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12.03.1993 - 

Mehr Produktivitaet durch das Zusammenfassen von Funktion zu Vorgaengen

Workflow-Management-Systeme stellen Ablaeufe zur Disposition

Das Dilemma ist inzwischen bekannt: In Unternehmen und Behoerden finden sich komplexe Arbeitsablaeufe, kaum noch zu bewaeltigende Informationsstroeme, sich taeglich verdoppelnde Papierberge. Die Folge: Trotz zunehmender Investitionen in die Buerotechnik und trotz steigender Personalkosten sinkt die Produktivitaet im Buero jaehrlich um bis zu sechs Prozent.

Immer noch sind rund 95 Prozent der Informationen in Geschaeftsvorgaengen auf Papier festgehalten und fuellen Postkoerbe, Archive, Aktenschraenke und Schubladen. Die Durchlaufzeiten sind zu lang: Oft beansprucht die Suche nach Dokumenten mehr Zeit als ihre Bearbeitung. So ist es kaum noch moeglich, festzustellen, wo sich ein Vorgang zu einer bestimmten Zeit befindet, wer ihn bearbeitet und ob die Aktualitaet aller Informationen gesichert ist.

Medienbrueche sind an der Tagesordnung - hervorgerufen durch die Interpretation von Dokumenteninhalten sowie deren Umarbeitung und Erfassung. Solche Brueche sind zeitaufwendig, fehleranfaellig und vor allem teuer.

Rund 20 Milliarden Mark werden, so das Europaeische Patentamt in Muenchen, in der Bundesrepublik jaehrlich vergeudet, um bereits gemachte Erfindungen noch einmal zu entwickeln. Nicht eingerechnet sind jene Aufwendungen, mit denen existierende Informationen auf Papier oder Mikrofilm aufgefunden, zugaenglich gemacht und in den Geschaeftsablauf eingebunden werden. Das bedeutet eine aberwitzige Verschwendung von firmenspezifischem Know-how.

Dem gegenueber steht die Anforderung, alle unternehmensweiten Informationen in den laufenden Produktions- und Konstruktionsprozess einzubinden. Jedes Unternehmen, das vor dem Hintergrund steigender Kundenanforderungen, zunehmenden Konkurrenzdrucks und sich veraendernder Marktbedingungen auf dauerhafte Wettbewerbsvorteile nicht verzichten will, muss pruefen, auf welchem Weg es zu einer rationellen Bearbeitung von Verwaltungs- und Geschaeftsablaeufen, zu neuen Formen der Ablauforganisation und damit zu mehr Wettbewerbsfaehigkeit gelangen will. Gefragt sind Alternativen zu bisherigen Arbeitsablaeufen.

Zwar wird viel von der Information als Produktionsfaktor gesprochen, die Moeglichkeiten bezueglich der Informationsbeschaffung, -ablage und -recherche werden jedoch kaum genutzt. Fuer ein effektives Vorgangs-Management in einer Bueroumgebung reicht es nicht, lediglich ein Ablage- und Retrieval- System auf optischen Platten anzubieten.

Vielmehr geht es darum

- Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie Daten, Texten, Zeichnungen auf beliebigen Datentraegern (unter anderem optische Speicherplatten) zu archivieren und neutral zu verwalten;

- Dokumente zu klassifizieren und zu interpretieren sowie sie zu Vorgaengen zusammenzufassen;

- eine weitgehend automatisierte, elektronische Bearbeitung und Kommunikation von Dokumenten und Vorgaengen sicherzustellen, die bestehende Systeminfrastrukturen beruecksichtigt.

Ziel ist eine unternehmensweite Bueroautomation durch eine bruchlose elektronische Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung, die der Wunschvorstellung einer gaenzlich papierlosen Informationsverarbeitung ein Stueck naeher kommt.

