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04.03.1977 - 

SCHOLZ REPORT

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen II (Einmalige Kosten für Personal)

Die einmaligen Kosten eines EDV-Projektes bestehen zum größten Teil aus personellen Aufwendungen. Man sollte diese Kosten daher genau ermitteln, was allerdings auf große Schwierigkeiten insofern stößt, als man bei Organisations- und EDV-Projekten meistens auf fachliches und/oder EDV-technisches Neuland stößt.

Auf die Probleme fester der variabler Verrechnungssätze zur Kostenermittlung und Weiterverrechnung möchte ich hier nicht eingehen. Aus praktischen Grünen empfehle ich generell fixe Sätze für eine bestimmte Zeit. Die Probleme des ORG/EDV-Budgets behandele ich hier nicht.

Im Vordergrund von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen steht die Ermittlung der Frage, ob das Projekt durchgeführt werden soll und welche Priorität es erhalten soll.

1.1 Kosten der Projektaufbereitung

Jedes Organisations- und EDV-Projekt muß sorgfältig aufbereitet werden. Je nach Größe des Projektes und der Schwerfälligkeit der Entscheidungsfindung im jeweiligen Unternehmen entstehen bereits vor Projektbeginn beachtliche Kosten für die Aufbereitung eines Projektes, bis es entscheidungsreif ist.

Es ist durchaus vernünftig, die Kosten der Projektaufbereitung separat auszuweisen. Des kann möglicherweise einen heilsamen Effekt bei anderen Projekten bewirken indem Entscheidungen nicht ewig verzögert werden. Zumindest lassen sich aus den Kosten der Entscheidungsfindung interessante Schlüsse ziehen.

1.2 Mitarbeiterkosten

Fast die gesamte Fachwelt in der EDV-Branche zerbricht sich den Kopf, wie man die Projektkosten der Mitarbeiter sinnvoll ermittelt und ausweist. Sehr häufig ist die Unterteilung nach Projektphasen anzutreffen. Davon versprechen sich viele wahre Wunder. In der Praxis stellt man aber fest, daß die Mitarbeiter die Aufteilung mehr oder weniger willkürlich vornehmen und eine Ist-Aufnahme sowieso verpönt ist (oder nicht möglich ist), so daß auf die Phasen der Detailorganisation/Systemplanung und Programmierung fast 80 bis 90 Prozent des gesamten Projektaufwandes entfallen.

Es läßt sich kein Patentrezept für die Ermittlung der Mitarbeiterkosten finden. Man ist immer gezwungen, das fachliche Problem der Fachbereiche und das EDV-technische Problem sehr genau zu untersuchen, ehe man eine einigermaßen verläßliche Schätzung der Mitarbeiterkosten abgeben kann. In diesem Punkt kann man durch kein noch so gutes methodisches System verläßliche Daten gewinnen. Man erhält lediglich eine Aussage über einen gewissen Fixaufwand je Projekt, den man aus methodischer Sicht unbedingt betreiben muß. Die Ermittlung der Mitarbeiterkosten sollte sich auf folgende Personengruppen erstrecken:

- Mitarbeiter des Bereichs ORG/EDV für die Projektrealisierung (EDV-Organisatoren, Programmierer, Projektleiter, Systemprogrammierung, Arbeitsvorbereitung für die Übernahme des Systems)

- Mitarbeiter der EDV-Kontaktstellen der Fachbereiche sowie Aufwand in den Fachbereichen für die Einführung - Mitarbeiter der Führungsebenen des Bereichs ORG/EDV sowie der Fachbereiche, soweit sie sich mit dem einzelnen Projekt auseinandersetzen müssen.

1.3 Beratungskosten

Beratungskosten lassen sich dann gut abschätzen, wenn für die Beratertätigkeiten ein Fixpreis vereinbart ist. Bei reinen Zeitverträgen ist immer eine gewisse Vorsicht geboten.

1.4 Reisekosten

Reisekosten fallen bei ORG/EDV-Projekten nur dann an, wenn dezentrale Bereiche des Unternehmens in unterschiedlichen Regionen betreut werden müssen und wenn erhebliche - Schulungsaktivitäten extern durchgeführt werden.

1.5 Ausbildungskosten/Fortbildungskosten

Diese Kosten sind nur schwer einem Projekt zuzuordnen, da Ausbildungsmaßnahmen meist auf die Grundlagen abzielen. Die Grenze zu den Fortbildungskosten, die genau auf ein Projekt zuzuordnen sind, ist sehr schwer zu ziehen, da nicht abzusehen ist, ob die Fortbildungsmaßnahmen nicht noch anderen Projekten zuzurechnen sind, die später aufgrund der einmal gemachten Erfahrungen durchgeführt werden.

Mitunter kann es billiger ein, für Spezialaufgaben einen Berater einzusetzen, um das Wissen dieses Beraters gezielt ausnutzen zu können. Damit vermeidet man unnötige teure Ausbildungsmaßnahmen für einen einmaligen Sonderfall.