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22.03.1996 - 

IT in Banken/Bremer Landesbank automatisiert und produziert schneller

Workflow-Applikation reduziert Bearbeitungszeit um 75 Prozent

Mehr Wettbewerbsfaehigkeit durch mehr Kundennaehe und hoehere Flexibilitaet bei Nachfragespitzen, fuer diese Standardprobleme sollte ein Workflow-Projekt des hanseatischen Finanzinstituts Loesungen anbieten. Die Bremer starteten bereits Ende 1992 in der Fachabteilung fuer Wohnungsbaukunden, die deutlich eine effektivere und kompaktere Vorgangsbearbeitung brauchte. Die Notwendigkeit resultierte aus der steigenden Zahl von Darlehensantraegen und der personellen Ausstattung.

Unter Leitung der Abteilung fuer Organisation und DV wurde ein Projektteam mit Mitarbeitern sowohl aus der Organisation als auch der Fachabteilung gebildet. Deren Recherchen ergaben, dass es am Markt keine schluesselfertigen Loesungen gab, die den speziellen Anforderungen haetten gerecht werden koennen.

Als neue Applikation wurde schliesslich eine Anwendung in Betracht gezogen, die nach einem individuell erstellten Pflichtenheft entwickelt werden sollte. Von vornherein war klar, dass sie auf der bestehenden PC-Infrastruktur mit Client-Server-Ausrichtung aufsetzen sollte. Da sich die Bank vom eigenen Rechenzentrumsbetrieb bereits vor Jahren getrennt hatte und sich in Sachen Datenverarbeitung der Norddeutschen Landesbank (Nord/LB) und der DV-Gesellschaft Hannover (DVG) bedient, musste eine Host- Anbindung gewaehrleistet sein.

Ferner war sicherzustellen, dass sich das seit Jahren akzeptierte Baufinanzierungs-Beratungsprogramm "Fice" der Nerb-Software- Entwicklungs GmbH (NSE) in die geplante Loesung integrieren liess.

Eine weitere Forderung war universelle Einsetzbarkeit des Workflow-Systems in all den Bereichen der Bank, in denen sich Geschaeftsablaeufe standardisieren lassen.

Anfang 1994 wurde das Projekt ausgeschrieben, im Mai fiel die Entscheidung zugunsten von SNI. "Work Party", ein Produkt des Geschaeftsgebiets Anwendungssoftware, hat die Loesung unter Einbindung der bestehenden Standardanwendungen wie Winword, 3270- Emulation und Fice realisiert. Fuer den Datenaustausch zwischen den lokalen Windows- und den Host-Applikationen im Rechenzentrum der DVG wird die Access-Software von Icon Technologies eingesetzt, die die Kommunikation ueber die Windows-DDE-Schnittstelle absichert.

Die neue Loesung gliedert sich in die eigentliche Workflow- und die Anwendungsprogrammebene. Oberhalb der Anwendungsprogramme fuer die einzelnen Bearbeitungsschritte bildet das Workflow-Management die Integrationsschicht. Dabei konzentriert sich die Funktionalitaet der Programme auf die informationstechnische Durchfuehrung eines konkreten Arbeitsschritts. Die Verbindung der einzelnen Schritte untereinander sowie Entscheidungen ueber Ort, Zeitpunkt, Bearbeiter, Zugangsregeln und den Workflow-gestuetzten Aufruf des Programms erfolgen durch die Vorgangssteuerung, nicht durch die Anwendungsprogramme selbst. Diese Workflow-Schicht wird von Organisatoren bereitgestellt und gepflegt. Die Aufbau- und Ablauforganisation der Anwenderumgebung wurde im System abgebildet. Daneben wurden neue Applikationen fuer die einzelnen Schritte mittels Visual Basic erstellt. Das gilt auch fuer die Clients zur Datenerfassung. Als komfortables Front-end zur Datenerfassung und fuer den Zugriff auf die Informix-Datenbank setzte man MS-Access von Microsoft ein.

<H4>Bearbeitungszeit deutlich kuerzer</H4>

Das Workflow-Management nutzt das vorhandene OS/2-Netz 1.3 von Microsoft mit OS/2-Servern, auf denen die Shared Files, also die "Mappen", die zwischen den Bearbeitern ausgetauscht werden, liegen.