Dieses Ziel hat auch die Beumer Maschinenfabrik KG, Beckum, angepeilt. Der 700 Mitarbeiter beschaeftigende Anbieter von Foerder- , Verlade-, Palettier-, Verpackungs- und Verteiltechnik stellte Ende 1989 die Ueberlegung an, ein elektronisches Archiv einzurichten. Hauptanliegen des Unternehmens war es, den ueber Jahre aufgehaeuften Altbestand an Dokumentationen sowie die von Hand erstellten Konstruktionszeichnungen elektronisch abzuspeichern und zu verwalten, da in diesem Bestand, aber auch in in Lochkarten und Mikrofilmen, ein grosser Teil des Unternehmens-Know-hows gebunden war.

Es galt also, eine einheitliche Informationsbasis zu realisieren - ohne Medienbrueche und ohne Unterschied bezueglich dessen, wie die Informationen vorliegen, wo sie sich befinden und in welcher Form sie gespeichert sind. Unnoetige und kostenintensive Neukonstruktionen sollten vermieden und Arbeitsablaeufe rationalisiert werden. Darueber hinaus waren heterogene Informationen wie Text, Bild, Zeichnungen, Grafik und bereits computergespeicherte Daten zu integrieren.

Doch damit nicht genug: In einem zweiten Schritt sollten archivierte Dokumente wie technische Beschreibungen, Angebote der Lieferanten, sowie Schriftverkehr zu Vorgaengen zusammengefasst und in eine automatische Auftragsabwicklung integriert werden.

Nach einer intensiven Entscheidungsphase entschied sich die Maschinenfabrik fuer das Produkt "Businessflow" der COI GmbH. Dabei handelt es sich um ein ganzheitliches Vorgangs-Management-System, das die Leistungs- und Funktionsfaehigkeit eines Dokumenten- und Informations-Managements in eine strategische Vorgangsbearbeitung integriert.

Ausschlaggebend fuer die Entscheidung zugunsten von Businessflow war laut Richard Scholz, Leiter des technischen Bueros bei der Beumer Maschinenfabrik, die Tatsache, dass das System in Unix- Netzen zentral auf alle unternehmensweiten Daten zugreifen kann. Das Anforderungsprofil der Software wurde um Funktionen zum Scannen, zur formatfreien Uebernahme maschinenlesbarer Daten sowie zur Klassifizierung, Suche, Anzeige und Ausgabe ergaenzt.

Auf der Basis eines einheitlichen Workflow-Managements wird bei der Beumer Maschinenfabrik kuenftig der gesamte Arbeitsfluss mit allen beteiligten Abteilungen und Sachbearbeitern elektronisch nachgebildet. So ist jederzeit ersichtlich, wo sich ein Dokument oder ein Vorgang befindet, wer ihn bearbeitet und wer ihn wann zuletzt gelesen hat.

Die gesamte Auftragsabwicklung laesst sich bei Beumer heute elektronisch abgewickeln. Dadurch, dass Poststelle und Scan-Service zusammengefasst sind, lassen sich eingehende Anfragen, Bestellungen, Auftraege oder sonstiger Schriftwechsel sofort einscannen, erfassen, sortieren und an die einzelnen Abteilungen oder Sachbearbeiter weiterleiten. Genauso verhaelt es sich beim Postausgang, wo Briefe, Telefaxe oder Aktennotizen intern oder extern zum Beispiel als Brief oder Fax verschickt werden.

Realisiert ist die Anwendung innerhalb einer Client-Server- Architektur: Rund 30 000 Zeichnungen und Dokumente werden auf dem zentralen Datenbank-Server, einer Hewlett-Pakkard-Workstation verwaltet, die einen Anschluss an optische Platten und einen Scanner-Printer-Server besitzt. Etwa 50 Sun-Workstations koennen auf diese Zeichnungen und saemtliche Auftraege ab 1989 zugreifen - oftmals gleichzeitig auf dasselbe Dokument oder denselben Auftrag (siehe Abbildung).

