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20.06.1975

Wofür benutzen Sie Beleglesung?

Die Lochkarte ist tot - eindeutige Aussage der Anwender in unserem letzten "Thema der Woche". Eine Alternative ist das direkte Einlesen des Urbelegs. Der OCR-Technik, die jetzt schon seit zehn Jahren eingesetzt wird, sagte man für 1975 einen Marktanteil von 25 Prozent woraus Die Realität sieht anders aus: der tatsächliche Marktanteil bei allen zu erfassenden Daten liegt heute bei zwei Prozent.

Bis vor wenigen Jahren gab es nur wenige und teuere Leser auf dem Markt, so daß lediglich Anwender mit großen Datenmengen erwägen konnten, OCR einzusetzen. Heute reicht das Angebot von diesen großen Systemen bis zu den sehr kleinen Lesepistolen.

Anläßlich des Europäischen OCR-Kongresses in Frankfurt/Main vom 4. bis 6. Juni fragte CW Anwender von Beleglesern nach Ihren Erfahrungen.

Sigrun Matthies

Dezernent in der Abteilung für Organisation und Datenverarbeitung, Bundesversicherungsanstalt für Angestellte, Berlin

Bei der BfA ist seit Juli 1971 ein Belegleser der Firma Recognition Equipment GRCR im Einsatz. Nach umfangreichen Testläufen wurde er ab Januar 1973 zur maschinellen Lesung der Versicherungsnachweise der Sozialversicherung eingesetzt (Versicherungstag und Anmeldung im Rahmen der Datenerfassungsverordnung). Die Versicherungsnachweise enthalten neben Versicherungsnummer, Name und Anschrift, Entgelt auch Angaben für Tätigkeiten. Die Belege werden von den Arbeitgebern mit Schreibmaschine ausgefüllt und über die Krankenkassen an die BfA gesandt. Die Nachweise müssen am Jahresende und beim Wechsel des Arbeitnehmers erstellt werden. Im Jahre 1974 wurden mehr als 10 Millionen Belege gelesen, davon waren mehr als 80 Prozent maschinell verarbeitbar. Das Ergebnis übersteigt die ursprünglichen Erwartungen von etwa 60 Prozent erheblich. Mit diesen Lesequoten konnte nicht gerechnet werden, da neben Ziffern auch Groß- und Kleinbuchstaben gelesen werden und außerdem die verwendeten Schreibmaschinen und deren Wartung nicht von der BfA beeinflußt werden kann.

Substitutionen werden weitgehend durch umfangreiche Plausibilitätsprüfungen, zum Beispiel Prüfziffer und doppelte Angaben des Entgelts beim Lesen und bei anschließender Weiterverarbeitung verhindert.

Für die BfA gab es bei Einführung des Verfahrens keine Alternative zur Beleglesung, da sonst zehn Millionen Belege nur mit erheblichem Personal- und Maschinenaufwand bewältigt werden könnten. Dazu kommt, daß die Versicherungsnachweise überwiegend im ersten Halbjahr anfallen und kurzfristig verarbeitet werden müssen. Insgesamt kann gesagt werden, daß sich die Beleglesung bei der BfA bewährt hat.

Hermann Engstler

Leiter des Rechenzentrums der Firma Werner Schulze, Nahrungs- und Genußmittel, Kiel

Unser Unternehmen versorgt etwa 4000 Kleinstläden oder Stubenläden, die wöchentlich von neun dezentralen Auslieferungslagern in ganz Norddeutschland mit durchschnittlich 40 bis 50 Artikelpositionen beliefert werden sowie auch normale Lebensmittel-Supermärkte und Discount-Läden, die allerdings nur in Schleswig-Holstein. Bei einem Handschriften-Lesetest bei 1000 sogenannten Nachbarshops hatten wir ohne jede vorherige Schulung nur 17 Prozent Belegrückweisungen und 2,2 Prozent Fehlerkennzeichen. Das ermutigte uns, weiterzumachen. Nun galt es, einen Beleg zu finden, der wirtschaftlich vertretbar hergestellt werden kann. In der zur Zeit stattfindenden Testphase gehen wir davon aus, daß wir 98 Prozent aller möglichen Artikel-Positionen eines "Nachbarshops" abdecken, wenn wir

a) ein gewisses Stammsortiment (rund 50 von etwa 1000 Artikeln)

b) alle neuen Artikel und

c) die in den letzten zehn Wochen gelieferten Artikel im Bestellsatz individuell für jeden "Nachbarshop" vordrucken und zwar in Klartext und verschlüsselt in OCRA. Bei einem positiven Ausgang des Tests könnte ein ähnliches Vordrucksystem auch für die Supermärkte und Discountläden verwendet werden.

Soweit nicht ein Datenträgeraustausch mit unseren Streckenlieferanten möglich ist, soll versucht werden, auch für die Streckenlieferung Belege vorzudrucken, die dann in der Filialbuchhaltung mit den Daten der Lieferscheine ergänzt werden sollen.

