000 der Winterthur Versicherungen, dass Windows 2000 Ende 1999, als die Rahmenbedingungen des Projekts festgelegt wurden, noch nicht offiziell von Microsoft eingeführt war. "Wir gingen ja bereits mit der Entscheidung für Windows-2000-Clients ein gewisses Risiko ein", so Leu. Bei den Servern habe sich die Versicherung jedoch nicht auf ein noch unerprobtes Betriebssystem verlassen wollen. Zu einigen wichtigen Neuerungen von Windows 2000, zum Beispiel der Active-Directory-Technologie, lagen noch keine Erfahrungen vor. Damit war es ungewiss, wie sich diese Merkmale im täglichen Betrieb auswirken würden. Bei NT hingegen hatte das Unternehmen bereits Erfahrungen sammeln können, da dieses Betriebssystem schon seit einiger Zeit in der Generaldirektion des Konzerns im Einsatz war.

Die zur Credit-Suisse-Gruppe gehörende Versicherung entschied sich bei der Planung des Projekts also für einen Mittelweg aus bewährter und neuer Technologie. Für die frühe Windows-2000-Einführung auf den Clients sprach unter anderem die vom Projektteam geforderte Mehrsprachigkeit des Systems. In der Schweiz muss ein PC-Betriebssystem den verschiedenen Landessprachen gerecht werden und Deutsch, Französisch sowie Italienisch zur Verfügung stellen. Zusätzlich war auch Englisch gefordert. Jeder Mitarbeiter sollte frei wählen können, in welcher Sprache "sein" Rechner arbeitet.

Mit der Umstellung der über die ganze Schweiz verstreuten Niederlassungen auf Windows-Systeme musste auch die veraltete Token-Ring-Netztechnik durch ein zeitgemäßes Ethernet ersetzt werden. Dabei war die Frage von großer Bedeutung, ob eine zentrale oder eine dezentrale Lösung eingeführt werden sollte. Hier fiel die Entscheidung zu Gunsten Letzterer. Jede Geschäftsstelle sollte einen eigenen Server bekommen, der dann mit der Mainframe-Landschaft des zentralen Rechenzentrums verbunden ist. Die Mehrkosten für die notwendige Netzbandbreite einer zentralen Umgebung seien Ende 1999 noch deutlich höher gewesen als die Administrationskosten, die durch eine dezentrale Struktur anfielen, erläutert der Projektleiter. Für die von der Winterthur eingesetzten Applikationen sei eine hohe Bandbreite von mindestens 265Kbit/s notwendig.

Auch bei den Applikationen sah die Projektplanung eine grundlegende Neuerung vor: Statt der bislang unter OS/2 benutzten Standardprogramme der IBM-Tochter Lotus sollten die Mitarbeiter nach der Windows-Migration das Office-2000-Paket von Microsoft einsetzen. Dazu musste die IT-Abteilung alle Daten aus den Lotus-Programmen in das Format der entsprechenden Microsoft-Software konvertieren.

Die Nutzer einbeziehenBei den anderen Unternehmensapplikationen hingegen sollte kein großer Neuanfang gemacht werden. Die selbstentwickelte Versicherungssoftware "V3", über die unter anderem der Produktverkauf abgewickelt wird, konnte ohne Probleme in die neue Windows-Welt integriert werden, so Leu. "Das Framework der Applikation war bereits auf OS/2 wie auch auf Windows ausgerichtet. Nur einzelne Punkte, wie zum Beispiel die Benutzeranmeldung, mussten angepasst werden."

Dem Migrationsteam war es sehr wichtig, die Nutzer einzubeziehen. Hierfür fungierte ein Mitglied des siebenköpfigen Steuerungsausschusses von Swiss Office 2000 als Vertreter der Endanwender. Um die Mitarbeiter auch frühzeitig auf die neuen Office-Programme und das Betriebssystem einzustellen, fanden projektbegleitend Schulungen statt. Dabei setzte das Unternehmen auf eine Kombination aus traditionellen Präsenzschulungen und Web-based Training. Für den Unterricht bildete die Versicherung in der Konzernzentrale rund 75 Mitarbeiter der Direktionen und Generalagenturen aus. Diese Trainer schulten dann die Anwender vor Ort und sind auch noch heute, nach dem Projektabschluss, häufig inoffizielle Ansprechpartner für die Benutzer.

Wichtiges Eigen-MarketingParallel zum Fortschritt von Swiss Office 2000 informierte das Projektteam alle Mitarbeiter mittels eines Intranet-Portals fortlaufend über den Stand der Dinge. Um das Interesse der Mitarbeiter an dem Informationsangebot zu wecken, veranstaltete die Projektleitung auf der Intranet-Seite ein Preisausschreiben. Als Gewinn winkte eine Reise nach San Francisco. "Das Eigen-Marketing ist wichtig, besonders bei einem so großen und dezentralen Projekt", kommentiert der Projektleiter die Aktion. Vom Erfolg dieser Maßnahmen ist Leu überzeugt. Laut internen Umfragen nach Projektabschluss seien mehr als 98 Prozent der Anwender mit dem neuen System zufrieden.