Die Einfuehrung des Systems hat sich gelohnt: Die elektronische Archivierung, Recherche und Weiterleitung aller Informationen reduziert Raum-, Personal- und Materialkosten sowie externe Dienstleistungen.

Betriebliche Hierarchien werden in Frage gestellt

Die Planungen bei Beumer gehen weiter: Wie Richard Scholz ausfuehrt, soll der auf Prime-Maschinen gehaltene CAD-Datenbestand ebenfalls in das System integriert werden, so dass die Zeichnungen den Anwendern auf Unix-Workstations zur Verfuegung stehen. Das Zentralarchiv koenne dann nach und nach aufgeloest und durch immer mehr dezentrale Einheiten ersetzt werden. Traditionelle Archivsysteme wie Mikroverfilmung oder Paternoster, Aktenschraenke und Mappen gehoeren dann der Vergangenheit an.

Als Hemmschuh fuer eine ganzheitliche betrieblich Ablauforganisation kann sich die Gewoehnung an langjaehrige, oftmals unergiebige Routinetaetigkeiten erweisen. Eine unproduktive Arbeitsteilung mit ihren kaum zu erfassenden Zustaendigkeiten, ungeklaerten Verantwortlichkeiten und schwer durchschaubaren Hierarchien verschleiert den Blick fuer eine realistische Betrachtung der betrieblichen Ablaeufe.

So ist es oft schwierig, festzustellen, wer tatsaechlich an welchen Prozessen beteiligt ist und ob diese betriebswirtschaftlich sinnvoll oder aber durch andere Organisationsformen zu ersetzen sind. Hinzu kommt eine Arbeitsauffassung, die einen vollen Schreibtisch und sich tuermende Papierberge fuer produktiv und Menschen, die dahinter sitzen, fuer fleissig und gewissenhaft haelt.

Die Einfuehrung eines elektronischen Dokumenten- und Vorgangs- Managements verlangt eine sorgfaeltige und vollstaendige Ist-Analyse der organisatorischen Ablaeufe in einem Unternehmen. Durch neuartige Prozesse, automatische Verarbeitung und Zusammenfassung von Funktionen zu komplexen Vorgaengen hat die Fertigungsindustrie in den letzten Jahren Produktivitaetssteigerungen und Rationalisierungseffekte erreicht, die auch in der Bueroumgebung realisierbar sind.

Ein elektronisches Vorgangs-Management kann sein Ziel erreichen, wenn es im Spannungsfeld langwieriger Arbeitsablaeufe, vertuschter Schlampereien und unproduktiver Routine Fehlerquellen aufdeckt, Verantwortliche benennt und Alternativen diskutiert. Dies ruettelt allerdings an betrieblichen Hierarchien und stellt neue Formen interner Ablauforganisation zur Disposition.

Genau hier liegen aber betriebswirtschaftliche Vorteile wie die Ausnutzung von Rationalisierungspotentialen, hoehere Produktivitaet und steigende Wettbewerbsvorteile. Die allzu hohe Arbeitsteilung mit ihren zeit- und kostenintensiven Durchlauf- und Bearbeitungszeiten wird aufgehoben. Sich wiederholende Routinetaetigkeiten gehoeren dann der Vergangenheit an.

Eine Neuorganisation in der Bueroumgebung birgt die Chance eines veraenderten Arbeitsbegriffs in sich und ermoeglicht damit die Perspektive einer neuen Qualitaet von Arbeit. Der Weg ist frei fuer motivierende Arbeitsbedingungen, also verantwortliche Taetigkeiten, und demzufolge auch fuer Menschen, die Wert darauf legen, in der Arbeitswelt die Regie im eigenen Kopf zu behalten.

*Heribert Kaczmarek ist Geschaeftsfuehrer der COI GmbH, Herzogenaurach.

Abb: Vorgangsbearbeitung bei der Beumer Maschinenfabrik KG. Quelle: COI