Neu für mich auf diesem Kongreß war die Möglichkeit, Kassen mit OCRA zu kombinieren, die bei entsprechender Verbilligung der Geräte in einigen Jahren die POS-Lösung für die Supermärkte bringen könnten. Wir werden die Entwicklung auf dem Kassensektor sehr sorgfältig beobachten.

Horst Jung,

Leiter der EDV-Abteilung Verlag E. Klett, Stuttgart

Die Firma Klett ist seit knapp einem Jahr OCR-Anwender im Satzbereich. Installiert ist das Autoreader-System 5300. Der Installation gingen zahlreiche Tests voraus, die alle recht gut ausgefallen

sind. Bedingung hierzu ist natürlich, daß die Manuskripte hervorragend aufbereitet sind. Die auftretenden Lesefehler bewegen sich bei uns weit unter einem Prozent.

In unserem Hause gibt es nur ein einziges Formular (DIN A 4) zu lesen, das Satzanweisungen enthält. Dafür haben wir generelle Schreibanweisungen ausgearbeitet, da unsere Texte größtenteils durch Heimarbeiterinnen auf Schreibmaschine geschrieben werden.

Inzwischen hat sich gezeigt, daß nicht nur einfache und glatte Texte optimal verarbeitet werden können, sondern auch solche mit erheblichem Schwierigkeitsgrad. Überzeugendes Beispiel hier im Hause: Der beinahe 1000 Seiten umfassende "Varta-Führer".

Das Lesen der OCR-Texte brachte uns gegenüber dem alten Verfahren mit Endlosperforatoren eine Kostenersparnis von etwa 50 Prozent.

R. R. Speer,

Org. + DV, Spezial-Software des Großversandhauses Quelle, Nürnberg

Mit dem Einsatz der IBM 1418 Mitte der sechziger Jahre und der IBM 1287 seit 1969 zählt Quelle zu den langjährigen OCR-Anwendern. Wir lesen firmeninterne Belege, die mit der Schrifttype OCR-A auf Schreibmaschinen beschriftet wurden, strichmarkierte Belege, solche die mit IBM 1403-Druckern auf Endlosformularen erzeugt wurden, sowie direkt an unterschiedlichen Arbeitsplätzen handschriftlich mit numerischen Daten versehene Belege.

Die bisherigen Erfahrungen mit der OCR-Erfassung sind gut, auch wenn eine Senkung der jeweiligen Substitutionsrate wünschenswert wäre.

Die mit Schreibmaschinen (OCRA) bedruckten Belege haben die beste Schriftqualität und damit auch die beste Leseausbeute. Bei Endlosformularen, insbesondere mit Mehrfachdurchschlägen, ist eine sorgfältige Justierung der Zeilendrucker erforderlich, um eine Druckverzerrung beim Erstbeleg durch das zwischen den Papierschichten befindliche Luftpolster zu vermeiden. Bei Handschriftenlesung ist eine bessere Leseausbeute wünschenswert, da ein bestimmter Personenkreis von "Belegkodierern" nicht einer Schulung unterzogen werden kann. Die Quelle sieht aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit der OCR-Erfassung auch für die Zukunft weitere Einsatzmöglichkeiten.

Günther Thomsen

Abteilungsleiter Bereich Kommerzielle Datenverarbeitung der Esso AG, Hamburg

Bei der Esso AG werden jährlich rund 2 Millionen Belege maschinell

gelesen. Zunächst wurden die Anwendungen außer Haus vergeben, seit zwei Jahren haben wir in unserem Rechenzentrum eine IBM 1287 installiert. Mittlerweile werden Anwendungen mit OCR und Handschriftlesung realisiert. Dabei handelt es sich um Ergänzungen zum integrierten Datenverarbeitungssystem.

Bei uns sind im Einsatz rein maschinell erstellte Belege (vor allen Dingen Lieferscheine) sowie maschinell vorgeschriebene und manuell ergänzte Belege (wie Preiseingaben und Preisänderungen) und nur handschriftlich erstellte Belege (wie etwa Personaldaten). Wir wählten diese Verfahren, um vorhandene Begriffe nicht erneut ablochen zu müssen. Vielmehr werden Veränderungsdaten als Ergänzung auf vorgefertigte Belege codiert und dann maschinell erfaßt. Die Veränderungen werden auf den Dateien durchgeführt und danach zur Kontrolle und Sicherheit als Gegenprüfung wieder ausgedruckt.

Die wichtigsten Anwendungen mit maschineller Beleglesung sind: Erfassen von Verkäuferdaten am Platz des Verkaufes, zum Beispiel durch unser Esso-Kreditkarten-System und durch das Coupon-System. Ferner sind von Bedeutung Anwendungen mit Personaldaten, wobei die Belege von jedem Mitarbeiter selbst ausgefüllt werden, - in Ergänzung zu den bereits vorgedruckten Daten aus der Personalabteilung.

Die Anwendungen sind sowohl tagesbezogen wie auch periodisch oder stichtagbezogen. Die Beleglesung hat sich in unserem Hause bewährt. Die wesentlichsten Gründe waren Rationalisierung, zusätzliche Sicherheit und Schnelligkeit der Erfassung und damit auch der Gesamtverarbeitung.