Trotz einer exakten und aufwändigen Projektvorbereitung verlief Swiss Office 2000 nicht ohne größere und kleinere Probleme. In der ersten Planungsphase musste die Migration mit anderen Unternehmensplänen abgestimmt werden, so etwa bei der Integration der Versicherungsapplikation "V3" in das neue Konzept. Denn während des Rollout hätten keine neuen Versicherungsprodukte in die Software eingepflegt werden können. Hier musste in gemeinsamen Meetings im Vorfeld klar definiert werden, wann die Windows-Migration und wann die Markteinführung neuer Produkte mit höchster Priorität behandelt wird. "Das war nicht immer ganz einfach", erinnert sich Leu. "Jeder hat sein eigenes Gärtchen, jede Abteilung setzt natürlich ihre eigenen Prioritäten." Diese projektübergreifenden Gewichtungen seien in der Setup-Phase festgelegt "und dann auch nicht mehr über den Haufen geworfen worden". Die Abhängigkeiten der verschiedenen Projekte voneinander machten einen strengen Zeitplan notwendig, den die Teams unbedingt einhalten mussten.

Nicht ohne ProblemeEin schwerwiegenderes Problem trat während der Prototyping-Phase auf: Die Softwareverteilung im Netz konnte laut Leu mit der bislang eingesetzten Tivoli-Lösung nicht so erfolgen, wie das Unternehmen es wünschte. Die Projektverantwortlichen mussten sich kurzfristig nach einer neuen Management-Software umschauen. Dazu lud die Winterthur vier Hersteller zu einem Wettbewerb ein. Jeder Anbieter sollte sein Produkt unter realen Bedingungen vorstellen. Dazu gehörte auch, dass die zweitägige Präsentation von denselben Mitarbeitern vorgenommen wurde, die im Fall eines Auftrags die Lösung auch implementieren würden. Den Wettbewerb konnte der Anbieter On Technology für sich entscheiden.

Auch das Inventarsystem, mit dem die IT-Abteilung der Versicherung die vorhandene Ausrüstung verwaltet, sorgte für zusätzliche Arbeit. Während des Projekts zeigten sich große Differenzen zwischen den Daten der Inventarverwaltung und dem realen Zustand, so Leu. Deswegen habe das Projektteam kurzfristig eine Ist-Erhebung vornehmen müssen, um die Daten auf einen ausreichend genauen Stand zu bringen, "mit dem wir arbeiten konnten".

Ohne nennenswerte Schwierigkeiten sei dagegen der eigentliche Rollout der neuen IT-Struktur verlaufen, erinnert sich der Projektleiter. Mit zwei ferienbedingten Pausen wurde dieser letzte Projektteil innerhalb von sechs Monaten abgeschlossen. Dabei migrierten die verschiedenen Rollout-Teams zusammen bis zu 90 Clients pro Tag. Ziel war, jede Geschäftsstelle innerhalb eines Tages auf das neue System umzustellen, um die Ausfallzeiten möglichst gering zu halten. Dazu wurde die neue Hardware am Vortag auf Paletten an die jeweilige Geschäftsstelle geliefert.

Zeitplan wurde eingehaltenAm Tag X erschien ein Rollout-Team, das zuerst die Daten des alten OS/2-Servers auf ein "Migrations-Notebook" sicherte. Anschließend montierte das Team das neue Ethernet, stellte den vorkonfigurierten NT-Server auf und installierte die Client-Software. Die alten Röhrenmonitore wurden durch TFT-Bildschirme ersetzt. In den meisten Fällen konnten die rund zweieinhalb Jahre alten PCs weiter benutzt werden. Ältere Rechner, die nicht Windows-2000-kompatibel waren, wurden durch neue Clients ersetzt. Zum Abschluss spielte das Rollout-Team die Daten vom Migrations-Notebook zurück auf den neuen NT-Server und verpackte die alte Hardware für den Abtransport. Der Zeitplan konnte fast immer eingehalten und die Migration pünktlich abgeschlossen werden, so der Projektchef.

Für den Hardware-Support der neuen Infrastruktur sorgt ein externer Dienstleister. Zwar könnte die IT-Abteilung der Versicherung nach Meinung von Leu diesen Support auch selbst leisten. Hierzu gebe es aber klare Vorgaben seitens der Credit-Suisse-Gruppe. Ganz glücklich ist Leu nicht mit dieser Situation. Für das Netzwerk, die dezentrale Hardware und für das zentral betriebene Rechenzentrum seien jeweils unterschiedliche Partner zuständig.

