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10.06.1994

Workflow und Dokumenten-Management Strategien und Werkzeuge zur Optimierung im Wettbewerb

An einem Beispiel aus der Pharmaindustrie soll im folgenden gezeigt werden, wie die Integration aller fuer die Geschaeftsprozesse notwendigen Informationen in einen DV-gestuetzten Prozess, eine sogenannte Geschaeftsprozessoptimierung, bewaeltigt wurde. Dokumenten-Management ist dabei ein wichtiger Faktor.

Grundsaetzlich ist der Lebenszyklus von Dokumenten (Erstellen, Pruefen, Aendern, Zusammenstellen, Verteilen, Archivieren, Suchen) und ihre Integration in bestehende Geschaeftsablaeufe Grundlage fuer Ueberlegungen, in welcher Form eine elektronische Verarbeitung der Dokumente zur Prozessoptimierung beitragen kann.

Fuer viele Unternehmen bedeutet die Integration aller fuer die Geschaeftsvorfaelle notwendigen Informationen in einen DV-gestuetzten Prozess eine voellig neue Aufgabe. Ihre charakteristischen Merkmale sind:

- Die Optimierung von Geschaeftsprozessen bedeutet unter anderem die Beseitigung von ueberfluessigen und die Parallelisierung von notwendigen Arbeitsschritten. Letzteres bedingt, dass alle beteiligten Unterlagen (intern und extern) elektronisch zur Verfuegung stehen muessen.

- Es entsteht eine neue DV-Infrastruktur (Netze und Client-Server- Strukturen werden notwendig, da die Bildverarbeitung ein unverzichtbarer Bestandteil des elektronischen Dokumenten- Managements ist).

"Schicke" Technologie ist ein sekundaeres Ziel

Bei der Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) werden oftmals ausschliesslich technische Aspekte als Entscheidungsgrundlage beruecksichtigt. Dies kann sich als fataler Fehlgriff erweisen, wenn man beispielsweise in einer "Nische" beginnt, ohne sich grundlegende Gedanken ueber alle moeglichen Einsatzgebiete eines DMS innerhalb eines Unternehmens zu machen. Meist wird ein DMS zuerst in der kommerziellen Belegarchivierung eingefuehrt, bevor es in anderen Bereichen zum Einsatz kommt.

Im uebrigen sollte die Implementierung von Dokumenten-Management- Systemen nicht die "schicke" Technologie, sondern die Verbesserung der Wettbewerbsfaehigkeit als primaeres Ziel vor Augen haben.

Wie die Auswahl und Implementierung von DMS - unter Beruecksichtigung der Verbesserung kritischer Geschaeftsprozesse - sinnvoll erfolgen kann, soll am vorliegenden Beispiel der pharmazeutischen Industrie aufgezeigt werden.

Entscheidend fuer den Erfolg eines Unternehmens in der forschenden pharmazeutischen Industrie ist es, neue Praeparate schnell und kostenguenstig auf den Markt zu bringen. Diese Entwicklungszyklen nehmen bis zu zehn Jahre in Anspruch. Das Zeitfenster fuer die geschuetzte exklusive Vermarktung betraegt je nach Marktgebiet aber nur 15 Jahre. In Relation dazu sind die Einflussfaktoren von Produktion, Vertrieb und Marketing fuer den Markterfolg eines forschenden Pharmaunternehmens eher von untergeordneter Bedeutung.

Die typischen Einsatzgebiete fuer Dokumenten-Management in einer Pharmafirma sind grundsaetzlich mit denen anderer Unternehmen vergleichbar, die signifikanten Unterschiede liegen in Inhalt und Bedeutung fuer das Business. Dazu ein paar Beispiele:

- Dokumenten-Management im kommerziellen Umfeld (Rechnungswesen- und Materialwirtschaftsbelege etc.),

- Dokumenten-Management im Marketing (Wettbewerbsinformationen, Kampagnenplanung etc.) sowie

- Dokumenten-Management in Forschung und Entwicklung (Verwaltung von Forschungsberichten, Ueberwachung klinischer Studien, Erstellen der Zulassungsdokumentation etc.).

Schwerpunkte der technischen Anforderungen an kommerzielles Dokumenten-Management sind das Erfassen von Massendaten (zum Beispiel zur Platzersparnis) und die Unterstuetzung von Vorgangsbearbeitung (etwa Rechnungspruefung) - gekoppelt mit den klassischen kommerziellen DV-Systemen (beispielsweise SAP) im Unternehmen.