Neben der Bremer Niederlassung wurde auch die Oldenburger Zweigstelle in den Workflow-Prozess integriert. In einer ersten Ausbaustufe sollen insgesamt 20 Sachbearbeiterplaetze mit der neuen Vorgangssteuerung fuer das Wohnungsbau-Neugeschaeft ausgestattet werden. Von den insgesamt zirka 75 Mitarbeitern werden in Zukunft rund drei Viertel mit dem System arbeiten, sobald die ueber das Neugeschaeft hinausgehenden Anwendungen fertiggestellt sind.

Die seit August 1995 im Wirkbetrieb befindliche Loesung umfasst die Bearbeitung des Wohnungsbau-Neugeschaefts von der Beratung ueber die Host-Transaktionen (Kunden-/Objekt- und Konteneinrichtung) bis hin zur Erstellung aller erforderlichen Darlehensunterlagen (Zusageschreiben, Darlehensvertraege, Anschreiben an Notare etc.).

Die Workflow-Anwendung der Bremer Landesbank deckt zirka 95 Prozent der Darlehensantraege des Neugeschaefts ab. Die qualifizierten Sachbearbeiter werden von Routineaufgaben entlastet und koennen sich so besser auf die Beratung konzentrieren. Eine im Workflow-System integrierte Protokollierung gewaehrleistet zudem Rechtssicherheit und die Nachvollziehbarkeit der Vorgaenge. Die vorgegebenen Erwartungen wurden uebererfuellt: Mit der Einfuehrung von CSB reduziert sich die Bearbeitungszeit eines Antrags fuer ein Wohnungsbau-Darlehen durchschnittlich um 75 Prozent.

Die Datenuebergabe erfolgt automatisch aus dem Vorgang heraus. Damit ergeben sich weitere Produktivitaetseffekte. Es wird nicht mehr separat erfasst.

Alle Daten, die im Vorgang schon einmal eingegeben beziehungsweise berechnet wurden

- fuer die Erstellung von Dokumenten,

- fuer Objekt- und Kontoeroeffnungen,

werden von nachgelagerten Applikationen weiterverwendet. Das System schafft also eine uebergreifende Datenkonsistenz, in die sowohl die Landesbank als auch die DVG in gleicher Weise eingebunden sind. Der Vorteil liegt eindeutig in der Realisierung einheitlicher Bearbeitungsschritte und schnellerer, also auch kundenfreudlicherer Durchlaufzeiten. Umstrukturierungen und gravierende Ablaufaenderungen waren in diesem Zusammenhang nicht erforderlich, so dass die Bremer Landesbank Work-Party-Einsatz ueberall dort plant, wo sich Ablaeufe strukturieren und vor allem standardisieren lassen.

Kurz & buendig

Die Bremer Landesbank wollte ihre Vorgangsbarbeitung kompakter und effektiver gestalten. Da auf dem Markt keine schluesselfertige Loesung zu haben war, die allen spezifischen Anforderungen genuegt haette, kam nur eine Neuentwicklung in Frage. Sie sollte auf der bestehenden PC-Infrastruktur aufsetzen und ueber eine Host- Anbindung verfuegen. Zudem musste das Baufinanzierungsprogramm Fice in die Loesung integriert werden. Schliesslich sollte sich das neue Workflow-System in allen Bereichen der Bank einsetzen lassen. Das Produkt "Work Party" von SNI erhielt den Zuschlag. Es uebertraf die Erwarungen der Banker: Die Bearbeitungszeit eines Antrags fuer ein Wohnungsbau-Darlehen reduzierte sich um durchschnittlich 75 Prozent.

Die Bank

Die Bremer Landesbank wurde in ihrer heutigen Form erst 1983 gegruendet. Sie ging aus den Vorgaengerinstituten Staatliche Kreditanstalt Oldenburg-Bremen (gegruendet 1883) und Bremer Landesbank (gegruendet 1938) hervor. Heute fungiert sie als Geschaeftsbank, Landesbank sowie Sparkassenzentralbank und ist ueber Tochtergesellschaften, Repraesentanzen und Bueros auch im Ausland engagiert. In den vorangegangenen Geschaeftsjahren konnte das Institut das Geschaeftsvolumen stets erhoehen, 1994 auf 46 Milliarden Mark.

*Maren Zarnke ist Projektleiterin, Joachim Schanz ist Prokurist in der Abteilung Org./DV der Bremer Landesbank.