Im Falle eines Falles gebe es oft keinen "Problem-Owner". Da bestehe die Gefahr, dass eine technische Schwierigkeit nicht angenommen, sondern von einem Dienstleister zum nächsten weitergereicht werde. Doch damit hat sich der Projektleiter abgefunden: "Wir sind ein großer Konzern, da kann die IT-Abteilung nicht alles beeinflussen. Wir müssen das Beste daraus machen."

Im Rückblick zeigt sich Leu mit dem Projektablauf und dem Ergebnis insgesamt zufrieden: "Schon während des Rollout hatten wir weniger Support-Anfragen als beim normalen OS/2-Betrieb." Aus heutiger Sicht würde die Winterthur allerdings mit großer Wahrscheinlichkeit keine dezentrale NT-Server-Landschaft mehr einführen. Doch zum damaligen Zeitpunkt sei diese Entscheidung richtig gewesen. Kurzfristige Veränderungen der Migration wären mit zu großen Risiken verbunden gewesen. Durch die notwendigen Vorarbeiten hätte zum Beispiel eine Server-seitige Umstellung von NT auf Windows 2000 während des Projektes für Verzögerungen im kritischen Zeitplan gesorgt. Das hätte die für die Geschäftstätigkeit der Winterthur Versicherungen notwendige Kontinuität gefährden können.

"Der Umstieg im Server-Bereich wird sicher kommen", so Leu. Die jetzt installierten Server werden allerdings kaum auf Windows 2000 oder den bald verfügbaren Nachfolger Windows XP umgestellt werden, obwohl innerhalb der Credit-Suisse-Gruppe erste Projekte zu diesem Thema laufen. "Es ist wahrscheinlicher, dass wir auf eine zentrale Lösung umstellen." Einen konkreten Zeitplan dafür gebe es aber derzeit nicht.

Bis jetzt dezentralNoch ist kein Druck da, die neue Infrastruktur wieder zu verändern. Da auch unter OS/2 mit einer dezentralen Struktur gearbeitet wurde, treten die dafür typischen Administrationsprobleme, etwa bei Server-Backup, kaum auf. Die Mitarbeiter in den Geschäftsstellen seien daran gewöhnt, regelmäßig die Sicherungsbänder des Servers zu wechseln, erklärt Leu. Die IT-Abteilung überwache lediglich zentral, ob die Backups gemacht werden. Und geschäftskritische Informationen wie Vertrags- und Kundendaten würden nicht auf den Agentur-Servern gespeichert, sondern direkt im Rechenzentrum der Versicherung verarbeitet und gesichert.

Insgesamt kostete die Windows-2000-Migration rund 30 Millionen Schweizer Franken, der Zeitaufwand betrug rund 10 000 Personentage. Die Frage nach einem Return on Investment (ROI) steht für Leu nicht im Vordergrund. Bei Infrastrukturprojekten ließe sich der ROI nur schwer in konkreten Zahlen auszudrücken. Solche Projekte seien einfach notwendig, damit neue Technologien adaptiert werden können. Künftige Projekte, wie zum Beispiel die bereits bei den Winterthur Versicherungen angedachte Online-Anbindung mobiler Endgeräte an die Server, benötigen eine zeitgemäße IT-Infrastruktur.

Das UnternehmenDie Winterthur Versicherungen sind Teil der Credit-Suisse-Gruppe. Nach eigenen Angaben hat das Unternehmen im Heimatmarkt Schweiz einen Marktanteil von rund 23 Prozent. Hier beschäftigt die Versicherung zirka 5500 Mitarbeiter. Das Unternehmen unterhält ein Netz aus 91 Generalagenturen und 450 Agenturen, die von sechs Direktionen betreut werden. Das Prämienvolumen liegt Unternehmensangaben zufolge bei 2,9 Milliarden Schweizer Franken.

ErfolgsfaktorenSeine Erfahrungen aus dem Projekt "Swiss Office 2000" hat Projektleiter Manfred Leu in acht Erfolgsfaktoren zusammengefasst.

-Entscheidung: Lieber das Risiko einer nicht optimalen Entscheidung eingehen als gar keine Entscheidung treffen.

-Milestones: Eine übersichtliche Projektplanung mit maximal zehn "Meilensteinen" hat sich bewährt.

-Analyse: Der Chancen-Analyse sollte der Vorzug vor einer reinen Risikoabwägung gegeben werden.

-Teamarbeit: Es hat sich bewährt, Teams in Projektzonen zusammenarbeiten zu lassen.

-Kontinuität: Mitarbeiterwechsel während des Projekts möglichst vermeiden, auch bei den externen Partnern.

-Evaluation: Potenzielle Lösungen sollten über einen kurzen Zeitraum mit sorgfältigen und strengen Verfahren beurteilt werden.

-Change-Management: Um die Projektqualität und einen zügigen Ablauf sicherzustellen, muss in Change- und Versionen-Management investiert werden.

-Eigen-Marketing: Ein Projekt-Marketing ist unerlässlich, um die für den Erfolg unbedingt notwendige Akzeptanz bei den Endanwendern zu erzielen.