Dies ist das typische Anwendungsgebiet nahezu aller am Markt angebotenen DMS, das von ihnen ueberwiegend gut abgedeckt wird. Die Anwendungen sind gekennzeichnet durch hohe Input-Mengen und eine relativ geringe Retrieval-Haeufigkeit, wobei sich das Retrieval an der Belegnummer orientiert. Sie lassen sich mit optischen Jukeboxen optimal unterstuetzen.

Ein weiteres, allerdings wesentlich komplexeres Anwendungsgebiet ist die Etablierung von Informationsdatenbanken wie die Installation einer Pressedatenbank mit Wettbewerbs- informationen fuer die Marketing-Abteilung eines Unternehmens.

In diesem Fall liegt eine voellig andere Charakteristik vor, insbesondere was das Zugriffsverhalten der Anwender anbelangt. Bei Informationsdatenbanken ist es notwendig, inhaltsbezogen grosse Mengen von Dokumenten nach "Treffern" zu durchsuchen. Es macht deshalb Sinn, das Dokumenten-Management, das die Presseartikel enthaelt, durch ein Volltextsystem zu erweitern, was bedeutet, dass sich die Ablage der Artikel nicht mehr sequentiell nach einem Ordnungskriterium organisieren laesst.

Bei der hohen Retrieval-Leistung, die einem solchen Archiv abverlangt wird, ist es notwendig, dass das DMS ueber einen Caching- Mechanismus verfuegt, der haeufig benoetigte Dokumente auf Magnetspeichern zwischenpuffert, um die Antwortzeiten zu verkuerzen. Derartige Funktionalitaeten sind bei heutigen DMS eher selten oder werden projektbezogen bei Bedarf integriert. Sollte dieses Leistungsmerkmal in die DMS-Loesung integriert werden, schraenkt sich das Spektrum moeglicher Dokumenten-Management- Plattformen und Loesungspartner stark ein.

Der Nutzen solcher Anwendungen liegt fuer die Pharmaindustrie unter anderem in einer genauen Beobachtung des Wettbewerbs um das eigene Portfolio-Management (Geld- und Ressourceneinsatz) optimal zu steuern.

Ein drittes Anwendungsgebiet sind Informationsdatenbanken im Forschungs- und Entwicklungs-Umfeld - hier am Beispiel von Registrierungsdatenbanken fuer Audit-Trail-Funktionen fuer alle Zugriffe.

Verschiedenen gaengigen Basissystemen fehlen wichtige Funktionalitaeten wie Validierung von Software und Optimierung relationaler Datenbanken (Spezialimplementierungen fuer das CAD- Umfeld enthalten mitunter Teilaspekte). Dies ist jedoch das strategisch wichtigste Einsatzfeld von DMS in der Pharmaindustrie. Eine effiziente und fruehe Sammlung von Dokumenten ueber den Entwicklungszeitraum hinweg gestattet es, die Unterlagen schneller und in einer hoeheren Qualitaet an die Behoerden zu senden und somit auch in einer kuerzeren Zeit an die Zulassung zu kommen.

Die Beschleunigung einer Zulassung ergibt uebrigens - je nach Bedeutung des Medikaments - zusaetzliche Einnahmen zwischen 10000 und 1 Million Mark pro Tag.

Fuer die Auswahl eines DMS in der Pharmaindustrie muessen die hohen Anforderungen aus dem F&E-Bereich massgeblich sein.

Checkliste

1. Ist das DMS flexibel genug, um fuer alle wichtigen Geschaeftsprozesse eine adaequate Unterstuetzung zu bieten?

2. Basiert das DMS auf Standards, und ist es auf unterschiedlichen Hardwareplattformen ablauffaehig? Besitzt es eine Client-Server- Architektur, die in die Infrastruktur des Unternehmens integrierbar ist?

3. Gibt es Systemintegratoren am Markt, die ueber ein fundiertes Branchen-Know-how verfuegen, mit denen man Loesungsdesign und Implementierung vornehmen kann und die einen langfristigen Support sicherstellen?

4. Gewaehrleisten die Systemlieferanten (Hard- und Software) einen sauberen Migrationspfad zu neuen Technologien (neue und effizientere Speichermedien, neue Client-Betriebssysteme (etwa NT), neue Standardformate (zum Beispiel JPEGue etc.)?